WEBCAS mailcenterとは？使い方や特徴をご紹介

この記事では、株式会社WOW WORLDが提供するWEBCAS mailcenter（ウェブキャス　メールセンター）について詳しく解説していきます。使い方や料金などの特徴を詳しくお伝えし、その他のWEBCASシリーズの製品ラインナップについても紹介します。

WEBCAS mailcenterとは？

WEBCAS mailcenterは、お問い合わせメールを複数人で一元管理できるメール共有システムです。累計10,000社以上の導入実績を持つWEBCASシリーズの1製品であり、単体でのご利用はもちろん、メール配信システム「WEBCAS e-mail」（ウェブキャス　イーメール）など他の製品と組み合わせて利用することも可能です。

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WEBCAS mailcenterの使い方（主な機能）

WEBCAS mailcenterの機能について、詳しく紹介します。

対応状況の可視化 

顧客からの問い合わせメールに誰が返信するのか担当者を設定できます。また対応状況別にフォルダに振り分けることで、今どういう状況なのか一目で把握することが出来ます。

未対応のものが瞬時に把握できるため、返信漏れが起こりづらくなります。また、編集中のものは別の担当者が対応出来ないようにロックされるので、二重対応も防ぐことが出来ます。
リアルタイムに対応状況が可視化できれば、毎日大量に届くメールの中から対応すべきメールを探す時間を削減でき、効率的にメール対応をすることができます。

メール対応履歴 

対応中のメールから「履歴」ボタンをクリックするだけで、過去の問い合わせ内容やその問い合わせに対する返信履歴を一覧表示させることが出来ます。それにより、これまで誰がどのような対応をしたかを素早く把握することが可能です。

一般的なメールソフトだと、メール対応履歴を見ようと思っても「担当者のパソコンを見ないとわからない」「送信済みフォルダや受信フォルダから探さないといけない」など確認するのに非常に時間がかかります。対応履歴の把握に時間が掛かってしまい、メールの返信が遅れてしまうと、顧客満足度を下げかねません。

株式会社PR TIMESが運営するカスタマーサポートツール「Tayori」が2018年5月に15歳～84歳の男女853名を対象に行った「お問い合わせフォーム対応時間に関するアンケート調査」によると、お問い合わせフォームを利用した回答までの我慢の限界時間は「24時間以内」と答えた人が70.5%にも及ぶという結果が出ました。

このことから、24時間以内には顧客のメールに対して返信した方が良いことがわかります。メール対応履歴がワンクリックで一覧で確認できれば、過去のメールを探す時間が省けるため、迅速にメールの返信ができるようになります。

テンプレートや承認機能などの「対応品質向上機能」

顧客から届いたメールに対して、テンプレート（雛形文章）を利用して、返信ができます。 これにより担当者間の対応品質を均一化することに繋がり、誰が返信しても対応品質や内容を一定レベルに保つことができます。

また、承認フローを設定することもできるため、品質の統一だけでなく、ミスや誤返信を防げます。

▼メール共有システムについて、さらに詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。
【徹底解説】メール共有システムとは？メリットと活用事例を紹介

WEBCAS mailcenterのその他の機能

WEBCAS mailcenterには他にも以下のような機能があります。

権限設定

WEBCAS mailcenterでは、担当者ごとに操作権限を設定できます。例えば、個人情報をファイルでダウンロードする権限や、顧客のメールアドレス情報の表示/非表示設定など、個人情報に関する取扱い権限などに対して制限をかけられるので安心です。

大切なメールを削除してしまう、テンプレートを削除してしまうなどの誤操作を防ぐことが可能です。

レポート機能

対応件数や、返信数等をレポートとして閲覧・出力できます。また、日別・月別で「未対応」「対応済」「承認済」のメールがそれぞれ何件あるか等、詳細な対応状況も確認できます。

