ビジネスコミュニケーションツールとは？メリット・選び方・おすすめを解説

ビジネスコミュニケーションツールとは、社内外の相手とのスムーズな情報共有を実現するツールです。チャット形式でのやりとりによって、個人や複数人を問わず会話をスピーディーに進められます。

また、作成した資料や画像、動画などの共有機能も搭載されており、プロジェクトのスムーズな進行も可能です。ただし、業務内容や導入目的に合わないツールを選ぶと、かえって業務効率が悪化するため、慎重な見極めが必要です。

そこでこの記事では、ビジネスコミュニケーションツールのメリットや選び方、おすすめのツールなどに関して、ご紹介します。

業務連絡の工数増大やコミュニケーション不足にお悩みの企業は、最後までご覧ください。

ビジネスコミュニケーションツールとは

ビジネスコミュニケーションツールとは、 ビジネスにおける社内外のコミュニケーションをサポートするツールのことです。

リモートワークにおける社内外コミュニーションの活性化、タスク管理といった業務内容の可視化など、導入の目的はさまざまですが、いずれも業務効率の改善に導入されることが多くなっています。

ビジネスコミュニケーションツールの主な機能例

ここでは、多くのビジネスコミュニケーションツールで導入されている機能例をご紹介します。

1. チャット機能

個人やチームに簡単にメッセージを送れる機能です。スピーディーなコミュニケーションが実現できるため、多くのツールに導入されている代表的な機能といえるでしょう。

チームや部署ごとなどのグループでの連絡や、複数人での情報共有も行いやすいです。個人宛てに、「to」や「＠」をつけて連絡でき、ツールによってはデスクトップ通知も送れるので、連絡の見落としを防ぐことができます。

2. ビデオ会議（Web会議）

PCやモバイルなど普段使っているデバイスから、インターネット上で会議ができる機能です。お互いの表情を映すことで、チャットや電話では伝えにくいニュアンスを伝えることができるようになります。画面共有で資料の共有なども可能です。

離れた場所同士でのコミュニケーションや複数人での話し合いなど、リモートワークでは欠かせない機能です。

3. ファイル共有機能

ファイルを簡単に閲覧、共有、ダウンロードできる機能です。ドラッグアンドドロップで簡単に共有できるツールもあり、気軽にファイルが送りやすい点が特徴です。

メッセージではもちろんのこと、ビデオ会議・Web会議中にも参加者に限定してファイルを共有できたりと、日々の業務を円滑に進めるための工夫がされています。

4. タスク管理機能

個人でやるべきこと（＝タスク）をリスト化し管理しやすくする機能です。複数人でタスクを管理する際は、担当者や締切日なども設定でき、タスク漏れを防ぐ手段として欠かせないでしょう。

ビジネスコミュニケーションツール導入のメリット

ビジネスコミュニケーションツールの導入は、企業が抱えるさまざまな課題を改善するために役立ちます。しかし、どのような課題が解決するか、ピンとこない人もいるのではないでしょうか。

ここでは、ビジネスコミュニケーションツールを導入することのメリットを、以下の観点から具体的に解説します。

チームでのコミュニケーション上のメリット

まずは、チームでのコミュニケーションに多くのメリットがあります。具体的には以下のメリットがあるでしょう。

• 複数人での情報共有がしやすい
• タスク管理や整理ができるものもある
• 過去のやりとりを簡単に確認できる

ビジネスコミュニケーションツールには、タスク毎に通知や締め切りを設定できる機能があります。この機能により、個人で何をすべきか、チームの業務状況はどうなっているか、確認しやすくなります。

リモートワークでのメリット

ビジネスコミュニケーションツールはリモートワークにも欠かせません。具体的には以下のメリットがあります。

• メールや電話より連絡がスムーズ
• 遠くにいてもファイルの共有が簡単

ビジネスコミュニケーションツールは、チャット感覚でメールや電話よりもメッセージが送りやすく、ちょっとした報告や相談も気軽に行えることが特徴です。また、問合せ業務に対応できる複数人のアカウントやメールの共有機能など、特定の業務に特化した機能がついているものもあります。

