Gmailでメールを共有する4つの方法｜複数人での管理を安全・効率化！

メールを複数人で共有するメリット

まずは、メールを複数人で共有するメリットについて見ていきましょう。

対応漏れの防止

複数人でメール共有を行うメリットのひとつに、メール対応におけるヒューマンエラーを防げる点が挙げられます。同じメールを複数人が目を通すため、見落としを防ぎ、対応漏れなどのミスが削減できます。

例えば、個別でメールを管理する場合、受信するメールが多くなるとどうしても見落としが生じてしまい対応が漏れてしまいかねません。休みや出張でメールが見られない日があると、メールが放置されてしまいます。

各メールが共有できてれば、全員で管理できるためミスの削減につながります。

チーム内での情報共有の手間を削減

メールを共有すると、チーム内の情報共有がスムーズになり、無駄なコミュニケーションコストを削減できます。メールの内容や対応経緯が全員に見える状態になっていれば、わざわざ「あの件どうなった？」とチャットで確認したり、CCで全員を宛先に入れたりする必要がなくなります。

特にテレワーク環境下では、こうした細かな確認作業が大きな負担となりがちです。メール共有は、メンバーがどこにいても同じ情報を参照できる環境を作り出し、チーム全体の生産性を向上させます。

担当者不在時の業務停滞を解消

メール対応の「属人化」を解消できる点も、メール共有の大きなメリットです。担当者個人の受信箱にしか情報がない状態では、その人が不在の時に業務が完全にストップしてしまいます。

メールをチームで共有する仕組みがあれば、担当者が休暇や出張で不在の場合でも、他のメンバーが過去のやり取りを確認し、スムーズに代理で対応することが可能です。これにより、相手先を待たせずに、ビジネスの機会損失を防ぎ、業務の継続性を高めることができます。

異動や退職時の引き継ぎ負担を軽減

メール共有は、メンバーの異動や退職に伴う引き継ぎの負担を軽減します。個人でメールを管理している場合、過去の重要なやり取りが個人のアカウントに埋もれてしまい、引き継ぎに時間と労力がかかりかねません。

メール共有システムなどを活用し、対応履歴が全てチームの共有財産として蓄積されていれば、新しい担当者は過去の経緯を自分で確認できます。引き継ぎ漏れによるトラブルを防ぎ、新メンバーがスムーズに業務に慣れるためのサポートとなるでしょう。

【目的別】Gmail上でメールを共有する方法

ここでは、目的に合わせて最適なメール共有方法を4つ紹介します。

方法1：チームでメール対応をするなら「Googleグループ」

チームでsupport@などの代表アドレスを使って顧客対応を始めたいなら、「Googleグループ」がおすすめです。team@example.comのようなグループアドレスを作成し、メンバーを登録しておけば、そのアドレスにメールを送るだけで全員の個人の受信箱にメールが届きます。

さらに「共同トレイ」機能を有効にすれば、グループアドレスを問い合わせ窓口のように使い、担当者の割り当てや簡単なステータス管理も可能です。

【設定方法】

1.Googleグループ（https://groups.google.com/）にアクセス 2.左上のグループ作成をクリックし、グループの詳細情報を入力。グループの情報・プライバシー設定などを入力します 3.設定したいグループを選択し、「グループ設定」をクリック 4.共同トレイ機能を有効にします

Googleグループは、カスタマーサポートや問合せ受付などの業務を、複数人体制で行うようになった場合におすすめです。無料で利用できるため、まずはGoogleグループで体制づくりをしても良いでしょう。

但し、ステータスの管理が少ないなど複数人でメール対応するために必要な機能は限定的になります。さらには、グループ全体がアクセス権限を持つため、細かい権限の制御が難しく注意が必要です。

方法2：特定個人のメールを代理で操作したいなら「委任」

上司のメールを秘書が代理で確認・返信するなど、特定の個人のメールボックスにアクセスさせたい場合は、「委任」機能が最適です。アカウントのパスワードを教えることなく、最大10名までのユーザーにメールボックスへのアクセス権を付与できます。

