ビジネスチャットとは？必要性・機能・メリットなどを解説

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは、オンライン上で文章や画像による対話形式のコミュニケーションができるツールのことです。特定のメンバーをグループ化し、リアルタイムに複数の会話スペースでコミュニケーションを取ることができます。

LINEなどのプライベートで利用しているチャットとは違い、機密情報を安全に取り扱うためのセキュリティが充実しています。また、タスク管理や外部ツールとの連携など、日々の業務を効率化させる機能がついているのも特徴です。

代表的なビジネスチャットとして、「Microsoft Teams」や「Slack」「Chatwork」「LINE WORKS」などが挙げられます。

ビジネスチャットの必要性

ビジネスにおけるコミュニケーションは、電話やメールなどが主役でした。

しかし、メールでは「連絡が一方通行になりやすい」「見返す時に、欲しい情報が見つかりにくい」「3人以上でのやりとりが煩雑になりやすい」といったデメリットがあります。また、電話はリアルタイムなコミュニケーションには最適ですが、相手の作業を中断させてしまったり、不在時の連絡が取りづらいといった欠点があります。

一方ビジネスチャットでは、こういった課題を解決し、複数人でのスムーズなコミュニケーションを実現することができます。リモートワークに対応するため、オフィス外からも気軽に連絡が取れるビジネスチャットの必要性は、ますます高まっていると言えます。

ビジネスチャットのツール比較や選び方については、「ビジネスチャット比較｜選び方・メリット・おすすめ・無料プランの有無を紹介」もご参照ください。

ビジネスチャットの主な機能・できること

ビジネスチャットに備わっている一般的な機能は以下の通りです。

• チャネル（チャンネル） ： 部署や話題ごとに特定のメンバーを招待し、会話スペースを細かく作成できる
• スレッド ： 一つの投稿に対し返信を続ける形で会話を続けられるため、情報が錯綜せず整理される
• ファイル共有 ： 文章だけでなくファイルを簡単に共有し、画面を開いたままファイルを閲覧可能
• リアクション ： 絵文字による感情共有や、「承知しました」などの定型文をスタンプにすることで本当に必要な情報を中心にやりとりできる
• スマホアプリ ： スマホでも利用しやすく、気軽なコミュニケーションを促進
• ビデオ会議 ： インターネット上でのビデオ会議や画面共有が可能
• 他ツールとの連携 ： スケジュール管理ツールやナレッジ共有ツールなどのツールと連携し、業務のハブとなれる

その他、ワークフローやタスク管理機能を作成できるサービスもあります。

ビジネスチャットを使うメリット

社内コミュニケーションを促進

メール特有の形式的な挨拶文が不要となり、トピックごとに対話形式でコミュニケーションが可能です。絵文字でのリアクション機能や、音声会議なども備わっているため、気軽なコミュニケーションを行うことができます。社内連携の強化や従業員エンゲージメントの向上にも繋がります。

業務効率化・生産性向上

目的・チームごとにグループを作成でき、スレッドを跨いだ検索機能や画面共有も可能なため、情報共有が効率化されます。また、ワークフローやタスク管理機能、他ツールとの連携で業務スピード・クオリティが向上します。例えば、SlackをZoomと連携させると、いちいちURLを発行しなくてもSlack上からすぐにZoom会議を始めることができます。

情報漏洩リスク軽減・高いセキュリティ

ビジネスチャットは会社での利用を前提に開発されているため、暗号化やSSL通信、端末認証、ユーザー管理、IPアドレス制限などのセキュリティが充実しています。また、管理者はユーザーのログイン情報を確認したり、特定のグループのアクセス権を設定したりできるため、社内でも安心してコミュニケーションをとることができます。

