【2021年最新版】メール共有システム8選を徹底比較!選定ポイントや事例も紹介

メール共有システムは、チームでの問い合わせメール対応を効率化するシステムです。メールの対応状況を可視化することで、メール対応におけるケアレスミスを防止できるほか、複数人でかんたんにメール管理ができるようになるので、本来のコア業務に集中することができるようになります。

しかし、闇雲にツールを導入してしまうと、必要な機能がなかったり、かえって運用工数がかかってしまったりと、本来望んでいた結果を得られないリスクもあります。

そこでこの記事では、メール共有システム選びで失敗しないために、国内の主要メール共有システムを特徴・機能・価格の3つの観点で比較・まとめさせていただいております。メール共有システムはサービスごとに特徴があるので、最も自社に適したサービスをご選択いただく一助になると幸いです。


メール共有システム「yaritori」は、1ユーザー980円から利用でき、多くの企業さまに「使いやすさ」で選ばれているメール共有システムです。
サービス概要・導入事例などがわかる資料をお送りしますので、お気軽に資料請求をしてください。



メール共有システムとは

メール共有システムは、チームでの問い合わせメール対応を効率化するシステムです。メールの対応状況を可視化し、社内メンバー向けにコメントをつける機能などがついているため、メール対応におけるケアレスミスを防止し、複数人でかんたんにメール対応ができるようになります。

主な便利機能:

  • 対応ステータスの管理(未対応・対応済み・返信担当者など)
  • メールごとのコメント機能
  • 複数アドレスの一括管理

お客さま対応窓口やカスタマーサポートをはじめ、営業やカスタマーサクセスなどさまざまな業種で利用されています。また、EC/通販ショップからIT企業まで業界も問わず幅広く使われてるサービスです。

メール共有システムは、電話やSNSなどさまざまなチャネルを一元管理できるサービスやレポート機能も備わっているため、「問い合わせ管理システム」としても活用できます。

メール共有システムを導入する3つのメリット

では、「メール共有システム」を導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。
具体的にみていきましょう。

1. メール処理のトラブル防止

まずは、多くのメールに事故なく対応できるようになるということです。

一日20件を超えるようなたくさんの問い合わせメールを受信している場合、一人でメール対応をしていては、返信が遅くなってしまうといった問題や、担当者でないとメールの対応状況がわからないといった問題が発生してしまいます。

そこで担当者を複数名にすると、他の担当者が返信していたメールに重ねて返信してしまう、返信したと思っていたが返信できていなかったといった問題が発生してしまいます。

メール共有システムを導入することで、メールアカウント(代表的なものはcontact@・support@などの共有メールアカウント)を複数名で管理し、効率よく対応するといったことができるようになります。誰がどのメールに対応しているか、対応中かがわかるのでトラブルを未然に防ぐことができます。

2. 労働時間の短縮によるコスト削減・社員満足度の向上

たくさんのメールに効率的に対応できるようになると「労働時間の短縮」が実現できます。

あるメール共有システムを導入した結果、1週間の一人当たり労働時間が6時間削減できたという調査もあるようです。労働時間の削減は、残業時間やアルバイト人員の削減などコスト面でもメリットがあります。

社員にとっては、非効率な業務から解放され本来注力すべきコア業務に集中することが可能になります。より創造的な仕事に取り組むことができるということにつながるので、社員満足度の向上や離職率の改善という効果も期待できるでしょう。

3. お客さま満足度の向上

効率的なメール対応を実現できるので「クレームの減少」「お客さま満足度の向上」といった効果もあります。

テンプレート機能や対応方針を相談するためのチャット機能などが備わっているため、スピーディーなメール対応を実現することができます。さらに、お客さまに対して過去どのように対応したかを確認する機能もあるため、質の高いお客さま対応ができるようになります。

迅速で質の高いメール対応により、お客さまの満足度が向上することも期待され、ECショップでは口コミ評価につながる効果も期待されるでしょう。


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メール共有システムについてもっと知りたい方は別記事「【徹底解説】メール共有システムとは?メリットや機能、活用事例を紹介」も合わせてご覧ください。


メール共有システムは「機能」「価格」「使いやすさ」で選ぼう

それでは、具体的にどのようにメール共有システムを選ぶべきか、ポイントをご紹介します。

▼選定ポイント

  • 機能|対応チャネル・受注管理システムの連携有無
  • 価格|初期費用/月額利用料・お試し期間の有無
  • 使いやすさ|画面デザイン・操作性

機能|対応チャネル・受注管理システムの連携有無

まず、自社の業務に必要な機能がサービスに揃っているかどうかを確認しましょう。

メールを複数人で共有・管理するために必要な「対応ステータスの表示」「二重対応防止」は標準的に備わっていますが、LINEなどの問い合わせチャネルに対応しているかや、受注管理システムとの連携有無などはサービスによって異なります。

