【徹底解説】メール配信システムとは？メリットや活用事例を紹介

メール配信システムとは、特定の受信者リストに対して、メールを一斉配信できるサービスのことです。

デザイン性の高いメールを、一度に遅延・不達なく大量に送付することができ、送付後の開封率やクリック率などの効果を分析することも可能です。ECサイト会員へのメルマガや、見込み顧客のナーチャリングなど、さまざまな業界で活用されています。

この記事では、メールの一斉送信を簡単に実現する「メール配信システム」について徹底解説します！メール配信システムの必要性、機能やメリット、導入事例について解説するので、メール配信システムの導入でお悩みの方にオススメです。

メール配信システムとは？

メール配信システムとは、特定の受信者リストに対して、メールを一斉配信し、開封率や反応などの効果を分析することができるシステムです。メールマガジンや会員向けのお知らせ、見込み顧客のナーチャリングなどで活用することができます。

近年、LINEなどのSNSを活用したマーケティングも普及してきましたが、世代全体での利用率の高さや、ビジネスにおいてはもっとも利用されている手段であることから、重要な情報伝達手段として利用が拡がっています。

メール配信システムは広義のMAに含まれる場合も

メール配信システムは、マーケティングオートメーション（MA）の一機能として提供されていることもあります。MAは、メールマーケティングを含む広義のマーケティング活動を自動化できるツールです。

顧客のメールアドレスとブラウザのCookie情報を紐づけることで、メールに対する反応だけでなく、自社WEBサイト上での動きを可視化（トラッキング）することができます。また、そうした行動データを基にした「スコアリング」や、シナリオにそった自動化（オートメーション）ができるツールです。

顧客とのコミュニケーションにおいて「メール」は重要なチャネルのため、MA機能のなかにメール配信システムが含まれています。

メール配信システムの活用シーン

メールの一斉配信は、「情報を届けること」「態度変容を起こすこと」を目的に活用されます。

会社・学校・自治体からの事務連絡や、小売（EC）・不動産・旅行・観光業など一般消費者向けのマーケティングなどさまざまな用途で活用されています。詳しくみていきましょう。

会社・学校・自治体からの事務連絡

メール配信システムは、会社の経理部から経費精算に関する連絡や年末調整の案内、学校や自治体から災害時の安否確認などに活用されています。

一般消費者（toC）向けのマーケティング

小売（EC）・不動産・旅行・観光業などでの、一般消費者に対するマーケティング活動でも活用されています。例えば、製品・サービスの新情報のお知らせや、誕生日メールなどのキャンペーン情報の配信で活用することで、再来店や再購入を促すことができます。

企業（toB）向けのマーケティング・サポート

IT・製造などのBtoB取引をメインとしている企業では、見込み顧客に対して、セミナーやイベントの案内メールを送ることで、有料顧客化することができます。また、製品の不具合などのサポートでも活用可能です。

通常のメールソフトの問題・メール配信システムの必要性

メールの一斉配信は、GmailやOutlookといった通常のメールソフトでも、関係者をまとめたメーリングリスト宛にメールを送ったり、送付先をすべてBCCに追加することでも可能です。

しかし、そもそもメールソフトは一斉配信のために作られていないため、メールの遅延・不達が発生する可能性があります。また、間違ったメールアドレスを宛先に含めてしまうことによる情報漏洩のリスクなども考える必要があります。

また、送付先ごとに宛名を差し込んだりするOne to Oneコミュニケーションができない、デザイン性の高いメールを作ることが難しいなどの機能面での問題もあります。それぞれ詳しくみてみましょう。

大量配信による遅延や不達が発生する

GmailやOutlookなどの通常のメールソフトでは、一度に送信できるアドレス数が制限されています。また、サーバーの処理が遅れることによるメール送信の遅延や、受信側のサーバーが「スパムメールの可能性がある」と判断する可能性もあります。

メール配信システムでは、100万通を超えるような規模であっても高速かつ確実にメールを届けることができます。

情報漏洩のリスクがある

通常のメールソフトではメーリングリストやBCCを使うことで一斉配信ができますが、手作業で行う必要があるため、入力の手間やヒューマンエラーによる情報漏洩の恐れがあります。

メール配信システムではあらかじめ作成した顧客リストにワンクリックで一斉配信できるため、ミスなく効率的に大量のメールを送ることができます。

デザイン性の高いメールを作るのが難しい

通常のメールソフトでは、デザイン性の高いメールを作成したい場合はHTMLコーディングのような専門的な知識が必要であり、読者の目を引くようなニュースレターなど特にマーケティングとして効果のあるメールのデザインが困難です。

