ビジネスコミュニケーションツールとは?メリット・選び方・おすすめを解説

「メールや電話ばかりで時間を取られてしまっている」

「業務連絡が原因のトラブルを解決したい」といったお悩みはないでしょうか。

非効率な業務で生産性低下のお悩みを抱えている場合は、ビジネスコミュニケーションツールの導入がおすすめです。ビジネスコミュニケーションツールには、チャット機能など便利な機能が備わっており、業務効率の改善が期待できます。

そこで本記事では、ビジネスコミュニケーションツールの機能や導入メリット、選び方のポイントを紹介します。おすすめのツールまで詳しく解説しますのでぜひご覧ください。

1ユーザーあたり月額980円(税抜き)〜で利用でき、14日間の無料トライアルが可能です。(最低契約期間などもございません。)サービスサイト(https://yaritori.jp)より、お気軽にお申し込みください。

ビジネスコミュニケーションツールとは

ビジネスコミュニケーションツールとは、 ビジネスにおける社内外のコミュニケーションをサポートするツールのことです。

リモートワークにおける社内外コミュニーションの活性化、タスク管理といった業務内容の可視化など、導入の目的はさまざまですが、いずれも業務効率の改善に導入されることが多くなっています。

ビジネスコミュニケーションツールの主な機能例

ここでは、多くのビジネスコミュニケーションツールで導入されている機能例をご紹介します。

1. チャット機能

個人やチームに簡単にメッセージを送れる機能です。スピーディーなコミュニケーションが実現できるため、多くのツールに導入されている代表的な機能といえるでしょう。

チームや部署ごとなどのグループでの連絡や、複数人での情報共有も行いやすいです。個人宛てに、「to」や「@」をつけて連絡でき、ツールによってはデスクトップ通知も送れるので、連絡の見落としを防ぐことができます。

2. ビデオ会議(Web会議)

PCやモバイルなど普段使っているデバイスから、インターネット上で会議ができる機能です。お互いの表情を映すことで、チャットや電話では伝えにくいニュアンスを伝えることができるようになります。画面共有で資料の共有なども可能です。

離れた場所同士でのコミュニケーションや複数人での話し合いなど、リモートワークでは欠かせない機能です。

3. ファイル共有機能

ファイルを簡単に閲覧、共有、ダウンロードできる機能です。ドラッグアンドドロップで簡単に共有できるツールもあり、気軽にファイルが送りやすい点が特徴です。

メッセージではもちろんのこと、ビデオ会議・Web会議中にも参加者に限定してファイルを共有できたりと、日々の業務を円滑に進めるための工夫がされています。

4. タスク管理機能

個人でやるべきこと(=タスク)をリスト化し管理しやすくする機能です。複数人でタスクを管理する際は、担当者や締切日なども設定でき、タスク漏れを防ぐ手段として欠かせないでしょう。

ビジネスコミュニケーションツール導入のメリット

ビジネスコミュニケーションツールの導入は、企業が抱えるさまざまな課題を改善するために役立ちます。しかし、どのような課題が解決するか、ピンとこない人もいるのではないでしょうか。

ここでは、ビジネスコミュニケーションツールを導入することのメリットを、以下の観点から具体的に解説します。

  • チームでのコミュニケーション上のメリット
  • リモートワークでのメリット
  • LINEなどのツールと比較したメリット

チームでのコミュニケーション上のメリット

まずは、チームでのコミュニケーションに多くのメリットがあります。具体的には以下のメリットがあるでしょう。

  • 複数人での情報共有がしやすい
  • タスク管理や整理ができるものもある
  • 過去のやりとりを簡単に確認できる

ビジネスコミュニケーションツールには、タスク毎に通知や締め切りを設定できる機能があります。この機能により、個人で何をすべきか、チームの業務状況はどうなっているか、確認しやすくなります。

リモートワークでのメリット

ビジネスコミュニケーションツールはリモートワークにも欠かせません。具体的には以下のメリットがあります。

  • メールや電話より連絡がスムーズ
  • 遠くにいてもファイルの共有が簡単

ビジネスコミュニケーションツールは、チャット感覚でメールや電話よりもメッセージが送りやすく、ちょっとした報告や相談も気軽に行えることが特徴です。また、問合せ業務に対応できる複数人のアカウントやメールの共有機能など、特定の業務に特化した機能がついているものもあります。

LINEなどのツールと比較したメリット

チャットを目的にするだけであれば、LINEなどの私用で利用しているツールでも十分ではと考える人もいるでしょう。しかし、ビジネスコミュニケーションツールの導入には以下のメリットがあります。

  • 機密情報の漏洩を防止がしやすい
  • 仕事とプライベートを分けられる

情報漏洩は企業にとって重大な経営リスクのため、セキュリティ対策は重要です。ビジネスコミュニケーションには、ユーザーの権限管理機能や情報制限機能など情報漏洩を防止する機能が充実しています。

