株式会社キャリスタさまは、物流倉庫などの現場に派遣スタッフを手配する人材派遣業務を行っている会社です。

「yaritori」をお取引先企業や派遣スタッフとの連絡業務などでご活用いただいております。

今回は、メール共有システム「yaritori」をご導入いただいている企業として、「株式会社キャリスタ」の木村社長に取材させて頂きました！

御社の業務内容について教えてください。

当社は、物流倉庫などの現場に求職者を派遣する人材派遣業務を行っております。

毎月、取引企業さまから人員の要望がくるので、キャリスタに登録されている人材を1,000人規模で派遣しています。

派遣スタッフとは、派遣先業務の案内や条件、当日の出発時間・退勤時間の連絡をやりとりしています。派遣スタッフとは、日々個別で連絡をとっているので、毎日100件以上のメール業務が発生しています。

「yaritori」をどのようにご活用いただいておりますでしょうか？

当社では、お取引先企業や派遣スタッフとの連絡業務で活用させてもらっています。

派遣スタッフの出退勤の確認をするためのメールアドレスや、求人案内用のメールアドレスなど、業務ごとに4個ほどのメールアドレスがあるので、それらを内勤スタッフで共有管理しながら運用しています。

yaritoriを利用することで、複数のアドレスを複数人で効率的に対応できるようになったということはもちろんですが、テンプレートやメールごとにできるチャット機能などを活用することで業務が効率化しています。

テンプレートは業務カテゴリごとに分類できて、ワンクリックで呼び出しができるので、スピード重視の弊社にとってはとても使いやすくて助かっています。派遣業務は、派遣スタッフの希望に合わせて迅速に連絡を取ることが人材確保のうえで重要です。

また、メールごとのチャット機能では、派遣スタッフを管理するうえで、過去どんな内容の社内会話があったかを見返すことができるので、派遣スタッフの人材評価に関する社内の知見を蓄積することができます。

なぜ「yaritori」をご導入しようと思ったのか教えてください。

もともとThunderbirdでメールの管理をしていましたが、メールが突然消えたり、見ていないメールが既読になっていたりして、とても使い勝手が悪かったことから、ツールの導入を検討し始めました。

はじめはGmailに移行することで解決できると思いましたが、現在の対応状態がどうなっているかがわからない問題やテンプレート機能の使いやすさも不十分だと感じていました。

複数のメールアドレスを複数人で管理していたため、対応状況を他のメンバーに都度口頭で確認する必要が発生したり、業務に必要な大量のテンプレートを運用するには操作性が悪かったです。

そこで、こうした課題を解決し、使いやすく、操作性がいいサービスを検討したときに一番合致するサービスがyaritoriでした。

「yaritori」を導入してみてどうでしたか？

当社はいかに早く取引先企業や派遣スタッフと連絡をとり、適切な人材を確保・派遣するかが重要な仕事を行っています。

一日100件ほどのメール対応が発生していますが、yaritoriを導入したことで、そもそもの作業効率とメール対応のスピードが格段に上がりました。

共有アドレスのほかに個人アドレスも他のメンバーに共有されない形で管理できるので、yaritoriとGmailを行ったり来たりしなくて済むのも便利で、使いはじめてどんどん効率化が進んでいることを実感しています。

「yaritori」導入の決め手はありましたか？

トライアルを実施してみて、すぐに課題を解決することができる便利なツールだとわかったので、そのまま導入を決めました。

派遣先様と派遣スタッフさんの間に入ってマッチングを行うという特性上、相手の時間軸に合わせる必要が出てきます。あるスタッフさんは返信が無くやりとりが滞っている状態になったり、週に一度の給与支払いについて担当者は覚えていなければならなかったり、全てを覚えておくことは不可能です。

スピード感を持ってやりとりが完了すれば良いですが、こちらがいくら急いで反応しても相手の都合で滞ることがどうしても起こります。その時にyaritoriのタグや返信したら対応済になるなどの≪現在の状態≫を明確に表して整理してくれる仕組みがとてもしっくりきました。スピードの向上だけでなく弊社スタッフ間の引継ぎやスタッフさん個々の時間軸に合わせることができるなど作業の質が格段にあがりました。

サービスのコンセプトは完璧だと考えており、業務効率の改善を考えている企業や業務の対応スピードが重要な会社にはぜひおすすめしたいサービスです。

サポート体制も充実していて、わからないことや要望などがあればチャット対応だけでなく、Zoomでも対応してくれるので大変助かっています。

今後もさまざまな機能アップデートを検討しているようですので、さらに便利に進化していくことを期待しています！