担当者別の対応件数を確認することも可能なので、担当者毎の業務量が確認出来、一部の担当者に負荷がかかりすぎない割り振りに改善することができます。

WEBCASの豊富な製品ラインナップ

WEBCASには、WEBCAS mailcenter以外にもWEBCAS e-mail、WEBCAS formulator（ウェブキャス　フォーミュレーター）などのシステムがあります。複数のシステムを組み合わせることで、双方向コミュニケーションプラットフォームとして利用できます。

ここではどのようなシステムのラインナップがあるのか一部を見ていきましょう。

メッセージを届ける

メッセージを届けるためのシステムの一つとして、「メール配信システム 「WEBCAS e-mail」があります。

メール配信システムWEBCAS e-mailは、顧客の属性データや行動履歴などをもとに、一人ひとりに合ったメッセージを送れるOne to One配信をおこなえるのが特徴です。例えば、以下のような条件を設定してメッセージが配信できます。

1.女性顧客にだけ女性向けコンテンツを送る
2.過去に配信したメール内にあるリンクをクリックした人にだけ送る
3.顧客の誕生日月に誕生日キャンペーンのメールを送る

メール全体に条件を設定できるだけでなく、メールの一部に条件設定をし、ターゲットごとにコンテンツの内容の一部を変更して配信できます。

またメールの件名にも条件を設定し、ターゲットによって送りわけることも可能です。

声を集める・理解する

声を集める、理解するためのシステムとして、WEBCAS formulatorがあります。WEBCAS formulatorは、「誰でも簡単に、思い通りのWebアンケートや各種Webフォームを作成できる」システムです。
例えば、以下のようなアンケートやWebフォームが作成できます。

• 顧客満足度調査アンケート
• 社内向けアンケート
• キャンペーン応募フォーム
• 問い合わせフォーム
• 資料請求フォーム

テンプレート機能もあるため、アンケートやフォームを作り慣れていない人でも、簡単に作成可能です。
集まったアンケート回答やフォーム回答は、ワンクリックで集計でき、リアルタイムでグラフ化されます。

顧客情報と照らし合わせたり、システム同士を連携して顧客情報を紐づければ、集計結果をより詳細に分析することができ、ターゲットにより合わせた商品開発やサービスの提供ができるようになるでしょう。WEBCAS formulatorで作成できるフォームの例が公式ページに挙げられていますので、こちらも参考にしてみてください。

マーケティング・コミュニケーション支援

WEBCASでは、以下のようなサービスも提供しています。

• メルマガ制作サービス
• WEBアンケート制作代行サービス
• インターネットリサーチサービス
• eギフトを活用したアンケートキャンペーンサービス

この中で自社で行うのが困難なものがあれば、WEBCASに代行依頼することも検討してみましょう。

WEBCAS mailcenterの利用料金

「WEBCAS mailcenter」は、月々5,000円から利用できます。プランはクラウドサービス型とパッケージ導入型の2種類があり、クラウドサービス型ではさらにASP型とSaaS型に分かれています。

詳細は公式サイトから確認することができます。
https://www.webcas.jp/mailcenter/price/

どのくらいのメールを運用する予定があるか、運用規模を元にプランは選択するようにしましょう。

WEBCAS mailcenterを使うメリット

WEBCAS mailcenterを利用するメリットについて詳しく見ていきましょう。

メリット

WEBCAS mailcenterを利用するメリットは以下の通りです。

• 利用人数による従量課金なし
• 強固なセキュリティ環境

WEBCAS mailcenterは、メール共有のシステムだけではなく、WEBCAS e-mailやWEBCAS formulatorなどの豊富な製品ラインナップがあり、必要なものを必要なだけ組み合わせて利用することができます。

また定期的に第3者機関から脆弱性診断を受けているのはもちろん、ペネトレーションテスト（疑似攻撃を行い侵入を試みることで、システムに脆弱性がないかどうかを検証するテスト）も定期的に実施しています。陸上自衛隊や奈良県などの官公庁や自治体でも活用されるほど、万全のセキュリティ環境が整っています。