【法人向け】おすすめの無料クラウドメール3選｜有料版との違いや選び方を解説

ビジネスシーンでのコミュニケーションにおいて、メールは欠かせない手段の1つです。

無料のクラウドメールを利用する際には、有料版との違いを理解したうえで選ぶことが大切です。

この記事では無料のクラウドメールのメリットや有料版との違い、選び方を解説します。

おすすめの無料クラウドメールも紹介しますので、クラウドメールの導入を検討している方や無料と有料の選択に迷っている方はぜひ参考にしてください。

クラウドメールとは

クラウドメールは、ウェブブラウザやスマートフォンのアプリを介して、クラウド環境に設置されたメールサーバーに直接アクセスし、メールの送受信を行うサービスです。

契約するだけで利用できるため、導入が容易にできます。無料と有料の2つのサービスがあり、企業や個人のニーズに応じて選択できる点も魅力です。

無料のクラウドメールのメリット｜有料版との違い

無料のクラウドメールを使うメリットは主に以下の3つです。

・初期費用やランニングコストがかからない
・ネット環境があればどこでも確認、送受信できる
・有料版のお試しとして利用できる

具体的なメリットや有料版との違いを確認しておきましょう。

初期費用やランニングコストがかからない

有料版と比較すると、機能はシンプルですが基本的な送受信機能があれば十分な場合には、コストパフォーマンスが高いといえます。

自社のサーバーを持たないため、運用や管理にかかる手間もかかりません。メンテナンスに伴う費用などのランニングコストもかからず、常に最新のサービスが利用できるのも魅力です。

ネット環境があればどこでも確認、送受信できる

ネットワーク接続があれば、会社のデスクトップPCがなくても、スマートフォンやタブレットからメールを閲覧・送受信が可能です。これにより、顧客への迅速な対応や業務の効率化が実現されます。

クラウドメールを利用すれば、在宅勤務や移動中でも業務を進めることができ、作業の柔軟性が向上する点もメリットです。

有料版のお試しとして利用できる

評判の良いクラウドメールがあっても、それが自分に最適かどうか、実際に利用してみなければわからないことも多いでしょう。有料版は導入や継続にコストがかかるため、慎重に検討しなければなりません。

無料のクラウドメールであれば、気軽に試せるのが魅力です。もし導入後に使い勝手が合わないと感じたり、自分に適さないと判断した場合でもリプレイスが可能です。

無料のクラウドメールの注意点

コストがかからないがゆえに、利用する際にはいくつか注意点があります。

具体的なポイントを確認しておきましょう。

利用制限がある

無料版のクラウドメールには利用制限が設けられており、機能や容量、ユーザー数などが制限されています。これにより、使いづらさを感じる場合があるかもしれません。容量や機能を増やしたい場合は、有料版への変更が必要となります。

有料版では制限が緩和され、より多くの機能や容量を利用できるため、ニーズに合ったサービスを選択することが重要です。ビジネスでしっかりと活用するなら、無料版で制限されるサービスを理解し、適切なサービスを選択しましょう。

セキュリティが弱い

無料のクラウドメールは、一般的に基本的なセキュリティのみが提供されていることが多いです。高度なセキュリティ機能が十分に提供されず、機密性が保護されているとは限りません。

特にビジネスの場面では機密情報をやり取りすることが多いため、この点には注意が必要です。重要な情報を安全に送受信するためには、セキュリティ強化のための追加対策や、セキュリティを重視した有料版のクラウドメールを検討しましょう。

独自ドメインを取得できない

無料のクラウドメールは、一般的に独自ドメインを取得できないため、サービスを提供する会社のオリジナルドメインを使用することになります。しかし、ビジネスで使用する場合、独自ドメインでないと問い合わせできないサイトも存在するため、独自ドメインの取得が重要です。

