メール共有のやり方とは？Gmail・Outlookでの方法やメリットを紹介

メール共有とは、複数のユーザーが同じメールの内容を確認し共有することを指します。とくに、「support@」「sales@」などの連絡窓口を設けているカスタマーサポートやインサイドセールスなどの部門で必要です。

この記事では、業務内容・環境ごとにおすすめのメール共有の方法を紹介します。Gmail・Outlookなど普段使っているメールサービスごとの設定方法、仕組みやメリットまで解説しますので、メール共有のやり方にお悩みの方にオススメです。

なお、よくやりがちな「アカウント（ID・PW）の共有」は、メールサービスのポリシー違反や情報漏洩などに繋がるリスクがあるため注意してください！

メール共有とは、複数のユーザーが同じメールの内容を確認し共有することを指します。メールを複数人で共有できればスムーズな情報共有はもちろん、メール対応の効率化も見込めます。

とくに、「support@」「sales@」などの連絡窓口をもつカスタマーサポートやインサイドセールスなどの部門で、メール共有は必須です。

メールを共有する手段は様々で、一般的に用いられるのは以下の4つです。

①「CC」「転送」機能を使う
②「メーリングリスト（ML）」を作成する
③メールソフトに搭載されている共有機能を使う
④メール共有システムを利用する

それぞれ詳しく解説します。

メール共有の4つのやり方

前述した①〜④の手法について、具体的に紹介します。

メール共有において最も頻繁に用いられるのが、「CC」と「転送」を活用したやり方です。

CCとは、メール送信時に内容を共有したい第三者のメールアドレスを指定する機能のことです。各メールのCCにチームメンバーを加えることでメール共有が可能になります。

転送とは、特定のメールを共有したい第三者宛に送る機能のことです。メール転送先にチームメンバーのメールアドレスを入れれば、メール共有が可能です。

簡易的な情報共有であれば、CCと転送で十分に対応できるでしょう。しかし、メールアドレスの記載漏れで重要な情報共有ができなくなかった、といったトラブルも非常に多いです。

また、CCの追加やメール転送作業自体が負担になることも問題です。共有人数が多かったり、共有頻度が高かったりする場合は別の手法を検討すべきでしょう。

②「メーリングリスト（ML）」を作成する

メーリングリストとは、1つのメールアドレス宛に送信するだけで、あらかじめ登録された複数のメールアドレス宛に同じメールを一斉に送信できる仕組みのことです。

作成したメーリングリスト用のアドレスをCCに入れれば、複数人のメールアドレスを入力しなくても、あらかじめ登録されているメールアドレス宛に同じメールが送られます。

メールが各個人のメールボックスに送られるので見落としのリスクが低く、プロジェクト型の業務を進行する際に活用できます。

但し、メーリングリストに設定したメールメールアドレスからの返信はできません。また、大量に届く個人宛のメールのなかで、重要な情報が埋もれてしまう問題も起こりがちです。

③メールソフトに搭載されている共有機能を使う

Gmailの「Googleグループ」、Outlookの「共有メールボックス」など、メールソフトによってはメール共有ができるサービス・機能が搭載されています。メール共有機能までは無料で、それ以上の機能は有料アカウント限定のケースが多いです。

細かい機能はメールソフトによって異なりますが、Gmail・Outlookの場合、support@などの代表メールアドレスの作成から、同アドレスの複数人での管理・運用まで可能です。また、作成したメールアドレスからメール送信もできます。

「Googleグループ」「共有メールボックス」の設定方法は次の章で解説します。

④メール共有システムを利用する

メール共有システムとは、メールアドレスを複数人で共有することに特化したサービスです。カスタマーサポートの問い合わせ対応やECサイトでの注文受付など、さまざまなケースにおける複数人でのメール対応を効率化できます。

GmailやOutlookなどのメールソフトでは、「対応状況がわからない」といった問題が発生しがちですが、メール共有システムは、未対応・対応中などの細かな対応ステータスが管理でき、メール担当者の設定や、社内向けのコミュニケーション・チャット機能なども充実しています。

