クラウドメールとは、インターネットを介してメールの送受信を行うサービスです。法人向けクラウドメールは機能が多岐にわたるため、選択を誤ると、自社の課題解決に至らない可能性があるでしょう。
当記事では、代表的な13のクラウドメールサービスを比較し、機能や選び方のポイントを詳しく解説します。
料金・セキュリティ対策・操作性など、自社に最適なサービスを見つけるための情報を提供します。適切な選択を実施し、業務効率化とコスト削減を実現しましょう。
yaritoriは、対外的な顧客対応を担う営業・CSに特化したクラウドメールサービスです。「複数メールの対応状況をチームで一元管理」「チャット機能」などで社内外のコミュニケーションをシームレスにし、迅速な顧客対応を実現することができます。
業界・規模問わず210社を超える企業にご利用いただいています。サービス概要・導入事例がわかる資料をお送りしますのでお気軽にダウンロードしてください。
そもそもメールサービスとは?3種類のメールを解説
メールサービスとは、固有のメールアドレスを作成し、メールの送受信を行うためのサービスです。メールアドレスの種類は「フリーメール」「キャリアメール」「独自ドメインメール」の主に3種類があります。
メールサービスの利用を検討する際は、どのメールアドレスを使いたいのかを決めておきましょう。
特徴 | |
フリーメール | ・Gmail・Outlook・Yahoo!メールなどのように、無料でメールアドレスを取得できるサービス ・インターネット上でメールの送受信を行う ・@以降は「gmail.com」のように、サービス名が表示される |
キャリアメール | ・ドコモ・au・softbankなど、携帯会社と契約する際に付与されるメールサービス ・@以降は「docomo.ne.jp」のように、キャリアごとのサービス名が表示される |
独自ドメインメール | ・レンタルサーバーサービスなどと契約することで、@以降の文字を好きな文字列にできる ・有料のメールサービスと契約することで使える |
クラウドメールサービスとは
クラウドメールサービスとは、Webブラウザやアプリからインターネット上のサーバーを介し、電子メールの閲覧や送受信、保存を行うサービスです。
インターネットに接続できる環境であれば、外出先や自宅からでもメールの閲覧や送受信ができるため、リモートワークやテレワークを行ううえで必須のサービスです。
◆クラウドメールサービスの例
・yaritori
・Gmail
・Yahoo!メール
オンプレミス型(クラウドではないメールサービス)との違い
ローカル環境にインストールして使用するメールソフトウェアや、企業内に専用で構築されたメールシステムは「オンプレミス型」と言われます。セキュリティや情報管理などを考慮して構築されることが多く、自社で独自開発したメールシステムを利用する企業もあります。
◆オンプレミス型メールサービスの例
・Thunderbird
クラウドメールサービスを使うメリット
オンプレミス型ではなく、クラウドメールを利用するメリットは以下の通りです。
【コスト面】
運営元がサーバーの購入やメールサービスの管理・アップデートなどを行なうため、初期費用を抑えられます。必要に応じて利用アカウントや容量を増減できるため、コストのムダがない点も特徴です。
【利便性】
インターネットに接続できる環境であれば、場所を選ばずアクセスできるため、自宅や外出先でも利用できます。また端末も選ばないため、出張先でパソコンの調子が悪くなっても、別のパソコンやスマホからチェックできるなど、利便性に優れています。
【セキュリティ】
クラウドメールにはあらかじめセキュリティ機能が搭載されており、無料サービスであっても、迷惑メール対策や暗号化などの基本的な対策は施されています。有料サービスであれば、誤送信防止やウイルス対策などの機能も見受けられます。
【災害などにも強い】
メールデータはクラウドで管理しているため、災害などで自社の端末が壊れてもデータはそのまま残ります。オフィスが倒壊し会社の端末が使えない状態になっても、IDとPWさえわかっていれば自宅などからメール業務を行なえるでしょう。
クラウドメールサービスの種類
クラウドメールサービスには、用途などによって以下のようなタイプが存在します。
無料のクラウドメールサービス(一般向け)
