情報共有ツールとは?機能や選ぶポイント、おすすめツールを紹介!

顧客情報を多く扱う現代のビジネス環境において、社内で効率的に情報を共有するには、以前と同じような紙媒体での情報共有では限界があります。社内の情報共有が正しく行われていないと、連絡漏れやコミュニケーションエラーが発生するなど、トラブルの原因となる場合もあります。

そこでオススメしたいのが「情報共有ツール」です。

本記事では情報共有ツールの機能、オススメの情報共有ツールについて詳細を解説していきます。

「yaritori」は、スピーディーなコミュニケーションや情報共有を可能にする新しいメールサービスです。メールごとに社内メンバー向けにチャットができるなど、便利な機能が備わっています。サービス概要・導入事例などを記載したサービス紹介資料をご覧ください。

情報共有ツールとは?

情報共有ツールとは、連絡やドキュメントの共有など、ビジネスシーンにおけるさまざまなコミュニケーションを円滑に進めるためのツールです。

日常生活での情報共有やメッセージのやり取りは「LINE」や「Facebook」を利用されている方が多いかもしれませんが、これらツールにタスク管理などのビジネス要素が加わったものが基本的な「情報共有ツール」です。

主な機能として下記のものが挙げられます。

  • チャット
  • ファイルの共有
  • Web会議
  • スケジュール・タスク管理

1つの情報共有ツールで上記の機能をすべて利用できるので、複数のツールを使う必要がないのも特徴です。

社内で情報共有ツールを活用する3つのメリット

働き方改革や新型コロナウイルス感染拡大に伴い、多くの企業が業務の全てまたは一部をテレワークに移行し、対面でのコミュニケーションが減少傾向にあります。

そんな中、社内で情報共有ツールを利用するメリットとして下記3つが挙げられます。

  1. テレワーク中のコミュニケーション活性化
  2. 社内ナレッジの蓄積
  3. 迅速な意思決定

それぞれ詳細を確認していきましょう。

1. テレワーク中のコミュニケーション活性化

情報共有ツールを活用するメリットの一つは、テレワーク中のコミュニケーション活性化です。

テレワーク中はオフィスで顔を合わせるのではなく、自宅やサテライトオフィスなど離れた場所からのコミュニケーションが主体となるため、従業員間のコミュニケーションが少なくなりがちです。

サイボウズ株式会社が週1回以上在宅勤務をしている会社員・公務員・経営者および役員(3087名)を対象に行なった「『テレワークのコミュニケーション』についての調査」(2020年11月17日)を例に見ていきましょう。

同調査では、在宅勤務時における社内コミュニケーションの平均時間として

  • 業務に直接関わるもの:30分未満(0分含)が6割
  • 業務に直接関わらないもの:0分が4割

と、極端に短いことが明らかとなりました。

具体的な機械損失には「ちょっとした会話が減る」「ランチや飲み会での交流が減る」といったケースがあげられ、そうした状況に同意(「はい」と回答)した人が7割を超える結果となっています。

出典:『テレワークのコミュニケーション』についての調査

こうした社内コミュニケーション機会の損失は、テレワーク環境が長く続けばチームとしてのパフォーマンス低下を招きかねないでしょう。

実際に同調査では社内コミュニケーション時間が長いほど、チームワークがよく、コミュニケーション状況を改善する兆し(「場の雰囲気をつかみにくい」「発言・発信への反応がつかみにくい」の低減)も感じられると定量データから結論づけており、従業員間のコミュニケーションの重要さが伺えます。

そこで情報共有ツールを利用すれば、チャットやテレビ電話など、目的や場面に応じてコミュニケーションをとることができ、結果的に業務効率化にも貢献すると考えられます。

2. 社内ナレッジの蓄積

情報共有ツールを利用することで、社内ナレッジを蓄積することができます。会議やミーティングで出てきたアイディアや、仕事を通じて得たノウハウなどを情報共有ツールに落とし込むことで、効率良く社内ナレッジを共有・管理できるからです。

