ビジネスチャットは社内外のコミュニケーションを円滑にするための便利なツールです。
しかし、導入してみると「ツールが増えてかえって見落としが発生してしまう」「不要なコミュニケーションが発生する」など、逆にコミュニケーションコストを発生させる要因になってしまったという例もあるので注意が必要です。
本記事では、ビジネスチャットを導入するにあたって理解しておきたいデメリットについて解説します。デメリットを理解しておくことはは、より効果的に運用するためのヒントを得ることにも繋がります。ぜひビジネスチャットの導入や運用にお役立てください。
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ビジネスチャットとは
ビジネスチャットとは、文字通りビジネス利用に特化したチャットサービスです。
メールや電話がビジネス上の主なコミュニケーションツールとして利用されていますが、リモートワークの普及などに伴い働く場所や時間の幅が広がりました。直接会って話したり、対面での打ち合わせが出来ない状況下で、WEB上で会話形式でコミュニケーションを取れるビジネスチャットのニーズが高まっています。
ビジネスチャットは、チャット機能のみでなく、通話やタスク管理ができるなどビジネスで必要な便利機能があるのが特徴です。また、アカウント管理や情報漏洩防止のためのセキュリティ対策も充実しています。
ビジネスチャットには、いくつものサービスがあり、最低限のコミュニケーションが取れる無料のものから、豊富な機能が備わった有料のものまで幅広く、自社の予算や目的に合わせて選定することができます。
国内で普及している主なビジネスチャットは以下の4つです。
- Chatwork
日本産のチャットツール。中小企業向けに開発された。 - Slack
米国生まれで世界中で利用されているビジネスチャット。カスタマイズ性が高い。 - LINE WORKS
プライベートチャット「LINE」のビジネス版。見た目や操作も「LINE」と同様で馴染みやすいのが特徴。 - Microsoft Teams
Microsoftのグループウェア「Office365」に組み込まれているサービス。WordやExcelのデータの共有、編集が可能。
ビジネスチャットについてさらに詳しく知りたい方は、
「ビジネスチャット比較｜選び方・メリット・おすすめ・無料プランの有無を紹介」をご覧ください。
ビジネスチャットのデメリットとは
ビジネスチャットというと、簡単かつスピーディーにコミュニケーションが取れる便利なツールというイメージを持ちますが、デメリットもあることはご存じでしょうか。
ここでは、ビジネスチャット導入時に発生しがちな代表的なデメリットを4つご紹介します。
情報が多く見落としが発生する
ビジネスチャットのデメリットとして、情報量が多くなり見落としが発生してしまうことが挙げられます。
チャットとメールの違いは、会話するようにスレッド形式でコミュニケーションを取れるところです。グループチャット機能を活用すると複数人でスピード感のあるやりとりが可能になります。
複数のチャネルやスレッドで同時並行でやり取りが進みますが、メンバー全員が全てのチャットに集中できるわけではありません。
対面での会議と違い、他の業務に取り掛かっている間でもグループでの会話は続くので、重要な情報の見落としが発生してしまうリスクは高くなります。
対面のコミュニケーションが減少する
対面のコミュニケーションが減少することも、ビジネスチャットのデメリットのひとつです。
通常、同じ部屋にいればちょっとした確認や打ち合わせのために声をかけてコミュニケーションを取るものですよね。
しかし、チャットは会話のように伝えられる気軽さや、受取手のペースでメッセージを確認出来ることもあるため、すぐに会える位置にいてもチャットで済ませてしまう人もいます。遠隔地の関係者や取引先の担当者とも、ついチャットだけで情報交換してしまっていたということもあるでしょう。
気軽だからとチャットだけに頼ってしまうことで、対面によるコミュニケーションの機会が減少し、大きなコミュニケーションのズレに繋がるリスクも考えられます。
不必要なコミュニケーションが発生する
ビジネスチャットには、チーム内での情報共有をスムーズかつ円滑にすることが期待されます。しかし、不必要なコミュニケーションに派生しやすいというデメリットもあります。
業務上の情報共有からつい雑談になり、時には噂話や愚痴などに発展してしまうなど、業務に関係のない会話を続けてしまう場合もあります。対面でお喋りをする場合と違い、チャットに参加している人以外にはその様子はわからないので、他のメンバーに配慮するという意識も薄くなりがちです。
不必要なコミュニケーションが増えれば、業務効率の低下だけでなく、新たな問題の火種を作ることになってしまいます。
社内へ浸透させるため教育が必要となる
ビジネスチャットに限ることではありませんが、新しくツールを導入する場合には社内メンバーのオンボーディングが必要となります。
ITツールは使いこなせる人とそうでない人の差が大きいものです。ベテラン社員には、使い慣れた電話やメールで十分といった考えの人もいますし、若い社員でもIT操作が苦手で新しいツールには抵抗がある、という人もいます。
情報共有や意思疎通のスピードを高めるためには、ビジネスチャットを導入して終わりではなく、ツールを使う社員全員にその意義や使い方を理解してもらう必要があります。また、定期的に利用状況をモニタリングして使いこなせていない人がいる場合には、繰り返し操作方法や導入理由を伝えることが大切です。
社内へ浸透させるための教育のため、時間や人のリソースが必要となることはデメリットと言えますが、スムーズな導入や便利なツールとして利用してもらうためには省くことができないフローです。
利用方法に個人差が発生する
ビジネスチャットは利用方法に個人差が発生してしまうことも、デメリットのひとつです。