また、プライベートなチャットツールを利用すると、仕事とプライベートの境目が曖昧になってしまうのも問題です。仕事の連絡をしっかりと分けることで、業務に集中することができます。

ビジネスコミュニケーションツールの選び方

ビジネスコミュニケーションツールは種類がたくさんあり、どのツールを導入するべきか迷う人もいるでしょう。ここでは、ビジネスコミュニケーションツールを選ぶポイント5つをご紹介します。

  1. 目的に合った機能が備わっているか
  2. 使いやすいかどうか
  3. セキュリティに問題はないか
  4. 既存ツールとの連携は可能か
  5. 価格は適切か

目的に合った機能が備わっているか

ビジネスコミュニケーションツールは、ツールによって機能が異なるため、解決できる課題もさまざまです。ツール導入の目的に合った機能があるかどうかを確認しましょう。

例えば、リモートワークにおける社内コミュニケーションの活性化だけでなく、タスク管理も同時に行いたいといったニーズがあれば、チャット機能に加えてタスク管理機能もついているツールを導入する方が良いでしょう。

使いやすいか

次に、使いやすさにも注目しましょう。

PCやスマホの扱い、外国語に慣れていない従業員が多い場合、海外のサービスや高機能なツールを導入しても使いこなせない可能性があります。パッと見たときに操作がわかりやすいかどうか、必要な機能はすぐ使えるかどうか、確認するようにしましょう。

セキュリティに問題はないか

機密情報や顧客情報を伴うやりとりは、情報漏洩によって大きな被害が発生する可能性もありますのでセキュリティ対策が重要です。当然各社ツールともセキュリティ対策は実施していますが、自社のセキュリティポリシーに合致するかなどを確認するようにしましょう。

既存ツールとの連携は可能か

自社が現在使っているサービスとの連携ができるかも確認するとよいでしょう。

Googleカレンダーや営業支援・顧客管理ツールなど、自社で使っている既存ツールとデータ連携ができれば、導入もスムーズです。運用面でも、一つのツールを更新したら他にも自動反映されるなど便利なポイントがあります。

連携できるツールはそれぞれのツールの公式ページで確認できますので、あらかじめ調べてみると良いでしょう。

価格は適切か

ビジネスコミュニケーションツールの導入には費用がかかりますが、適切な価格で利用できるかをしっかりと確認しましょう。

高機能なツールは、利用料金がが高くなる傾向にあります。そのため、余分な機能はついていないか、必要な機能はきちんとあるか確認し、機能の過不足がないか確認しましょう。

なお、ビジネスコミュニケーションツールには一部機能が無料のものや、導入にあたり無料体験ができるものもあります。

おすすめのビジネスコミュニケーションツール5選

それでは、多岐にわたるビジネスコミュニケーションツールをそれぞれ目的別にご紹介します。

  • メール対応業務におすすめ!yaritori
  • 使い方はLINEのまま!LINE WORKS
  • ワードやエクセルの編集がしやすい!Microsoft Teams
  • タスク管理のしやすさがポイント!Chatwork
  • 連携できるツールの多さと使いやすさが魅力!Slack

メール対応業務におすすめ!yaritori

Onebox株式会社が提供する「yaritori(ヤリトリ)」は、国内最安値水準 月額980円(1ユーザー)で利用でき、「使いやすさ」で選ばれているメール共有システムです。

複数人でのメール対応を効率化するための機能はもちろん、社内メンバーとの情報共有をかんたんにするコラボレーション機能も多く実装されていることが特徴で、はじめて「メール共有システム」を導入してみたい10〜100名程度の企業におすすめです。

▼主な機能

  • メールの対応状況の分類・整理
  • 担当者振り分け
  • 複数アカウントの一括管理
  • メールごとのチャット機能
  • 個人ごとのチャット機能
  • テンプレート機能

いくつか実際のツール画面を元に説明します。

まずは、問い合わせメールやECサイトのクレーム対応など、メール対応業務やそれに伴うチームコミュニケーションを円滑化させる機能です。

yaritoriでは下図の通り、メールごとに「未対応」「対応済み」などのステータスを表示し、それぞれ対応をする担当者を設定することができます。

メール共有システム「yaritori」画面より

チーム内で対応状況を可視化することで、二重対応や対応漏れのリスクを防止できるほか、自分が対応すべきメールがわかりやすいので業務効率の改善が期待できます。

また、特定のメンバーに「@メンション」できる機能も、相手にメールやメッセージを気づいてもらえやすいという点で円滑なやり取りに繋がります。

メール共有システム「yaritori」画面より

さらにテンプレート機能を活用することによって、よくある質問に対し素早く返信することができ、対応スピードの向上に繋がります。既に保存されている文面を呼び出すだけなので、人為的なミスも削減しやすくなるでしょう。

メール共有システム「yaritori」画面より

【機能と特徴】

  • メール共有
  • チャット機能(メール別・個人別有り)
  • テンプレートの共有
  • 複数アカウントの一括管理

【連携可能ツールの例】Slack

【費用】1ユーザー:980円〜/月(年間契約)