LINEなどのツールと比較したメリット

チャットを目的にするだけであれば、LINEなどの私用で利用しているツールでも十分ではと考える人もいるでしょう。しかし、ビジネスコミュニケーションツールの導入には以下のメリットがあります。

• 機密情報の漏洩を防止がしやすい
• 仕事とプライベートを分けられる

情報漏洩は企業にとって重大な経営リスクのため、セキュリティ対策は重要です。ビジネスコミュニケーションには、ユーザーの権限管理機能や情報制限機能など情報漏洩を防止する機能が充実しています。

また、プライベートなチャットツールを利用すると、仕事とプライベートの境目が曖昧になってしまうのも問題です。仕事の連絡をしっかりと分けることで、業務に集中することができます。

ビジネスコミュニケーションツールの選び方

ビジネスコミュニケーションツールは種類がたくさんあり、どのツールを導入するべきか迷う人もいるでしょう。ここでは、ビジネスコミュニケーションツールを選ぶポイント5つをご紹介します。

目的に合った機能が備わっているか

ビジネスコミュニケーションツールは、ツールによって機能が異なるため、解決できる課題もさまざまです。ツール導入の目的に合った機能があるかどうかを確認しましょう。

例えば、リモートワークにおける社内コミュニケーションの活性化だけでなく、タスク管理も同時に行いたいといったニーズがあれば、チャット機能に加えてタスク管理機能もついているツールを導入する方が良いでしょう。

使いやすいか

次に、使いやすさにも注目しましょう。

PCやスマホの扱い、外国語に慣れていない従業員が多い場合、海外のサービスや高機能なツールを導入しても使いこなせない可能性があります。パッと見たときに操作がわかりやすいかどうか、必要な機能はすぐ使えるかどうか、確認するようにしましょう。

セキュリティに問題はないか

機密情報や顧客情報を伴うやりとりは、情報漏洩によって大きな被害が発生する可能性もありますのでセキュリティ対策が重要です。当然各社ツールともセキュリティ対策は実施していますが、自社のセキュリティポリシーに合致するかなどを確認するようにしましょう。

既存ツールとの連携は可能か

自社が現在使っているサービスとの連携ができるかも確認するとよいでしょう。

Googleカレンダーや営業支援・顧客管理ツールなど、自社で使っている既存ツールとデータ連携ができれば、導入もスムーズです。運用面でも、一つのツールを更新したら他にも自動反映されるなど便利なポイントがあります。

連携できるツールはそれぞれのツールの公式ページで確認できますので、あらかじめ調べてみると良いでしょう。

価格は適切か

ビジネスコミュニケーションツールの導入には費用がかかりますが、適切な価格で利用できるかをしっかりと確認しましょう。

高機能なツールは、利用料金がが高くなる傾向にあります。そのため、余分な機能はついていないか、必要な機能はきちんとあるか確認し、機能の過不足がないか確認しましょう。

なお、ビジネスコミュニケーションツールには一部機能が無料のものや、導入にあたり無料体験ができるものもあります。

規模・業種・部署はあっているか

ビジネスチャットツールは、企業の規模や業種、部署によって最適なものが異なります。そのため、導入前に自社のニーズを明確化し、適切なツールを選定することが重要です。  

例えば、従業員数が少ない企業では、操作が簡単で直感的に使えるツールが適しています。一方、大規模な組織では、多数のユーザーに対応できる拡張性や、組織構造を反映した権限設定、部門横断的なコミュニケーションを促進する機能などが求められます。  

また、業種や部署によっても重視すべき機能は異なります。顧客対応を行う部署では、顧客情報と連携した対応履歴の管理や、対応状況を可視化する機能が重要になります。一方、開発部門では、プロジェクト管理ツールとの連携や、コードの共有、レビュー機能などが求められます。  

