メールとチャットの「違い」とは？｜適切に使い分ける3つのポイントを解説！

ビジネスの現場で最も使用されているメールと、急速に普及しているビジネスチャット。「どちらをどの場面で使用すべきか迷う」と悩む人も多いのではないでしょうか。

メールとビジネスチャットは非同期型のテキストコミュニケーションという点では共通していますが、コミュニケーションの相手や頻度などで適切に使い分けると効率的に業務をすることが可能です。

また、メールを中心とした業務をしている会社では無理にビジネスチャットを導入する必要はないかもしれません。

この記事では、メールとビジネスチャットの「違い」や使い分けのポイントを詳しく解説します。メールとチャット両方を使う際の注意点も紹介するので、ビジネスチャットの導入や使い分けに悩んでいる方にオススメです！

メールとは？王道のビジネスコミュニケーションツール

メールは、メールソフトから送受信の指示を行い、メールサーバーを経由してテキスト情報を伝達するコミュニケーションツールです。

仕事でよく利用しているコミュニケーションツールとして約70%のビジネスマンがメールをあげており（「ビジネスメール調査2025」調べ）、名刺には必ず連絡先としてメールアドレスの記載があるといっても過言ではありません。

メールは、メールソフトに依存せず、メールアドレスさえ知っていれば誰とでも連絡を取ることができます。そのため、社外の方との連絡や、契約書の送付など正式な文章を伝達したい場合に役立ちます。

ビジネスで使用するメールソフトは、カレンダーやメールサーバーなどが使えるグループウェアの一機能として提供されていることが多く、代表的なサービスとしてGoogleが提供するGoogle Workspace「Gmail」やMicrosoftのOffice365「Outlook」などがあります。

ビジネスチャットとは？新たなコミュニケーションツール

ビジネスチャットは、企業内や組織内外でコミュニケーションをとるためのチャットツールです。コミュニケーションをチャット形式でできるだけでなく、ファイル共有やタスク管理ができる機能なども備わっています。

ビジネスチャットは、メッセージをすぐに送受信できるリアルタイム性や、時間や場所にとらわれず必要なときに対応できる非同期性が特徴で、業務効率化や社内外のコラボレーションの加速を実現できます。

新型コロナや働き方改革の影響で、リモートワークが普及し、国内においても普及が進んでいる新しいコミュニケーションツールです。

代表的なビジネスチャットツールとして、Microsoft「Teams」やSalesforceグループ「slack」などがあげられます。国内では「Chatwork」や「LINE WORKS」などが有名です。

メールとビジネスチャットの共通点

ビジネスコミュニケーションには、電話、FAX、メール、チャットなどさまざまな方法があります。近年では、オンライン会議も急速に普及し、ますますコミュニケーション方法は多様化しています。

その中でも、メールとビジネスチャットは、テキストを使った非同期型のコミュニケーションといった点が共通しています。また、リンクや添付ファイルの送信が可能な点や、コミュニケーションの内容を記録できる点にも共通性があります。

ビジネスでもっとも使われるコミュニケーションのメールが、カレンダーやファイル管理などさまざまなビジネスツールの中核となっているように、ビジネスチャットも仕事上のニュースタンダードとなる可能性を秘めています。

メールとビジネスチャットの違い

それでは、メールとビジネスチャットには、どのような「違い」があるのでしょうか。メールとビジネスチャットの違いを3つ解説します。

• サービス依存性（オープン / クローズ）
• リアルタイム性 
• コミュニケーション方法

サービス依存性（オープン / クローズ）

メールは、「メールアドレスを知っている」「インターネット環境がある」といった条件をクリアすれば、誰とでもコミュニケーションをとることが可能です。オープンな技術仕様で作られているため、特定のサービスに依存せず「GmailからOutlookに送る」といったことが可能です。

一方、ビジネスチャットは、双方が同一のサービスを利用していることが前提のクローズ性があります。異なるチャットツール間でのコミュニケーションはできず、slackからteamsに連絡をすることはできません。

コミュニケーション方法（形式的 / 気軽）

メールは、メッセージを送った後に送信者側の都合で編集ができないため、記録性が高いといえます。また、件名・署名などの入力欄があり、「お世話になっております」から書き出すなどメール特有のフォーマットや文化に則り連絡することが一般的です。

一方、ビジネスチャットは、絵文字を使ったリアクション機能や、リプライ機能が搭載されています。メールに比べ、気楽にやり取りできるため、カジュアルなコミュニケーションになりやすいといえるでしょう。

