メールワイズとは?主要機能や使い方・導入のメリットなどをご紹介

「メールワイズ」とは、チームでのメール対応を一元管理して効率化できるメール共有システムです。「kintone」などでも有名で東証プライム市場上場のサイボウズ株式会社により提供されています。

「メールワイズ」は、複数人でのメール対応で直面する対応漏れや誤送信・二重送信を防止することができるサービスです。社内の情報共有を円滑にし、顧客対応の品質を向上することに活用できます。

1人あたり月額500円という低予算での利用ができ、チームでの共有に必要な汎用的な機能を網羅しているのが特徴で、業界・業種問わず約13,000社以上に利用されています。

この記事では、「メールワイズ」の使い方(主要機能)やメリット・デメリットを紹介します。料金プランについても詳しく解説するので、メールワイズの導入にお悩みの方にオススメです!

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メールワイズとは?

「メールワイズ」は、複数人でメールや履歴を共有して一元管理するメール共有システムです。対応漏れや二重送信の防止、コメントによる社内への共有機能等、複数人でのメール対応業務を効率化するための機能を持つサービスになります。

他にも、対応履歴の共有や対応ステータスを明確化する機能など、メール対応/管理業務を迅速化する機能が多数搭載されています。

主に営業やカスタマーサポートの問い合わせメールの対応管理や受注メール管理などで活用されています。導入企業数は業界トップクラスの13,000社を超え、幅広い業界で利用されています。


▼メール共有システムについて詳しく知りたい方は、
【徹底解説】メール共有システムとは?メリットと活用事例を紹介」をご参考ください。


運営会社

社名サイボウズ株式会社
代表取締役青野 慶久
設立1977年8月8日
資本金613百万円(2020年12月末時点)
従業員数連結:857名 単体:647名(2020年12月末)
上場証券取引所東京証券取引所 市場第一部(コード4776)

メールワイズを運営しているのは「サイボウズ株式会社」です。サイボウズは情報共有とコミュニケーションでチームワークを支援することを目指し、グループウェアなどを提供しています。東証プライム上場企業であることからも、安定性の高い信頼できる企業といえるでしょう。

メールワイズの使い方(主要機能

ここからはメールワイズの使い方について解説していきます。

主な使い方は下記の5つです。


・ステータス管理
・コメント(社内への共有)
・対応履歴の表示(メール・電話・訪問)
・レポート集計
・メールの一斉送信

ステータス管理

ステータス管理とは、届いたお問い合わせを「未処理」「処理中」「処理済み」の3つのステータスで分類できる機能です。多数のお問い合わせの中から未対応メールをメンバー間で共有・可視化できるため、対応漏れを防止することに役立ちます。

担当者を割り振る機能もあり、各担当者のリソース状況に合わせて迅速な対応を促すことも可能です。このような機能により、レスポンスの速度を向上させることができるため顧客満足度の向上に貢献できます。

メールワイズ ステータス機能

コメント(社内への共有)

メール・電話履歴などにコメントの書き込みができ、他メンバーに内容を共有できる機能です。メールの内容に対して担当者が他のメンバーへスムーズに相談できたり、上司から返信の内容の細かな指示を受けたりすることが可能です。また、担当者の引き継ぎの際には、コメントで対応状況などを残すこともでき、引き継ぎ内容の漏れを防ぐことができます

メールワイズ コメント機能

対応履歴の表示(メール・電話・訪問)

メール・電話・訪問の履歴を合わせて管理できる機能です。メールアドレスと紐付けて、アドレス帳に登録することで、過去の電話履歴や訪問履歴などのやり取りを時系列に一覧化することができるのが特徴です。担当者の欠勤や異動により引き継ぎが発生する際にも、事前に履歴を管理できるため、共有漏れを防止することができます。

メールワイズ 対応履歴の表示

レポート集計

メール・電話・訪問の履歴などのデータを集計、グラフ表示することができる機能になります。担当者や日別、メールの種別などで集計でき、対応の傾向把握に役立てることが可能です。また対応状況などもレポートで可視化できるため、各担当者の工数を踏まえた上で担当者を割り振ることにも役立てることが可能です。

メールの一斉送信

アドレス帳に登録されている顧客やCSVファイルのリストへメールを一斉送信できる機能になります。予約語機能を使用することで顧客の会社名や名前を自動で挿入することもできます。メールを一括で大量送信する際に役立つ機能になっているのが特徴です。

配信先の上限は1配信につき10,000件となっており、配信内容が決まっている投稿に関しては送付の手間を大幅に削減することができます。

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メールワイズの主な特徴

ここからはメールワイズの特徴を紹介いたします。主な特徴3点は以下の通りです。

信頼の実績

メールワイズは、国内1,000万人以上のご利用者を持ち、国内グループウェア市場で10年以上高い評価を受け続けるサイボウズのサービスの一つです。既に国内導入実績は13,000社を超えており、業界の中でもトップクラスの実績がある点は魅力と言えるでしょう。

