ナレッジ共有ツールとは？社内の属人化を解消するおすすめサービスを紹介

近年、多くの企業が抱える課題として「ナレッジの属人化」が挙げられます。ベテラン社員の頭の中にしかないノウハウや、特定の部署だけが持つ情報など、共有がうまくいかず、業務効率の低下や人材育成の停滞に繋がってしまうケースも多いのではないでしょうか。

そこで今回は、社内のナレッジ共有を促進し、組織全体の活性化に役立つ「ナレッジ共有ツール」について解説します。

ナレッジ共有ツールとは？

ナレッジ共有ツールとは、企業内に蓄積された様々な知識や経験、ノウハウといった「ナレッジ」を共有・管理するためのツールです。

従来の情報共有ツールが、連絡やドキュメントの共有といった日々のコミュニケーションを円滑にする目的で利用されていたのに対し、ナレッジ共有ツールは、より組織的な知識の蓄積と活用に重点を置いています。

主な機能として下記のものが挙げられます。

情報整理: ドキュメント、マニュアル作成、データベースなどを使い、情報を整理・保存
情報検索: キーワードやタグで、必要な情報を素早く検索
情報共有: アクセス権限を設定し、安全に情報を社内で共有
コミュニケーション: チャットや掲示板で、情報共有を促進

これらの機能によって、業務効率化、人材育成、属人化解消などに効果的に利用ができるのが特徴になります。

ナレッジ共有ツールに注目が集まる理由

ナレッジ共有ツールは、新型コロナの影響などでリモートワークが拡大したことで改めて重要性が認識されたサービスです。対面や口頭でのコミュニケーションが難しくなった結果、場所に捉われず、情報を共有できるシステムが必要になったためです。

ナレッジ共有ツールは、気軽に情報共有ができるため、社内で属人化しない対応ができるという点も魅力として知られています。

ナレッジ共有ツールを導入する5つのメリット

ナレッジ共有ツールを導入することで、企業は以下のようなメリットを得られます。

業務効率の向上
必要な情報に誰でもすぐにアクセスできるようになり、情報を探す時間や手間を削減することで、業務効率が向上します。

人材育成の促進
ベテラン社員や活躍している社員のノウハウや成功事例を共有することで、新人・若手社員の育成を効率的に行い、スキルアップを促進します。

属人化の解消
業務に関する情報を可視化し、共有することで、特定の担当者に業務が集中することを防ぎ、組織全体での知識の底上げが可能です。

意思決定の迅速化
必要な情報へのアクセスを容易にすることで、情報共有を促進し、より迅速かつ的確な意思決定を可能にします。

テレワーク時のコミュニケーション円滑化
場所を選ばずに情報共有できるため、テレワーク環境下でもスムーズなコミュニケーションの促進が可能です。

ナレッジ共有ツールを選ぶポイント

数多くのナレッジ共有ツールが存在する中で、自社に最適なツールを選ぶには、以下のポイントを考慮しましょう。

1. 使いやすさ観点

まず使いやすさの観点では以下の要素を確認するようにしましょう。

・直感的な操作性と分かりやすいUIで、社員全員がスムーズに利用できるか
・初期設定や導入が容易で、スムーズに運用開始できるか
・モバイル対応、多言語対応など、必要な機能が備わっているか

ツールの操作が複雑で分かりにくいと、社員が使いこなせず、定着しない可能性が高くなります。そのため、直感的に操作できるか、分かりやすいUIであるかなど、社員にとって使いやすいかどうかは重要なポイントです。

さらに、モバイル対応や多言語対応など、自社のニーズに合った機能が備わっているかどうかも確認するようにしましょう。

2. 機能の観点

機能の観点では以下の要素を確認するようにしましょう。

・ナレッジの形式（テキスト、画像、動画など）に対応しているか
・目的や用途に合わせた情報整理・分類の機能が充実しているか
・高度な検索機能（全文検索、タグ検索、絞り込み検索など）を備えているか
・アクセス権限の設定、バージョン管理など、セキュリティ機能が充実しているか
・既存システムとの連携機能（API連携など）が備わっているか

ナレッジ共有ツールには、様々な機能が搭載されているため、自社のニーズに合わせて、必要な機能が備わっているか確認しましょう。

3. 費用の観点

初期費用や月額費用、課金形態などは必ず確認するようにしましょう。導入費用や月額費用、ユーザー数に応じた料金体系などを比較検討しましょう。

無料プランから、大規模な組織向けのエンタープライズプランまで、様々なプランが用意されているツールもあります。自社の規模や予算に合わせて、最適なプランを選びましょう。