メール配信システムでは、豊富なテンプレートやレスポンシブデザインを提供しているため、ノーコードで手軽に魅力的なメールを作成することができます。

受信者リストの作成・管理に手間がかかる

通常のメールソフトで受信者リストを作成しようとすると、新規登録・配信停止アドレスの登録・削除や、セグメント配信のリスト化を手動で行う必要があり、数千・数万の受信者がいる場合とても手間がかかります。

メール配信システムではオプトアウトによる配信停止希望の導線設置や顧客属性ごとのターゲティングができるため、大量の受信者リストを効率的に管理できます。

配信後の効果測定が上手くできない

通常のメールソフトには開封率やクリック率などを測定する機能が充実していないため、メルマガやキャンペーンメールなどの効果測定を行えず、メールによるマーケティング戦略の成功判断や改善が制約されてしまいます。

メール配信システムではリアルタイムでの効果測定やA/Bテスト・受信者のトラッキングなど多様な分析が可能なため、顧客が必要とする情報を把握し、改善につなげることができます。

メール配信システムの主な機能

メール配信システムの主な機能には、「メールの配信先管理機能」「メールの作成機能」「メールの配信機能」「効果測定機能」の4つがあります。

メールの配信先管理機能

年齢・性別などの条件で絞り込んで配信先リストを作成することができる「セグメント・ターゲット配信」機能や、メール配信が失敗した回数をカウントし、自動的に配信先から除外する「エラーカウント機能」などがあります。

メール作成機能

簡単な操作でHTML形式のメールを作成することができる「HTMLメール作成エディタ」や、”名前””会社名”などの情報を送付先ごとに変更・表示できる「属性差し込み機能」などがあります。

メール配信機能

メールの配信時間を調整することができる「配信スケジュール予約機能」や、ユーザーのアクションなどによって異なるメールを配信できる「ステップメール配信機能」などがあります。

効果測定機能

メールの開封数 / クリック数 / ヒートアップなどを測定・分析することができる「パフォーマンス測定機能」があります。

他にも、外部エンジンと連携したレコメンドメールの配信ができる機能や、迷惑メールとして分類されないための機能などのセキュリティ機能、メール配信の登録を促すフォーム作成機能などもあります。

メール配信システムの導入メリット

メール配信システムを導入するメリットは、次の5つです。

　・ヒューマンエラーを最小限に抑えることができる

　・早く確実に届けることができる

　・デザイン性の高いHTMLメールを簡単に作成できる

　・特定の受信者リストの管理を効率化できる

　・簡単に配信後の効果測定ができる

ヒューマンエラーを最小限に抑えることができる

メール配信システムでは、宛先を入力する際、To・CC・BCCといった区分はありません。また、受信者側では宛先として入力された他の受信者のメールアドレスを見ることができません。

そのため、メール配信システムを使用して配信することによって、To・CCに顧客のメールアドレスを入力して配信してしまうという人為的なミスを防ぐことができます。

早く確実に届けることができる

メール配信システムを使うことで、大量のメールを早く、確実に届けることができるようになります。

メール配信システムでは、メールの遅延や不達が起こらないよう、様々な対策がされています。そのため、自社サーバーへの負荷を気にせず、開封率が高い時間に合わせて、特定の受信者リストの全員にメールをより高い確率で届けることができます。これにより、メールをベストなタイミングで開いてもらうことが可能です。

デザイン性の高いHTMLメールを簡単に作成できる

メール配信システムでは、メールを配信する前に予め特定の受信者リストを登録しておくことができるため、手間をかけずにメールを配信することができます。

さらに、メール配信システムは、直感的な操作で、誰でも簡単にHTMLメールを作成できるようになっています。デザイン性の高いテンプレートが用意されていたり、レスポンシブデザインに対応しているため、専門的な知識が無くても、思い通りにメールを作成することが可能です。顧客の属性ごとに、配信内容を変更したりすることもできます。