そのため、無料のクラウドメールは、社内でのやり取りやサブメールとしての利用に限定される可能性があります。

無料のクラウドメールの選び方

無料のクラウドメールを選ぶ際には、次のポイントを意識して選ぶとよいです。

どのサービスを選ぼうか迷った際には、各ポイントを比較し、自分のニーズに合ったものを選びましょう。

現状の環境との互換性があるか

クラウドメールを選ぶ際には、他のシステムとの連携が可能かどうかも重要なポイントです。たとえば、普段からGoogle Workspaceを利用している場合は、Gmailが適しています。現状の環境に合わせてクラウドメールを選ぶことで、シームレスな業務フローの実現が可能です。

欲しい機能が揃っているか

自分が求める機能が揃っているメールサービスを選ぶことで、メール関連作業の効率が向上します。必要な機能を検討する際には、将来のニーズも考慮しておくとよいです。

たとえば、複数人で情報共有する機会がある場合は、メール共有システムやチャット連携などの機能があると業務の効率化を図れるかもしれません。自分のニーズに合った機能を精査し、クラウドメールサービスを選びましょう。

有料化した時の料金

クラウドメールは長期間にわたって使用されるため、有料化の可能性がある場合には、あらかじめ料金を確認しておくことが大切です。月額料金が低ければ低いほど、経済的な負担が軽減されます。

有料版に移行しても負担が少ない料金プランを提供するクラウドメールを選ぶのがおすすめです。

【法人向け】おすすめの無料クラウドメール3選

各社から無料のクラウドメールがリリースされていますが、そのなかでもおすすめなのが以下の3つです。

・Outlook
・Gmail
・Yahoo!メール

それぞれの特徴を確認し、自社にあったサービスを選ぶ参考にしてください。

Outlook

「Outlook」は、マイクロソフトが提供する無料のクラウドメールサービスです。Microsoft Officeのアカウントがあれば利用できます。メールボックスは無料で15GBの容量が提供され、さらにメールの自動振り分け機能も備わっているのが特徴です。

OfficeソフトやTeamsとの連携もできるため、スケジュール管理や情報共有などビジネスに必要な機能も多く搭載しています。

【無料版の主な機能】
・メールの送受信
・連絡先登録
・予定表の作成
・自動振り分け/転送設定

【セキュリティ】
スパムフィルター・暗号化などの基本的な機能を搭載。

【容量】
メールボックス……15GB

【料金】
Outlookでは、3つのプラン（すべてサブスクリプション／税抜表記）が存在します。
・Microsoft 365 Basic…月額260円／または年間2,440円
・Microsoft 365 Personal…月額1,490円／または年間14,900円
・Microsoft 365 Family…月額2,100円／または年間21,000円

【有料版の主な機能】
・独自ドメイン取得可
・BasicとPersonalは1人用であるが、Familyは最大6人で利用可
・ParsonalとFamilyは、OneNote・エディター・Formsなどの機能を搭載

Gmail

「Gmail」は、Googleが提供する無料のクラウドメールサービスです。無料プランでも最大15GBの容量を利用できます。メールの送受信時には、自動的に添付ファイルのウイルススキャンが行われるため、安全性の高さも魅力です。

また、フィルタやラベルを活用することで、メールの整理や振り分けが容易に行え、業務効率を向上させることができます。

【無料版の主な機能】
・メールの送受信
・情報保護モード（相手に転送・コピー・印刷をさせない）
・検索機能
・自動振り分け
・フィルタリング
・テンプレート機能

【セキュリティ】
迷惑メールフォルダ・暗号化など基本的な機能を搭載。

【容量】
Gmailサービス（メール、フォト、Googleドキュメントなど）……15GB
15GB以上は以下の通り有料となります。
★ベーシック（100GB）…月額250円／年間払い2,500円
★スタンダード（200GB）…月額380円／年間払い3,800円
★プレミアム（2TB）…月額1,300円／年間払い13,000円

【料金】
Gmail自体は無料ですが、Google提供の各種ツールをビジネス使用できる「Google Workspace」に登録する場合は、利用料金がかかります。料金は以下の通りです。

