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Gmailでのメーリングリスト作成はGoogleグループで!複数人での情報共有を効率化!

複数人で業務をしていて「個別にメールを送るのは面倒くさい」「一斉にメールを送りたい」といった悩みをお持ちではないでしょうか。

そんなときにはメーリングリストが便利です。Gmailでメーリングリストを作成するには、Googleグループを活用するのが一般的です。

この記事では、Googleグループを活用してメーリングリストを利用する方法をご紹介します。Googleグループの作成方法から詳細な使い方まで記載しているので、現在Gmailをご利用中で、メーリングリストを活用したい方は是非ご覧ください。

「yaritori」は、1ユーザー980円から利用できるメール共有システムです。メールアドレスを複数人で共有することができるので、メーリングリストでの情報共有よりかんたんにメール対応を効率化することが可能です。サービス概要・導入事例などがわかる資料を無料でお送りしますので、お気軽に資料請求をしてください。


▼関連記事 Gmailでのメール共有について確認したい方は、「Gmailを共有するオススメの方法!複数人での共有をかんたんに実現」をご覧ください。


メーリングリストとは

メーリングリストとは、任意のメンバーに対して、一斉にメールを送信出来る仕組みです。

部署やチームごとにメーリングリストを作成しておけば、1人ずつ送信先を選ばなくても、特定のメーリングリストに送ることで、メンバー全員にメールを送ることが出来ます。

Gmailでメーリングリストを作成する場合は、Googleグループを使用します。次項ではGoogleグループの作成方法についてご紹介いたします。


▼関連記事
便利なGoogleグループ共同トレイ機能については「Googleグループ共同トレイが便利!メール共有問題」を解決をご覧下さい。


Gmailのメーリングリスト作成はGoogleグループを使う

GmailではGoogleグループを活用してメーリングリストを作成することができます。具体的にみていきましょう。

Googleグループにログイン

まずは、Googleグループにログインします。Googleグループを使用するにはGoogleアカウントを作成する必要があるので、ご留意ください。

  1. Googleグループのページを開く
  2. 使用するアカウントを選択する
  3. パスワードを入力する
  4. Googleグループのページが表示

Googleグループを作成する

ログインが完了したら、Googleグループを作成します。

  1. 左上の「グループを作成」のアイコンをクリックする
  2. グループ名、共有メールアドレス、グループの説明を入力する
  3. 必要事項を入力してメンバー追加し「グループを作成」をクリックする
    ※Gmail以外のメールアドレスも追加可
  4. 「グループを作成」をクリックする

Googleグループのメンバー管理方法

案件ごとや、部署単位でメーリングリストを作成する場合、メンバーの追加や削除が頻繁に発生することもあると思います。Googleグループでは、メンバーの追加/削除だけでなく、各メンバーごとの権限もかんたんに設定できるので確認しておきましょう。

Googleグループに入っているメンバーの確認

Googleグループに登録されているメンバーは以下の方法で確認することが出来ます。

  1. Googleグループから対象のグループを選択する
  2. 「ユーザー」項目の「メンバー」を表示する

Googleグループへのメンバーの追加

Googleグループへのメンバーの追加は以下の手順でできます。

  1. Googleグループから対象のグループを選択する
  2. 「ユーザー」項目から「メンバー」を表示する
  3. 「メンバーを追加」アイコンをクリックする
  4. 必要項目を入力して「メンバーを追加」アイコンをクリックする

Googleグループに追加しているメンバーの削除

Googleグループに追加しているメンバーの削除は以下の手順でできます。

  1. Googleグループから対象のグループを選択する
  2. 「ユーザー」項目から「メンバー」を表示する
  3. 削除したいメンバーにチェックをつける
  4. 画面右上にある「メンバーを削除」アイコンをクリックする

Googleグループのメンバーの権限変更

Googleグループでは「オーナー」「マネージャー」「メンバー」の3つの権限がありますそれぞれの権限の違いに関する詳細は公式ヘルプをご確認ください。ここでは、変更方法のみ紹介します。

  1. Googleグループから対象のグループを選択
  2. 「ユーザー」項目「メンバー」を表示
  3. 役割を編集したいメンバーにチェックをつける
  4. 右上の「役割を変更」アイコンをクリック
  5. 「オーナー」「マネージャー」「メンバー」から選択

Googleグループの送信/返信手順

また、Googleグループに参加しているメンバー内でメッセージのやりとりをすることも可能です。

メールの送信手順

まずはこちらからメンバーにメッセージを配信する手順です。

  1. Googleグループから配信したいをしたいグループを選択
  2. 「新しい会話」アイコンをクリック
  3. 件名と本文を入力
    ※ファイル添付可
  4. 「メッセージを投稿」をクリック

メールの返信手順

次にメンバーからのメッセージに返信する手順を記載します。

  1. Googleグループから対象のグループを選択
  2. 返信するメッセージを選択
  3. 「全員に返信」「投稿者に返信」を選択
    全員に返信:メーリングリストに登録している全員に返信
    投稿者に返信:送った相手にのみ返信
  4. 本文を入力して「メッセージを投稿」をクリック