GmailやYahoo!メールなど、誰でも無料で使えるクラウドメールサービスであり、気軽に使えるメリットがあります。無料とはいえ、メールの基本的な送受信は問題なくできるため、個人や小規模なグループでの活用も可能です。
有料のクラウドメールサービス(ビジネス向け)
ビジネスシーンでは、「効率的なコミュニケーション」「高度なセキュリティ」「信頼性の高いサービス」が必要です。有料のクラウドメールサービスには、無料版にない便利な機能・強固なセキュリティ対策・専門的なサポート・企業の成長に合わせた拡張性といった特徴があります。
例として『yaritori』では、複数アカウントを一元管理・対応漏れに対する防止機能を搭載・メールごとのチャット機能など、シームレスな情報共有が可能です。
企業向けの有料クラウドメールサービスから、自社に合う機能を保持するサービスを選べば、業務効率化も期待できるでしょう。
オンプレミス型のクラウドメールサービス
自社サーバー内に「メール用のサーバー」を構築し、クラウド上でアクセスできる【オンプレミス型のクラウドメール】も存在します。
例:Exchange Onlien、Zimbra Collaboration
オンプレミス型は、自社サーバー内に構築するため、データ管理などをコントロールできます。その反面、高度な技術も要することから、システムに精通した担当者が必要です。
クラウドメールサービスの主な機能
クラウドメールサービスの主要機能は、以下の通りです。
■送受信:
インターネットに接続されたデバイスから、電子メールの送信や受信ができます。
■保存:
メールサーバー上にメールを保存すれば、複数のデバイスから同じメールにアクセスできます。
■フォルダ・ラベルの管理:
メールをフォルダ分けしたり、ラベルを作成すれば、メールを整理できます。
■スパム・フィルタリング:
迷惑メールなどを検知し、スパムフォルダに移動させたりフィルタリングをします。
■その他:
カレンダー機能との連携や、画像などを保存できるストレージ機能を有するサービスも存在します。
無料メールサービスと法人向けメールサービスの違い
一般的に、無料メールサービスでも基本的な機能は使用できます。しかし「法人向けメールサービス」には、さらに充実した機能が実装されており、ビジネス利用における利便性をいっそう高められるでしょう。
以下に、「無料メールサービス」と「法人向けメールサービス」の違いをまとめました。
無料メールサービス | 法人向けメールサービス | |
利用料金 | 無料 | 数百円〜 |
保存容量 | 2GB〜15GBが一般的容量が限られていることが多く、容量を気にしながらやりとりしなければならない | ・1TB以上のサービスが多い ・大容量のストレージで、容量オーバーを気にせず使える |
セキュリティ | 一般的なセキュリティ機能は利用できる | ウイルスチェック・誤送信防止・メールの暗号化など、セキュリティ内容が充実している |
独自ドメイン | 取得できないことが多い | 取得できる |
メール共有 | 機能が制限される | 機能が多い |
ユーザー管理 | できないことが多い | 従業員アカウントやメーリングリストを管理できる |
外部サービスとの連携 | 一部サービスと連携できることもある | 営業支援サービスやECサービスなどと連携できる |
広告の表示 | 常に表示される | 非表示にできる |
プライベートで使用するなら無料メールサービスでも十分ですが、ビジネスでの使用には不向きです。メール共有機能や独自ドメイン取得の制限があり、信用面で問題が生じる可能性があります。
一方、有料の法人向けメールサービスは、高い利便性と独自ドメイン、強固なセキュリティを提供し、信頼性を高めます。仕事用メールには、ビジネス使用に利点がある法人向けサービスがおすすめです。
自社に合うメールサービスを選ぶ7つのポイント
無料・有料どちらのメールサービスを選ぶとしても、必ず押さえておきたい7つのポイントを紹介します。
使いやすいか
新しいメールサービスを導入する前に、使いやすさを必ず確認しましょう。毎日使うものなので、使いにくいと仕事に支障が出てしまいます。
【確認ポイント】
・画面が見やすいか
・操作が簡単か
・スマホアプリとの連携はスムーズか
・メールアドレスの取得しやすさ