冊子やメモに記載してしまうと、管理がまばらになってしまったり社内全員の人に情報が行き渡らない可能性がありますが、情報共有ツールを使えばオンライン上でナレッジを保存できるので、利用者全員の目に触れさせることが可能です。

3. 迅速な意思決定

情報共有ツールを使えば、社内間でのコミュニケーションを効率よく行えるので、迅速な意思決定に繋げられます。社内メンバーが同じ場所に集まる必要もなく、チャットやWeb会議で迅速に意思決定を行うことが可能です。

メールのように何往復もやり取りを行う必要がない点も、情報共有ツールの強みです。

今すぐ情報共有ツールを導入すべき企業とは?

今まで情報共有ツールのメリットをご紹介してきましたが、果たして自社でもそのメリットを享受できるのか疑問に思われる方も少なくないでしょう。

そこで本章では、情報共有ツールを導入すべき企業の特徴を解説します。

  1. テレワークになってからタイムリーな情報共有ができていない
  2. メールやチャットでミスやコミュニケーションエラーが起きやすい
  3. 社内共有された情報が適切な保管場所に管理されていない
  4. 社内チームとの情報共有ツールがない

それぞれ詳細を確認していきましょう。

1. テレワークになってからタイムリーな情報共有ができていない

東京都が都内企業10.000社に実施した「テレワーク導入実態調査」(2020年6月30日)によると、「テレワークの定着・拡大に必要なこと」に対して66.3%の企業が「コミュニケーションツールの導入・充実」と回答しています。

この数字は、1位の「社内手続きの簡素化」とも合わせて、テレワークにおいてタイムリーな情報共有ができていない表れとも考えられます。

その点、情報共有ツールを利用すれば、社内確認やWeb会議など、ちょっとしたコミュニケーションも気軽に行うことができます。チャット上での情報共有も容易です。

メールのみだと情報共有が一方通行になりがちですが、情報共有ツールを利用すれば双方向で情報共有することが可能になり、結果的にタイムリーな情報共有が実現できます。

2. メールやチャットでミスやコミュニケーションエラーが起きやすい

メールや通常のチャットツールの場合だと、ミスやコミュニケーションエラーが起きやすくなってしまいます。たとえばメールで情報共有を行う際に、テレワークの影響でこれまで以上にメールのやり取り数が増えると、一部のメールを読み忘れてしまう等、人為的なミスが発生してしまう可能性があります。

一方で、情報共有ツールの中には、掲示板形式のタスク管理画面を表示できるものもあります。情報共有で行き違いを防ぐのに有効な機能を搭載しているので、コミュニケーションエラーを無くしたい企業は情報共有ツールの利用がおすすめです。

3. 社内共有された情報が適切な保管場所に管理されていない

社内共有された情報がメモや冊子、一部のメールアドレスなど適切な場所に管理されていない場合も、情報共有ツールの利用をおすすめします。

経営者再度で情報のありかを把握していても、末端の社員が情報を活用できないと会社全体の業務効率が下がってしまいます。また、保管場所が適切でないと情報を利用したいときに利用できず、情報を探すことに時間を割いてしまいでしょう。

情報共有ツールを利用して情報を適切に管理することで、情報のありかを明確にできるほか、オンライン上に情報を蓄積していくことで、社員がどこで働いていても利用したい情報にすぐにアクセスすることが可能です。

4. 社内チームとの情報共有ルールがない

社内チームとの情報共有ルールがないと、各々の基準で情報共有を行うことになります。ある人はメールを使ったり、ある人は電話で伝えるなど、情報共有の方法がバラバラだと情報管理を適切に行えません。

特にテレワーク下で情報共有のルールが統一されていないと、経営サイドも情報を把握するのに時間を割いてしまいますので、こうした場合も情報共有ツールは検討すると良いでしょう。