特定の受信者リストの管理を効率化できる

メール配信システムでは、登録・退会の手続きをメール配信システムが自動で受付できるため、顧客が登録・退会した際に自動的に配信リストへ反映することができます。

加えて、送信エラーになったメールアドレスを自動的に排除して送信することができるため、メールの到達率を高めることができます。

これにより、特定の受信者リストを精査する手間を省くことができます。

簡単に配信後の効果測定ができる

メール配信システムを使うことで、開封率やクリック率などを測定し、グラフ等で表示できます。日別や月間などでの集計・分析も可能です。

メール配信システムに搭載されている分析機能を上手く活用していけば、自社のメールマーケティングの改善につなげられます。

メール配信システムの種類

メール配信システムは、以下の2種類あります。

・オンプレミス型
・クラウド型

それぞれ、解説していきます。

オンプレミス型

オンプレミス型のメールシステムは、自社のパソコンやサーバーに直接インストールするタイプのサービスです。インストールするソフトウェアは、ソフトウェアを購入することもあれば、より自社に合うよう開発することもあります。

自社設備で運用できることから、情報の堅牢性に優れるとともに、情報漏えいを防いで安全に利用することができます。加えて、カスタマイズ性も高く、より自社に合ったメール配信システムを構築することができるのも特徴です。

一方、後述するクラウド型のメールシステムに比べ、初期費用がかかったり、設定が完了するまでに時間がかかります。また、日々の運用や保守管理を自社で行う必要があるため、専門性の高いスタッフが必要です。

クラウド型

クラウド型のメールシステムは、ベンダーが運営するサーバーにデータを保管し、そこで運用するサービスです。基本的な運用や管理をWeb上で行えるため、パソコン端末とインターネット環境さえあれば、アカウント登録をするだけで、すぐに利用することができます。

また、ハードウェアへの投資やメンテナンスコスト、ストレージの管理といった手間やコストを省くことができます。

オンプレミス型のメールシステムに比べると、カスタマイズ性やセキュリティ性が低いため、運用には注意が必要です。

初めてのメール配信システムなら「yaritori メール配信」

「yaritori メール配信」は、Onebox株式会社が提供する中小企業・初心者にオススメのメール配信システムです。シンプルなメール一斉送信機能のみに特化することで、月の利用料金が2,980円からと国内最安値となっているのが特徴です。

メール共有・問い合わせ管理ができる「yaritori」と併せて利用することで、メール一斉送信後の返信対応もひとつのサービス上で行うことができます。

UIもシンプルで見やすく、誰でもすぐに使えるようになります。

料金プランは、登録できるコンタクト数の上限（500・1000・1500など）となっており、プランごとの送信上限数を超えた場合は従量課金が発生する設計となっています。

メール配信システムの導入フロー・利用イメージ

メール配信システムを導入するのは簡単です。メール配信システムのサービスを契約後、配信先となるメールアドレスを登録します。多くのシステムでは、CSVファイルをアップロードして一括で登録することができます。

次に、配信するメールを作成します。サービスごとに用意されているテンプレートや、属性差し込み機能などを活用します。このさいにどのメールアドレスからメールを送るか（メールの送信元）なども設定します。

メールを作成したらあとは送信するだけです。配信日時の指定など予約機能を使うことも可能です。また、本配前に、テスト配信でメールの内容に修正すべき箇所は無いか、スマートフォンで見たときにレイアウトが崩れていないかなどをチェックしておいた方がよいでしょう。

本配信後は、分析機能を使って効果測定を行います。配信したメールの開封率やクリック率を確認し、次回配信時の改善ポイントを検討します。

メール配信システムについてよくある質問（FAQ）

絵文字や画像を送ることはできるか？

多くのメール配信システムでは、携帯向けに絵文字や画像を送る「デコメール配信機能」が搭載されています。

接客業の方に人気の機能です。

外部データをCSV形式でインポートできるか？

多くのメール配信システムでは、自社で作成・管理している配信リストをCSV形式でインポートし、メール配信に活用することができます。

配信先メールアドレスを登録する手間を省くことができます。さらに、メール配信システム側にデータベースを持たない運用も可能なになるため、自社で管理しているデータベースとメール配信側のデータベースでの二重管理を防ぐことができます。

まとめ｜メール配信システムでお客様と関係強化

いかがだったでしょうか？

メール配信システムには、「メールの配信先管理機能」「メールの作成機能」「メールの配信機能」「効果測定機能」の4つの機能が搭載されており、GmailやOutlookといった通常のメールソフトを使って一斉配信する際に起こる問題を解決することができ、非常に便利なツールです。

様々なサービスがありますので、比較検討し、自社に最適なメール配信システムを導入しましょう。

「yaritori メール配信」は初期費用や最低契約期間もなく、月額2,980円からご利用いただけますので、メール配信システムを初めて使う方にもおすすめです。ご検討いただけると幸いです。

メール配信システムについてサービスの比較検討されたい方は、「【最新版】メール配信システム比較11選｜主な機能・選び方を解説」もご参照ください。