・初期費用：すべてのプランで0円
・月額費用：プランによって異なる
★Business Starter…月額換算680円／1人あたり30GB
★Business Standard…月額換算1,360円／1人あたり2TB
★Business Plus…月額換算2,040円／1人あたり5TB
★Enterprise…料金は要問合せ／1人あたり5TBだが追加申請も可能

【有料版の主な機能】
・独自ドメイン取得可
・強固なセキュリティ（VPN保護やダークウェブレポートなど）
・複数名のビデオ会議参加（Starter：最大100人、Standard：最大150人、Plus：最大500人、Enterprise：最大1,000人）

Yahoo!メール

「Yahoo!メール」は、ヤフーが提供する無料のクラウドメールサービスです。無料プランでは、メールボックスの容量が2GBと少なめですが、ヤフーが提供するサービスの利用状況に応じてデータを増量できます。

また、有料版はありませんが、別途料金を支払えば独自ドメインの取得やウイルスチェックサービス、セキュリティサービスなどのサービスも利用可能です。

【無料版の主な機能】
・メール検索
・フォルダ分け
・提携カレンダーとの連動
・サブアドレスの作成（最大10個）
・メールアドレス変更（IDはそのまま）
・きせかえテーマ

【セキュリティ】
迷惑メールフォルダ・暗号化などの基本的機能のほかに、シークレットパスワード・ワンタイムパスワードなどを実施。

【容量】
メールボックス…2GB
以下に該当する人は、利用状況に応じて、データを無制限に増量できます。
★Yahoo!BBの加入者
★セキュリティーパックの利用者
★LYPプレミアム会員

【料金】
Yahoo!メールでは、別途料金を支払うと、以下のサービスを利用できます。
・マイネームアドレス（任意の文字列+.nameドメイン）：月額330円（税込）
・ウイルスチェックサービス：月額220円（税込）
・セキュリティーパック（広告非表示や迷惑メール対策の強化など）：月額304円（税込）

メール管理/整理なら「yaritori」

「yaritori」は、Onebox株式会社が運営するクラウド型のメール共有システムです。複数人での連携管理に優れており、チーム全体でのメール管理を効率化します。

メール機能では、個人のメールアカウントに加えて、「sales@」や「support@」などの複数の代表アドレスをチーム内で共有し、一元管理できます。これにより、各メンバーがアカウントを切り替える手間を省き、作業のスムーズな進行が可能です。

また、未対応や対応済みといったステータス管理や、メールごとに返信担当者を設定する機能により、二重対応や対応漏れを防ぎ、業務の効率化や顧客対応の質を向上させます。

さらに、メール文の自動生成やクレームメールの自動判別といった最新のAI機能が搭載されている点も魅力です。これにより、煩雑なメール対応作業が簡略化され、スタッフはより重要な業務に集中できます。

加えて、グループチャットやDM（個人間チャット）などyaritoriならではの機能も搭載。業務連絡や雑談などのコミュニケーションもスムーズに行えるため、チーム内の情報共有が円滑になり、迅速な意思決定にも役立ちます。

利用料金は月額1,980円（1ユーザー）からとなっており、無料のクラウドメールサービスにはない豊富な機能が盛り込まれています。コストパフォーマンスにも優れ、業務効率化に大いに役立つことから、多くのビジネスシーンで重宝されること間違いありません。

7日間の無料トライアルもあるので、気になる方はぜひ試してみましょう。

まとめ

無料で利用できるクラウドメールサービスはいくつかあり、どれも手軽にアカウントを作成して利用できます。容量も充実しており、インターネット環境があれば場所や時間を選ばず利用できる手軽さが魅力です。

ただし、無料版には機能制限があるためビジネス目的で利用する際はとくに注意が必要です。無料版では機能が不足する場合には「yaritori」などの有料版メールサービスを検討すると良いでしょう。