メールとチャットの「違い」とは？｜適切な使い分けと効果的なコミュニケーション方法を紹介

業務効率化ツール

2024.10.29

テレワークをはじめとした働き方改革により、現在ではビジネスチャットを導入する企業は増え続けています。ビジネスチャットを導入することで、スピード感あるコミュニケーションや情報共有を期待している担当者の方も非常に多いでしょう。

一方で、メールだけを利用していて業務効率化に課題のある企業様やビジネスチャットを導入したものの、メールとの使い分けが定まらず社内が混乱したなど、チャット導入に関してお悩みの企業様も多いのではないでしょうか？

本記事では、ビジネスシーンにおけるメールとビジネスチャットの違いを紹介した上で、各ツールの効果的な活用方法やメリットなどを整理してご紹介いたします。

合わせて、これらのお悩みを解決するハイブリッドなツールについても最後に解説いたします。

yaritori（ヤリトリ）は、メールを共有しながら、同管理画面上でリアルタイムでメンション・コメントなどのチャットができるハイブリッド型のビジネスチャットです。また、メールの対応漏れや二重対応を防止するステータス管理も搭載しています。

初期費用・最低契約期間もなく、7日間の無料トライアルをすぐにお試しいただけます。サービス概要や導入事例を記載したサービス紹介資料をダウンロードできますので、ぜひご検討ください。

今すぐ資料ダウンロードする
（無料）

ビジネスシーンではチャットよりもメールの普及率が高い
メールとチャットの主な違い
メールとチャットを使い分ける際のポイント
おすすめのビジネスチャットツール
メールサービスにチャットを搭載した「yaritori」
まとめ｜業務効率化のために最適なツールを選ぼう

ビジネスシーンではチャットよりもメールの普及率が高い

テレワークの普及に伴い、ChatworkやSlackなどのビジネスチャットが、多くの企業で活用されています。ペーパーレスやリアルタイム性なども相まって、チャットの需要はさらに増えるでしょう。

現在、日本におけるビジネスチャットの普及率は19%程度といわれています。テレワークの増加により普及は進んでいますが、諸外国と比較するとまだ普及率は低い状況です。（出典：Chatwork株式会社 2023年12月期決算説明資料）

潜在市場規模が大きく普及率がまだまだ低く、成長余地の極めて大きな高成長マーケットという位置づけになります。

一方で、依然として98.6%の人が仕事で使用しているコミュニケーションツールはメールであるという結果もビジネスメール実態調査から明らかになっています。
出典：一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2024」

メールとチャットの主な違い

リアルタイム性

メールとチャットの大きな違いの一つとして挙げられるのは、情報伝達の即時性（リアルタイム性）になります。チャットは情報伝達に優れており、会話に近いコミュニケーションで情報共有ができるのがメールにはない強みになります。

チャットではログインの状況なども一目で分かるものが多く、対面や電話に近いコミュニケーションの感覚を得ることができるのが特徴と言えるでしょう。

メールに関しては、即時性はないもののビジネスなどの丁寧な対応が求められる際には、現在でも頻繁に用いられるツールとなっています。

コミュニケーションの内容（気軽さ・連絡する人数）

コミュニケーションの取り方も大きな違いがあります。

メールでのコミュニケーションに関しては、同時にファイルの添付や数千件などの情報発信が可能な部分も特徴です。チャットに関しては、リアルタイム性に優れている反面、メールと比較すると大人数での情報発信に適したツールではないといえるでしょう。

また、チャットは、前提としてアカウントを送受信者ともに保持している必要があるため、メールアドレスのみで送付できるメールとは仕組みが大きく異なります。メールマガジンのように多くの人に迅速に情報を伝達したい（一方向の発信）需要に関しては、メールの方が適しています。

双方向で連携が必要な場合にはチャットの方が親和性が高いという特徴もあるため、用途ごとにツールを選択することが重要です。以下にそれぞれの特徴をメリット・デメリットで整理しました。

	メリット	デメリット
メール	・すぐに返信しなくてはいけないプレッシャーが少ない。・相手に丁寧な印象を与えやすい・アドレスを知っていれば誰にでもメールを送ることが出来る	・スピーディーなコミュニケーションが取りづらい・感情表現が伝わりにくい・複数人への情報共有がしにくい・送信内容の編集や削除ができない
チャット	・簡潔な文章をリアルタイムでやりとりができる・コミュニケーションが活性化しやすい・送信内容を後から編集できる	・迅速なレスポンスが求められがち・雑談のための業務の生産性が下がる・同じチャットツールを使っている人にしか連絡ができない

今すぐ資料ダウンロードする
（無料）

メールとチャットを使い分ける際のポイント

それでは、メールとチャットの特徴を踏まえて、それぞれどのように使い分けべきか、検討ポイントをみていきましょう。

連絡相手（社外/社内）

社外とのやり取りでは丁寧な対応や長文が必要なことが多いため、メールが適しています。また、ビジネスマンの多くはメールアドレスを持っているため、メールであれば基本的に誰とでも連絡を取ることが可能です。

一方で社内の連絡には、ビジネスチャットがオススメです。簡潔な文章をリアルタイムでやり取りすることができるため、情報共有の迅速化が期待できます。アカウントがないとビジネスチャットを利用できないケースが多いため、コミュニケーションをとりたい方の環境を踏まえ、ツールを選ぶことも重要です。

連絡頻度

連絡の頻度が低く、じっくり考えて返信したい場合はメールが適しています。

一方、頻繁にコミュニケーションが発生する場合や迅速な対応、複数人でのやり取りが必要な場合はビジネスチャットの利用がおすすめです。返信に求める内容やコミュニケーションをとる方の関係性などを元に判断すると良いでしょう。

記録を残す必要があるか

現在でも、契約書のエビデンス用途や正式な受発注などは「メール」を用いることが一般的です。チャットはメッセージの頻度が高いため、重要な連絡が埋もれるケースが考えられます。

また、無料プランのビジネスチャットを利用している場合、閲覧期限が過ぎてしまうと重要な情報を見返せないなど制限があるので、契約書や受発注のやり取りには向いていません。

そのため、今でもほとんどの企業ではメールとチャットの併用が一般的です。

対応業務や部署

内勤の事務職やエンジニアなど、社内でのコミュニケーションが中心となる部署には、リアルタイムなやり取りができるビジネスチャットが有効です。特に、複数人が同時に関わるプロジェクトでは、素早く情報を共有し、迅速に対応できる点が強みです。

一方で、営業やカスタマーサポートのように対外的なコミュニケーションが多い部署では、メールの使用が適しています。クライアントや顧客とのやり取りには、正式な書面として保存が可能で、履歴を追いやすいメールが信頼性と記録性の面で優れているためです。

対応業務や部署によって最適なコミュニケーションの手段が変わるので、適したものを選びましょう。

今すぐ資料ダウンロードする
（無料）

メールサービスにチャットを搭載した「yaritori」

カスタマーサポートや営業など、対外的なメール対応が多い方には、クラウド型のメールサービス「yaritori（ヤリトリ）」がオススメです。yaritori（ヤリトリ）は、メールごとにチャットができる機能やDM・グループチャット機能などを搭載したメールとチャットの良いところ取りをしたハイブリッドなサービスです。

社内向けの相談はチャットを活用・社外向けはメールサービスとしての利用など、あらゆる用途で柔軟に活用いただけます。

問い合わせメールに対する返信方法の相談や指示出しなど、メールを起点にした社内コミュニケーションを迅速にすることができます。最新AI機能も搭載し、実際の顧客対応のオペレーションの効率化にも活躍が見込めます。

今すぐ資料ダウンロードする