代理人が送信するメールには、代理人のログインアカウントのメールアドレスが表示されるため、こちらから送信するメールの送信元は、代表者と代理人で区別することができます。

なお、この方法はアプリで設定できないため、PCで設定してください。また、職場や学校の組織でGmailを使用している場合、メールの委任が制限されることがあるのでご留意ください。

【設定方法】

1.委任元のアカウントでGmailにログインします 2.右上設定アイコンから、「すべての設定を表示する」をクリック 3.「アカウントとインポート」タブの「アカウントへのアクセスを許可」の項目にある「別のアカウントを追加」をクリック 4.アクセスを与えるユーザーのメールアドレスを入力した後、「メールを送信してアクセスを許可」をクリックし、承認のメールを送信 5.アクセスを与えるユーザーに、確認メールが送信されます。承認用のリンクが送付されるので、確認すると承認が完了されます。

メールにアクセス権を付与する方法は、個別のアカウントに特定の人が代理アクセスする必要がある場合や、「誰がメールを送信したのか」をはっきりさせたい場合にオススメです。例えば、休みの日に他メンバーにメールを返信してもらったり、社長のメールを秘書が確認して返せるようにしたりといった使い方がオススメです。

一方で、委任アカウントを増やし3人以上でのメール共有することも不可能ではありませんが、「対応済み・未対応」といった対応状況を管理する機能はないので、メールの量が多いチームには不便といえるでしょう。

また、代理で対応する際にはその都度画面を切り替える必要があるので、代理で３つ以上のメールアドレスに対応する必要がある人にとっても不向きでしょう。

方法3：複数アドレスの受信メールを1つの受信トレイに集約するなら「自動転送」

複数のメールアドレスに届くメールを、個人のメインアカウントでまとめて確認したい場合は、「自動転送」機能が便利です。

特定のアドレスに届いたメールを指定した別のアドレスに自動で転送するシンプルな機能で、アカウントをいちいち切り替えることなく、一つの受信トレイで全ての新着メールをチェックできます。

【設定方法】

1.右上の歯車マーク ＞「すべての設定を表示」をクリック 2.「メール転送と POP/IMAP」タブ ＞「転送先アドレスを追加」をクリック 3.メールを共有したい人のアドレスを入力し、「次へ」をクリック 4.「（入力したアドレス）をメールの転送先として設定します」と表示されるので、「続行」をクリック 5.3で入力したアドレス宛に、転送許可のための確認コードが記されたメールが自動送信されるので、その確認コードをコピー 6.Gmailの設定画面に戻り、「確認コード」欄に5でコピーした確認コードをペーストし、「確認」をクリック 7.「受信メールを （入力したアドレス）に転送して Gmail のメールを受信トレイに残す」にチェックをいれ、「変更を保存」をクリックして完了

ただし、複数のアカウントから自動転送されるメールが多くなると、どのアカウントからのメールなのか、整理が難しくなる場合があります。

また、すべての受信メールを自動転送する場合、転送先として指定できるのは1つのアカウントのみなので、共通のアドレスを持っていないチームや、メンバー内でログイン権限を細かく設定したい場合にはあまりオススメできません。

方法4：対応状況まで含めて、高度な共有管理をしたいなら「メール共有システム」

Gmailの標準機能だけでは難しい、チームでの高度なメール管理を実現したいなら、「メール共有システム」の利用が最適です。

メール共有システムは、support@のような共有アドレスの管理に特化した専門ツールで、「誰が」「どのメールに」「どこまで対応したか」をリアルタイムで可視化することに長けています。

Gmailと連携して利用できるサービスも多く、Gmailの利便性はそのままに、ステータス管理や担当者設定、メールごとのチャットといった、チーム対応を円滑にするための豊富な機能を備えています。対応件数が多く、質も求められる業務に最適です。