ビジネスチャットのメリット・デメリットについては、「ビジネスチャットにはデメリットもある？注意点と便利に使うコツとは！」もご参照ください。

ビジネスチャット導入による成功事例

ビジネスチャットの導入に成功した企業の事例を紹介します。

Teamsによる気軽なチャットで、個人の力だけでは得られない提案品質を実現｜株式会社クレスコ

株式会社クレスコは、ITソリューションベンダーとして活動し、クライアント企業に最適な働き方やDX（デジタルトランスフォーメーション）を提案する会社です。お客様により良い提案を行うためには、現場エンジニアや営業が組織内の壁を超え、いかに社内のスペシャリストと連携するかがポイントでした。

そこで、現場エンジニアや営業はまずTeamsへ提案を投げ、チャットでの相談＞Web会議によるディスカッション＞ドキュメントの共同編集という流れで提案内容をブラッシュアップします。Teamsでは他部門のメンバーとスムーズにこれらの連携ができるため、個人の技術や経験だけでは得られない品質の提案を提供できるようになりました。

詳しくは、「Microsoft お客様事例」をご覧ください。

Slackにより「現場の生の声」を反映｜株式会社クレディセゾン

クレジットカード事業を中心に「サービス先端企業」として幅広く事業を展開する株式会社クレディセゾンは、4000名以上の従業員が所属する大規模組織であり、チームや部署内で現場の声や要望をまとめてエスカレーションすると、ヒエラルキーを経由するなかで、対応が本質から外れてしまうこともありました。

そこでSlackを導入することで、”現場の生の声”をチャンネルにいる誰もがそのまま見ることができるようになりました。これによって小さな改善のアイデアが集積され、経営判断や意思決定にも役立てられる重要な場とすることができています。経営陣からもポジティブなフィードバックが生まれているようです。

詳しくは、「Slack　ユーザーの皆様による活用事例」をご覧ください。

メール連携型ビジネスチャットならyaritoriがオススメ

カスタマーサポートや営業など、対外的なメール対応が多いチームでは、メール連携に強みのあるビジネスチャット「yaritori」がオススメです。

yaritoriには、メールとチャットの良いところ取りをした機能がついています。メールごとにチャットができるので、問い合わせメールに対する返信方法の相談や指示出しなど、メールを起点にした社内コミュニケーションを迅速にすることができます。

インターネット環境とPCがあれば仕事をすることが可能で、テレワーク中の「社内コミュニケーションの不足」を解決できるツールとしてもご利用いただけます。

社内への情報共有はチャットで解決

メールごとに、チャットを使った相談や雑談が可能になります。メールをチャットに転送して社内確認をする必要がなくなり、情報共有やコミュニケーションがスムーズになります。誰がメールを見たのかが分かる機能や、特定の人の確認を促す@メンションなどの機能も使えます。

メールの対応状況を可視化する機能

メールごとの「未対応」「対応済み」などの対応ステータスを管理することができます。さらに、誰がメールを返すのかの「担当者」設定もできるので、これにより二重対応や対応漏れなどの課題を解決します。

「yaritori」はさまざまな業界・業種で利用されています。複数人で共有のメールアカウントを使った問い合わせ管理や、営業メールを全員で共有し効率化するなどさまざまな使い方があります。

1ユーザーあたり月額1,980円（税抜き）〜で利用でき、14日間の無料トライアルが可能です。（最低契約期間などもございません。）サービスサイト（https://yaritori.jp）より、お気軽にお申し込みください。

まとめ｜ビジネスチャットでは効率的なリアルタイムコミュニケーションが可能になる

ビジネスチャットは、メールの「一方通行なコミュニケーション」「複数人でのやりとりが煩雑」であったり、電話の「相手の作業を中断させてしまう」「応答率が低い」といった課題を解決し、その上で豊富な機能や他ツールとの連携によりコミュニケーションの活性化・業務の効率化を実現できるツールです。

今後はますますオンラインコミュニケーションの重要性が高まります。リアルタイムでの生産的なコミュニケーションを実現させたい場合は、ぜひビジネスチャットの導入を検討してみてください。