グループメールとは？メーリングリストとの違いや便利な機能をご紹介！

グループメールは、メールの送受信をグループ内で一括管理することができるサービスです。

通常、メールは1対1で送受信がされてますが、グループメールではメールを複数人でシェアする形式が取られています。そして、そのメールに関する返信も複数人でシェアされます。

これにより、1つのメールアドレスを起点として、複数人での情報共有やコミュニケーションが可能になります。

メーリングリストとは

グループメールと混同しがちなメーリングリストですが、複数人に対してメールが送られる機能という意味では同じです。

しかし、グループメールは誰でもグループメンバー宛にメールを送れますが、メーリングリストの場合は、メールを送信できるのはメーリングリストに登録されているアドレスからに限られます。

またメーリングリストの場合は、送信元が個人のアドレスになるのに対し、グループメールの場合はグループメールのアドレスとなり、どの人からの返信かについては、メールアドレスだけでは判別できません。

グループメールのメリット

1つのメールアドレスを複数人で管理できることで幅広く活用されているグループメールです。代表的な2つのメリットをご紹介しましょう。

グループ内で情報共有できる

グループメールを活用することで複数人で業務を行うシーンで、各メンバーにメールを送る手間が省けるため、情報共有を円滑に行えます。個別メンバーへの連絡や報告、相談などもグループメールを通してできるため、メンバー間の連携を高められるという効果もあります。

通常のメールにない機能が使える

近年、たくさんの会社が各々グループメールのシステムやサービスを提供しており、普通のメーラーにはない機能を搭載しているものもあります。
例えば、メールの一元管理機能を搭載したグループメールサービスを提供している会社は多いです。このような機能を活用することで、グループのメンバーが多くても、メールの受信状況や返信内容を確認しやすいというメリットがあります。

グループメールのデメリット

メリットの多いグループメールですが、利用上の注意点もあります。使用後にトラブルを招かないよう、あらかじめ確認しておいてください。

差出人の明記がない

一般的なGmailやOutlookなどの無料のメーラーでグループメールを活用する場合、デフォルトの設定では差出人の明記がありません。
社内間のコミュニケーションであれば差出人の明記がなくとも問題はないかもしれませんが、社外のお客様への送受信となった場合、受け手側に不信感を与えかねません。

また、トラブルの際には差出人の明記がないことにより責任の所在が不明確となり必要以上に大きくなることも考えられます。

▼Outlookでのメール共有について、さらに詳しく知りたい方は以下の記事がオススメです。
Outlookでメール共有する方法とメリットを解説！メール対応の効率化をかんたんに実現

情報流出の危険がある

特にGoogle グループを活用したグループメールを利用している際、特に注意したいのが情報漏洩です。あらかじめ閲覧制限を設定しておかないと、登録メールアドレスやかかわっているグループの情報を、権限がなくても閲覧できるようになってしまいます。

情報漏洩を防ぐために、閲覧制限の設定を確認しておきましょう。Googleグループでは公開設定によって、情報の閲覧を制限することができます。また、グループへの参加を招待者のみに限定しておくことも、情報漏洩リスクの回避には有効です。

▼Gmailの閲覧制限について、さらに詳しく知りたい方は以下の記事がオススメです。
Gmailを共有するオススメの方法！複数人での共有をかんたんに実現

グループメールの使い方

Google グループを使用する場合

Googleグループを活用してグループメールを作成すれば、あらかじめ連絡先のグループを設定しておいて、メールを一斉に送信することが可能です。

簡単かつ無料で利用できる反面、設定を誤れば情報漏えいのリスクがあるのも事実です。そのため、活用範囲はあくまで個人同士の利用に留めたほうがよく、ビジネスシーンでの活用はおすすめできません。

▼Googleグループについて、さらに詳しく知りたい方は以下の記事がオススメです。
Googleグループ共同トレイが便利！メール共有問題を解決

メール管理・共有システムを利用する場合

メール共有管理システムは、コストが発生するものの利便性とセキュリティ面などの理由でビジネスシーンでの利用におすすめです。メールの対応状況を管理出来たり、コメントや送信予約が出来るサービスもあります。

また、メンバーの権限設定や閲覧制限など個人情報やメールの内容が流出しないようにセキュリティ面での配慮がされております。

メール共有ならメール共有システム「yaritori」がオススメ

「yaritori」とは、複数人でのメール対応を効率化するクラウド型のメール共有システムです。対応状況のステータス管理、メールごとのチャット機能でスムーズなメール対応を実現します。もちろんセキュリティ対策には万全を期しています。

「yaritori」は、1ユーザー1,980円から利用できます。サービス概要・導入事例などがわかる資料をお送りしますので、お気軽に資料請求をしてください。

「yaritori」資料ダウンロード

yaritoriでどんなことができるのか、具体的にみていきましょう。

メールを複数人で管理しやすい機能が備わっている

メールアドレスを複数人で共有すると、「対応者が不明」「対応状況が不明」といったことから、対応漏れや重複対応が発生しがちです。

yaritoriでは、メールを「未対応」「確認中」「対応済み」など、対応状況に合わせて分類・可視化できます。メール毎に担当者を振り分けることも可能です。

チャットで社内コミュニケーションができる

yaritoriは、メールごとにメンバーとチャットできる機能が備わっています。

チャット機能を使って社内メンバーへの対応方針の相談や共有も「yaritori」上で行うことができるので、社内コミュニケーションを円滑化します。お客さま情報に関する自分用のメモとしても活用可能です。

誰がどういう経緯でメールを送ったかがわかる

さらに、誰がどういう経緯でメール送信したかをかんたんに確認することも可能です。

顧客ごとに対応履歴をワンクリックで表示することができ、誰がどういう経緯でメールを送ったかを社内チャットの履歴とともに確認することができます。対応履歴を管理する必要もありません。

メール共有システムについてさらに詳しく知りたい方は、
「【徹底解説】メール共有システムとは？メリットと活用事例を紹介」をご覧ください。

まとめ｜より快適な業務を目指すなら「yaritori」がオススメ

いかがだったでしょうか？

グループメールについて詳しく見てきましたが、結論、ビジネスシーンでの利用の際はメール共有専用のサービスがオススメです。yaritoriは、1ユーザー1,980円～すぐに利用できるので、ぜひ検討してみてください。

メール共有システムには、サービスごとにさまざまな特徴があります。さらに詳しく知りたい方は「【最新版】メール共有システム10選を徹底比較！選定ポイントや事例も紹介」をご覧ください。

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