リアルタイム性

メールは、ビジネスチャットと比較するとリアルタイム性が低いといえます。送受信で利用サービスが異なる場合、受信までに時間がかかる場合もあることに加え、記録性が高いため文章を推敲しながら作成することも多いです。

一方、ビジネスチャットは、リアルタイム性が高いコミュニケーションといえるでしょう。メッセージはすぐに同期され、短文で会話のようにコミュニケーションをとることが主流のため、即応性も求められがちです。

メールとビジネスチャットを使い分ける3つのポイント

それでは、こうした「違い」のあるメールとチャットをどのように使い分けるのがよいでしょうか？　メールとチャット使い分けのポイントを3つ解説します！

• ポイント1. コミュニケーションの相手で使い分ける
• ポイント2. コミュニケーションの頻度で使い分ける
• ポイント3. コミュニケーションの内容で使い分ける

ポイント1. コミュニケーションの相手で使い分ける

メールは、フォーマルな文章で記録を残しながらコミュニケーションすることができます。そのため、社外のお客様とのやり取りに適当といえるでしょう。

一方、ビジネスチャットはリアルタイム性が高く、すばやく情報を共有することに適しています。頻繁に連絡を取り合う取引先（パートナー企業、外部協力者も含む）や、社内メンバー（上司、同僚など）との連絡に適しています。

ポイント2. コミュニケーションの頻度で使い分ける

メールは、メールアドレスを知っていれば誰とでも連絡でき、都度ツールへの招待などは必要ありません。そのため、コミュニケーション頻度が低く、定期的なやり取りが必要ない場合に適しているといえるでしょう。

一方、気軽なコミュニケーションをリアルタイムに行いやすいため、頻繁にやり取りが発生する場合に最適です。チーム間の連携をスムーズにしたい時や、意思決定のスピードを向上させたい時に役立ちます。　　

ポイント3. コミュニケーションの内容で使い分ける

メールは、記録性が高く、メッセージの送信者がメール内容を変更するなどはできません。そのため、契約書や請求書の送信など重要な内容を送る際に有効です。また、個別に一斉配信などもできるため、お知らせなどを一斉配信をしたい時にも活躍します。

一方、ビジネスチャットは直感的に使えるUIで設計されているため、短い質問や単純な確認、カジュアルなやり取りがしやすいです。例えば、「今日の会議は何時からですか？」といった短文の会話をする際に役立ちます。

メールとビジネスチャットの使い分け方 まとめ

メールとビジネスチャットの使い分けを、コミュニケーションの「相手」「頻度」「内容」でまとめました。

メールとビジネスチャットを併用する際の注意点

メールとビジネスチャットにはそれぞれ良い面があります。

一方で、メールを中心とした業務が多い営業やカスタマーサポートでは、無理にビジネスチャットを導入する必要もありません。

メールとビジネスチャットを併用することで、メッセージツールを切り替える必要が発生し、重要なメッセージを見逃しやすくなるなどの問題が発生します。

当社が実施した「ビジネスメール調査」では、ビジネスチャットのデメリットとして、37.8％の方が「大量にメッセージが飛んでくると見逃しやすい」という点をあげています。他にも「短文であるため細かいニュアンスが伝わりにくい」という点も23.0％ありました。

メールを中心とした業務が多い営業やカスタマーサポートには、メールとチャットの良いところ取りをしたコミュニケーションツール「yaritori（ヤリトリ）」がオススメです！

メールとチャットの良いところ取りなら「yaritori」

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「yaritori」は、複数のメールアドレスを一元管理でき、メールごとに社内メンバー向けのチャットができます。そのため、社外の人とはメール、社内の人とはチャット、という使い分けをひとつのサービス内で行うことができます。

営業やカスタマーサポートなど社外の人とのやりとりが主な業務の場合、メール対応は必須といえるでしょう。「yaritori」を使うことで、メール対応にチャットの良いところを取り入れることができるので業務効率化を実現することが可能です。

yaritoriは、製造・人材・ITなどさまざまな業界で200社以上に導入されています。

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まとめ｜メールとチャットを効果的に使い分けよう！

いかがだったでしょうか？

この記事では、メールとビジネスチャットの「違い」や使い分けのポイントを詳しく解説しました。

社外の方とはメール、社内とはビジネスチャットのように、効果的に使い分けることで業務効率をあげることができます！

一方で、メールを中心とした業務が多い営業やカスタマーサポートでは、無理にビジネスチャットを導入する必要もありません。

メールとチャットの良いところ取りなら「yaritori（ヤリトリ）」の導入もぜひご検討ください。