また、導入後の運用コスト（保守費用、サポート費用など）がかかるものもあるため、考慮したうえで選択するようにしましょう。

4.サポート体制の観点

ツールの導入は必ずしもスムーズに行くとは限りません。その中でサポート手厚いかどうかは非常に重要な要素になります。

主に以下の要素は重要になるため、事前に確認するようにしましょう。

・導入サポート、操作方法のガイダンス、FAQ、マニュアルなどが充実しているか
・電話、メール、チャットなど、問い合わせ窓口の対応は迅速かつ丁寧か
・定期的なシステムメンテナンスやアップデートが提供されているか

ツールに関する質問やトラブルが発生した場合に、迅速かつ丁寧に対応してくれるサポート体制があると安心です。

それぞれ詳細を確認していきましょう。

おすすめのナレッジ共有ツール

最後に、おすすめのナレッジ共有ツールについて厳選して10個紹介していきます。まずは下記に紹介する情報共有ツールの中から、自社のニーズに合ったツールを選んでみてください。

1. yaritori

yaritoriは、Onebox株式会社が提供するメール共有システムです。2020年からサービスの提供を開始し、200社超の企業が利用しています。

「個人メールの一元管理」「メールの開封履歴」などメール送受信を効率化する機能や、最新AIを活用した「メールの自動生成機能」などが特徴で、「Slack・Chatwork連携」「Salesforce連携」などの連携機能も充実しています。

画面デザイン・操作性・導入のしやすさによる「使いやすさ」で評価されており、シンプルで使いやすくコスパの良いメール共有システムなら「yaritori」がオススメです。初期費用・最低契約期間もなく、月額1,980円（1ユーザー）ですぐに利用を開始することができます。

yaritoriの特徴

①社内外のコミュニケーションを加速できる
yaritoriは、DMやグループチャット、メール毎のチャットなどができる点が魅力のビジネスチャットツールです。加えて、メールの共有に強みを持ち、複数人管理している代表アドレスを一元管理できるのが特徴になります。社内はビジネスチャット、社外はメール共有システムとして利用でき、情報共有をスムーズにできるのが魅力になります。

②ナレッジをオープン化できる（属人化の解消）
yaritoriにはメールの共有機能があり、代表アドレスに含まれるユーザー全員で進捗管理やテンプレートの共有などができるのも特徴になります。加えて、過去履歴なども確認できるため、初めて対応する方も過去の履歴を確認して対応するなども可能です。複数人で対応状況を見えるかできるので、対応漏れを減らすことも可能です。

③利用人数、機能に応じた柔軟な価格プランでコスパ良く使える
yaritoriは低コストで利用できる点も特徴になります。初期費用と最低契約感もなく、2名から利用することが可能です。1ユーザー1980円～利用でき、現在では業界・職種問わず200以上の企業様にご利用いただいているサービスになります。

yaritoriの料金

・初期費用：無料
・最低契約期間：なし
・月額利用料：1ユーザー1,980円〜
・お試し期間：7日間無料トライアル

2. COCOMITE

COCOMITEは、使いやすさにこだわって作られたナレッジ共有ツールです。テキストや画像/動画/PDFなどをレイアウトに沿って入力・アップロードするだけで、誰でも簡単に分かりやすいマニュアルを作成可能なのが魅力です。

またPCに限らず、スマートフォンやタブレットなどのマルチデバイスを使用して、マニュアルの作成や更新、閲覧が可能です。場所や時間に関係なく、簡単に最新情報にアクセスできるため、バックオフィスだけでなく本部や店舗での活用もおすすめできるサービスといえるでしょう。

COCOMITEの特徴

①現場で活用されるマニュアルが誰でも簡単に作成できる
決まったレイアウトに沿って入力するだけで、誰でも簡単に見栄えの整ったマニュアルを作成できるのが特徴です。PowerPointの基本的な操作スキルがあれば、画像や動画、文字装飾等を行いながら見やすいマニュアルが作れるので、直感的に利用しやすいサービスです。

②豊富なサポートメニューで「活用される」マニュアルの作成ができる
幅広い業界で手順書、業務マニュアルの作成・運用支援を行ってきたノウハウをもとに、運用目的に沿って「活用されるマニュアル」の作成・運用方法の設計、効果出しまで伴走支援ができるサービスです。マニュアル作りや運用が初めてでも、利用者の目線に立った分かりやすいマニュアルで自社に沿った適切な運用を実現できます。