自社の規模や業種、部署の特性に最適化されたビジネスチャットツールを選定することで、コミュニケーションの効率化、業務生産性の向上に繋げることができます。

おすすめのビジネスコミュニケーションツール12選

ユーザビリティやコストパフォーマンスに優れたコミュニケーションツールを12個紹介します。

・yaritori
・LINE WORKS
・Microsoft Teams
・ChatWork
・Slack
・Google Chat
・TAGS
・elgana
・WowTalk
・Talknote
・ChatCo!
・InCircle

メール対応業務におすすめ！yaritori

Onebox株式会社が提供する「yaritori（ヤリトリ）」は、国内最安値水準 月額980円（1ユーザー）で利用でき、「使いやすさ」で選ばれているメール共有システムです。

複数人でのメール対応を効率化するための機能はもちろん、社内メンバーとの情報共有をかんたんにするコラボレーション機能も多く実装されていることが特徴で、はじめて「メール共有システム」を導入してみたい10〜100名程度の企業におすすめです。

▼主な機能

• メールの対応状況の分類・整理
• 担当者振り分け
• 複数アカウントの一括管理
• メールごとのチャット機能
• 個人ごとのチャット機能
• テンプレート機能

いくつか実際のツール画面を元に説明します。

まずは、問い合わせメールやECサイトのクレーム対応など、メール対応業務やそれに伴うチームコミュニケーションを円滑化させる機能です。

yaritoriでは下図の通り、メールごとに「未対応」「対応済み」などのステータスを表示し、それぞれ対応をする担当者を設定することができます。

チーム内で対応状況を可視化することで、二重対応や対応漏れのリスクを防止できるほか、自分が対応すべきメールがわかりやすいので業務効率の改善が期待できます。

また、特定のメンバーに「@メンション」できる機能も、相手にメールやメッセージを気づいてもらえやすいという点で円滑なやり取りに繋がります。

さらにテンプレート機能を活用することによって、よくある質問に対し素早く返信することができ、対応スピードの向上に繋がります。既に保存されている文面を呼び出すだけなので、人為的なミスも削減しやすくなるでしょう。

【機能と特徴】

• メール共有
• チャット機能（メール別・個人別有り）
• テンプレートの共有
• 複数アカウントの一括管理

【連携可能ツールの例】Slack

【費用】1ユーザー：980円〜/月（年間契約）

使い方はLINEのまま！LINE WORKS

「LINE WORKS」はインターフェースがLINEと同じなため、コミュニケーションツールに不慣れな人が多い環境でも導入しやすいツールです。大まかな特徴をまとめると以下のものがあります。

• LINEと同じのため、すぐに使いやすい
• 既読機能があり、メッセージ確認したかがすぐわかる

特に既読機能はLINE  WORKS特有の機能です。そのため、コミュニケーションツールに慣れていない従業員が多い小規模な会社や既読機能が必要な場合には導入がおすすめです。

【機能と特徴】

• 既読機能
• グループチャットの作成
• メッセージ送信
• ビデオ通話
• タスク管理
• アドレス帳

【連携可能ツールの例】ChatBotなど約70のツールと連携可能

【費用】1ユーザー：980円〜/月（年間契約）
プラン詳細：https://line.worksmobile.com/jp/pricing/

ワードやエクセルの編集がしやすい！Microsoft Teams

「Microsoft Teams」はMicrosoftが提供しているコミュニケーションツールです。WordやExcelを頻繁に利用し、共同編集できます。WordやExcelの使用頻度が多く、多くの人でデータを共有している場合におすすめです。

• Office 365との連携が可能
• WordやExcelのリアルタイム更新が可能
• チャット機能やファイル共有も可能
• Office 365の対象プランに加入していれば無料

【機能と特徴】

• 会議や通話機能
• チャット
• WordやExcelとの連携が可能

【連携可能ツールの例】

• Outlook
• Word
• Excel
• PowerPoint

【費用】プラン詳細：https://line.worksmobile.com/jp/pricing/

タスク管理のしやすさがポイント！Chatwork

「Chawork」チャットワークはセキュリティ性が高く、社内外のコミュニケーションが取りやすいツールです。KDDIなど304,000を超える企業で導入されています。大まかな特徴をまとめると以下の通りです。

