無料で使えるおすすめのクラウドメール3選比較！選び方・有料版との違いも解説

クラウドメールは、インターネット上のサーバーを利用してメールの送受信ができるサービスです。GmailやYahoo!メールなどが有名で、専用のソフトをインストールしなくても、インターネット環境さえあれば場所を選ばずに利用できる点が魅力のひとつです。

一方で、無料で使えるクラウドメールはさまざまなサービスがあり、どのように選べばよいか、またビジネスで利用しても問題ないのか迷うことも多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、失敗しない無料クラウドメールの選び方とあわせて、おすすめのサービス3選を比較紹介します。法人やビジネスで利用する際の注意点についても解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

クラウドメールとは？

まずはクラウドメールに関する基本知識について見ていきましょう。

クラウドメールとはサーバー上のデータにアクセスして利用するメールサービス

クラウドメールとは、メール本文や添付ファイル、アドレス帳などのデータを、インターネット上のサーバー（クラウド）に保存し、ユーザーがそこにアクセスして利用するメールサービスの総称です。

従来のメール利用では、会社のサーバーやプロバイダから、PCなどの端末にデータをダウンロードして保存・管理する方式が主流でした。この場合、一度受信したデータは特定のPC内に保存されるため、他の端末からは過去のメールを確認できないという制約がありました。

一方、クラウドメールでは、データは常にインターネット上のサーバーに保管されています。ユーザーは、PCやスマートフォンなどの端末を使い、サーバー上のデータにアクセスしてメール業務を行います。

そのため、会社で作成中のメールの続きをスマートフォンから編集したり、自宅のタブレットで過去の送信履歴を確認したりと、場所や端末に縛られずに最新のデータを利用できるのが特徴です。

クラウドメールの仕組み｜インターネット上のサーバーでデータを一元管理する

クラウドメールは、手元の端末にデータを残さず、常に「クラウド上のメールボックス」を直接操作する仕組みになっています。

従来のメールソフト（POP方式）が、「郵便受けから手紙を取り出して、自分の机の引き出し（端末）にしまってしまう」ような仕組みであるのに対し、クラウドメールは「インターネット上の巨大な保管庫」に全員がアクセスし、その中で作業を行うようなイメージです。

具体的には、ユーザーがメールを開いたり送信ボタンを押したりするたびに、インターネットを経由してサーバーへ指示が送られ、サーバー側で処理が実行されます。データの実体が常にサーバー側にあるため、PCで「既読」にしたメールは、スマートフォンで開いた際も即座に「既読」として反映されます。

このように、すべての端末で常に「最新かつ同じ状態」が同期される仕組みによって、端末を跨いだスムーズな業務遂行が可能となっているのです。

無料のクラウドメールを使うメリット｜有料版との違い

ここでは、無料のクラウドメールならではの3つのメリットについて解説します。

コストをかけずに即座に導入できる

無料のクラウドメールの大きなメリットのひとつは、コストがかからず導入のハードルが低いことです。

PCに専用のソフトウェアをインストールしたり、自社でサーバーを構築したりといった面倒な作業は一切不要です。ブラウザから公式サイトにアクセスし、アカウントを登録するだけで、その場ですぐにメールの送受信を開始できます。

初期費用や月額料金がかからないため、「まずは試しに使ってみたい」「急ぎでメールアドレスが必要になった」という場合でも、トライアル感覚で気軽に利用を始められる手軽さが魅力です。

インターネット環境があればどこでも利用可能

クラウドメールは、インターネットにつながる環境さえあれば、場所や端末を選ばずに利用できます。

メールデータはすべてクラウド上に保存されているため、オフィスのPCで作成中のメールを移動中にスマートフォンから送信したり、自宅のタブレットで過去のメールを確認したりといったことがシームレスに行えます。

端末ごとのデータ移行や同期設定も不要で、IDとパスワードさえあれば、どのデバイスからでも常に同じメールボックスにアクセスできる利便性は、クラウドメールならではの強みです。

サーバーのメンテナンスや管理が不要

自社で物理的なサーバーを保有する必要がないため、運用管理の手間がかからない点も大きなメリットです。

メールデータや添付ファイルはサービス提供者のサーバー（クラウド）に保存されるため、自社のPCやスマートフォンのストレージ容量を圧迫しません。また、セキュリティ対策やシステムのアップデートは提供者側で自動的に行われるため、ユーザーはメンテナンスを意識することなく常に最新の状態で利用できます。