情報共有のルールを明確にして共通の情報共有ツールを利用すれば、社内チームで情報伝達の行き違いも防ぐことができます。

社内で使う情報共有ツールを選ぶポイント

ではここから、社内で使う情報共有ツールを選ぶ際のポイントをご紹介します。

1. 操作が簡単か

まず大切になってくる点が「操作が簡単か」どうかです。操作が難しいと、ツールを使いこなせずにかえって情報共有が非効率になってしまいます。また、ベテランメンバーなどPCやスマホツールの扱いに慣れていない人の場合だと、操作が難しいツールを使いこなせるまでに時間を要してしまいます。

なるべく操作が簡単で、社内メンバー全員が無理なく使える情報共有ツールを選ぶようにしましょう。

2. 使用する人数と費用

情報共有ツールは使用人数によって月額費用が異なるものが大半です。使用人数に対する費用が高すぎないか、チェックする必要があります。費用に関してはツールによって異なるので、気になるツールの費用を比較検討してみてください。

3. 機能が自社のニーズにあっているか

情報共有ツールの機能が自社のニーズに合っているかどうかも重要ポイントです。自社のニーズに合わない機能が多く付いていると、かえってツールの使い勝手が悪くなってしまいます。使用する機能が満遍なく搭載されていて、かつ余計な機能ばかりが付いていないツールが理想です。

おすすめの情報共有ツール

最後に、おすすめの情報共有ツールについて厳選して10個紹介していきます。まずは下記に紹介する情報共有ツールの中から、自社のニーズに合ったツールを選んでみてください。

1. yaritori

出典:yaritori

yaritoriは、メール対応やチャット、顧客管理など情報共有で必要不可欠な機能をシンプルにまとめた情報共有ツールです。

ポイント

  • メールのステータス管理、担当者設定、二重対応防止などメール対応を効率化する機能を搭載
  • 個人間チャット、ブラウザ通知などスムーズなコミュニケーションをサポート
  • スマートフォンからの利用も可能

操作方法もシンプルで、PCやスマホの操作に慣れていない方でも無理なく使用できます。月額料金は1ユーザーあたり「980円~」です。

14日間の無料お試し期間も設けているので、まずは無料でyaritoriを利用してみてください。

2. Chatwork

出典:Chatwork

Chatworkはビジネスチャットの定番アプリとして知られています。サイバーエージェントやKDDIなど、大手企業でも採用されているビジネスチャットアプリです。

サイバーエージェントやKDDIなど、大手企業でも採用されているビジネスチャットアプリです。

ポイント

  • チャット機能はもちろんのこと、チャット画面からそのままビデオ通話ができる
  • 画面を切り替えずに効率的にコミュニケーションをとることが可能
  • タスク管理・共有もチャット画面から行うことができる

プランは無料版と有料版がありますが、無料版だとグループチャットの数に制限が加わるため、有料版での利用をおすすめします。

有料版の月額料金は1ユーザーあたり「500円~」です。1ヵ月間無料で利用することができます。

3. Slack

出典:Slack

Slackは海外で人気のチャットツールで、日本でも知名度を高めてきています。PC・スマホを問わず操作しやすい設計となっており、チャットツールを初めて使用する方でも無理なく利用することが可能です。

ポイント

  • メールのステータス管理、担当者設定、二重対応防止などメール対応を効率化する機能を搭載
  • 個人間チャット、ブラウザ通知などスムーズなコミュニケーションをサポート
  • スマートフォンからの利用も可能