• 自分のタスク管理や相手のタスク管理が可能
• Toの設定を利用したメッセージの通知
• 社内外を問わず作れるグループチャット

一つ一つの機能はシンプルですが、コミュニケーションや業務のやりとりのために必要十分な機能を備えています。

大企業から少人数の企業まで、導入しやすいツールですが、特に社外のやりとりが多い会社におすすめです。ビジネスとエンタープライズにプランが分かれていますが、一般企業であればビジネス、セキュリティ性を重視するならエンタープライズが良いでしょう。

【機能と特徴】

• タスク管理
• グループチャットの作成
• メッセージ送信
• ファイル共有（ドラッグアンドドロップ）
• メンション（通知機能）
• アプリとの連携

【連携可能ツールの例】

• Gmail
• Googleカレンダー
• Boxなど（約90のツールと連携可能）

【費用】プラン詳細：https://go.chatwork.com/ja/price/

連携できるツールの多さと使いやすさが魅力！Slack

「Slack」75万を超える企業に導入されているツールです。Chatworkと比べるとカスタマイズ性が高く、反面タスク管理ができなくなっています。簡単に特徴をまとめると、以下の通りです。

• パソコン・スマホ・タブレットなど端末を選ばず利用できる
• ファイル共有が簡単
• 絵文字などのコミュニケーションが気軽にできる
• メッセージのお気に入り機能により、必要な情報へのアクセスが簡単
• 各種ツールとのカスタマイズ設定が可能

Slackは他のサービスと連携しやすく、他の業務管理ツールと組み合わせて、より便利にすることもできます。Slack APIによって、カスタマイズできるため、ツールの連携やレイアウトのカスタマイズも可能です。

【機能と特徴】

• 機能のカスタマイズ
• グループチャットの作成
• メッセージ送信
• ファイル共有（ドラッグアンドドロップ）
• メンション（通知機能）
• アプリとの連携

【連携可能ツールの例】

• Gmail
• Googleカレンダー
• Dropbox
• OneDrive
• Trello
• Twitter
  （その他ツールでもカスタマイズして連携可能）

【費用】プラン詳細：https://slack.com/intl/ja-jp/pricing/paid-vs-free

Google Chat

Google Chatは、グループウェア「GoogleWorkSpace」の一部として搭載されているビジネスチャットです。GoogleWorkSpaceを利用している場合、Google MeetやGmailなど、他のサービスと連携できます。

Google Chatの搭載機能はメッセージやスペースなど、メンバーとの情報共有に特化したシンプルな構成です。以下が操作画面です。

AIも搭載しており、文章の作成や修正、要約などを自動化できます。

また、Googleアカウントを持っていれば、誰でもすぐに利用できます。単体での有料プランは存在しないため、Google Chatの利用に費用はかかりません。

【主な特徴】
・Google Meetをはじめ他のサービスと連携可能
・Googleアカウントユーザーはすぐに利用可能
・無料で利用可能

【主な機能】
・メッセージ
・スペース
・AI

【連携可能な外部ツール】
※GoogleWorkSpaceを利用していた場合
・Google Mee
・Gmail
・Google カレンダー
・Google ドライブ

【有料プラン】
※GoogleWorkSpaceを利用していた場合
・Business Starter:月額680円/1ユーザー
・Business Standard:月額1,380円/1ユーザー
・Business Plus:月額2,040円/1ユーザー
・Enterprise:要問合せ

【無料プランまたは無料トライアル】
単体使用は無料プランのみ

TAGS

TAGSは、鈴与シンワート株式会社が提供するビジネスチャットです。チャット機能に特化したツールで、1ユーザー月額180円から利用できる安さが魅力です。予算確保に不安を抱える企業も十分導入を検討できるでしょう。