万が一PCが故障したり紛失したりしても、データはクラウド上に安全に残っているため、新しい端末からログインするだけですぐに業務を復旧できる点も安心です。

無料クラウドメールの選び方

数ある無料クラウドメールの中から、導入後に後悔しないための選び方のポイントを4つ紹介します。

ビジネス利用に耐えうるセキュリティ性能があるか

クラウドメールを選ぶ上で、セキュリティ対策の強度は最優先で確認すべきポイントです。インターネット上でデータを管理する特性上、不正アクセスや情報漏えいのリスクと常に隣り合わせだからです。

具体的には、第三者による乗っ取りを防ぐ「二段階認証（多要素認証）」機能があるか、通信が暗号化されているかなどを確認しましょう。また、フィッシング詐欺やウイルスメールを自動で検知・隔離する「スパムフィルター」の精度も重要です。

Gmailのような大手サービスは、無料版でも世界最高水準のセキュリティ対策が施されているため安心感があります。

必要な保存容量（ストレージ）はあるか

無料で使えるデータ容量（ストレージ）の上限も重要な比較ポイントです。容量が不足すると、過去のメールを削除しなければならなくなったり、新しいメールが受信できなくなったりして業務に支障をきたしかねません。

クラウドメールの場合、Googleドライブなどのストレージサービスと容量を共有しているケースも多いため、メール単体で実質どれくらい使えるかを確認しておきましょう。画像や資料を頻繁にやり取りする場合、最低でも10GB〜15GB程度の容量があるサービスを選んでおくと安心です。

独自ドメインへの対応可否

ビジネス利用を見据えるなら、将来的に「@company.co.jp」といった独自ドメインが利用できるかも確認しておきましょう。

基本的に、無料のクラウドメールでは「@gmail.com」などのフリーメールアドレスしか使えません。しかし、サービスによっては有料プランへアップグレードすることで、データを引き継いだまま独自ドメインを設定できるようになるものもあります。

最初は無料版で始めても、事業が軌道に乗ったタイミングで信頼性の高い独自ドメインへスムーズに移行できるよう、有料プランへの「拡張性」があるサービスを選んでおくと良いでしょう。

スマホアプリや連携機能の充実度

業務効率を上げるためには、スマートフォンでの使い勝手や、他ツールとの連携機能も重要です。外出先でも快適にメール確認ができるよう、専用のスマホアプリが提供されているか、通知機能は使いやすいかを確認しましょう。

また、カレンダーやチャットツール、オンライン会議システムなど、日常的に使う他のビジネスツールとスムーズに連携できれば、メール画面から予定を登録したりファイルを共有したりと、業務全体のスピードを上げることができます。

無料で使えるおすすめクラウドメール3選比較

ここでは、無料で利用できるおすすめのクラウドメールを3つ、それぞれの特徴とともに紹介します。

Gmail｜Google

Gmailは、Googleが提供する世界最大級のクラウドメールサービスです。ビジネス利用にも耐えうる世界最高水準の迷惑メールフィルターを標準装備しており、危険なメールを自動でブロックするためセキュリティ対策は万全です。保存容量はGoogleドライブ等と共有で15GBまで無料で利用できます。

無料版では独自ドメインの使用はできませんが、有料のGoogle Workspaceへ移行すれば対応可能となります。専用のスマートフォンアプリも使いやすく、GoogleカレンダーやMeetといった関連サービスとの連携機能により、場所を選ばずに効率的な業務が可能です。

Outlook.com｜Microsoft

Outlook.comは、Microsoft社が提供するクラウドメールサービスです。WordやExcel、TeamsといったOffice製品との連携がスムーズで、メール画面から直接ファイルのプレビューや編集ができるなど、業務効率を高める機能が充実しています。

セキュリティ面でもビジネス向け製品と同等の高い技術で保護されており、安心して利用できます。無料で15GBの容量が提供され、スマホアプリでもPC版と同様の操作感で快適に利用可能です。

独自ドメインは無料版では非対応ですが、有料のMicrosoft 365プランを契約することで利用できるようになります。普段からWindows PCやOfficeソフトを利用している方には最適な選択肢です。

Yahoo!メール｜LINEヤフー株式会社

Yahoo!メールは、LINEヤフー株式会社が運営する、国内ユーザーにとって馴染み深いクラウドメールです。ウイルスチェックや迷惑メールフィルターなど、ビジネス利用でも最低限必要なセキュリティ機能が備わっており、安心して利用できます。保存容量は利用状況に応じて最大10GBまで無料で利用可能です。

