メールディーラーとは？主な機能やおすすめの使い方・プラン毎の料金をご紹介

メールディーラーとは、メールをはじめとした問い合わせを、複数のスタッフで共有・管理・対応出来る業界シェアNo1の「クラウド型メール共有・管理システム」です。

メール対応の状況を可視化し、豊富なテンプレート機能などで、メール対応業務を効率化することができます。

この記事では、メールディーラーの主な機能や使い方などを詳しく解説していきます。メールディーラーを利用するさいのおすすめの料金プランや導入するまでの流れも紹介していますので、メールディーラーについて詳しく知りたい方におすすめです。

メールディーラーとは？

メールディーラーとは、メールをはじめとした問い合わせを、複数のスタッフで共有・管理・対応出来る業界シェアNo1の「クラウド型メール共有・管理システム」です。

共有アドレス宛の問い合わせを複数人で対応する際に重要な「いつ、誰が、どこまで対応したか」を一目で確認することができるサービスです。お問い合わせなどの対応漏れや重複対応（二重対応）を防止することができます。

メール対応におけるケアレスミスを防止できる「承認・申請」フローの組み込み機能や、「テンプレート」機能が備わっているため、業務を効率的に進めることが可能です。効率的でスピーディな対応は「お客様の満足度向上」「社員の労働時間削減」にもつながります。

「お問い合わせ窓口の煩雑化」「重複対応・対応漏れ」「対応品質の属人化」防止などを目的に、営業やカスタマーサポート、ECサイト運営など、さまざまな業種業界で利用されています。

運営会社

メールディーラーを運営しているのは「株式会社ラクス」です。ラクスは企業の業務効率化、付加価値化に貢献するさまざまなクラウドサービスを展開しています。東証一部上場企業であることからも、安定性の高い信頼できる企業です。

累計導入社数8,000社以上！圧倒的No1のシェア

メールディーラーは2001年にサービス開始。
現在に至るまでさまざまな業種業界で利用されています。累計導入社数は8,000社を超え、14年連続で業界シェアNo.1を獲得しています。

メールディーラーで解決できる課題

まずはメールディーラーにて解決できる課題をいくつかご紹介させていただきます。
下記の課題に悩まれている企業様は対策することを推奨いたします。

①メールの問い合わせ対応の効率化

日々、色々なところから寄せられる問い合わせの対応に悩んでいる企業様もいるでしょう。

問い合わせ数が少ないうちは問題なく対応できても、問い合わせ数が増加することにより、対応に時間を要するということも考えられます。「

返信担当は誰が行うのか」や「文章を作るのに時間がかかる」という課題で効率化できていない側面もあるでしょう。このような課題に対して、アプローチできる機能があるため、仕組み化して解決することが可能です。

②人的ミスの防止

問い合わせが増加するほどに一人一人に対応できる時間には限界が生じます。その中でいかに効率よくミスなく行うかは一つの焦点になります。

よくある問題としては「返信漏れ」「重複対応（二重対応）」「誤送信」などが考えられるでしょう。

このようなミスは企業の信頼にも関わる事態であり、最悪の場合ブランドイメージが下がることも想定されます。本事象に対し、システムの機能の部分で防止することが可能です。

③対応者（オペレーター）の属人化の解消

問い合わせに関しては個人で対応することが多いために、「属人化」の問題が発生することも考えられます。新人の方とベテランの方で対応の仕方が変わることもあるでしょう。

このような問題に対しては「テンプレ機能」や「顧客対応履歴の共有」などにより、ナレッジの蓄積と顧客対応の品質向上に貢献が見込めます。

メールディーラーの主な機能と特徴

メールディーラーの機能と特徴について紹介していきます。
今回はメールディーラーの中でも主要な機能を4点ほど解説させていただきます。

機能①複数チャネル経由の問い合わせの一元管理機能

メールディーラーでは、複数のメールアドレス・LINE公式アカウント・電話などのそれぞれの経路からのお問い合わせを一元管理することが可能です。各ツールを跨ぐ作業が必要なくなり、オペレーションミスの防止や作業の効率化に期待ができます。

それぞれの問い合わせ履歴の共有もできるため、担当者引き継ぎの際にもシームレスに対応することも可能です。加えて、外部の受注管理システムやCRM、CTIなど様々なシステムと連携できるのも魅力といえるでしょう。

機能②対応のステータス管理機能

メールの対応状況と担当者を振り分けて管理する機能です。
問い合わせメールが対応状況によって新着→返信処理中→対応完了の順で自動に移動するので「いつ、誰が、どこまで対応したか」をチーム間でリアルタイムで把握できます。

機能③承認・申請依頼機能

新入社員などメール対応に不慣れな人のメールチェックは、対応品質の均一化のためにも重要な作業です。メールディーラーの「承認・申請機能」なら、メール作成画面に「承認依頼」フローを組み込むことで、メールのチェック作業を一連の工程に追加することが可能です。

新入社員がメール対応する際に「承認依頼」ボタンをクリックすると、先輩や上司にメールの確認を依頼できる仕組みになっています。
また、メール作成画面の「送信ボタン」を非表示にすることで、チェックの義務化を図ることができます。メール対応に不慣れな新入社員の誤った対応を未然に防ぐことが可能です。

機能④レポート集計機能

集計レポート機能は問い合わせ内容や顧客情報を自動的に集計し、レポート化する機能です。それぞれ期間別、フォルダ別、担当者別に対応データを集計することができます。問い合わせ内容別に顧客の悩み、疑問傾向を把握し、サービス・対応品質の向上を目指しましょう。