外部システムとの連携にも対応しており、スケジュール管理やファイルの共有も可能です。また、ISO27017をはじめ国際規格を複数取得しており、セキュリティ対策が万全な点も魅力です。

【主な特徴】
・月額180円から利用可能
・搭載機能はチャットに特化
・セキュリティ対策が充実

【主な機能】
・チャット
・マルチデバイス対応

【連携可能な外部ツール】
・Dropbox
・AzureAD

【有料プラン】
月額180円/1ユーザー

【無料プランまたは無料トライアル】
・要問合せ

elgana

elganaは、NTT西日本が提供するビジネスチャットです。トークルーム別に未読/既読表示を設定すると、メンバーに情報が伝わったかどうかを正確に把握できます。以下が操作画面の画像です。

タスク管理やクリップ、ピン止め機能の活用によって、メッセージの見落としや対応漏れによるトラブルを防げます。また、デバイスに情報が残らない仕組みを採用しており、盗難や紛失によって情報漏洩が発生する心配はいりません。

ログデータの取得やIPアドレスの制限、電子透かしによって、内部統制の強化も図れます。

【主な特徴】
・対応漏れを防ぐ機能を多数搭載
・盗難や紛失による情報漏えいを回避
・内部漏洩のリスクを回避

【主な機能】
・チャット
・アンケート
・タスク管理
・未読/既読表示

【連携可能な主な外部ツール】
・ClimberCloud
・Biz安否
・KING OF TIME

【有料プラン】
・ベースプラン:月額275円/1ユーザー
・アドバンストプラン:月額734円/1ユーザー

【無料プランまたは無料トライアル】
無料プランあり

WowTalk

WowTalkは、キングソフト株式会社が提供するビジネスチャットです。医療や建設、金融機関など、幅広い業種に導入されており、導入企業数は10,000社を突破しました。

WowTalkは豊富な機能を搭載している点が特徴です。チャット関連の機能ではファイル管理や翻訳、画像編集などの機能が搭載されており、相手に応じてコミュニケーションの手段を使い分けられます。

ビデオ通話も搭載されており、最大200人のメンバーと同時に通話が可能です。また、タスク管理では担当者の割り当てや進捗状況の表示、コメントを掲載できるため、対応漏れの発生を避けられます。以下が操作画面の画像です。

さらに、勤怠管理システムやオンラインストレージなど、複数の外部ツールと連携しており、データ共有や複数人での作業を効率化できます。

【主な特徴】
・コミュニケーションの手段が豊富
・タスク管理ではコメントの掲載や進捗状況の共有が可能
・複数の外部ツールとの連携に対応

【主な機能】
・チャット
・画像編集
・アルバム
・ファイル管理
・ビデオ通話
・タスク管理

【連携可能な主な外部ツール】
・WPS Cloud Pro
・CAMCARD BUSINESS
・WowDesk
・KING OF TIME
・Google各種サービス

【有料プラン】
・シンプル:月額360円/1ID
・スタンダード:月額500円/1ID
・カスタマイズ:要問合せ

【無料プランまたは無料トライアル】
無料トライアルあり

Talknote

Talknoteは、タスク管理も可能な情報共有プラットフォームです。連絡事項を発信する際は、特定のメンバーに対してノートを作成し、情報を共有します。

メンバーとのやりとりは以下の画像のようにフィード形式で進み、投稿に対してはコメントの掲載も可能です。

過去の情報を見ながら現在の進捗状況を整理できるため、途中で新しいメンバーが加入してもスムーズにやりとりを進められます。

また、タスク管理に必要な作業は、担当者と業務内容、期限を設定するだけです。必要事項を入力するだけで自身とメンバーのタスクを割り振れるため、業務の割り当てに割く工数を大幅に削減できます。

仮に設定期限が過ぎてもタスクが完了していない場合は、自動でアラートが通知される仕組みです。さらに、部署別や社内全体のコミュニケーションデータをスコア化する機能も搭載しており、客観的な視点から組織の課題を把握できます。

【主な特徴】
・メンバーとのやりとりは投稿にコメントが紐づくフィード型
・必要事項を入力するだけで自身と相手のタスクを割り当て
・社内のコミュニケーションに関する状況をデータ化

【主な機能】
・ノート
・タスク管理
・タイムライン
・組織スコア

【連携可能な主な外部ツール】
・Slack
・ChatWork

【有料プラン】
要問合せ

【無料プランまたは無料トライアル】
無料トライアルあり

ChatCo!