また、登録している各自のメールアドレスから返信することも出来ますが、今回はGoogleグループからの返信手順のみご紹介致しました。

Googleグループでメールが届かないよくある原因

最後に、Googleグループ(メーリングリスト)にメールを送ったが、届かない場合のよくある原因をご紹介いたします。Googleグループを使ったが、メールが届かない場合はこちらの方法をご確認ください。

【よくある原因】

  • 管理キューで迷惑メール扱いになっている
  • 送信先のメールアドレスが存在しない
  • 迷惑メールフィルタに振り分けられている

それぞれ見ていきましょう。

管理キューで迷惑メール扱いになっている

送信メールが迷惑メールとして判定された場合、保留状態になります。以下手順で再配信が可能です。

  1. Googleグループの対象のグループを選択
  2. 「会話」項目から「保留中」を選択する
  3. 保留中のメール一覧から再配信するメールを選択する
  4. 「メールを配信する」アイコンをクリック

迷惑メールフィルターに振り分けられている

メールは送信しているが、受信者側で迷惑メールに振り分けられていることが多いです。その場合、受信者側に迷惑メールフォルダの確認を依頼し、事前に配信元となるグループメールアドレスを登録することで防止出来ます。

送信先のメールアドレスが存在しない

正しいメールアドレスを登録して、改めてメールを送信する必要があります。

いかがだったでしょうか?

ここまで、Gmailでのメーリングリスト作成としてGoogleグループの活用方法について詳しく解説してきました。メーリングリストでの情報共有はかんたんに実現できるので、メール対応における情報共有を簡単に実現する手段としてオススメです。

一方で、メーリングリストをCCやBCCに追加することでの情報共有は、関係のないメールが大量に増えてしまい重要なメールが埋もれてしまう、同じメールに二重で返してしまうなど、営業やカスタマーサポートにとっては最適なやり方ではない可能性があります。

次の章では、そうした問題を解決するメール共有システム「yaritori」をご紹介します!一日20件以上、お客さまとメール対応をしている営業やカスタマーサポート担当者にオススメのサービスです。

メール共有ならメール共有システム「yaritori」がオススメ

yaritori」とは、複数人でのメール対応を効率化するクラウド型のメール共有システムです。メーリングリストを作成して情報共有するのではなく、「support@」「sales@」といった共有アカウントを作成いただき、そうしたアドレスを複数人で効率的に管理できるようにすることが可能です。

対応状況のステータス管理、メールごとのチャット機能でスムーズなメール対応を実現します。もちろんGmailに届くメールも共有可能です。

「yaritori」は、1ユーザー980円から利用できます。サービス概要・導入事例などがわかる資料をお送りしますので、お気軽に資料請求をしてください。

yaritoriでどんなことができるのか、具体的にみていきましょう。

メールを複数人で管理しやすい機能が備わっている

単に共有のメールアドレスを作成し、複数人で共有すると、「対応者が不明」「対応状況が不明」といったことから、対応漏れや重複対応が発生しがちです。
yaritoriでは、メールを「未対応」「確認中」「対応済み」など、対応状況に合わせて分類・可視化できます。メール毎に担当者を振り分けることも可能です。

チャットで社内コミュニケーションができる

yaritoriは、メールごとにメンバーとチャットできる機能が備わっています。

チャット機能を使って社内メンバーへの対応方針の相談や共有も「yaritori」上で行うことができるので、社内コミュニケーションを円滑化します。お客さま情報に関する自分用のメモとしても活用可能です。

誰がどういう経緯でメールを送ったかがわかる

さらに、誰がどういう経緯でメール送信したかをかんたんに確認することも可能です。
顧客ごとに対応履歴をワンクリックで表示することができ、誰がどういう経緯でメールを送ったかを社内チャットの履歴とともに確認することができます。対応履歴を管理する必要もありません。

「yaritori」は、1ユーザー980円から利用でき、多くの企業さまに「使いやすさ」で選ばれているメール共有システムです。サービス概要・導入事例などがわかる資料をお送りしますので、お気軽に資料請求をしてください。


メール共有システムについてさらに詳しく知りたい方は「【徹底解説】メール共有システムとは?メリットと活用事例を紹介」をご覧ください。


まとめ|より快適な業務を目指すなら「yaritori」がオススメ

いかがだったでしょうか?

Gmailでメーリングリストを利用する方法について詳しく見てきましたが、結論、メール共有には専用のサービスがオススメです。yaritoriは、1ユーザー980円~すぐに利用できるので、ぜひ検討してみてください。


メール共有システムには、サービスごとにさまざまな特徴があります。
さらに詳しく知りたい方は「【2021年最新版】メール共有システム8選を徹底比較!選定ポイントや事例も紹介」をご覧ください。


チームでのメール対応かんたんに。

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