チャットでは挨拶文などは省略し、要件を簡潔に伝えることを第一に考えている人が多いのではないでしょうか。しかし、ビジネスで使用する場合は「どこまで簡潔にしていいのか」と戸惑う人もいます。
上司やお客様に対して、簡潔に送り過ぎて失礼な印象を与えてしまったり、丁寧にしたつもりが冗長的だと思われてしまうことを心配する人も多いでしょう。
このような意識の差から、なかなかチャットを利用できない人と積極的に利用できる人とに分かれてしまうことがあります。また、利用目的でも簡単な業務連絡だけに利用する人もいれば、すべての用件をチャットで済ます人もいます。
同じ職場やチームの中で利用方法に個人差が発生してしまうことは、コミュニケーション不全の原因となってしまいますので社内ルールを作るのが効果的です。
ビジネスチャットのメリットとは
ビジネスチャットは用途や目的次第では業務に多くのメリットをもたらしてくれる便利なツールです。
あらためて、ビジネスチャットのメリットについても確認していきましょう。
コミュニケーションが気軽にできる
ビジネスチャットのメリットのひとつは、コミュニケーションが気軽に出来ることです。
対面のコミュニケーションでは相手が作業中だった場合、中断してコミュニケーションを取る必要がありますが、チャットでは双方自分のペースでコミュニケーションが取れるので気軽にメッセージを送ることが出来ます。
お互いがリモートワーク中でも、同じ部屋にいるような気楽さで確認や質問・回答といった意思疎通ができるのは、業務の進捗をスムーズに進めるためのメリットと言えます。
時間や場所を問わず会議や打ち合わせができる
時間や場所を問わずにコミュニケーションが取れるのも、ビジネスチャットのメリットのひとつです。
リモートワークが定着した会社や遠隔地同士でのプロジェクト、広範囲の外回りが多い営業のチームなどでは、情報共有する際に一堂に会するのは非常に困難です。
しかし、ビジネスチャットを利用すればパソコンやスマートフォンさえあれば時間場所に関係なく共有事項の確認や発信が可能です。
タイミングを逸することなく情報共有や意見交換を行えるビジネスチャットは、今時の働き方には必須のツールとも言えるでしょう。
情報共有のスピードが上がる
情報共有のスピードが上がることも、ビジネスチャットのメリットです。
今まで主流であった電話やメールでは、確認の有無や不明点の解消などには時間がかかり一方通行のコミュニケーションになりがちです。しかしビジネスチャットでは急を要する情報の共有や意見交換が簡単かつ迅速にできるため、情報共有のスピードが格段にアップします。
またビジネスチャットではメッセージだけでなく、資料ファイルや画像・動画なども簡単に共有できます。カレンダーやto doリストなどの機能を利用すれば、様々な業務のスピードを上げることが可能となります。
カスタマーサポートや営業には「yaritori」がオススメ
カスタマーサポートや営業など、対外的なメール対応が多い方には、クラウド型のメールサービス「yaritori」がオススメです。
yaritoriは、メールごとにチャットができる機能をはじめメールとチャットの良いところ取りをした機能がついています。問い合わせメールに対する返信方法の相談や指示出しなど、メールを起点にした社内コミュニケーションを迅速にすることができます。
インターネット環境とPCがあれば仕事をすることが可能で、テレワーク中の「社内コミュニケーションの不足」を解決できるツールとしてもご利用いただけます。
それでは、具体的な機能をみていきましょう。
社内への情報共有はチャットで解決
メールごとに、チャットを使った相談や雑談が可能になります。メールをチャットに転送して社内確認をする必要がなくなり、情報共有やコミュニケーションがスムーズになります。誰がメールを見たのかが分かる機能や、特定の人の確認を促す@メンションなどの機能も使えます。
メールの対応状況を可視化する機能
メールごとの「未対応」「対応済み」などの対応ステータスを管理することができます。さらに、誰がメールを返すのかの「担当者」設定もできるので、これにより二重対応や対応漏れなどの課題を解決します。
「yaritori」はさまざまな業界・業種で利用されています。複数人で共有のメールアカウントを使った問い合わせ管理や、営業メールを全員で共有し効率化するなどさまざまな使い方があります。
1ユーザーあたり月額980円（税抜き）〜で利用でき、14日間の無料トライアルが可能です。（最低契約期間などもございません。）サービスサイト（https://yaritori.jp）より、お気軽にお申し込みください。
▼「yaritori」について、さらに詳しく知りたい方は「【徹底解説】メール共有システムとは？メリットと活用事例を紹介」もご参照ください。
まとめ｜ビジネスチャットはデメリットを理解して効果的な運用を
ビジネスチャットのデメリット、そしてメリットについて解説してきましたが、いかがでしたでしょうか。
デメリットを理解しておくことは、教育やルールによってそのデメリットを小さくし、メリットを最大限に活かすことに繋がります。
スピードが重視され、また働き方も多様化する中で、ビジネスチャットはぜひ利用したい便利なツールです。効果的に運用し、ぜひ業務の効率化に役立ててください。
▼メール共有システムについて、さらに詳しく知りたい方は以下の記事がオススメです。
【2021年最新版】メール共有システム8選を徹底比較！選定ポイントや事例も紹介
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| 記事の執筆者：メール共有システム「yaritori」メディア編集部 営業・CSなど対外的なメール対応が多い方向けにメール対応を効率化するポイントなどの情報を発信します。複数人でのメール対応や、社内メンバーとのコミュニケーションのお悩み解決をします。 |
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