派遣スタッフ対応をデジタル化。拡大する人材派遣事業を支えるため、こだわったのは「誰でもすぐに使いこなせるツール」

株式会社ハンズキャリア

業界人材
従業員数 1〜50人

人材をとりまくさまざまな課題解決をサポートする株式会社ハンズキャリア。人材派遣、人材紹介事業が中心で、主に建設・物流業界に向けてサービスを提供しています。2020年の創業以来、日々高まり続ける人材ニーズに応えるため、組織づくりや業務効率化が急務でした。

とくに、登録済み派遣スタッフからの連絡対応に時間がかかり、毎日数百件の対応に追われるなか、重複や漏れといったミスも起こっていました。課題解決のためにさまざまなツールを試してみるも、操作が難しく、なかなか導入までには至りませんでした。

そんななか、検討から導入までがスムーズで、部署の誰もがすぐに使いこなせるようになったのが「yaritori」でした。連絡対応にかかる時間を大幅に削減でき、ミスもなくなったとのことです。

なぜ他社サービスと違い「yaritori」はスムーズに導入できたのか。今後の事業展望はどう考えているのか。短期人材課次長の守屋伸之氏にお話を伺いました。

【導入目的】
・登録済み派遣スタッフからの連絡対応を効率化するため

【記事サマリー】
・派遣スタッフからの「お仕事応募メール」の対応に「yaritori」を活用
・部署メンバー間で対応状況を確認する手間がなくなった
・対応の重複や漏れがなくなった
・導入してすぐ、部署メンバー全員が使いこなせた
・他部署からも「導入したい」と相談されている

【取材対象者】
守屋 伸之
東京支店 支店長
大手派遣会社に7年間勤務。これまでの経験を活かしながら、より大きな裁量権を持って仕事ができる環境に魅力を感じ、2021年よりハンズキャリアに参画。

利用者が日々増え続けるなか、急務だった業務効率化

ーーまずは、ハンズキャリアさまのサービスについて教えてください。

ハンズホールディングスグループの一員として、人の能力で企業をサポートする人材派遣事業と有料職業紹介事業に取り組んでいます。企業の一時的な人手不足を補い、特定のプロジェクトや業務の手助けをするのが我々の役割です。困っている企業の力になりながら、さまざまな事情を抱える働き手に寄り添い、自由な働き方の応援ができればと考えています。

様々な業務請負サービスを全国に展開する株式会社ハンデックスの派遣事業部が分社化して設立された経緯から、建設系業務や物流業務を中心に、企業と求職者の双方にとってWin-Winなマッチングを生み出しています。

ーー守屋さまの担当業務を教えてください。

人材派遣業務のなかでも「短期」領域の事業を預かっていて、事業部全体の数字管理から業務効率化の推進まで幅広く担当しています。

現状、短期派遣の月間登録者数は700名ほど(2023年5月現在)で、業界のなかではまだまだ多い方ではありません。ただ、2年前に入社し、ハンズキャリアの立ち上げ期から携わってきましたが、登録者数は日々拡大しているところです。多いときには1日で200名以上新規登録者が増えることもあります。それだけ社会から求められているサービスだと感じていますので、その要請に答えるための組織をつくりたいと思っています

インタビューに答えるスーツ姿の男性

いきなり、複雑なツールを使いこなすのは難しい

ーー守屋さまが、短期人材課の立ち上げに関わるなかで、課題だったことを教えてください。

登録者が増え続けるなかで、対応できる体制をつくることです。組織拡大が追いついていない状態なので、並行して業務効率化に取り組むのは必須でした。

ーー業務効率化を実現するため、何に取り組んだのでしょうか。

オフライン業務のデジタル化です。とくに時間がかかっていた、登録済み派遣スタッフからの連絡対応については、もっとうまいやり方はないかを検討していました。

これまでは、どの問い合わせに誰が対応しているのかを把握するため、オフィスで直接他のメンバーに確認をする必要がありました。「このメールには誰か対応してる?」と逐一聞いて回っていて、それだけで非常に時間がかかっていました。

対応ミスも起こっていて、例えば、すでに定員に達してしまっている派遣先の仕事に、別の派遣スタッフをオーバーブッキングしてしまうこともありました。リアルタイムで定員が埋まっていくなか、確認に時間がかかったり、不正確な情報で判断をしてしまい、トラブルが起こるケースが多かったのです。

課題解決のためのツールを検討するなかで、他社サービスをトライアルで使ったことがありました。しかし、部署メンバーの評判はよくありませんでしたね。たくさんの機能が搭載されていましたが、我々からすると複雑すぎて使いにくかったのです。