Gmail上でのメール共有をさらに便利にする機能

Gmail上で、共有メールアドレスに届くメールを、効率よく管理するための便利な機能を紹介します。

「ラベル」と「フィルタ」で受信トレイを自動整理

共有メールアドレスに届くメールと個人のメールが混在して分かりにくい場合は、「ラベル」と「フィルタ」機能を活用した自動整理がおすすめです。

例えば、「共有：問い合わせ」といったラベルを作成し、support@宛てのメールには自動でこのラベルが付くようにフィルタを設定します。さらに色分けをしておけば、受信トレイを見た瞬間にどのメールが共有アドレス宛てなのかを視覚的に判別でき、重要なメールの見落としを防止できます。

「マルチ受信トレイ」で複数アドレスを同時表示

個人のメールと共有メールアドレスのメールを同時に効率よくチェックしたいなら、「マルチ受信トレイ」機能が便利です。通常の受信トレイの横や下に、特定の検索条件（例：to:support@など）に合致するメールだけを表示する専用のセクションを追加できます。

マルチ受信トレイの活用で、アカウントを切り替えることなく、一つの画面で複数のメールボックスの状況を俯瞰できるようになります。個人のタスクとチームのタスクを同時に把握できるため、抜け漏れのない効率的なメール管理がしやすくなります。

「テンプレート（定型文）」で返信速度を向上

チームでのメール対応を効率化し、品質を均一化するには、「テンプレート（定型文）」機能の活用が不可欠です。毎回ゼロから文章を作成するのは非効率であり、担当者によって対応品質にばらつきが出てしまうリスクがあるからです。

よくある質問への回答や、定型の案内文をテンプレートとして登録しておけば、誰でも数クリックで質の高い返信メールを作成できます。

【設定方法】

1.Gmailの「設定」＞「すべての設定を表示」＞「詳細」タブを開きます。 2.テンプレートセクションで「有効にする」を選び、画面下の「変更を保存」をクリックします。 3.画面左上の「作成」をクリックし、新規メッセージのウィンドウを開きます。テンプレートにした「件名」と「本文」を入力したのち、画面右下の「その他」＞「テンプレート」＞「下書きをテンプレートとして保存」を選択して、保存します。 4.テンプレートを編集、使用する場合も、同様の手順でテンプレートメニューを表示し、作業を行います。

Gmailアカウント（ID・PW）の共有は絶対NG

Gmailを複数人で共有する際に、最も手軽に思えるのがアカウント情報の共有ですが、これは絶対に避けるべき方法です。その明確な理由を2つ解説します。

理由1：Googleのポリシー違反でアカウントがロックされる可能性があるから

GmailアカウントのIDとパスワードを共有する行為は、Googleの利用ポリシーに違反し、アカウントがロックされるリスクがあります。Googleのシステムは、一つのアカウントが複数の場所から同時にアクセスされると、第三者による不正アクセス（乗っ取り）と判断する場合があるからです。

アカウント保護のために本人確認が求められたり、最悪の場合はアカウントが一時的にロックされたりします。ビジネスで利用しているアカウントが突然使えなくなれば、業務に深刻な支障をきたすため、絶対にやめましょう。

理由2：情報漏洩などの重大なセキュリティリスクが高いから

アカウント情報の共有は、企業の機密情報や顧客情報を危険に晒すリスクの高い行為です。パスワードを知っているメンバーが多ければ多いほど、情報が外部に漏洩する可能性は高まります。

また、退職者がパスワードを悪用して不正にアクセスし、重要な情報を持ち出すといった内部不正のリスクも管理できません。誰がいつ、どのような操作をしたかの追跡も困難になるため、問題が発生した際の責任の所在も不明確になります。このように、安易なパスワード共有は、企業の信頼を根底から揺るがしかねないのです。

