ビジネスチャットのデメリット・注意点を解説｜おすすめの対策方法・ツールも

ビジネスチャットは、リアルタイムに気軽なコミュニケーションをチャットで実現できるため、社内外のコミュニケーションを円滑にするための便利なツールです。

一方で、多くの企業がメールも使用しているため、ビジネスチャットを導入することで「確認しなくてはいけないメッセージルが増える」「大事なメッセージが埋もれてしまう」などのデメリット・注意点もあります。

この記事では、ビジネスチャットを導入するにあたって、理解しておきたいデメリットについて解説します。デメリットを理解しておくことは、より効果的に運用するヒントを得ることにも繋がります。ぜひビジネスチャットの導入や運用にお役立てください。

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは、企業や組織内外でコミュニケーションをとるためのチャット（メッセージング）ツールです。チャット機能に加えて、ファイル共有やタスク管理など、業務を効率化する機能が備わっています。

ビジネスチャットの特徴として、メッセージをすぐに送受信できるリアルタイム性や、時間や場所にとらわれず必要なときに対応できる非同期性があげられます。

そのため、ビジネスチャットの利用で、業務の効率化や社内外のコラボレーションの加速を実現することができます。新型コロナの影響などリモートワークが普及し、国内においても普及が進んでいます。

ビジネスチャットは、国内外のさまざまな企業により提供されています。海外企業が提供する代表的なツールとして、Microsoftの「Teams」やSalesforce グループの「slack」などがあげられます。国内では「Chatwork」や「LINE WORKS」などが有名です。

ビジネスチャットのデメリットとは

ビジネスチャットは、簡単かつスピーディーにコミュニケーションが取れるメリットがある一方で、デメリットも存在します。ここでは、ビジネスチャット導入時に発生しがちなデメリットを7つ紹介します。

情報が多く見落としが発生する

ビジネスチャットの特徴である「スレッド形式のコミュニケーション」は、迅速な情報交換を可能にします。特にグループチャット機能を活用すると、複数人で同時並行的な会話が展開されるでしょう。

しかし、メンバー全員が常に「すべてのチャットに注目する」ことは困難であり、他の業務に従事する間にも会話は進行します。結果として、重要情報が埋もれる、見逃されるといったリスクが高まります。

対面での会議とは異なり、情報の優先度や重要性が不明確になり、あとから重要事項を把握できないなどの問題も考えられます。

対面のコミュニケーションが減少する

ビジネスチャットを導入し、対面でのコミュニケーションが減少した事例も見受けられます。チャットの手軽さから、物理的に近い距離にいる同僚とも、直接会話せずにメッセージでやり取りすることもあるでしょう。遠隔地の関係者や取引先の担当者とも、チャットだけで情報交換するなど、対面での交流機会が減少しやすくなります。

チャットの便利さに頼りきると、表情や声のトーン、身振り手振りといった非言語情報が失われやすく、認識のズレにつながる可能性があるでしょう。対面のメリットも考慮しつつ、バランスをとった活用を推奨します。

不必要なコミュニケーションが発生する

ビジネスチャットには、チーム内での情報共有をスムーズにすることが期待されます。しかし、不必要なコミュニケーションに派生しやすいことも事実です。業務上の情報共有からつい雑談になり、業務に関係のない会話を続けるケースも見受けられます。

対面での会話と異なり、チャットに参加している人以外にその様子はわからないので、他のメンバーに配慮する意識も薄くなりがちです。

不必要なコミュニケーションが増えれば、業務効率の低下だけでなく、新たな問題の火種を作る可能性もあるでしょう。

社内浸透に向けた教育が必要となる

ビジネスチャットに限らず、新たなツールを導入する場合には、社内メンバーのオンボーディングが必要となります。ITツールの活用能力は個人差が大きく、年齢や経験に関わらず、新たなツールへの抵抗感を持つ人も見受けられます。

またビジネスチャット導入後も、全員にその意義と使用方法を理解させることが、効果的な情報共有と意思疎通に不可欠です。定期的に利用状況をモニタリングして使いこなせていない人がいる場合には、繰り返し操作方法や導入理由を伝えることも必要でしょう。