【対応チャネル】
お客さまからの問い合わせがメールだけでなく、電話、チャット、LINEなどのSNSからも来る場合、それらのチャネルに対応したシステムが必要です。

【受注管理システムとの連携】
ECや通販サイトを運営している場合、受注管理システムを利用している方も多いと思います。受注管理システムと連携させることで、お問い合わせメールにお客様情報(注文した商品など)をワンクリックで表示させることが可能です。

機能は「本当にその機能は必要か?」という視点で各社サービスを検討することも重要です。多機能なサービスは高額になってしまう傾向があり、実際にサービスを利用する担当者にとっては邪魔なだけとなってしまうので注意しましょう。

価格|初期費用/月額利用料・お試し期間の有無

次に、導入するにあたってのコストを確認します。

全てのコストを確認したうえで、自社のご予算と照らし合わせ、十分な費用対効果がでるかを検討します。

【初期費用/月額利用料】
サービスごとに料金プランが異なるので、現状の業務フローにおけるユーザー数やメールアカウント数などの条件を確認します。メールの保存容量などでオプションや料金プランが変わってくるので、自社の利用状況に合わせた料金プランを検討することが必要です。
また、初期費用や最低利用期間も忘れずに確認するようにしましょう。

【お試し期間】
メール共有システムは日常的に使うサービスのため、本契約をする前に実際にお試しすることをオススメします。お試し期間の有無についてはかならず確認するようにしましょう。

他にも、サービスを習熟するのにかかる期間や手間、導入までにどれくらいの期間がかかるのかもコストとして検討するようにしましょう。料金と違ってこうしたコストは目にみえないですが、料金以上に重要なポイントです。

使いやすさ|画面デザイン・操作性

最後に、検討しているサービスが「使いやすい」かを確認しましょう。

メール共有システムは、お客さま対応をしている派遣社員やアルバイトの方など、さまざまな立場の人が毎日使うことになるサービスです。担当者によって、ITリテラシーも異なるため「使いやすいか」どうかはとても重要な検討ポイントです。

【画面デザイン】
まず、パッとみたときに、迷わず使えそうな画面デザインかを確認しましょう。メール共有システムには、ステータス管理や担当者の設定など、通常のメールサービスにはない機能があります。担当者がサービスをみたときに、何をすべきかわかりやすいかどうかを確認しましょう。

【操作性】
毎日に使うサービスのため、操作性も重要です。かんたんにメール返信ができそうか、サクサク動くかどうかを確認しましょう。

メール共有システム8選の徹底比較!

お待たせしました!
それでは、国内で提供されている代表的なメール共有システム7社を紹介します。

yaritori (ヤリトリ) |Onebox株式会社

Onebox株式会社が提供する「yaritori(ヤリトリ)」は、はじめて「メール共有システム」を導入する企業におすすめです。

「yaritori」は、国内最安値水準 月額980円(1ユーザー)で利用でき「使いやすさ」で選ばれているメール共有システムです。複数人でのメール対応を効率化するための機能はもちろん、社内メンバーとの情報共有をかんたんにするコラボレーション機能も多く実装されていることが特徴です。

【サービスの特徴】
・国内最安値水準 月額980円〜(1ユーザー)から利用可能
・「使いやすさ」でお客さまから高評価
・①かんたん導入 ②シンプルな画面 ③強力な機能 の3つの特徴

【機能】
・メール・電話メモに対応
・モバイル対応
・メールのステータス管理・担当者の設定機能はもちろん、チャット機能など特徴的な機能多数
・Slackとの連携 など

【価格】
・初期費用:0円
・月額利用料:1ユーザー980円〜
・最低契約期間:なし
・お試し期間:14日間無料

サービスイメージ

yaritoriは使いやすさでお客さまから高評価を得ています。
14日間の無料お試しもできるため、実際に使ってみたうえで判断できるのが嬉しいポイントです。

メールディーラー(Mail Dealer)| 株式会社ラクス

出所:メールディーラー公式Webサイト

メールディーラーは、中小企業向けクラウドサービスを提供する株式会社ラクスが提供しているシステムです。2002年にサービスを開始し、6,000社超に利用されています。

【サービスの特徴】
連携している受注管理システムも多く、機能も豊富なサービスです。
そのため、複数ECモールに出店しているなど、比較的売り上げ規模の大きなECショップさまにオススメのツールといえます。お客さまごとに専属のサポートがつくなど充実したサポートも得られるため、自社の業務内容に沿った運用設定が柔軟にできます。

【機能】
・メール・LINE・電話窓口・WEB接客チャットに対応
・スマホ対応あり
・ステータス管理や対応履歴、メールに承認フローを組み込めるなど多彩な機能
・楽天あんしんメルアドや受注・在庫管理システムなどの外部ツールとの連携も多く、API連携も利用可能