もっと使いやすいツールはないかと探すうちにたどり着いたのが「yaritori」でした。シンプルなインターフェースで、必要な操作が直感的にわかるようになっていて、これなら自部署でも導入できるのではとトライアルしてみることにしました。

すると、部署メンバーからの評判は非常によく、トライアルしてすぐに満場一致で導入が決まりましたyaritoriは、メール共有サービスとして必要な機能を絞っていて、そのぶん使いやすさを高めているツールで「これこそが我々が求めていたツールだ」と感じましたね

インタビューに答えるスーツ姿の男性

yaritoriの活用で、煩わしい対応状況確認の手間をゼロに

ーー実際にyaritoriをどのように活用しているのか教えてください。

登録している派遣スタッフから送られてくる「お仕事応募メール」の対応に活用しています。主に派遣先が決まったスタッフとの細かな連絡を、yaritoriを活用しながら複数人で対応している形です。

ーーyaritori導入によりどんな効果があったのか教えてください。

メール対応のスピードが上がりました。一日に何百件も来る連絡について、対応状況や担当者が一目でわかるようになったことで、確認の手間が不要になりました。具体的な計算は難しいですが、相当な時間が節約できていると感じています。

派遣スタッフの方々は他社へも登録していることが多いので、対応のスピードは非常に重要です。yaritoriのおかげで機会損失を防ぐことにもなっていると感じています。どのメールに誰が対応していて、どんな進捗なのか、一目でわかるようになったので、対応ミスがなくなり、それもまた非常に大きな成果だと感じています

ーーyaritoriの導入はスムーズに進んだのでしょうか。

とてもスムーズでした。他のツールを試したので余計に感じますが、普通は新しいサービスを導入すると、使い方がわからなくてバタバタするものです。しかし、yaritoriは部署のどのメンバーも、すぐに使いこなせるようになりました。それだけ、インターフェースがシンプルで分かりやすいのだと思います。今では以前どうやってメール対応をしていたのか忘れてしまったぐらい、yaritoriは業務に馴染んでいます

yaritoriを導入したのは私が管轄している部署だけでしたが、評判を聞きつけた他部署から「うちも使いたい」とお願いされることが多く、社内でどんどん利用部署が増えています

インタビューに答えるスーツ姿の男性

部署間の壁を取り払い、数倍の事業規模へ成長させる

ーー今後の展望を教えてください。

設立から約3年が経過して、おかげさまで需要もどんどん高まっているので、サービス規模の拡大を追求し、全国展開を目指したいと考えています。そのためには、月間登録者数を底上げし、今より数倍以上の登録者がコンスタントに増え続ける体制をつくっていかなければと思っています。

派遣サービス自体はこれからも、社会から求められ続けると思いますが、我々のような中途参入企業にとっては、いかにしてシェアを獲得していくのかを考えることが重要です。以前のようなオフライン主体のやり方では限界があり、IT活用には引き続き力を入れていきたいと考えています

個人的には、最近、もともと携わっていた短期派遣だけでなく長期派遣も、まとめて管轄することになったので、両サービスの拡大に向けより一層力を尽くしたいと思っています。

そして互いにシナジーを効かせられる組織づくりも意識したいです。短期派遣の登録をしているワーカーでも、ニーズがあれば長期派遣をご紹介することで、より流動的な人材活用が可能になります。将来的には私が関わる部署だけでなく、会社全体としても部署同士の連携を今よりもっと密に取れるようになるとよいと思っていて、その先駆けとなる組織づくりに挑戦したいです。

ーーこれからのyaritoriに期待することがあれば教えてください。

引き続き、導入サポートや新機能紹介を通して、業務効率化を支えていただけるとありがたいです。個人的には、yaritoriはまだまだ伸びるサービスだと感じていて、新しい機能もどんどんリリースされるのかなと感じています。ただ、今の良さである直感的な操作性を大事にしながらプロダクトを育てていってほしいです

我々のような人材派遣や人材紹介業務を営んでいる会社は、連絡対応が必要な人の数が多く、複数人で連携を取りながらのスピーディーな対応が求められると思います。そんな現場にとってyaritoriは便利なツールです使いこなすのに特別なスキルも必要ないので、困っている会社は是非使ってみると良いのではないでしょうか

yaritori(ヤリトリ)は、
情報共有の迅速化や、問い合わせ対応の効率化を実現します。
Eメールを中心とした社内外の「やりとり」そのものを、
もっとよい体験にすることを目指しています。

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