社内浸透に向けた教育によって、時間や人のリソースを要するのはデメリットと言えますが、スムーズな導入に向けて不可欠なフローです。

利用方法に個人差が発生する

ビジネスチャットは利用方法に個人差が発生することも、デメリットのひとつです。
チャットでは、挨拶文を省略し、要件を簡潔に伝えようと考える人も多いでしょう。しかし、ビジネスで使用する場合は「どこまで簡潔にしていいのか」と戸惑うのではないでしょうか。上司や取引先への連絡で、「簡潔すぎて失礼になる」「丁寧さがかえって冗長になった」などのケースも見受けられます。

このような意識の差から、なかなかチャットを利用できない人と積極的に利用できる人にわかれることがあります。また、簡単な業務連絡だけに利用する人もいれば、すべての用件をチャットで済ます人もいるでしょう。

利用方法に個人差が発生すると、コミュニケーション不全の原因になるため、社内ルールを作るのが効果的です。

情報共有がスムーズに行われない可能性がある

ビジネスチャットのDM（ダイレクトメッセージ）機能は、特定のメンバーとの「個別やり取り」に便利です。しかし、DMの過度な利用は、組織全体の情報共有を阻害する可能性があるでしょう。

DMの内容は他のメンバーから見えないため、重要な情報が限られた人にしか伝わらず、組織全体における「情報の透明性」が低下する恐れがあるからです。結果として、チーム内の情報格差が生まれ、業務の効率性や意思決定の質に影響をおよぼすことがあります。

既存のツールと併用することで業務効率が悪化する可能性がある

営業やカスタマーサポート部門では、外部とのコミュニケーションにメールを使用しつつ、内部でビジネスチャットを使うケースが見受けられます。

両ツールを横断して情報共有する必要があり、作業工数の増加や伝達ミスのリスクが生じがちです。結果的に、ビジネスチャット導入が、業務負担増につながる可能性があります。

「yaritori」のような、メールとチャットを統合したツールであれば、業務効率の向上が期待できるでしょう。

「yaritori」では、一般的なグループチャット・DMに加え、メールごとに紐付けてチャットができます。メール共有システムとしての機能も充実し、複数メールアドレスの一元管理や、対応状況のステータス管理も可能です。

ビジネスチャットのメリットとは

ビジネスチャットは、用途や目的次第では、業務に多くのメリットをもたらしてくれる便利なツールです。あらためて、ビジネスチャットのメリットを確認していきましょう。

コミュニケーションが気軽にできる

ビジネスチャットのメリットのひとつは、コミュニケーションが気軽に出来ることです。
対面のコミュニケーションでは、相手が作業中だった場合、中断してコミュニケーションを取る必要があります。しかしチャットでは、双方が自分のペースでコミュニケーションを取れるため、気軽にメッセージを送れます。

リモートワーク中でも、同じ部屋にいるような気楽さで確認や質問・回答ができるのは、業務の進捗をスムーズに進めるためのメリットと言えます。

時間や場所を問わず会議や打ち合わせができる

ビジネスチャットは、時間や場所を問わずにコミュニケーションが取れます。リモートワークが定着した会社や遠隔地同士でのプロジェクト、広範囲の外回りが多い営業のチームなどでは、情報共有する際に一堂に会するのは非常に困難です。
しかし、ビジネスチャットを利用すればパソコンやスマートフォンさえあれば、時間や場所に関係なく共有事項の確認や発信が可能です。

タイミングを逸することなく情報共有や意見交換を行えるビジネスチャットは、今時の働き方には必須のツールとも言えるでしょう。

情報共有のスピードが上がる

情報共有のスピードが上がることも、ビジネスチャットのメリットです。

電話やメールでは、確認の有無や不明点の解消などに時間がかかる傾向にあり、一方通行のコミュニケーションになりがちです。ビジネスチャットの場合、急を要する情報の共有や意見交換が簡単かつ迅速にできるため、情報共有のスピードが格段にアップします。
またビジネスチャットでは、資料ファイルや画像・動画なども簡単に共有できます。カレンダーやto doリストなどの機能を利用すれば、様々な業務のスピードを上げることが可能です。