1日20件以上のメール対応が発生しているなど、メール対応の量が多いお客さまにはメール共有システムの導入をオススメします。

メール共有をGmail ・Outlookで設定する方法

利用者数が圧倒的に多いメールソフトであるGmailとOutlookはどちらもメール共有のための機能が用意されています。それぞれの設定方法をご紹介します。

Gmail：Googleグループの設定方法

「Googleグループ」は、複数人のユーザーを1つのグループアカウント（メールアドレス）としてまとめ、グループ内のコミュニケーションや情報共有をスムーズに行えるサービスです。

メーリングリストとして使用したり、スプレッドシートなどの共有権限をグループ宛にまとめて付与することなどができます。あらかじめ設定したグループアドレスを送信元としてメールを送ることも可能です。

さらに「共同トレイ」機能をオンにすれば、返信担当者や対応ステータス管理も可能です。情報共有が上手くいかず返信が遅れたり、同じお客さまへ重複した返信をしてしまったりするリスクを下げられます。

Googleグループの設定方法

1. Googleグループのサイト（https://groups.google.com/ ）にアクセスし、画面左上にある「+グループを作成」をクリック
2. グループ名、メールアドレス、グループの説明を入力し、「次へ」をクリック
3. 各プライバシー設定を選択し、「次へ」をクリック
4. 画面上に直接メンバーとなる人の個別アカウントを入力し、「グループを作成」をクリック
5. メンバーを追加で招待する場合は、「メンバーを管理」から参加メンバーを招待

グループアドレスを送信元とする設定方法

• Googleグループにログインし、作成済みのグループの名前をクリック
• ページ左側で [グループ設定] 次に [全般] をクリック
• [投稿できるユーザー] で [ウェブ上のすべてのユーザー] を選択
• Gmailにログイン
• 右上の[設定]で [すべての設定を表示] をクリック
• [アカウントとインポート] タブまたは [アカウント] タブをクリック
• [名前] で、[他のメール アドレスを追加] をクリックし、メールの送信に使用する名前とアドレスを入力
• [次のステップ] 次へ [確認メールの送信] をクリックし、[アカウントを追加] をクリック
• 追加したアカウントにログイン
• Gmail から受信した確認メールを開く
• 記載されているリンクをクリック
• 上記工程完了後、メール作成時の「差出人」にて「グループアカウント」が選べるようになる

Outlook：共有メールボックスの設定方法

「共有メールボックス」とは、複数のユーザーがアクセスできるメールボックスのことです。主に組織やチーム内で情報共有を行うために使用されます。

複数のメンバーが同じメールアドレスにアクセスし、受信したメールを確認したり、送信したりできます。CCやメール転送をしなくても、権限があれば全員が同じメールを見られるため、チーム内でのコミュニケーションや情報共有が円滑になり、業務効率改善が見込めます。

Office365を既に利用している場合、無料で利用可能です。

設定方法

• 「このメールボックスにメンバーを追加する」から、メールアドレスを管理するメンバーを追加します。
• 管理者アカウントで、管理センターにアクセスし、「チームとグループ」から共有メールボックスページに移動します。
• 共有メールボックスページで、「＋ 共有メールボックスを追加」を選択し、 共有メールボックスの名前を入力し、「変更を保存」を選択します。

メール共有の3つのメリット

そもそも、なぜメール共有を利用するべきなのか。具体的なメリットについて紹介します。

（1）メール対応の属人化の防止

個人のメールアドレスで問い合わせメールの対応をしている場合、メールの対応履歴や対応状況が担当者にしかわからなくなってしまいます。そのため「担当者が不在になるとメール対応ができない」「引き継ぎが大変」といった問題が発生します。