【価格】 ※「共用サービスクラウドプラン」の場合
・初期費用:50,000円
・月額料金:20,000円(保存メール数〜10,000通・10ユーザーの場合)
・最低契約期間:3ヶ月
・お試し:サービス画面がみれる無料トライアルあり

メールワイズ(Mailwise)|サイボウズ株式会社

出所:メールワイズ公式HP

メールワイズは、クラウドベースのグループウェアや業務改善サービスを提供する「サイボウズ株式会社」さまが提供しているサービスです。もともとはサイボウズさま自社用として開発していたシステムを、外部にも販売する形で、2000年からサービス提供を開始しています。他サービスと比べても、最も古くから提供されているシステムで、業界・業種を問わず7,500社以上の企業に導入されています。

【サービスの特徴】
メールワイズの最大の特徴は、1ユーザー月額500円〜という価格で利用できる点です。
また、グループウェアの大手であるサイボウズさまが提供されているシステムのため、kintoneなど他サイボウズさまで提供されている製品と併せての利用が可能です。そのため、既にサイボウズさまの他製品を利用されているというお客さまや、メール共有システムを試しに導入してみたいというお客さまにおすすめのシステムといえるかと思います!

【機能】
・メール・電話に対応
・スマートフォンアプリあり
・ステータス機能やコメント機能などの汎用的な機能に加えて、メール一斉送信など特徴な機能もあり
・サイボウズ社が提供している「kintone」との連携が可能

【価格】 ※「スタンダードコース」の場合
・初期費用:0円
・月額料金:500円/1ユーザー(登録できるメールアカウント10個 利用人数は2人から)
・最低契約期間:1ヶ月
・お試し:30日間無料お試しあり

リレーション(Re:lation)|株式会社インゲージ

出所:Re:lation公式HP

Re:lationは、 メール、LINE、Twitter、チャット、電話対応の記録など、様々な形でのお問い合わせを一括管理”することが可能で、導入社数は2,200社を超えているサービスです。

【サービスの特徴】
メール管理、顧客管理、情報共有、オペレータ教育、分析・改善までワンストップで行えるのが特徴。SNS(twitter・LINEなど)などのマルチチャネルや受注管理システムをはじめとするさまざまな外部システムと連携しています。比較的売上規模が大きく、メールだけでなく、twitterやLINEなども問い合わせチャネルとして活用している企業にオススメのツールです。

【機能】
・メール・電話・twitter・LINE・チャットなどの複数チャネルに対応
・スマートフォンアプリあり
ステータス管理や二重返信防止はもちろん、担当者の振り分けや対応漏れアラートなど豊富な機能
・SlackやChatworkへの通知にも対応

【価格】 ※「スタンダードコース」の場合
・初期費用:50,000円
・月額料金:29,800円(受信箱11個・10名 など)
・最低契約期間: HP情報からは不明
・お試し:20日間無料お試しあり

WEBCAS mailcenter|株式会社エイジア

出所:WEBCAS公式HP

「WEBCAS mailcenter」は、1995年に創業の「株式会社エイジア 」さまが提供しているサービスです。「メール配信システム」や「顧客管理システム」などがあるマーケティングコミュニケーションシステム「WEBCAS」シリーズのひとつとして展開されていて、「WEBCAS」シリーズは4,000社以上に導入されています。

【サービスの特徴】
「WEBCAS」シリーズの顧客管理システムとの連携など、既に「WEBCAS」シリーズをお使いのお客さまが導入を検討されるさいにはオススメといえそうです!

【機能】
・メールの共有・管理に特化
・モバイル対応なし
・対応漏れや二重返信防止など標準的な機能はすべて備わっています
・「返信機能」「内部連絡機能」として、承認機能や連絡事項を共有できる機能もあります

【価格】 ※「クラウドサービスASP型 スタンダードプラン」の場合
・初期費用:30,000円
・月額料金:19,000円(メール保存数〜10,000 など)
・最低契約期間: 1ヶ月
・お試し:無料トライアル環境(デモ環境)あり。有効期間は翌月末まで

mi-Mail(エムアイ・メール)|未創システム株式会社

出所:mi-Mail公式HP

「mi-Mail」は、2004年に創業の「未創システム株式会社 」さまが提供しているサービスです。さまざまなシステム開発を提供している企業さまならではの、大企業でも安心して導入できるシステムです。

【サービスの特徴】
エムアイ・メールは、業界最大クラス300万件のメール保存数を実現しており、バックアップ体制や自社内サーバーで運用するオンプレミス型への対応も可能です。そのため、大規模コールセンターなど高頻度でのサービス利用や、高いセキュリティ要件などを満たす必要がある企業におすすめです。