専任スタッフによるサポート体制

メールディーラーは専任スタッフによるサポートを永年無料（制限なし）で受けることができます。システムの導入や活用に不安があっても問題ありません。8,000社の導入実績をもとに培ったノウハウで、それぞれの企業に合った運用方法を提案してくれるでしょう。

メールディーラーを使うメリット・デメリット

メール共有システムはメールディーラー以外にも数多く存在します。その他のサービスに比べ、メールディーラーにはどんなメリット・デメリットがあるのかをご紹介いたします。

メールディーラーの導入メリット

メールディーラーのメリットは以下の通りです。

・豊富な機能（オプション機能が豊富）

メールディーラーには全100種以上の機能が搭載されています。業務効率化のための機能（ステータス機能や承認・申請機能）はもちろん、社内Q＆Aや承認・申請機能など細かいところに手が届く機能も豊富です。

・手厚いサポート体制

メールディーラーは随時無料でサポートを受け付けています。導入から運用まで永年無料でサポートを受けられるのはユーザーにとっても安心感があるサービスです。

他にもユーザー限定のセミナー開催など、サポート体制が充実しています。

・複数のチャネルに対応可能

メールディーラーはメール以外にも電話、LINE、チャットなど複数のチャネルに対応可能。なおかつ全てのお問い合わせを一元管理できます。マルチチャネルを導入している企業にとっては大きなメリットです。

メールディーラーの導入デメリット

メールディーラーのデメリットは機能が豊富な故に料金が高いことです。

搭載機能を縮小したミニマムプランがあれば話は別ですが、メールディーラーにはそういったプランはありません。「最低限の機能があればいい」という企業は料金に見合った運用をできない可能性があるので注意が必要です。

利便性・安全性を高める豊富な追加オプション

メールディーラーには、通常機能とは別に豊富なオプション機能が備わっています。利便性、安全性を高めて業務効率化を図りたい企業にオススメです。ここでは、一部のオプション機能を紹介していきます。

スマートフォン対応

メールディーラーはアプリがない代わりに、オプションでスマートフォン用に最適化された画面で利用することができます。

外部システム連携

APIを通して、外部システムからメールの閲覧や設定変更を行うことが可能です。また、メールディーラー上でボタンをクリックすると、設定した外部システムを呼び出すこともできます。

受注管理システムなどの外部システムと連携を図りたい企業向けのオプションです。

お客様アンケート

簡単にお客様アンケートを取ることも可能です。アンケートフォームを数ステップで簡単に作成できる機能です。回答結果も自動で集計されるため担当者に負担がかからないことも特徴です。顧客満足度調査に力を入れたい企業にオススメのオプションです。

セキュリティ（情報漏えい対策）

情報漏えい対策に特化したオプションです。以下4つの機能が利用できます。

メールディーラーの利用料金

メールディーラーには大きく二つのプランが存在しています。
①セキュリティ対策がついた標準プラン
②メール共有・管理を行うための必要最低限の機能が揃ったプラン
最低ご利用料金は、初期費用5万円＋月額3.5万円からのプランになります。

①セキュリティ対策のついた標準プラン

※表示価格は税別価格

最低契約期間は、スタンダードプランで3ヶ月、プロプランで6ヶ月です。セキュリティ対策プランには、「ウィルス&迷惑メール対策」「IPアクセス制限」などのセキュリティパックが使用可能です。

②メール共有・管理を行うための必要最低限の機能が揃ったプラン

※表示価格は税別価格

最低契約期間は、スタンダードプランで3ヶ月、プロプランで6ヶ月です。
メールボックスは、複数のメールボックスを管理することができる単位で、メールアドレスごとにユーザーのアクセス制限をかけたい場合は、複数のメールボックスが必要です。

主要オプション

各種主要オプションの利用料金です。

※表示価格は税別価格

導入までの流れ

メールディーラー導入までの流れは以下の通りです。

• 無料トライアル
• お問い合わせ・打ち合わせ
• 契約・アカウント発行
• 利用開始

無料トライアル

まずは気軽に無料トライアルを体験するのがオススメです。実際の画面をみることができるので、導入後のミスマッチを防止できます。お申し込みはメールディーラーの公式サイトから可能です。

お問い合わせ・打ち合わせ

トライアル体験後、実際に導入したいと思ったら公式サイトからお問い合わせを送ります。メールディーラーから資料を送付された後、担当者から課題のヒアリングが行われるのでこのタイミングで認識のすり合わせを行っておきましょう。その上で担当者が課題に合った最適な運用を提案してくれます。

契約・アカウント発行

運用プランに問題がなければ、正式な申込書を提出する。受領後、3営業日以内に利用環境が発行されます。

運用開始

メールディーラーより案内が届いたらまずは初期設定です。会社情報や管理画面、通知の設定を行います。初期設定のやり方についてはメールディーラーの専任スタッフが徹底サポートしてくれます。設定が完了したら実際に運用スタート。運用方法に関してもお客様それぞれの課題状況に合わせて専任スタッフがサポートしてくれるので安心です。

まとめ | メールディーラーで対応業務の効率化を実現しよう！

今回は業界シェア率No.1のメール共有・管理システム「メールディーラー」について紹介していきました。メールディーラーは機能が豊富で対応業務の効率化はもちろん、スタッフの育成にも大きく役立ちます。

また、サポートも手厚いため、導入や運用に不安がある企業も安心してご利用いただけます。まずは資料請求や無料トライアルのお申し込みから試してみてはいかがでしょうか。

▼メール共有システムについてさらに詳しく知りたい方は、
「【最新版】メール共有システム11選比較！導入メリットと選び方のポイント」をご覧ください。

※本サイトに掲載されている情報は、Onebox株式会社（以下「当社」といいます）または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。