無料プランでは最大で14グループまで作成することができますが、企業規模が大きかったり、部署・グループが多い場合は有料版を使用することをオススメします。

4. Qast

出典:Qast

Qastはメモ作成によって各種情報を共有できるツールになります。情報共有をスムーズに行いたい企業におすすめのツールです。

ポイント

  • シンプルな設計で直感的な操作が可能
  • 匿名で質問できる機能を搭載

Qastでは匿名で質問できる機能が付いている点、他の情報共有ツールにない特徴です。社内で何か分からないことがあれば気軽に質問することができます。

5. Kibela

出典:Kibela

KibelaはBlog形式とWikipedia形式の2種類の形式で情報共有ができるツールです。メモのように情報を残したい場合はBlog形式、日報や会議内容の記録など詳細な情報を残したい場合はWiki形式を利用する等、目的に応じて使い分けることが可能です。

ポイント

  • 記事の共同編集、プレビュー編集が可能
  • ユーザーを4段階に権限設定

一度投稿した記事をカテゴリー別に分類して整理することもできます。情報を見やすく、簡潔に整理したい際にオススメのツールです。

6. Evernote

出典:Evernote

Evernoteは個人利用のイメージが強いですが、ビジネス用途でも利用可能です。

ポイント

  • 大量のデータを保存・管理できる
  • 紙文書をスキャンして保管可能
  • 画像や音声などのリッチコンテンツも保存できる

各種ファイルに優先順位を付けたり、タスクを記録することができるので、後で情報を参照したい際にも便利です。

7. Dropbox

出典:Dropbox

Dropboxはファイル共有の機能に特化したツールになります。保存しているファイルを見つけるのも簡単で、ファイル探しに割く時間を削減することができます。

ポイント

  • ファイルやコンテンツをオンライン上で一か所に保存可能
  • 外部ツールからDropboxに直接アクセス可能

ファイルサイズが大きい場合でも問題なく保存・共有可能です。情報は常に最新の状態で同期されるので、古い情報を利用してしまうこともありません。

8. Scrapbox

出典:Scrapbox

Scrapboxでは各種ナレッジを一か所にまとめられるツールです。Wikipedia形式のようとくに階層構造で保存する形式ではないため、情報のありかをすぐに把握することが可能です。

ポイント

  • 1つの文書ファイルに複数人で書き込み可能
  • 特別な知識は一切不要で簡単に使用できる

月額料金は1ユーザーあたり「1,000円」です。人数・料金に制限なく利用することができます。

9. Google Drive

出典:Google Drive

Google Driveは文書ファイルや動画、写真、デザインなど各種ファイルを保存・共有できるツールです。Googleアカウントを保有していれば無料で15GBのストレージを利用できます。

ポイント

  • どのモバイル、タブレット、パソコンからでもアクセス可能
  • Googleドキュメント・スプレッドシートなどGoogleアプリと統合できる

メールで添付して送ると重くなるようなファイルでも、Google Driveで共有すればスムーズに受け渡しができます。

10. NotePM

出典:NotePM

NotePMはナレッジの共有に特化したWiki型情報共有ツールになります。保存した情報を詳細に検索することが可能で、PDFやExcelなど各種ファイルの中身まで検索をかけることができます。

ポイント

  • ウィキペディアのように社員が様々な情報を書き込み・閲覧できる
  • ファイルの変更履歴を自動で記録
  • ページを見た人の参照履歴を確認できる

Web上で文章作成を行うことも可能で、PC・スマホがあればどこでも情報共有できる点も強みです。

まとめ|情報共有ツールを利用して業務効率化を目指そう

情報共有ツールを利用することで、社内の情報を整理したり、業務効率化を進めることができます。テレワークの際にコミュニケーションツールとしても活用できます。

情報共有ツールには様々な種類がありますが、まずは本記事で紹介したツールの中から自社のニーズにあったものを選んでみてください。ツールの中には無料お試し期間を設けているものもあるので、複数のツールを使い比べてみるのもオススメです。

情報共有ツールを利用して、会社の業務を円滑に回していきましょう。

1ユーザーあたり月額980円(税抜き)〜で利用でき、14日間の無料トライアルが可能です。(最低契約期間などもございません。)サービスサイト(https://yaritori.jp)より、お気軽にお申し込みください。