メールアドレスを共有することで、担当者が休みのときでも、他のメンバーがメール対応をすることが可能になり、メール対応の属人化を防げます。

（2）業務の効率化・対応スピードの向上

個人のメールアドレスでメール対応をしている場合、一人での対応となるため、他の業務をしている場合などにメールの返信が遅くなってしまうことがあります。

メールアドレスを共有することで、手の空いた人や気づいた人がメール対応をする運用が可能になるので、メール対応スピードの向上ができます。

（3）お客さま満足度の向上

当社が実施した「ビジネスメール調査2025」では、メールの返信が3時間以内にないと遅く感じる人は19.8%という調査結果がでました。メールの返信が遅いと、クレームや失注などのリスクが高くなるといえます。

メールアドレスを複数人で共有する形にし、メールの対応時間を早くすることで、お客さま満足度の向上が期待できます。

メール共有で注意すべき3つのポイント

メールの共有は多くのメリットがある反面、うまく活用しないとトラブルが発生するリスクもあります。注意点について確認しておきましょう。

対応ステータスや担当者が曖昧になる

メール共有により、「対応が終わっているのかわからない」「誰が対応しているかわからない」など、対応ステータスや担当者が曖昧になるケースが考えられます。

その結果、メールの返信が遅れる、二重対応してしまうなどのトラブルが想定されます。メール共有を組織として行う場合には、事前に「対応ルール」を確定しておくことをオススメします。

重要なメールが埋もれてしまう

重要度や関連度の低いCCのメールがたくさん送られてくると、メールボックスがすぐに埋まってしまいます。結果、本来対応すべき大事なメール（自分宛のメールなど）を見落としてしまうリスクが高まります。その結果、返信漏れや返信遅れが起こる可能性があります。

セキュリティに問題が起こる

一つのメールを複数メンバーで共有する場合、運用方法や使用するソフトによっては誰がいつどこからログインしているかなどの管理が難しくなります。実務上、パスワードを頻繁に変更することは難しく、退職者が不正にメールサービスにアクセスするリスクも考えられます。

とくに特定アカウントのIDとPWを共有するやり方はセキュリティの観点から絶対におすすめできません。誰がいつどこからログインしているかなどの管理が難しくなります。業務そのものに重大な支障をきたす可能性があるので、すぐに運用方法を変えることを検討した方がいいでしょう。

メールアドレスを複数人で共有するなら「yaritori」がおすすめ

メールアドレスを複数人で共有するなら、「yaritori（ヤリトリ）」がオススメです。

「yaritori」なら大量の問い合わせにも対応できる

「yaritori」は、複数人でのメール対応を効率化するクラウド型のメール共有システムです。Googleグループ「共同トレイ」やOutlook「共有メールボックス」では足りない、問い合わせ対応を効率化するための豊富な機能が備わっています。

複数のアドレスの一元管理、メールごとに社内メンバー向けのチャット機能、担当者の自動設定やテンプレート機能はもちろん、LINEやビジネスチャットツールとの連携などが可能です。

Outlook・Gmailとワンクリックで同期できる

Outlook・Gmailともワンクリックで送受信を同期することが可能です。グループメールのメンバーにyaritoriから発行されるメールアドレスを追加するだけでグループメールを管理することもできます。

基本設定は1分で完了しますので、トライアルもすぐに始めることが可能です。サービス概要・導入事例などがわかる資料をお送りしますので、お気軽に資料請求をしてください。

まとめ｜自社の状況にあったメール共有の方法を選ぼう

メール共有に関しては、各社のメールサービスの機能や「CC」「転送」などの頻繁に用いられる手法まで多数存在しています。それぞれに特徴やメリット・デメリットなどがあるため、状況に合わせた利用を推奨します。

メール共有の際には「ステータス・担当者管理」「既読・未読管理」などで問題が発生するケースも非常に多いです。

既に、「1日20件以上メール対応している」「担当者が2名以上いる」などメール対応が複雑な場合にはメール共有システムの導入がオススメです。

yaritoriは初期費用・最低契約期間なしですぐにご利用いただけるので、ぜひご検討してみてください。