メールコミュニケーションの欠点を解決する新しいメールサービスとは

プロジェクト型業務やリモートワークの浸透など、時間・場所を問わずさまざま人と協力して仕事を進める機会が増えています。

メールはビジネスでもっとも使われているコミュニケーション手段ですが、スピーディーなコミュニケーションや情報共有においてはさまざな欠点があります。そこで本記事では、そうしたメールの不便さを解決するポイントを確認したうえで、メールコミュニケーションの欠点を解決した新しいメールサービスを紹介します。

「yaritori」は、スピーディーなコミュニケーションや情報共有を可能にする新しいメールサービスです。メールごとに社内メンバー向けにチャットができるなど、便利な機能が備わっています。サービス概要・導入事例などを記載したサービス紹介資料をご覧ください。

メールコミュニケーションの重要性

リモートワークの浸透などに伴い、最近ではSlackやChatworkなどのビジネスチャットツールも浸透してきています。しかし、まだまだ仕事の連絡手段で使っているのはメールという方も多いのではないでしょうか？

日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査 2020」によると、仕事で使用しているコミュニケーション手段として、メールをあげている方が99.1%といった調査結果がでています。

出典：日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査 2020」

このことからも、メールはビジネスで最も使われているコミュニケーション手段といって間違いないでしょう。
実際に業務時間のうちメール対応などに使う時間も多いのではないでしょうか？メールコミュニケーションの円滑化が、業務全体の効率化のカギとなると言っても過言ではないでしょう。

なぜメールはなくならないのか

メールは、メールアドレスさえ知っていれば誰にでも送れるという特徴があります。
Gmailなどの無料メールアカウントを含め、ほとんど全ての人がなんらかのメールアドレスを持っているので、初回の連絡手段として最も優れているといえます。
またメールは、お客様に対して丁寧な印象を与えたり、自分の都合の良いタイミングで連絡が取れたりといった特徴があります。ビジネスシーンにおいては、返信内容を熟考しまとめたうえで連絡することができるなど優れた点が多くあるのも、メールを使ったコミュニケーションがなくならない理由と言えるでしょう。

メールコミュニケーションの欠点

但し、メールでのコミュニケーションに欠点があるのも事実です。メールコミュニケーションにはどのような不便さがあるのでしょうか。具体的に紹介します。

メール作成に時間がかかる

メールには形式的なマナーが求められる傾向にあります。特にビジネスメールにおいては、メール本文に「〇〇さま」といった宛名や、「平素大変お世話になっております」など冒頭の挨拶文も欠かせません。これは、受け手に対して丁寧な印象を与える一方で、慣れない場合にはメール作成に時間がかかる要因になります。

メールを書くのにかかる平均時間は5分54秒（1日にすると82分57秒）という調査結果もあります。（日本ビジネスメール協会 「ビジネスメール実態調査 2020」）

出典：日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査 2020」

仮にメール対応業務を行なっているフルタイムの従業員が6人いた場合、チームでメール作成にかける時間は1日あたり約492分（＝8.2時間）になります。
このように一人あたりの作業時間が積み重なれば、たかがメール対応でも、労働生産性の観点から企業にとっては無視できない作業量であることがわかります。
メール作成時間をいかに削れるかが、業務効率化において重要になるでしょう。

スピーディーな情報共有がしずらい

メールでの情報共有に、手間や時間がかかることも欠点の一つとしてあげられるでしょう。
お客さまからのメールを社内共有したい場合や返信方法の相談をするさいに、社内メンバー宛てにメールを転送している方も多いのではないでしょうか？メールの転送ボタンを押したうえで、社内メンバーを宛名に追加し、情報共有。確認が取れたら今度はお客さま宛にメールの返信をするという作業は大変手間ですよね。

HR総研の「『社内コミュニケーション』に関するアンケート調査」（2020年3月）では、業務障害となっている社員間のコミュニケーション不足の原因に関して「部門間・事業所間の連携」（73％）、「迅速な情報共有」（66％）が上位に上がっており、仕事で使うコミュニケーション手段の多くがメールだという調査を鑑みると、メールでの迅速な情報共有が課題になっている可能性も大いに考えられます。

出典：HR総研｜「社内コミュニケーション」に関するアンケート調査（結果報告）

また、関係者全員のメーリングリストを作成し、お客さまに連絡するさいにはCCに追加するといった運用をされている方も多いと思います。これではメールそのものの量が増えていってしまい、確認すべきメールなども埋れていってしまいます。

属人的なミスが起きやすい

メールは基本的に1対1でのコミュニケーションを前提にしています。そのため、送信内容の確認や対応状況がみえずらいといった欠点もあります。
お客さまからのメールに返信しているかどうかわからず、対応漏れが起きてしまっているケースや、同じメールに対して二重に返信してしまうといったこともよく起こりがちです。

メールコミュニケーションの欠点を解決する新しいメールサービス「yaritori」

• メール作成に時間がかかる
• スピーディーな情報共有がしずらい
• 属人的なミスが起こりやすい
  といったメールの欠点を解決する新しいメールサービスが「yaritori」です。

メールを複数人で扱うことを前提に、さまざまな便利機能が付いています。

yaritoriはクラウド型のメールサービスのため、インターネット環境とPCがあれば業務を継続することが可能です。テレワーク中の課題として多くの企業があげた「コミュニケーションの不足」を解決できるツールとしてもご利用いただけます。
Gmailのようにシンプルでわかりやすい画面デザインと、サクサク動く操作性が特徴です。だれでもかんたんに使い始めることができるので、初めてこうしたツールの導入をする方も安心してご利用いただけます。

豊富なテンプレート機能でメール対応を効率化

テンプレートをカテゴリーごとに分類することが可能で、メール返信時にワンクリックで挿入することができます。さらに、メール文面にお客さまの名前などを自動挿入できる「予約語」が使えるので、これによりメール対応を効率化することが可能です。
メールを1通書くのにかかる平均時間は5分54秒といわれていますが、yaritoriの場合はテンプレートの検討・選択だけで済むので30秒程度で完了することができます。

社内への情報共有はチャットで解決

メールごとに、チャットを使った相談や雑談が可能になります。メールを転送して社内確認をする必要がなくなり、情報共有やコミュニケーションがスムーズになります。誰がメールを見たのかが分かる機能や、特定の人の確認を促す@メンションなどの機能も使えます。

メールの対応状況を可視化する機能

メールごとの「未対応」「対応済み」などの対応ステータスを管理することができます。さらに、誰がメールを返すのかの「担当者」設定もできるので、これにより二重対応や対応漏れなどの課題を解決します。

いかがだったでしょうか？
「yaritori」はさまざまな業界・業種で利用されています。複数人で共有のメールアカウントを使った問い合わせ管理や、営業メールを全員で共有し効率化するなどさまざまな使い方があります。

1ユーザーあたり月額980円（税抜き）〜で利用でき、14日間の無料トライアルが可能です。（最低契約期間などもございません。）サービスサイト（https://yaritori.jp）より、お気軽にお申し込みください。

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