ビジネスチャットのデメリットの解決策

ビジネスチャットはデメリットが生じる可能性があるものの、適切な対策を講じることで、より効果的に活用できます。デメリットの解決策は、以下の通りです。

定期的に対面で会議する日程を設ける

ビジネスチャットの普及により、対面でのコミュニケーションが減少する傾向にあります。問題を解決するには、定期的に対面での会議日を設けることが効果的です。

対面での交流は、「雑談から新しいアイデアが生まれる」「会話することで安心感や所属感が高まる」などの側面が見受けられます。

表情や声のトーンなど、非言語コミュニケーションを通じて、「より深い理解や信頼関係の構築」や「エンゲージメントの向上」が可能になるでしょう。オンラインと対面について、バランスの取れたコミュニケーション環境の構築が重要です。

DMの使用を原則禁止する

ビジネスチャットにおいて、DMの過度な使用は、情報の偏在や非効率を招く可能性があります。そのため、DMの使用を原則禁止し、パブリックチャンネルでの質問や情報共有を推奨することも一案です。

パブリックチャンネルでは、一人が質問すれば他のメンバーも回答を閲覧できるため、同じ質問が重複して行われる無駄を防止できます。また、情報の透明性が高まり、チーム全体の知識共有や問題解決能力の向上にも繋がるでしょう。ただし、個人情報や機密情報に関しては、例外的にDMの使用を認めるなど、柔軟な運用も必要です。

規模・業種・部署にあっているビジネスチャットに変更する

ビジネスチャットツールは、企業の規模・業種・部署によって、最適な内容が異なります。大企業向けの高機能なツールが、小規模企業には過剰スペックになる可能性があり、特定の業界に特化したツールが他の業界では使いづらい場合もあるでしょう。そのため、自社の特性に合ったツールを選択することが重要です。

とくに、営業やカスタマーサポート部門でビジネスチャットを導入する場合、yaritoriのような特化型ツールが効果的です。yaritoriは一般的なグループチャットやDM機能に加え、「メールごとにチャットを紐付ける機能」「複数メールアドレスの一元管理」「対応状況のステータス管理」など、顧客対応に特化した機能を提供します。

ビジネスチャットなら「yaritori（ヤリトリ）」がオススメ

多くのビジネスチャットは、内勤やエンジニアなど、社内コミュニケーションが中心の業務に適しています。しかし、カスタマーサポートや営業など、対外的なコミュニケーションが主体の部門には、必ずしも最適とは言えません。

対外的なメール対応が多い部門には、クラウド型のメールサービス「yaritori」がオススメです。yaritoriは、一般的なビジネスチャットの機能に加え、メールとチャットを融合させた独自の機能を提供しています。主な強みは以下の2点です。

1. メールごとにチャットを紐付け

各メールに対して、社内チャットを直接紐付けられます。問い合わせメールへの返信方法の相談や指示出しなど、メールを起点とした社内コミュニケーションが迅速に行えることが特徴です。

2. 高度なメール共有システム

複数のメールアドレスを一元管理し、対応状況をステータスで管理できます。二重対応や対応漏れを防ぎ、チーム全体の業務効率を大幅に向上させられるでしょう。

yaritoriは、テレワーク環境下での「社内コミュニケーション不足」も解決できる強力なツールです。7日間の無料トライアルを提供しており、1ユーザーあたり月額1,980円（税抜）〜でご利用いただけます。最低契約期間の縛りもありません。詳細な機能や料金、導入事例については、サービスサイトをご覧ください。

まとめ｜ビジネスチャットはデメリットを理解して効果的な運用を 

ビジネスチャットのデメリット、そしてメリットについて解説してきましたが、いかがでしたでしょうか。デメリットを正しく理解することで、適切な教育やルール設定を通じてリスクを軽減し、メリットを最大限に活かせます。

スピードが重視され、働き方が多様化する現代のビジネス環境において、ビジネスチャットは有用で便利なツールです。効果的に運用し、ぜひ自社の業務効率化に役立ててください。