高齢化社会に向け、電動モビリティという新しい移動手段・インフラの提供を行う事業を展開するELEMOs合同会社。最新の技術で新しい移動手段を提供する同社ですが、メールのステータス管理や社内での情報共有の部分で課題感を持っておりました。

そこで導入したのがメール共有システム「yaritori」です。

導入の結果、ステータス管理や社内での情報共有などの改善に繋がりました。今回は、「yaritori」導入を主導した上野様にお話を伺いました。

特定小型車種の製造・販売による高齢化社会に新しい移動の選択肢を提供

貴社の事業内容について改めて教えてください。

弊社の事業内容は電動モビリティであり、主に特定小型の区分になる車種の製造、販売を行ってる会社になります。

高齢化社会ということを鑑み、免許を持たずに利用できる新しいインフラとして、主に3〜4輪の車種を製造・販売しています。主にご高齢の方の免許返納後の移動手段としてご利用いただいております。

お年寄りの方が従来のシニアカーで気にしていた速度や見た目などの部分を解決できるものとして評価されております。

アカウント共有による管理に限界を感じたことが導入の背景

ご導入いただいた背景としてどのような課題感をお持ちでしたか？

メールサービスを導入したいと思った背景は、元々は社長のご夫婦が保有している個人アドレス（gmail）を複数人でアカウント共有して利用しており、社長宛てのメールを代理で返すということが日常的に発生していました。

同じアカウントにログインし返信を行う中で、対応有無や開封などの閲覧履歴の管理、返信状況を正確に把握することが複雑で行いにくい状態でした。

全員でアカウントを共有しているために、誰かが開封するとステータスが分からなくなるという課題があり、とにかく管理が複雑化していました。

これらを管理できる体制を作る必要があり、解決できるサービスを探していた中で偶然見つけたのが「yaritori」でした。

「yaritori」導入の経緯はなんだったのでしょうか？

「yaritori」を知ったきっかけとしては、「顧客管理システム」という観点でサービスを調べていた中で見つけた形です。

ただ、今の弊社で必要なのはお客様情報をそれぞれファイル化する顧客管理よりは、メールを迅速かつ漏れなく対応できることであったため、シンプルで分かりやすく、安価であり、対応漏れや把握漏れがなくすことができる「yaritori」に興味を持ちました。

利用した初日に「yaritori」に決定！迷わないシンプルなデザインに惹かれた

実際に「yaritori」をどのように活用しているのか教えてください。

基本的には、ホームページのお客様からのお問い合わせ窓口として利用しています。具体的には、購入前のご質問への対応、購入から発送までの納期に関する連絡、購入したお客様からの都度のお問い合わせなどに利用しております。

お問い合わせの件数は、大体1日で10件前後、月に換算すると200〜300件ほど来ており、その窓口として活用しています。

また、LINEの公式アカウントも設置していますが、弊社のお問い合わせの90%がメールからとなっており、圧倒的に多いという状況だったため、メールの対応が非常に重要でした。

「yaritori」を利用してみて感じたことを教えてください。

「yaritori」は画面がシンプルという印象が強いです。画面を見て分からないことがないというのが本当に大きかったです。利用するにあたって勉強をする必要がなく、即日利用することができるのがありがたかったです。

最初に利用した日から「yaritori」を正式導入しようと社内で決めるくらい利用しやすかったのを覚えています。

前職時代に他のツールで機能が多すぎることによって、全機能を使い切れていないというストレスを感じていたことがありました。その点「yaritori」は直感的に利用できたのが本当に良かったです。

弊社が一番課題に感じていたところを、一番安く解決できるのが大きかったです。

「yaritori」導入によりどんな効果があったのか教えてください。

対応漏れや未対応・対応保留などが一目で分かるようになったのが大きかったです。過去に二重返信してしまうなどもありましたが、今ではその部分も解決することができました。

メールで個人で管理している要素を社員全員が把握できて、対応漏れが無くなるという環境を実現したかったので、それが実現できたのが本当に良かったです。

頻繁にご利用している機能があれば教えてください。

メール内のコメントを頻繁に活用しています。履歴を残すために主に活用しており、他の人への返信内容以外の情報を共有するために頻繁に利用しています。

メール対応の中で電話が間に入った際に、履歴を追えなくなる問題が発生したりする中で、メール単位でコメントにメモができる点が非常にやりやすかったです。

今後の組織拡大の中でも「yaritori」を有効に活用していきたい

最後に、今後の展望を教えてください。

おかげさまで販売台数も順調に伸びており、来期からはさらに人員や販売店を増やしていく予定です。
今後は体制を強化しながら、よりお客様に寄り添った運営を目指していきます。

体制強化に伴い、営業や経理など部門ごとに業務を分担していくことも増えるかと思います。その中で、社内のコミュニケーションやメール業務もより複雑化することが想定されるため、「yaritori」を活用し、よりスムーズで確実な対応を実現することで、お客様に寄り添ったサービスの提供につなげていきたいと考えています。