【機能】
・メール・電話に対応
・モバイル対応なし
・標準的な機能に加えて、メール一斉配信やFAQ機能などさまざまな高性能機能をそなえています

【価格】 ※「スタンダードプラン」の場合
・初期費用:24,800円
・月額料金:9,800円(最大5アカウントまで など)
・最低契約期間: 6ヶ月
・お試し:20日間無料お試し

問いマネ|クロスセル株式会社

「問いマネ」は、1999年創業の「クロスセル株式会社」さまが提供しているサービスです。

【サービスの特徴】
2005年にリリースされたメール共有・管理に特化したサービスです。月額2,840円(税抜)とう低価格で選ばれており、2,510社の導入実績があります。利用者の半数以上がネット通販企業です

【機能】
・メールの共有・管理に特化
・モバイル対応なし
・標準的な機能はもちろん、メールフォームを設置できる機能がついています

【価格】 ※「スタンダードサーバープラン」の場合
・初期費用:10,000円
・月額料金:2,840円 (容量1GB など)
・最低契約期間: 6ヶ月月
・お試し:7日間無料お試しあり

Grp Mail(グループメール) by キー・ポイント株式会社

「Grp Mail」は、1997年創業の「キー・ポイント株式会社」さまが提供しているサービスです。

【サービスの特徴】
メール共有・管理に特化したサービスです。月額2,200円(税込み)から利用可能で、情報漏洩やメール誤送信の対策が可能です。

【機能】
・メールの共有・管理に特化
・モバイル対応なし
・新人権限・送信前二重チェックなど

【価格】 ※「ベーシックプラン」の場合
・初期費用:22,000円
・月額料金:2,220円(5ユーザー・1アドレス)
・最低契約期間: 1年間
・お試し:詳細要確認

部署別に解説!メール共有システムの活用事例3選

最後に、代表的な活用事例として、①営業(セールス)②カスタマーサポート ③カスタマーサクセスの3つをご紹介させていただきます。

営業(セールス)

営業部署では、見積りや請求書の発行など、定型的な業務がありますよね。そうした業務を営業支援やサポートスタッフにお手伝いいただいているケースでも「メール共有システム」は有効です。

「xxx社のOOさんからきているこのメールに返信する形で請求書を送っておいてください」といったような依頼をチャットやアサイン機能を活用することでかんたんにできるようになるので、進捗の確認やコミュニケーションがかんたんにできるようになります。

また、「メール共有システム」は、プロジェクト型で業務を行う営業の方にも有効です。プロジェクトメンバー全員で「メール共有システム」を使うようにすれば、お客さまからの連絡を、社内メンバーや社外の協力機関にスムーズに共有や相談ができるようになります。

カスタマーサポート

カスタマーサポートでは、「よくある質問」に対して都度回答を作成していては、業務効率が落ちるだけでなく、担当者による対応のばらつきが発生してしまいます。そこで、「メール共有システム」のテンプレート機能や予約語機能を活用することで、会社名・お客さまの名前などを自動で挿入したうえで、定型文を作成できるようになります。お客さま対応を効率的に行うだけでなく、お客さま対応の質もあげることができるのがポイントです。

また、ECショップや通販サイトで利用する場合では、受注管理システムと連携することで、どの注文情報に基づくお問い合わせなのかや、過去どのような商品を購入したことがあるお客さんなのかといった情報もメール共有システムの画面で管理できるようになります。


▼関連記事
カスタマーサポートで使えるツールについてもっと知りたい方は別記事「カスタマーサポートツールとは?業務改善におすすめのツール5選を紹介」も合わせてご覧ください。


カスタマーサクセス

カスタマーサクセスでは、販売した製品・プロダクトの価値をお客さまにしっかりと届けることが重要です。そのため、バグに関する問い合わせは、カスタマーサクセス全体で共有したうえで、しっかりとエンジニアチームまで共有する必要があります。
「メール共有システム」を活用することで、お客さまからの連絡内容に対して「バグに関するクレーム」などといったラベルを付与し一元管理することが可能になります。


▼関連記事
カスタマーサクセスで使えるツールについてもっと知りたい方は別記事「カスタマーサクセスツール10選!顧客ステージ別に選び方も解説」も合わせてご覧ください。


おすすめのメール共有システム徹底比較!8選まとめ

いかがだったでしょうか?
今回は、国内でメール共有システムを提供している主要7社のサービスをご紹介させていただきました。メール共有システムはサービスごとに特徴があるため、自社での活用イメージを明確にしていただき、最も自社に適したサービスをご検討いただくことが重要です。

yaritoriは、多くのお客さまに「使いやすさ」で選ばれているメール共有システムです。14日間無料でお試しできますので、是非、この機会にお試しいただけると幸いです。

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