サイボウズ製品(kintone)との連携

サイボウズ社製品との連携が出来るのはメールワイズならではの特徴です。メールワイズは「kintone」の顧客管理アプリと連携し、kintone上に、メールワイズでの対応履歴(メール・電話・訪問など)を表示できたり、kintoneから直接メールを送信できるようになります。また、kintoneの顧客アプリで送信先を絞り込んでメールを一斉送信することも可能です。


▼メールワイズとkintoneの連携について詳しく知りたい方は、
メールワイズとkintoneの連携でできることは?料金や設定方法をご紹介」をご覧ください。


業界最安値のメール共有システム

メールワイズは低コストで利用できる部分が最大の魅力と言えるでしょう。初期費用0円でユーザー1人あたり月額500円で利用できるのが特徴です。最低契約期間1か月となっており、解約の際も柔軟に対応できるため、低リスクで導入できる点はメリットとして挙げられます。

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メールワイズがおすすめの企業

ここまでメールワイズの主要機能と特徴についてご紹介しました。メールワイズの特徴を踏まえるとおすすめの企業様は以下の通りです。

・大量のメールを管理するのに時間がかかっている企業様
・メール共有システムに興味はあるが費用の部分で安く抑えたい企業様
・最低限の機能でメール共有システムを利用したい企業様

1人あたり月額500円という業界最安値、30日間の無料トライアルという手頃さを備えるメールワイズは、「とにかくメール共有システムを導入してみたい。でも、こだわりの機能は特にない」という方には特にオススメのサービスと言えるでしょう。

メールワイズを使うメリット

メール共有システムはメールワイズ以外にも数多く存在します。その他のサービスに比べ、どんなメリットがあるのかをご紹介いたします。

メリット①メール作業の効率化を実現できる

メールワイズでは複数ユーザーでメール対応状況やステータス管理ができるのが魅力です。リアルタイムで対応状況が判断できるため二重対応や対応漏れなどを防ぐことができ、メール作業の効率化が見込めます。

メリット②kintone連携

kintoneは業務アプリの開発・管理が可能な業務改善プラットフォームです。kintoneで作成した顧客管理とメールワイズを連携することで顧客リストから直接メールの送信が可能です。これらに加え、一斉送信やデータの一括管理ができる点はkintone連携のメリットといえるでしょう。

メールワイズを使うデメリット|アプリ版が終了する!?

メールワイズは低コストで利用できる一方で、利用する上でいくつかのデメリットや注意点があります。

デメリット①直感的に使用できるUI設計ではない

UIがサイボウズ社特有の古いUI設計のため、他のメール共有システムと比較するとサービスに慣れるまで若干時間が掛かるという声が見られます。サービス導入後にスムーズにサービスを利用できない点はデメリットとして挙げられます。


▼「使いやすさ」で高評価のメール共有システム「yaritori」と比較をしながら読みたい人は、
メールワイズとyaritoriの徹底比較!使いやすさ・機能・料金・サポート体制など」をご覧ください。


デメリット②アプリ版など各種サービスのサポート終了が多い

メールワイズに関しては直近のスマートフォンアプリのサポート終了の発表に加え、パッケージ版のサポート終了などが公表されています。スマートフォンアプリでは利用数・利用率の低さが撤退の要因と明言されています。このように徐々にサービス領域を狭めている点に関してはデメリットと捉えられるでしょう。


スマートフォンアプリ「メールワイズ」は2024年3月29日(金)でサポート終了
Linux版は2023年9月30日(土)でサポートを終了
パッケージ版販売・サポート終了のお知らせ


デメリット③有料オプションの利用が必要になる可能性がある

メールワイズは、低コストで利用できる反面、ディスクの容量が少ないなどもあるため、有料オプションの利用が必要となる可能性があります。ストレージが5GBと他のメール共有システムと比較すると少ない部分は懸念点の一つと考えられるでしょう。メールの利用頻度が高い方やファイルや画像の添付する機会が多い方などは確認することを推奨いたします。

メールワイズの評判・口コミ

メールワイズを導入している企業で見られる主な口コミや評判は以下の通りです。


・メールの確認漏れがなくなった
・メールの共有がスムーズになった
・テンプレートの登録によってスムーズにメール業務を行うことができる

総じて、メール管理の業務効率改善や見落としの防止などで効果を発揮している点がポイントといえるでしょう。メール配信で発生するリスクのあるミスを未然に防げる点への評価が高い傾向が見られます。

メールワイズの利用料金

メールワイズの利用料金は「スタンダードコース」「プレミアムコース」の2つの料金プランが用意されています。各プランの料金は以下の通りです。

メールワイズは月額ユーザー課金で料金プランが2つ用意されています。1ユーザー月額500円で利用できるスタンダードコースと、1,500円のプレミアムコースです。

スタンダードコースプレミアムコース
初期費用無料無料
月額500円/1ユーザー1,500円/1ユーザー
年額5,880円/1ユーザー17,640円/1ユーザー
メールアドレス数10個まで登録可能11個以上登録可能
メールアプリケーション1個20個×5
ストレージ5G×ユーザー数5G×ユーザー数

