メール共有とは？メール共有のメリットを紹介

代表アドレスの管理や、カスタマーサポートの問い合わせ対応など、メールアドレスを複数人で共有・管理したいと考えている方は多いのではないでしょうか。

本記事では、メール共有の概要からメリットをご紹介した上で、GmailやOutlookを活用したメール共有のやり方をご紹介いたします。

info@やsupport@などの共有アドレスを部署や問い合わせ内容毎に設定し、複数人で管理されている方にオススメです。

メール共有とは、info@やsupport@など複数人で管理しているメールアドレスを共有・管理し、メールの送受信が出来る仕組みです。

設定したメールアドレス宛に届くメールを管理するメンバーを任意に設定することができ、それぞれ個人のメールスペースからメールの送受信ができるようになります。これにより、メール管理の手間や、二重対応・対応漏れなどの事故を防ぐことが可能になります。

メールサービスごとにやり方や特徴は異なるものの、基本的にはすべてのメールサービスでメール共有の設定をすることが可能です。本記事では、特にGmailとOutlookを用いたメール共有の設定手順についてご紹介します。

▼関連記事▼複数人でのメール対応業務には、メール共有システムがおすすめです。メール共有システムの詳細は、
「【徹底解説】メール共有システムとは？メリットと活用事例を紹介」をご覧ください。

メール共有のメリット

まず、メール共有をすることのメリットからみていきましょう。

メール共有をすることで、support@やinfo@など複数人で共有・管理で発生する「メール対応の事故を軽減」「メール対応業務の負担軽減」「メール対応の質向上」「テレワークを導入しやすくなる」を実現できるようになります。それぞれみていきましょう。

メール対応の事故を軽減

複数人でメールアドレスの共有をするさいに発生しがちなのが、「誰が対応すべきかわからない」「対応状況がわからない」となり、対応漏れや対応遅れが起きることです。
メール共有の設定をすることで、誰でも共有アドレスからの送受信が可能になるので、対応漏れや対応遅れなどのメール対応の事故を軽減することが可能です。

メール対応業務の負担軽減

次、メール共有をするさいに誰がどれのメールに対応すべきかなどのコミュニケーションや、共有アドレスを管理しているメールツールへの切り替えなど、メール担当者の負担は大きくなってしまいます。
メール共有の設定をすることで、コミュニケーションやツール切り替えの手間などがなくなるため、メール対応業務の負担を軽減することができます。

メール対応の質が向上する

さらに、メール共有をすることで、全メンバーの対応内容が可視化され、チームのメール対応品質の向上が期待出来ます。先輩社員が新人メンバーのメールを確認し間違いやミスを指摘したり、新人メンバーが先輩社員のメール内容を参照することで、スキルアップにも繋がります。

テレワーク（リモートワーク）を導入しやすくなる

メール共有をしていれば、逐一メンバーに確認しなくても、メールの対応状況を可視化することができます。
メールの対応状況がリアルタイムに可視化されるので、テレワークを導入しても業務を円滑に進めることが可能です。

▼関連記事▼テレワークでのコミュニケーションに課題を感じている方は、
「テレワークのコミュニケーション課題を解決する方法とは？」もご覧ください。

メール共有の設定方法 – Gmail・Outlook 

それでは、GmailとOutlookそれぞれで、メール共有をどのように設定することができるのか？具体的な手順をご紹介いたします。
それぞれ、現在利用しているメールソフトごとにご確認ください。

Gmailのメール共有設定方法

Gmailでメール共有をする方法は「メールの委任を設定する」「共同トレイを使用してメールアドレスを共有する」2つの方法があります。ここでは、メールの委任を設定する方法についてご紹介します。

【メール共有設定の手順】

1. Gmail画面を開く
2. 画面右上にある歯車マークをクリックして「すべての設定を表示」を選択する。
3. 設定画面を開いたら「アカウントとインポート」タブに切り替える
4. 「アカウントへのアクセスを許可」欄で「別のアカウントを追加」をクリック
5. 「アカウントへのアクセスを許可する」画面が開いたら、共有したい相手のメールアドレスを入力し「次のステップ」をクリック
6. 「よろしいですか？」と確認画面が表示されたら、「メールを送信してアクセスを許可」をクリック
7. 共有相手のメールアドレスにメールが届く
8. 相手側がメールに記載されているURLリンクをクリックすればメール共有が完了