独自ドメインの運用には対応していませんが、Yahoo!カレンダーなど同社サービス内での連携はスムーズに行えます。使いやすいスマートフォンアプリが提供されており、直感的に操作できるため、外出先でも手軽にメールを確認したいユーザーに適しています。

無料クラウドメールを使う注意点

ここでは、無料クラウドメールを法人・ビジネスで使う際に、注意すべき3つのポイントについて解説します。

独自ドメインが使えず社会的信用が低い

ビジネス利用における懸念のひとつは、「@gmail.com」や「@yahoo.co.jp」といったフリーメールアドレスしか利用できず、独自ドメインを取得できないケースが多いことです。

フリーメールアドレスは誰でも匿名で取得できるため、取引先によっては「セキュリティ意識が低い」「実態のない会社ではないか」と不信感を持たれる可能性があります。企業の顔となるメールアドレスで信頼を損なわないためにも、ビジネスでは独自ドメインの運用が推奨されます。

セキュリティリスクとサポートの欠如

一般的に、無料版に搭載されているのは「基本的なセキュリティ機能のみ」である場合が多く、有料の法人向けサービスと比較すると不安が残ります。ビジネスでは顧客情報や機密データを扱うため、万が一情報漏えいが発生すれば、企業の信頼失墜や損害賠償問題に発展しかねません。

また、無料版は基本的に電話やメールでの個別サポート窓口が用意されていません。「突然メールが送受信できなくなった」といったトラブルが発生しても、自力でヘルプページを調べて解決するしかなく、その間業務がストップしてしまうリスクがあります。

広告表示が業務の妨げになる

無料クラウドメールの多くは広告収入によって運営されているため、操作画面に広告が表示されることが一般的です。

広告が視界に入ると集中力が削がれるだけでなく、業務中に誤って広告をクリックしてしまい、無駄な時間ロスが発生することもあります。スムーズかつ快適に業務を行う上では、広告表示のない有料版の方が適しているでしょう。

ビジネスに使うクラウドメールなら「yaritori（ヤリトリ）」

無料のクラウドメールは手軽で便利ですが、チームでの共有やセキュリティ面では課題が残ります。「support@」などの代表アドレスを複数人で効率的に管理したいなら、メール共有システム「yaritori」がおすすめです。

直感的な操作感で高度な共有管理を実現

yaritoriは、無料のクラウドメールのような直感的な操作画面で、チーム全員のメール対応を「見える化」できるシステムです。

届いたメールごとに「未対応」「対応中」「完了」といったステータスや、誰が対応するかという「担当者」をワンクリックで設定できます。チーム全員がリアルタイムで状況を把握できるため、無料クラウドメールでの共有で起こりがちな「誰かが対応するだろう」という放置や、二重返信といったトラブルを根本から防止します。

さらに、メールごとに社内で相談できる「チャット機能」や、優秀な返信文を共有できる「テンプレート機能」も充実しており、複雑な管理作業をすることなく、対応品質の均一化とスピード向上を実現できます。

GmailやOutlookとの連携がワンクリックで可能

新しいシステムを導入する際、面倒なのが初期設定やデータ移行ですが、yaritoriならその心配もありません。

現在利用しているGmailやOutlookなどのメール設定をそのまま連携できるため、サーバーの移管作業なしで、最短1分で利用を開始できます。

使い慣れたメールアドレスを変える必要もなく、過去の送受信履歴もスムーズに引き継げるため、業務を止めずにチーム管理体制へと移行可能です。

サービスの特徴や主要な機能などをまとめた資料を無料でお送りさせていただきますので、ぜひご活用ください。

まとめ｜無料クラウドメールは個人利用やコスト重視の方におすすめ

この記事では、無料で使えるおすすめのクラウドメール3選や、失敗しない選び方、ビジネス利用時の注意点について解説しました。

無料のクラウドメールは、コストをかけずにアカウント登録だけですぐに利用でき、場所を選ばずアクセスできる利便性が魅力です。プライベートでの利用や、コストを最優先したい個人事業主の方などであれば、今回ご紹介したサービスで十分快適に活用できるでしょう。

一方で、企業の信頼性やセキュリティ対策が問われる本格的なビジネス利用においては、機能制限のある無料版では心もとない場面も出てきます。その場合は、有料版へのアップグレードや、メール共有システム「yaritori」の導入をご検討ください。

まずは手軽な無料クラウドメールから試してみて、業務の拡大や目的に合わせて、最適なツールを選びましょう。