担当が休みで不在！代理メールの送り方を例文付きで紹介

「担当が休みの日に取引先への代理メールを頼まれたけど送り方がわからない」
「代理メールの書き出しが知りたい」

そんなお悩みをお持ちの方向けに、代理メールを送る際のポイントを例文付きで解説します。

結論、ビジネスシーンにおける代理メールは、ポイントを抑えておけば普通のメールと大きな違いはありません。この記事を読んで代理メールのポイントを抑えておきましょう。

また、記事の後半では担当不在による問い合わせ対応の遅れを防ぐ方法も解説しています。気になる方はぜひ参考にしてみてください。

代理メールの例文① -担当者が一時的に不在の場合-

担当者が一時的に不在の場合、担当者とすぐに直接連絡が取れるようになりますが、このように急ぎの場合の連絡先を案内すると良いでしょう。

代理メールの例文② -担当者が長期休暇で不在の場合-

担当者が長期休暇の場合は、いつ担当者が復帰するのか、また復帰までの連絡先を明記することがポイントとなります。

代理メールの例文③ -担当者が緊急の事態で不在の場合-

代理メールでは担当者の不在期間を記すのがマナーですが、病欠や災害等の緊急時には不在期間が明白でない場合もあるでしょう。

その場合でも、できるだけ具体的な情報を提供し、真摯な姿勢を示すことが重要です。

代理メールの例文④ -別の担当者をご案内する場合-

担当者の状況によっては、他の担当者を代理でご案内することも考えられます。このような場合には、代理担当者の名前や連絡先を強調しましょう。

また、署名には自分だけでなく代理担当者の連絡先を示すよう注意しましょう。

思ったより普通のメールと変えなくて良いんだなと思ってもらえたかと思います。但し、例文はあくまで基本なので、ポイントを押さえながら自社の業務にそったメールを作成することが重要です。

次の章では、代理メールの書き方の具体的なポイントをご紹介します！

担当の代理で社外にメールを送る際のポイント

それでは、担当不在時に代理メールを送る際の下記ポイントについて解説します。

1. 代理であることを伝える
2. 担当が不在の理由と不在期間を伝える
3. 返信先を伝えておく
4. 対処できないときは担当に連絡する

代理であることを伝える

まずは、メールを送信する相手に自分が代理であることを伝えるために、また不要な混乱を防ぐためにも、必ずメール上部、または件名に自分が代理である旨を記載しておきましょう。いつもと違う相手から連絡がきたとなると「担当変わったのかな？」「間違いメールかな？」と相手を勘違いさせてしまう可能性があります。

また、取引先に不審に思われないためにも、自分の会社名・所属部署・名前を記載するのも忘れないようにしてください。

担当が不在の理由と不在期間を伝える

担当が不在の理由と不在期間をメールに含めましょう。メールの相手はいつから担当と連絡が取れるようになるか気になっています。不在期間を伝えておけば大体どの程度で連絡が取れるか把握できるので、相手を安心させるためにも必ず記載しておきましょう。

返信先を伝えておく

相手が誰に返信すればいいかわかるように返信先もメール内に記載しておきましょう。返信先がないと「担当と代理、どちらに返信すればいいんだろう？」と相手を混乱させてしまう恐れがあります。その後もやりとりが必要なのであれば代理宛に、その必要がなければ担当宛にするなどして対応しましょう。また、担当がプライベートの携帯電話で連絡を取れるのなら、その旨伝えておくといいでしょう。

対処できないときは担当に連絡する

不在の担当宛にメールが届いているが、問い合わせ内容が自分には理解できない・対処できないというケースもあると思います。そんなときは担当に連絡して指示を仰ぎましょう。無理に対応して後から大事になっては元も子もありません。もし担当と連絡が取れない場合は、相手に担当が不在である事と現在連絡が付かないことを伝えておきましょう。

代理メールの対応が頻発している場合の改善方法

代理メールの対応が頻発している場合は、業務を標準化し、属人化を防ぐことが重要です。

担当者が不在のときに発生しがちな課題として、問い合わせ内容に対する対応方法がわからない、コミュニケーションの背景がわからないなどがあげられます。
こうした課題を根本的に解決するには、複数人でお客さま対応できる仕組みを導入し、顧客情報・対応履歴を共有しながら、業務フローの型化を進める必要があります。

そこで、代理メールの対応が頻発している方には、複数人でのお客さま対応を効率化することができる「yaritori」をオススメします。「yaritori」には生成AIがメールの文章を作成してくれる機能も備わっているので、メール対応を効率化したい方にもオススメです。

メール共有システム「yaritori」の紹介！AIが代理メール文を作る機能も

yaritoriは、複数人でのお客さま対応を効率化するメール共有システムです。個人アドレス（taro.yamada@）とは別に代表アドレス（sales@）を複数人で共有管理することができます。

複数人でお客さま対応できる仕組みとして、代表アドレスに届くメールを、社内メンバーの誰が見ているか（未読・既読機能）や、未対応・対応済みなどのステータスがわかる機能があります。社内メンバー向けに返信方法をチャットで相談できる機能や、返信担当者を設定する機能もあるので、複数人でも事故なく効率的なメール対応が可能です。

また、顧客情報を共有するために、お客さま情報・対応履歴を管理できる機能、業務フローの型化を進める機能として、テンプレートをカテゴリーごとに複数用意できる機能があります。

さらに、最新AI「GPT-4」でメール文を自動作成する機能もついています。代理メールやクレームメールなど、メール文章の作成に悩むような場面で、AIがメール文案を自動生成してくれます。

サービス概要がわかる資料を無料でお送りしますので、お気軽に資料請求してください。

▼メール共有システムについて、さらに詳しく知りたい方は以下の記事がオススメです。
【徹底解説】メール共有システムとは？メリットと活用事例を紹介導入メリットと選び方のポイントを解説

まとめ｜代理メールはポイントを抑えておけば安心

本記事では代理メールを送る際のポイントを例文付きで解説していきました。担当から代理メールを頼まれるとついつい緊張してしまうと思いますが、本記事で紹介したポイントとビジネスマナーを抑えておけば安心です。急ぎでメールを送る必要がある際は本記事で紹介している代理メールの例文を活用してみてください。

また、チームでメール対応を行っていて、担当不在の対応遅れに苦労しているという方は「メール共有システム」の導入を検討してみてください。本記事で紹介したメール共有システムはすべて無料トライアルが設けられています。気になった方はぜひお気軽にお試しください。