詳細はこちら:yaritori

使い方はLINEのまま!LINE WORKS

LINE WORKS」はインターフェースがLINEと同じなため、コミュニケーションツールに不慣れな人が多い環境でも導入しやすいツールです。大まかな特徴をまとめると以下のものがあります。

  • LINEと同じのため、すぐに使いやすい
  • 既読機能があり、メッセージ確認したかがすぐわかる

特に既読機能はLINE  WORKS特有の機能です。そのため、コミュニケーションツールに慣れていない従業員が多い小規模な会社や既読機能が必要な場合には導入がおすすめです。

出典:LINE WORKS

【機能と特徴】

  • 既読機能
  • グループチャットの作成
  • メッセージ送信
  • ビデオ通話
  • タスク管理
  • アドレス帳

【連携可能ツールの例】ChatBotなど約70のツールと連携可能

【費用】1ユーザー:980円〜/月(年間契約)
プラン詳細:https://line.worksmobile.com/jp/pricing/

詳細はこちら:LINE WORKS

ワードやエクセルの編集がしやすい!Microsoft Teams

Microsoft Teams」はMicrosoftが提供しているコミュニケーションツールです。WordやExcelを頻繁に利用し、共同編集できます。WordやExcelの使用頻度が多く、多くの人でデータを共有している場合におすすめです。

  • Office 365との連携が可能
  • WordやExcelのリアルタイム更新が可能
  • チャット機能やファイル共有も可能
  • Office 365の対象プランに加入していれば無料

【機能と特徴】

  • 会議や通話機能
  • チャット
  • WordやExcelとの連携が可能

【連携可能ツールの例】

  • Outlook
  • Word
  • Excel
  • PowerPoint

【費用】プラン詳細:https://line.worksmobile.com/jp/pricing/

詳細はこちら:Microsoft Teams

タスク管理のしやすさがポイント!Chatwork

Chawork」チャットワークはセキュリティ性が高く、社内外のコミュニケーションが取りやすいツールです。KDDIなど304,000を超える企業で導入されています。大まかな特徴をまとめると以下の通りです。

  • 自分のタスク管理や相手のタスク管理が可能
  • Toの設定を利用したメッセージの通知
  • 社内外を問わず作れるグループチャット
出典:Chatwork

一つ一つの機能はシンプルですが、コミュニケーションや業務のやりとりのために必要十分な機能を備えています。

大企業から少人数の企業まで、導入しやすいツールですが、特に社外のやりとりが多い会社におすすめです。ビジネスとエンタープライズにプランが分かれていますが、一般企業であればビジネス、セキュリティ性を重視するならエンタープライズが良いでしょう。

【機能と特徴】

  • タスク管理
  • グループチャットの作成
  • メッセージ送信
  • ファイル共有(ドラッグアンドドロップ)
  • メンション(通知機能)
  • アプリとの連携

【連携可能ツールの例】

  • Gmail
  • Googleカレンダー
  • Boxなど(約90のツールと連携可能)

【費用】プラン詳細:https://go.chatwork.com/ja/price/

詳細はこちら:Chatwork

連携できるツールの多さと使いやすさが魅力!Slack

Slack」75万を超える企業に導入されているツールです。Chatworkと比べるとカスタマイズ性が高く、反面タスク管理ができなくなっています。簡単に特徴をまとめると、以下の通りです。

  • パソコン・スマホ・タブレットなど端末を選ばず利用できる
  • ファイル共有が簡単
  • 絵文字などのコミュニケーションが気軽にできる
  • メッセージのお気に入り機能により、必要な情報へのアクセスが簡単
  • 各種ツールとのカスタマイズ設定が可能

Slackは他のサービスと連携しやすく、他の業務管理ツールと組み合わせて、より便利にすることもできます。Slack APIによって、カスタマイズできるため、ツールの連携やレイアウトのカスタマイズも可能です。

出典:Slack

【機能と特徴】

  • 機能のカスタマイズ
  • グループチャットの作成
  • メッセージ送信
  • ファイル共有(ドラッグアンドドロップ)
  • メンション(通知機能)
  • アプリとの連携

【連携可能ツールの例】

  • Gmail
  • Googleカレンダー
  • Dropbox
  • OneDrive
  • Trello
  • Twitter
    (その他ツールでもカスタマイズして連携可能)

【費用】プラン詳細:https://slack.com/intl/ja-jp/pricing/paid-vs-free

詳細はこちら:Slack

まとめ|目的に合わせたツール選びで円滑なコミュニケーションを!

本記事ではビジネスコミュニケーションツールの機能やメリット、選び方、おすすめツールについて紹介しました。

ビジネスコミュニケーションツールはコミュニケーションを効率化できるだけではなく、タスク管理なども行えます。そのため、目的に合わせたツール選びが大切です。

目的に合わせたビジネスコミュニケーションツール選びの参考にしてください。

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