※表示価格は税抜です
※詳細はメールワイズ公式サイトをご確認ください

スタンダードコースとプレミアムコースの違い

各コースそれぞれの違いは、主に以下の通りです。

・利用可能なメールアプリケーションの数
メールアプリケーションは、メールを送受信できるアプリケーションのことを指します。「メールアドレスごとにメールBOXを分けたい」「メールアドレスごとにアクセス権を利用したい」という場合には、メールアプリケーションが複数必要になるためプレミアムコースが適用になるため、注意が必要です。

・登録できるメールアドレス数
登録できるメールアドレス数においては10個を境にコースが分かれているのが特徴です。
複数の部署で利用される方、アドレス帳などを別に分けて運用したい方など管理するメールアドレスの数が10個以上になる方は、プレミアムコースになります。

有料オプション

有料オプションとして「セキュアアクセス」と「ディスク増設」を追加できます。

セキュアアクセスディスク増設
概要外出先や自宅などから安全にモバイルアクセスも利用したい場合はおすすめドメイン全体で利用できるディスク容量を10GB単位で追加することが可能
月額250円/1ユーザー1,000円/1GB
年額2,940円/1ユーザー11,760円/1GB

メールのストレージに関しては「スタンダードコース」「プレミアムコース」問わず、5GBとなっているため、容量を増やしたい場合には追加でディスク増設をする必要があります。他メール共有システムと比較すると容量は少ない傾向があるため、利用頻度などに合わせて選択することを推奨いたします。


▼メールワイズの料金詳細や実際の費用例についてさらに知りたい方は、
メールワイズの料金をご紹介!クラウド・パッケージ版の違いや導入の流れを解説」をご覧ください。


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メールワイズの導入までの流れ

最後に、メールワイズの導入の流れとサポート体制についてご紹介いたします。
メールワイズの導入方法は大きく2パターン存在しています。
「サイボウズ社から導入するパターン」と「パートナー企業から導入するパターン」に分けられます。

サイボウズ社から導入するパターン

導入までの流れは、サイボウズドットストアより発注、納品メール確認後「メールワイズ」を利用するというステップになります。
直接サイボウズ社から導入するパターンでは、30日間「メールワイズ」を無料でお試しすることもでき、本格的に導入する前にミスマッチを事前に防ぐことが可能です。
※メールワイズではお試し期間に全ての機能を使用できる点も特徴です。

サイボウズ社のパートナー企業から導入するパターン

次にサイボウズオフィシャルパートナー経由でメールワイズを利用するパターンです。導入形態、メニューをパートナー企業経由で選択し、案内メール受信後利用するというステップになります。

メールワイズのサポート体制

メールワイズは、サービス導入の検討時やトラブルが生じた際に専門スタッフに相談できるサポート体制が整っているのが特徴です。お悩みに合わせて活用できるサポートは以下の通りです。

セミナー

導入を検討されている方や契約中のユーザー向けには、定期的にセミナーが開催されています。実際の操作画面や導入メリット、事例などを交えながら解説してくれる内容となっているため、総合的なメールワイズの理解を深めることができるサポートとなっています。

相談窓口

相談窓口では、「メールワイズ」に関する疑問や相談を専門スタッフに1対1で行うことができます。専門スタッフと実際の画面を一緒に見ながら、使い方など説明を受けることができ、本格的に導入したいと考えている方におすすめなサポートとなっています。
導入したばかりの管理者向けにも1対1のお悩み相談窓口があり、導入後に関しても安心してご利用することが可能です。

テクニカルサポート ※管理者のみ

テクニカルサポートは利用中のサービスの機能を電話・メールで確認いただけるサポートです。共通管理者として登録されているユーザーのみ利用できるサポートとなっているのが特徴です。

まとめ | メールワイズで業務の効率化を図ろう!

メールワイズは国内1,000万人以上の利用者を持ち、国内グループウェア市場で10年以上高い評価を受け続けるサイボウズのサービスです。

導入の際には初期費用もなく、1ユーザー月額500円と手頃さが最大の強みのメール共有システムです。kintoneとも連携できるため、既にサイボウズ製品を利用されている方は利用しやすいサービスになっています。

基本的なメール共有システムの機能が搭載されており、まずは低リスクでメール共有システムを利用してみたいという企業様にはオススメのサービスと言えるでしょう。

メールワイズでは30日間無料トライアルも設けられていますので、まずは気軽に資料請求や無料トライアルを試してみてはいかがでしょうか。


▼メール共有システムについてさらに詳しく知りたい方はぜひこちらもご覧ください。
【最新版】メール共有システム11選比較!種類や価格などの比較ポイントを解説定ポイントや活用事例も紹介


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