情報経営イノベーション専門職大学さまは、東京都にある2020年に開校した専門職大学です。必修科目となっている学生の長期インターンシップで、企業や学生との連絡ツールとして「yaritori」をご活用いただいております。

メール共有システム「yaritori」をご導入いただいている企業さまとして、今回は「情報経営イノベーション専門職大学」さまで学生支援全般を担当されている池田さまに取材させて頂きました！

御社の業務内容について教えてください。

当校は、2020年に開校し、産業界と連携することで世の中にイノベーションを起こす人材を育成する専門職大学です。

ビジネス・ICT・グローバルコミュニケーションの3つの学部があり、毎年200名規模の学生が入学されています。ビジネスやICTの基礎を学んだうえで、必修科目として企業への長期インターンシップがあります。

私の部署では、学生の受入先企業様を探すところから実習開始前までの事務手続き、実習開始後のサポートまで行っています。他にも、学生の就職活動や起業などのキャリア支援、連携企業や客員教員とのプロジェクトやイベント実施なども行っております。

「yaritori」をどのようにご活用いただいておりますでしょうか？

「yaritori」では、”実習チーム”を作成し、企業向けアドレスと学生向けアドレスの2つのアドレスを9名で共有しています。

学年ごとにメインの担当者が違うため、タグを使用することで要件や学年ごとに細かく管理しており、さらに親タグと子タグを使い分けることで、メールの対応状況が一目でわかるようにしています。

学内でのコミュニケーションではslackを使用しており、「yaritori」はslackとも連携しているので、メールが届くとslackに通知が飛ぶように設定しているので、すぐにメールに気づく仕組みにしています。

個人アドレスも持っているので、それも「yaritori」で管理できるため、Gmailと行ったり来たりしなくて済むので、大変便利です。

なぜ「yaritori」を導入しようと思ったの教えてください。

以前はGoogleグループでメールを共有をしていて、Gmailに共有アドレスを追加して管理していました。

メールが受信されると全員でそれぞれのパソコンからメールを確認し、タグ付けで管理を行なったりしているような状況で、誰が担当かわからないメールはslackで確認するなどしていました。
自分の担当ではないメールは見落としてしまっていたこともあり、対応漏れが発生するなどもしていました。

今後学生の数や対応企業数が増えていくこともわかっていたため「yaritori」の導入を決めました。

「yaritori」を導入してみてどうでしたか？

導入前は、全員がそれぞれのパソコンからGmailを確認してメールを判断していたので、1人でやればよかったことを5、6人で行なっていたので、メール作業の負荷がとても大きかったです。

「yaritori」を導入してからは、メールを見る時間が1/3までに減って、空いた時間を他の業務に集中することができ、仕事全体がとても楽になりました。

「yaritori」導入の決め手はありましたか？

慣れ親しんだツールを切り替えるにあたって、周りのメンバーがすぐに使い始められるかは重要です。「yaritori」はもともと使っていたGmailとパッと見の感覚が近いのが良いなと思いました。

また、私たちも新しい学校のため、費用対効果を厳しく見極めていく必要があります。「yaritori」は初期費用や最低契約期間もなく、他社と比較しても導入しやすい価格設計になっていたのはよかったです。

社内連絡で使用している「slackとの連携機能」や、個人メールも一元管理できる「個人メール管理機能」など「yaritori」にしかない便利機能も決め手になりました。