Gmail上でのメール共有によくある課題・注意点

ここでは、Gmailの共有設定後に直面しがちな3つの課題と注意点を解説します。

課題1：「誰が・どこまで対応したか」がわからない

Gmailのメール共有機能で最も大きな課題は、チームメンバーの「対応状況」がリアルタイムでわからないことです。Gmailの機能はあくまでメールを共有するだけで、その後のタスク管理までは想定されていません。

例えば、「Googleグループ」である程度の担当者割り当てはできても、誰かが対応中なのか、完了したのかといった細かなステータスは見えません。「誰かが対応するだろう」という思い込みによる対応漏れや、複数人が同時に返信してしまう二重対応といったミスが起こる可能性があります。

課題2：過去の対応履歴を探しにくい

Gmailでメールを個人管理している組織では、担当者不在時に過去の対応履歴を遡るのが困難です。メールは各メンバーの個人の受信箱や、Googleグループのトレイに時系列で蓄積されるだけで、特定顧客とのやり取りが一元管理されているわけではないからです。

例えば、急ぎでA社との過去のやり取りを確認したいと思っても、膨大なメールの中から検索で見つけ出すのは手間がかかります。これにより、代理での対応に時間がかかったり、過去の経緯を無視した返信をしてしまったりするリスクが高まります。

課題3：チームメンバーと気軽に相談できる機能はない

例えば、メールの返信内容について上司や同僚に相談・確認したい場合、Gmailだけでは難しいです。Gmailにはチャット機能がなく、相談が必要な場合はメールをするか、別のチャットで「〇〇様からのメールの件ですが…」と説明し直す必要があります。

ツール間の行き来は、コミュニケーションに無駄な手間と時間を生み出します。特にテレワーク環境下では、この非効率さがチーム全体の生産性を低下させる原因となりかねません。

チームでのGmail共有を安全に効率化する「yaritori」

Gmailの標準機能が抱える「対応漏れや二重返信」「ツール間の行き来」といった課題を根本的に解決するなら、メール共有システム「yaritori」がオススメです。

Gmailにはない「ステータス管理」と「チャット機能」で課題を解決

yaritoriは、Gmailの共有で発生しがちな「対応状況がわからない」という課題を根本から解決します。各メールに「未対応」「対応済み」といったステータスや担当者を設定できるため、チーム全員がリアルタイムで進捗を把握でき、対応漏れや二重返信を防ぎます。

さらに、Gmailにはないメールごとのチャット機能も搭載しています。別のツールを開くことなく、メール画面内で「この返信内容で問題ないですか？」といった相談が完結するため、情報が分散せず、コミュニケーションも効率化されます。

Gmailとボタン一つで連携、初期設定が1分で完了

メール共有システム「yaritori」なら、これまで解説したGoogleグループの設定や委任設定といった、Gmail側の複雑な手順が一切不要です。

yaritoriは、画面の指示に従ってボタンをクリックするだけで1分でGmailとの連携が完了します。専門知識がなくても、誰でも手軽に、Gmailの利便性を損なうことなく、高度で安全なチーム共有環境を構築できるのが大きなメリットです。

サービスの特徴や主要な機能などをまとめた資料を無料でお送りさせていただきますので、ぜひご活用ください。

まとめ｜目的に合わせて最適なGmail共有の方法を選ぼう

この記事では、Gmail上でメールを安全に共有するための方法について解説しました。

Gmail上でメールを共有するには、「Googleグループ」や「委任」といった、目的に応じて使える便利な機能が用意されています。これらの方法を正しく理解し、活用することで、個人のメール管理や小規模なチームでの情報共有を効率化可能です。アカウントのパスワード共有は絶対に避け、自社の利用シーンに合った安全な方法を選びましょう。

もし、チームでの本格的な問い合わせ管理に課題を感じている場合は、メール共有システム「yaritori」の導入をご検討ください。Gmailと簡単に連携し、対応状況の可視化や担当者の明確化といった、チーム特有の課題を解決する機能が豊富に備わっているからです。

この記事の内容を参考に、Gmail上でのメール共有を実践し、チーム全体の生産性を向上させましょう。