ChatCo!は、テラテクノロジー株式会社が提供する中小企業向けのビジネスチャットです。6種類の料金プランが用意されており、利用人数が多いほどコストメリットが得られます。

もっとも安い梅Lightプランを選んでも、利用人数や利用期間に関する制限は発生しません。無料トライアルも用意されており、はじめてビジネスチャットを導入する方も安心して利用できるでしょう。

また、サポート体制が充実しており、グループやトークルームの作成など、既存ツールから乗り換える際の移行作業もすべて任せられます。既存ツールのデータは引き継げるため、トーク履歴が消失する心配はいりません。

【主な特徴】
・料金プランは6種類から選択
・サポート体制が充実
・他社から移行する際の作業はベンダー側が代行

【主な機能】
・メッセージの送受信
・ビデオ通話
・ファイル管理
・プッシュ通知

【連携可能な外部ツール】
要問合せ

【有料プラン】
・梅Lightプラン:月額5,480円
・梅プラン:月額9,800円
・竹プラン:月額19,800円
・松プラン:29,800円
・松Plusプラン:要問合せ

【無料プランまたは無料トライアル】
無料トライアルあり

InCircle

InCircleは、ブルーテック株式会社が提供するビジネスチャットです。メッセージや既読/未読表示、ファイル添付など、メンバー間のコミュニケーションに必要な機能が一通り搭載されています。以下が操作画面の画像です。

また、撮影した画像や動画をトークルームに共有する際、スマートフォンにデータが残りません。個人情報や顧客情報を共有する際、機密情報の漏えいリスクを最小限に抑えられます。

デバイスや通信のやり取り、データベースの3段階でデータが暗号化されており、外部からの識別は困難な状態です。医療機関や金融機関など、機密情報を多数扱う組織でも安心して利用できるでしょう。

さらに、チャットボットの実装にも対応しており、業務負担の軽減と顧客対応の品質向上につなげられます。

【主な特徴】
・デバイスに情報や画像が残らない仕組みを採用
・官公庁や医療機関が求めるセキュリティレベルを実現
・チャットボットの実装に対応

【主な機能】
・メッセージ
・未読/既読表示
・ファイル添付
・プッシュ通知

【連携可能な外部ツール】
要問合せ

【有料プラン】
・ベーシック:月額180円/1人※最低30人以上の利用が必要
・オンプレミス:要問合せ

【無料プランまたは無料トライアル】
無料トライアルあり

まとめ｜目的に合わせたツール選びで円滑なコミュニケーションを！

搭載機能や料金体系、外部ツールとの連携性などは、ツールによって異なるため、入念な事前準備が求められます。課題抽出や課題の優先順位付け、導入部署との相性確認などに取り組み、ミスマッチを避けましょう。

また、有料プランの前に、無料トライアルまたは無料プランを利用するのも有効です。費用をかけずに機能性や操作画面など、自社との相性を確認できるため、無駄な費用の支払いを避けられます。

「yaritori」は、コミュニケーションの活性化と顧客対応の品質向上を両立できるツールです。担当者同士がチャットをしながら案件の割り当てや返信文の作成などを進められます。

さらに、複数メールアドレスの管理やステータス管理、自動返信など、複数人での問い合わせ対応を効率化する機能を多数搭載しています。そして、「yaritori」は、無料トライアルを利用できるだけでなく、初期費用や最低利用期間も発生しません。
はじめてメール共有システムを導入する方も、安心して利用できるでしょう。業務連絡や顧客対応の工数増大にお悩みの企業は、「yaritori」の導入をご検討ください。

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