・普段使うサービスと問題なく使えるか
パソコンの種類によっても、使いやすさは変わります。トライアル期間などを利用して、実際に使ってみることを推奨します。
保存容量は十分か
自社の業務状況を考えて、保存容量がどの程度あれば問題ないかをチェックしましょう。
たとえば、文字だけのメールが多ければ大きな容量は必要ありませんが、大きなファイルのやりとりが多い場合は、十分な容量が必要です。容量が不足すると、「大切なメールが届かない」などの問題が起きる可能性があります。
仕事をスムーズに行うためにも、業務状況に応じた保存容量のメールサービスを選びましょう。
自社に適切な料金体系か
クラウドメールサービスでは、多くの場合メールボックスの容量やアカウント数に応じて料金が決まります。そのため、自社で必要なデータ容量やアカウント数を精査したうえで、無駄のない料金プランを設定するサービスを選ぶとよいでしょう。料金が適切なサービスを選ぶことで、コストを抑えつつ効果的な運用が期待できます。
セキュリティは十分か
仕事でのメールは、秘匿性の高い情報もやり取りするため、しっかりしたセキュリティ機能が必要です。
迷惑メールの自動振り分け、スパムメールのブロック、メールの暗号化など、セキュリティ機能は多岐にわたります。
自社のセキュリティ方針や業界の基準を踏まえ、必要な保護機能を搭載するサービスを選びましょう。セキュリティ機能の内容を確認し、最適なサービスを選ぶことが重要です。
既存システムからのデータ移行がスムーズか
新しいメールサービスに移行する場合、既存システムからデータをスムーズに移せるかどうかは重要です。移行に時間がかかると、他の業務が滞る・メールを受信できない空白の期間ができるなど、仕事に悪影響が出る可能性があります。
新しいメールサービス導入時には、「データ移行の手順」や「必要な時間」を調べ、しっかりと準備を進めるとよいでしょう。
機能を追加できるか
新しいメールサービスを検討する際には、メールサービスを選ぶ時は、今必要な機能だけでなく、「将来必要になるかもしれない機能」も明確にすることが大切です。あとから機能を追加できるサービスなら、ニーズに応じて機能を増やせます。状況に応じて機能を追加できるサービスであれば、欲しい機能だけを、最低限の価格で追加できるでしょう。
「最初からすべての機能がつくサービス」と「必要な機能だけ選べるサービス」について、どちらが自社に合うかを、長い目で見て比べることが大切です。
ミスを防ぐための機能が充実しているか
仕事のメールは、重要情報も多く正確さが大切なので、「ミスを防ぐ機能の有無」も重要なポイントです。
【ミスを防ぐ機能(例)】
・二度送信の防止:すでに返信したメールに誤って返信しない仕組み
・対応状況の可視化:メールごとに「未対応」「対応済」などと表示され、未対応を防ぐ
・担当者の設定:メールごとに「返信担当者」を設定でき、メールの放置を防ぐ
ミスを防ぐ機能が搭載されていると、仕事の効率が上がりやすく、対応品質の向上も期待できるでしょう。ミス防止機能は、コミュニケーションの質を高める大切な要素であるため、よく検討することが大切です。
おすすめのメールクラウドサービス比較13選
ここでは、法人向けクラウドメールサービスの中から、注目の13選をピックアップしました。機能・料金・セキュリティなど、さまざまな観点から各サービスを評価しています。各サービスの詳細は、以下の通りです。
yaritoriは、対外的な顧客対応を担う営業・CSに特化したクラウドメールサービスです。「複数メールの対応状況をチームで一元管理」「チャット機能」などで社内外のコミュニケーションをシームレスにし、迅速な顧客対応を実現することができます。
業界・規模問わず210社を超える企業にご利用いただいています。サービス概要・導入事例がわかる資料をお送りしますのでお気軽にダウンロードしてください。
yaritori|Onebox株式会社
「yaritori(ヤリトリ)」は個人のアドレスに加えて、複数のアドレスを社内メンバー複数人で管理することができるクラウドメールサービスです。直感的に操作できるUIを採用し、サクサク動く操作性も特徴です。
社外からの問い合わせ対応など、部署単位で多くのメール対応をしている企業におすすめします。
機能と効果
・複数のアドレスを一元管理:個人利用・複数名利用の使い分けも可能です
