メールとチャットの良いところ取り?業務効率化にオススメのサービスとは

テレワークをはじめとした働き方改革の広がりで、ビジネスチャットを導入する企業も増えてきました。ビジネスチャットを導入することで、スピーディーなコミュニケーションや情報共有を期待されている担当者の方も多いと思います。

一方で、メールだけを使っていて業務効率化ができていない方や、ビジネスチャットを導入したものの、メールとの使い分けや運用方法が定まらず現場が混乱したなど、チャット導入に関してお悩みの方も多いではないでしょうか?

この記事では、ビジネスシーンにおけるメールとチャットの違いを紹介したうえで、特にメールでのお客さま対応が対応が多い方にオススメのサービスをご紹介します。

メールごとに社内メンバー向けのチャットをすることができるなど、メールとチャットの良いところ取りをしたサービス「yaritori」は、メールとチャットの分散による弊害をなくすことができるので、カスタマーサポートや営業など対外的なメール対応が多い企業にオススメです。サービス概要や導入事例を記載したサービス紹介資料をダウンロードできますので、ぜひご検討ください。

ビジネスシーンではチャットよりもメールの普及率が高い

テレワークの浸透により、ChatworkやSlackなどのビジネスチャットが、多くの企業で浸透したと思われます。

現在、日本におけるビジネスチャットの普及率は12.5%程度といわれています(出典:Chatwork株式会社 2020年12月期 決算説明資料)。既に60%超の普及率を超える諸外国と比較すると、まだまだ低い水準ではるものの、コロナウィルスの影響により急速に導入が進んでいると言えるでしょう。今後3年で一部のユーザーだけが使うサービスから、メインストリーム市場のサービスになるといわれています。

一方で、依然として99.1%の人が仕事で使用しているコミュニケーションツールはメールであるという結果も別の調査から明らかになっています。

出典:日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査 2020

皆さんの職場でも、仕事の連絡はメールを利用している方も多いのではないでしょうか?

実際にビジネスチャットを導入したものの、メールは引き続き利用している方も多いと思います。

メールとチャットの違いとは?

そもそも、メールとチャットの違いはどこにあるのでしょうか?それぞれの特徴をメリット・デメリットでみてみましょう。

このようにツールの性質からそれぞれにメリットとデメリットがあるのが分かるかと思います。

メールとチャットのオススメの使い分けとは?

それでは、メールとチャットの特徴を踏まえて、それぞれどのように使い分けるのがよいでしょうか?運用方法を考えるさいの検討ポイントをみていきましょう。

連絡相手(社外/社内)

一般的には、社外のお客さまとの連絡はメールを使い、社内の連絡にはビジネスチャットを使うのがオススメです。

メールは丁寧な印象を与えやすいので社外とのやり取りにはメールを活用すると良いでしょう

また、メールアドレスを持っていないビジネスマンはほとんどいないので、メールであれば基本的に誰とでも連絡を取ることが可能です。

一方で社内の連絡には、ビジネスチャットがオススメです。簡潔な文章をリアルタイムでやり取りすることができるので、情報共有のスピードが上がることが期待できるでしょう。

連絡頻度

連絡をとる頻度でも、ツールの使い分けを検討しましょう。

連絡をとる頻繁が多くない場合は、メールがオススメです。業務の都合がよいタイミングで返信内容を熟考し、連絡をするのがよいでしょう。

特定のトピックや雑談などでコミュニケーションが頻繁に発生する場合には、ビジネスチャットがオススメです。複数人でも気軽なコミュニケーションや会話がしやすいので、コミュニケーションの活性化が期待できます。

このように、メールとチャットは用途によって使い分けることが重要です。

しかし、チャットだけで業務の全てが完結するというケースは考えづらく、ほとんどの方はメールとの併用や、いままでメールで行なっていた業務の一部をチャットで置き換えることを検討されているのではないでしょうか?

ツールが分散してしまうことでコミュニケーションが煩雑になってしまったり、メールの内容をチャットに転送して社内相談をするといった使い方の問題点や不満も多いと思います。

そこで、特にカスタマーサポートや営業など、対外的なメール対応が多い方にはメールかチャット以外のツール導入を検討してみましょう。

メールとチャットの良いところ取りをした「yaritori」

カスタマーサポートや営業など、対外的なメール対応が多い方には、クラウド型のメールサービスyaritoriがオススメです。yaritoriは、メールごとにチャットができる機能をはじめメールとチャットの良いところ取りをした機能がついています。

問い合わせメールに対する返信方法の相談や指示出しなど、メールを起点にした社内コミュニケーションを迅速にすることができます。インターネット環境とPCがあれば仕事をすることが可能で、テレワーク中の「社内コミュニケーションの不足」を解決できるツールとしてもご利用いただけます。

それでは、具体的な機能をみていきましょう。

社内への情報共有はチャットで解決

メールごとに、チャットを使った相談や雑談が可能になります。メールをチャットに転送して社内確認をする必要がなくなり、情報共有やコミュニケーションがスムーズになります。

誰がメールを見たのかが分かる機能や、特定の人の確認を促す@メンションなどの機能も使えます。

メールの対応状況を可視化する機能

メールごとの「未対応」「対応済み」などの対応ステータスを管理することができます。さらに、誰がメールを返すのかの「担当者」設定もできるので、これにより二重対応や対応漏れなどの課題を解決します。

「yaritori」はさまざまな業界・業種で利用されています。複数人で共有のメールアカウントを使った問い合わせ管理や、営業メールを全員で共有し効率化するなどさまざまな使い方があります。

1ユーザーあたり月額980円(税抜き)〜で利用でき、14日間の無料トライアルが可能です。(最低契約期間などもございません。)サービスサイト(https://yaritori.jp)より、お気軽にお申し込みください。


▼「yaritori」について、さらに詳しく知りたい方は以下の記事がオススメです。
【徹底解説】メール共有システムとは?メリットと活用事例を紹介


まとめ|業務効率化のために最適なツールを選ぼう

いかがだったでしょうか?

メールとチャットのオススメの使い分け方法をご紹介したうえで、メール対応が多い方向けにオススメのメールサービス「yaritori」をご紹介させていただきました。

業務内容やツール導入を検討する目的に合わせて、業務を効率化する最適な方法を検討する一助になれば幸いです。

「yaritori」は、1ユーザー月額980円から導入可能で、チームでの問い合わせ管理や顧客対応の効率化につながげることができるメールサービスです。機能詳細や活用例をまとめた資料をダウンロードできますので、ぜひご検討ください。