③利用人数、機能に応じた柔軟な価格プランでコスパ良く使える
COCOMITEは利用人数、機能に応じた柔軟な価格プランを複数用意。初期費用は65,000円、月額費用は29,600円～のスモールスタートが可能です。誰でも使いこなせる、長く使い続けられるマニュアルツールで投資対効果を最大化します。

COCOMITEの料金

◆エントリープラン
月額29,600円、初期登録料65,000円

◆スタンダードプラン
月額79,000円、初期登録料65,000円

※上記は従量課金プランの場合。
※複数プランあり。詳細はお問い合わせください。

3. Qast

Qastはメモ作成によって各種情報を共有できるツールであり、ナレッジの集約・循環を実現する豊富な機能と、大規模利用にも対応したシンプルな操作性を兼ね備えています。

社内情報の一元化や社内コミュニケーションの活性化などに役立つため、情報共有に課題を抱えている企業や部署問わず積極的に情報交換をしたいと考えている企業におすすめのサービスです。

Qastの特徴

①シンプルな設計で直感的な操作が可能
Qastはシンプルで分かりやすい画面設計を特徴としており、職種や年齢層、ITリテラシーにかかわらず誰でも直感的に操作することが可能なため、部署や拠点をまたいだ全社利用にも最適です。ストレスなくスムーズな投稿・閲覧体験を実現することで活用を促進し、ナレッジマネジメントの組織浸透に繋げることができるでしょう。

②匿名で質問できる機能を搭載
周りの目を気にしてしまい、質問をすることに躊躇してしまわないように、Qastでは匿名投稿・回答機能によって匿名で質問できる機能が搭載されています。より細かな部分まで情報やルールなどを共有することができ、情報共有のためのツールを最大限に活用することができるでしょう。

③高度な分析機能や検索機能を搭載
Qastでは、ナレッジマネジメント推進に関して、客観的な根拠にもとづいた定量的な効果測定を実現します。加えて、キーワード検索のほか、タグによる絞り込み、フォルダ分けなど、欲しい情報に素早くたどり着くための機能も豊富であるため、業務効率化にも繋がるでしょう。

Qastの料金

◆スタンダード
月額600円（1ユーザーあたり）、初期費用100,000円

◆ビジネス
月額900円（1ユーザーあたり）、初期費用200,000円

◆プロフェッショナル
月額240,000円（200ユーザーまで）、初期費用200,000円

◆プレミアム
月額300,000円（200ユーザーまで）初期費用200,000円

※スタンダード・ビジネスは20名～の利用でプランを選択可能
プロフェッショナル・プレミアムは200ユーザーまでは固定料金（以降は1ユーザーあたりで追加料金が発生）

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4. Kibela

KibelaはBlog形式とWikipedia形式の2種類の形式で情報共有ができるツールです。メモのように情報を残したい場合はBlog形式、日報や会議内容の記録など詳細な情報を残したい場合はWiki形式を利用する等、目的に応じて使い分けることが可能です。

無料プランである「コミュニティープラン」をはじめ、他のプランでも無料トライアルが実施されているため、気軽に試すことができるでしょう。

Kibelaの特徴

①記事の共同編集、プレビュー編集が可能
Kibelaには記事の共同編集機能があり、作成済みの記事を複数人のユーザーで編集できるため、情報を定期的に更新することが容易です。また、プレビュー編集や同時編集モードも搭載されています。

②インポート機能
Kibelaでは「Qiita Team」「esa」「DocBase」などの他のツールから簡単にインポートができ、Excel、CSV、スプレッドシートをコピー＆ペーストで表作成も可能であるため、情報の一元管理が容易であると言えるでしょう。

③高度なセキュリティ
多要素認証や5段階のユーザー権限、監査ログの保存などが搭載されており、社内の機密情報の管理に便利です。加えて、ログイン時のワンタイムパスワードやIPアドレスのアクセス制限を設けているため、不正ログインによる情報漏洩を防ぐことができます。

Kibelaの料金

◆コミュニティープラン
月額無料（1ユーザーあたり）

◆スタンダードプラン
月額550円（1ユーザーあたり）、無料トライアル14日間

◆エンタープライズプラン
月額1,650円（200ユーザーまで）、無料トライアル2カ月間

※コミュニティープランは5名まで利用可能、スタンダードプラン・エンタープライズプランは無制限

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5. Evernote

Evernoteはノート、タスク、スケジュール機能を1つにまとめられるメモアプリであり、テキストだけではなく音声、画像、スキャン、PDF、文書ファイルをノートに追加して使用できます。