・未対応・対応済みを可視化:対応漏れを防止します
・返信ロック機能:二重に返信してしまうミスを防止します
・メールごとのチャット機能:対応者・対応方法などを手軽に相談できます
・AI機能:メール文の自動作成や日本語から英語への変換をサポートします
料金
・初期費用:0円
・月額料金:1,980円~/人
7日間の無料お試しも可能なので、現場の使用感を確認してから導入できます。サポート体制も万全なため、安心して利用できるでしょう。
Gmail|Google
「Gmail」はGoogleが提供するクラウドメールサービスです。プライベートはもちろんのこと、ビジネスメールとしても活用されており、全世界におけるメールユーザーの28%が利用しています。
機能
・検索機能
・自動振り分け
・フィルタリング
料金
Gmail自体は無料ですが、Google提供の各種ツールをビジネス使用できる「Google Workspace」に登録する場合は、利用料金がかかります。料金は以下の通りです。
・初期費用:すべてのプランで0円
・月額費用:プランによって異なる
★Business Starter…月額換算680円/1人あたり30GB
★Business Standard…月額換算1,360円/1人あたり2TB
★Business Plus…月額換算2,040円/1人あたり5TB
★Enterprise…料金は要問合せ/1人あたり5TBだが追加申請も可能
Exchange Online|Microsoft
「Exchange Online」はMicrosoftが提供する、有料のクラウドメールサービスです。Exchange OnlineもOutlookもMicrosoft社が提供するため、両者の違いがわからない人も見受けられますが、OutlookにメールサーバーもセットになったものがExchange Onlineです。
機能
・フィルタリング
・PINロック
・独自ドメインの設定
料金
プランによって料金が異なります。
・初期費用は両プランともに0円
・月額費用
★プラン1(メールボックスの容量50GB)…599円(税抜)/人
★プラン2(メールボックスの容量100GB)…1,199円(税抜)/人
Yahoo!メール|Yahoo!
Yahoo!メールは、LINEヤフー株式会社が運営する無料のクラウドメールサービスです。国内のユーザーは、2,400万人におよびます。
機能
・自動振り分け
・フォルダわけ
・メールの検索
料金
基本的に無料なものの、以下の機能を希望する場合には別途料金が発生します。
・マイネームアドレス(任意の文字列+.nameドメイン)…月額300円(税抜)
・セキュリティパック(広告非表示や迷惑メール対策の強化など)…月額304円(税抜)
・ウイルスチェック(メールが届く前にウイルスを排除)月額200円(税抜)
MailDealer|株式会社ラクス
「MailDealer」は、株式会社ラクスが提供するクラウドメールサービスです。特に問い合わせ対応に強みを持つサービスで、8,000社以上の導入実績を誇ります。
機能
・メール対応状況を可視化
・メールごとの担当者設定
・対応履歴の表示
料金
料金は利用ユーザー数や保存通数によって変動するため、直接問い合わせが必要です。
Active! mail|株式会社クオリティア
「Active! mail」は株式会社クオリティアが提供する、ビジネスクラウドメールの先駆的なサービスです。運用負荷や導入コストの圧倒的な低さに強みを持ち、企業や大学のように大規模な組織で広く導入されており、アカウント数は累計1,300万を超えます。
機能
・転送/一括転送
・フラグ機能
・日本語、英語、中国語、韓国語に標準対応
料金
ユーザー数 | 税抜価格/年 |
100人まで | 30万円 |
101人~500人 | 118万8千円 |
501人~1,000人 | 142万8千円 |
1,001人~3,000人 | 202万8千円 |
※教育機関向けには、割引が適用されるプランあり
@Securemail Plus Webmail|株式会社ケイティケイソリューションズ
「@Securemail Plus」は株式会社ケイティケイソリューションズが提供する、有料のクラウドメールサービスです。セキュリティ機能に力を入れており、フィルタリング・スパムメール・ウイルス除去などが搭載されています。