※2021年5月12日時点

▼関連記事▼Gmailのメール共有についての詳細は、
「Gmailを共有するオススメの方法！複数人でのメール共有をかんたんに実現 | メール共有システムyaritori（ヤリトリ）」を参照下さい

Outlookのメール共有設定方法

Outlookでは、「共有メールボックス」という機能を活用することで、複数人での共有アドレスでの送受信が可能になります。開封状況についてもメンバー間で共有することが出来ます。

ここでは、Outlook2016でどのように設定することができるかご紹介します。バージョンによって、若干手順が異なるのでご注意ください

メール共有設定の手順

1. 管理者アカウントでサインインします。
   ※”このページへのアクセス許可がないため、この操作を実行できません” というメッセージが表示される場合、そのユーザーは管理者ではありません。
2. 管理センターで、「チームとグループ」から共有メールボックページに移動します。
3. 共有メールボックスページで、「＋ 共有メールボックスを追加」を選択し、共有メールボックスの名前を入力します。必要に応じて編集できます。
4. 「変更を保存」を選択。
5. 「このメールボックスにメンバーを追加する」を選択します。メンバーは、この共有メールボックスへの受信メールと返信内容を表示できるようになります。
6. 「＋メンバーの追加」ボタンを選択します。この共有メールボックスを使用するユーザーの横にチェックマークを付けて、「保存」を選択します。

▼関連記事▼ outlookのメール共有についてさらに詳しく知りたい方は
「outlookでメール共有する方法を解説！メール対応の効率化をかんたんに実現」をご参照下さい

いかがだったでしょうか？メール共有を設定する具体的なやり方についてそれぞれみてきました。

但し、これらの通常のメールサービスで設定する”メール共有”では、「対応状況がわかりずらい」「送信者を特定できない」など機能的な制限があることも事実です。
そこで、「1日20件以上のメールがくる」「担当者が2名以上いる」などメール対応が複雑なお客さまには専用のツール・メール共有システムの導入を検討することがオススメです。

メール共有を楽にするならメール共有システム「yaritori」

「yaritori」とは、複数人でのメール対応を効率化するクラウド型のメール共有システムです。メール対応状況の可視化、メールごとのチャット機能、複数アドレスの一括管理など便利な機能が備わっています。

1ユーザー1980円（初期費用・最低契約期間なし）から利用できるので、気になる方はまずは資料請求をしてください。

「yaritori」資料ダウンロード

それでは、具体的にどのようなことができるのか、詳しく解説します。

対応状況の可視化

メールを「未対応・対応済み」といったステータスで表示し、チーム内のメール対応状況を可視化します。未対応のメールがあってもひと目で把握でき、対応漏れの心配もありません。
メールの担当者や既読の有無まで細かく表示され、誰がどのメールを対応しているのか・確認しているのかまで瞬時に把握可能です。対応状況における業務連絡と、それらによって発生する手間を削減してくれます。

社内コミュニケーションはメールごとのチャット

yaritoriはメールごとにメンバーとチャットできる機能が備わっています。外部チャットやメールで質問する手間を省き、社内コミュニケーションを円滑化します。お客さま情報に関する自分用のメモとしても活用可能です。

メール共有システムについてさらに詳しく知りたい方は、
「【徹底解説】メール共有システムとは？メリットと活用事例を紹介」をご覧ください。

まとめ｜より快適な業務を目指して

いかがだったでしょうか？
メール共有について詳しく見てきましたが、結論、メール共有には専用のサービスがオススメです。yaritoriは1ユーザー1980円～すぐに利用できるので、ぜひご検討してみてください。

メール共有システムには、サービスごとにさまざまな特徴があります。さらに詳しく知りたい方は、
「【最新版】メール共有システム10選比較！選定ポイントや活用事例も紹介」をご覧ください。

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