個人利用のイメージが強いですが、共有機能も管理機能も充実しているためビジネス用途でも利用可能です。

Evernoteの特徴

①複数の情報をノートで一括管理
Evernoteは一般的なメモ機能に加え、TODOリストの作成、ファイルの添付、音声ノートしての録音機能、Webページからページ全体・画像・テキストのクリップ、手書きノートの作成など複数の機能があります。Slack・Gmail・Googleドライブなどとの連携も可能であるため、情報管理がしやすいです。

②大量のデータを保存・管理
Evernoteでは、ページ全体や必要な部分だけをスクリーンキャプチャできたり、紙文書をスキャンや画像や音声などの保存も可能です。また、保存したものにタグを付けることで、リサーチ、写真、アイデアなどをキーワードで簡単に検索することができるため、管理がしやすいと言えるでしょう。

③データの共有が可能
共有機能を利用することで、自分のノートの内容を他の人に確認してもらうなど、共同作業も可能になります。ノートブック全体の共有ではなく、個々のノートを共有することもできるため、ビジネス用途での活用に優れています。また、パスワード機能が無料版・有料版問わず付帯されているため、安全性も担保されています。

Evernoteの料金

◆Evernote ベーシック
月額無料（1ユーザーあたり）、端末2台まで同期可能

◆Evernote プレミアム
月額680円（1ユーザーあたり）

◆Evernote Teams
月額1,100円（1ユーザーあたり）

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6. Dropbox

Dropboxはファイル共有の機能に特化したツールになります。保存しているファイルを容易に見つけることができ、ファイル探しに割く時間を削減することが可能になります。

また、スマートフォンやタブレット端末でも利用できるため、必要な資料やデータを簡単に共有したり、いつでもどこでも必要な情報を閲覧することができます。

Dropboxの特徴

①ファイルやコンテンツをオンライン上で一か所に保存可能

Dropboxで直接クラウドコンテンツや Microsoft Officeファイルなどを作成・編集ができるため、アプリを切り替えたりファイルを探す手間が省け、1つに集約することができます。加えて、ファイルサイズが大きい場合でも問題なく保存・共有可能で、情報も常に最新の状態で同期される点も利点です。

②外部ツールからDropboxに直接アクセス可能

Dropboxは、パソコンやスマートフォン、タブレット端末から利用できます。そのため、同じアカウントでログインすれば、外出先などでも資料にアクセスできます。また、複数のデバイス間で同期が自動で行われるため、更新後の最新データを閲覧する事ができます。

③外部ツールとの連携が可能

Dropboxでは、外部ツール（Microsoft 365やSlack、HubSpotなど）との連携ができるため、業務効率化を実現することができます。また、DBX Platformを活用することで連携しているアプリの一元管理が可能です。

 Dropboxの料金

◆Business
月額1,500円（1ユーザーあたり）、

◆Essentials
月額2,000円（1ユーザーのみ利用可能）

◆Business Plus
月額2,400円（1ユーザーあたり）

※Business・Business Plusは3人以上の利用が条件、各プラン無料トライアルつき

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7. Scrapbox

Scrapboxでは各種ナレッジを一か所にまとめられるツールです。Wikipedia形式のように階層構造で保存する形式ではないため、ページ同士をリンクで繋いでいくことで情報を整理・蓄積していきます。そのため、情報のありかをすぐに把握することが可能です。

アイデアを整理し、情報を効率的に共有したい方やナレッジを蓄積したい方、シンプルなツールを導入したい企業にはおすすめです。

Scrapboxの特徴

①1つの文書ファイルに複数人で書き込み可能

Scrapboxでは、複数ユーザーによる同時編集機能があります。そして、すべての編集は瞬時に反映されるので、いつでも最新の状態で情報を確認することができ、他部署であってもオンライン上であってもいつでもどこでも利用できます。

②特別な知識は一切不要で簡単に使用できる

Scrapboxは、視覚的に分かりやすく管理することができるため、管理の複雑さや検索のしにくさがありません。また、ブラケティングがシンプルである点も魅力的であると言えるでしょう。

③リンクを活用しやすい

Scrapbox内のリンクや外部ページへのリンクを簡単に挿入できます。内部リンクの場合はページタイトルを、外部へのリンクの場合はURLを［］で囲むだけでリンクを貼れます。鍬て、片方のページにリンクを貼るだけで、リンク先のページにもリンクを貼ったページが表示される双方向リンクの機能も搭載されています。

Scrapboxの料金

◆PERSONAL / EDUCATION
月額無料（1ユーザーあたり）

◆BUSINESS
月額1,100円（1ユーザーあたり）

◆BUSINESS ENTERPRISE
要問合せ、ユーザー30名以上が条件

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9. NotePM

NotePMはナレッジの共有に特化したWiki型情報共有ツールになります。保存した情報を詳細に検索することが可能で、PDFやExcelなど各種ファイルの中身まで検索をかけることができます。

情報共有の活性化や業務効率化、ナレッジの継承などを目指すあらゆる規模の企業におすすめです。特に、情報共有に課題を感じている企業や成長に伴いナレッジマネジメントの必要性が高まっている企業に最適なツールと言えるでしょう。

NotePMの特徴

①ウィキペディアのように社員が様々な情報を書き込み・閲覧できる

NotePMでは、まるでウィキペディアのように誰でも簡単にページを作成し、情報を書き込むことができます。テキストだけでなく、画像や動画、ファイルなどを埋め込むことも可能です。情報共有を促進し、社内のコミュニケーションを活性化するためのプラットフォームとして活用できるでしょう。

②ファイルの変更履歴を自動で記録

NotePMは、ファイルの変更履歴を自動で記録する機能を備えています。この機能により、誤って編集してしまった場合でも、以前のバージョンに復元することが可能です。また、編集履歴を確認することで誰がどのような意図で編集を行ったのかを把握することもできるでしょう。

③ページを見た人の参照履歴を確認できる

NotePMでは、誰がいつ、どのページを閲覧したのかを確認することができます。この機能は、情報共有の状況を把握し、改善に役立てるために有効です。また、特定のページへのアクセス状況を把握することで、社員の関心やニーズを分析することも可能です。

NotePMの料金

利用人数に合わせた料金設定となっており、
・8人まで　4,800/ 月
・15人まで　9,000/ 月
・25人まで　15,000/ 月
・50人まで　30,000/ 月
・100人まで　60,000/ 月
・200人まで　120,000/ 月
となります。

ただし、見るだけのユーザーに関しては無料で使用可能です。

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10. GROWI.cloud

GROWI.cloudはナレッジを蓄積し、組織内の情報共有を促進する社内wikiツールです。会議の議事録や日報・マニュアルの作成など、業務における様々な場面で活用でき、階層構造やタグ付けによるページ管理や情報へのアクセスもスムーズです。

特に業務効率化を高めたい企業にとっては、最適のツールであると言えるでしょう。

GROWI.cloudの特徴

①図や表が簡単に書けて、情報を可視化できる

GROWI.cloudでは、複雑な図表作成ツールを使わなくても、Markdown記法やGUIツールで簡単に図や表を作成できます。様々な種類の図表を挿入することで、テキストだけでは伝わりにくい情報を視覚的に表現し、理解を深めることができます。

②テンプレート機能で業務を効率化

GROWI.cloudには、議事録や日報、マニュアルなどの様々な業務で役立つテンプレートが用意されています。これらのテンプレートを活用することで、毎回ゼロから文書を作成する必要がなくなり、業務効率を大幅に向上させることができます。また、独自のテンプレートを作成・保存することも可能なため、テンプレート化しておくとよいでしょう。

③階層構造やタグなどでページを自由に管理できる

GROWI.cloudでは、階層構造とタグの両方を使って、ページを自由に整理・管理することができます。階層構造はページをツリー状に整理することが可能であり、タグはページにキーワードを付与することで、カテゴリ分けをしたり、関連するページを結びつけたりするのに便利です。

GROWI.cloudの料金

◆ベーシック
月額5,500円（1ユーザーあたり）、上限ユーザー数25

◆ビジネススタンダード
月額15,000円（1ユーザーあたり）、上限ユーザー数75

◆ビジネスプロ
月額42,000円（1ユーザーあたり）、上限ユーザー数無制限

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まとめ｜情報共有ツールを利用して業務効率化を目指そう

情報共有ツールを利用することで、社内の情報を整理したり、業務効率化を進めることができます。テレワークの際にコミュニケーションツールとしても活用できます。

情報共有ツールには様々な種類がありますが、まずは本記事で紹介したツールの中から自社のニーズにあったものを選んでみてください。ツールの中には無料お試し期間を設けているものもあるので、複数のツールを使い比べてみるのもオススメです。

情報共有ツールを利用して、会社の業務を円滑に回していきましょう。

1ユーザーあたり月額980円（税抜き）〜で利用でき、14日間の無料トライアルが可能です。（最低契約期間などもございません。）サービスサイト（https://yaritori.jp）より、お気軽にお申し込みください。

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