機能
・誤送信防止
・アーカイブ
・迷惑メール隔離
料金
導入は10アカウント単位で申し込めます。また、選ぶセキュリティによって、料金が変化する点も特徴です。
プラン名 | プランの特徴 | 初期費用(税抜) | 月額費用(税抜) |
Base | メールボックスやドメイン管理などの基本サービス | 5万円 | 2,800円 |
Filter | メール漏えい防止フィルターサービス | 5万円 | 2,500円 |
TAP | 標的型メール保護サービス | 1万円 | 3,000円 |
Archive | 送受信メールを自動的に複製保存するサービス | 5万円 | 5,000円〜 |
Webmail | クラウド上でメールを送受信できるサービス | 5万円 | 3,000円〜 |
Anti-Virus | ウイルスメールを除去するサービス | 1万円 | 1,000円 |
Anti-Spam | 迷惑メールを隔離するサービス | 1万円 | 2,000円 |
CYBERMAILΣ|サイバーソリューションズ株式会社
「CYBERMAILΣ」はサイバーソリューションズ株式会社が提供する、有料のクラウドメールサービスです。標的型対策・個人情報漏洩対策・外出先での利用制限といった高セキュリティを実現します。
機能
・メール検索
・チャット機能
・複数アカウント管理
料金
導入は50アカウントから可能であり、プランによって料金が異なります。
・月額費用
★10GBプラン…250円(税抜)/人
★50GBプラン…400円(税抜)/人
★100GBプラン…500円(税抜)/人
Outlook
「Outlook」は、Microsoftが提供するクラウドメールです。Office製品との高い互換性と直感的なインターフェースが特徴で、メール管理からスケジュール調整まで、幅広く対応します。大規模な組織から個人事業主まで、幅広いユーザーに適します。Microsoft提供ツールで、既存システムからの移行も比較的スムーズです。
機能
・メール管理
・送信取り消し
・自動返信
・Microsoft 365との連携
料金
個人向けの場合「無料で利用可」であるものの、ビジネス向けの場合は、以下の料金になります。
・初期費用:0円
・月額料金:899円/人~(1TB)
xgate4
「xgate4」は、株式会社オレンジソフトが提供する、セキュリティ特化型のクラウドメールサービスです。高度な暗号化技術と多層的なセキュリティ対策が特徴で、機密情報のやり取りを安全に行えます。金融機関や医療機関など、セキュリティを重視する業界に適しています。
機能
・高度なセキュリティ機能
・誤送信防止機能
・マルチデバイス対応(PC・スマートフォン・フィーチャーフォン)
・POP/IMAP対応
料金
・初期費用:情報なし(要問合せ)
・ライセンス:150,000円~(50ユーザー)
・年間保守:30,000円~(50ユーザー)
ALL in Oneメール Lite
「ALL in Oneメール Lite」は、株式会社エアネットが提供する法人向けクラウドメールです。堅牢なデータセンター環境を利用し、メールサーバの完全二重化により、高い耐障害性を実現しています。
機能
・Webメール(Active! mail採用)
・ファイル転送(最大1GB)
・MDM(携帯端末管理)
・ウィルス対策(WithSecure Elements採用)
・迷惑メール対策(CLOUDMARK採用)
料金
・初期費用:10,000円(税抜)
・月額費用
★基本料金(メールボックス容量 合計50GB付):3,000円(税抜)
★メールアドレス(5アドレス単位):500円/5アドレス(税抜)
★Webメール(5個単位):500円/5個(税抜)
★追加ディスク容量(10GB単位):1,000円/10GB(税抜)
Re:lation
「Re:lation(リレーション)」は、株式会社インゲージが提供するクラウドメールです。メール・LINE・電話など、多様な問い合わせチャネルを一元管理し、顧客対応業務の効率化を実現します。中小企業から大企業まで、幅広く利用されています。
機能
・マルチチャネル対応(メール・LINE・電話など)
・案件管理
・顧客管理
・分析機能
料金
※具体的な料金プランは公開されていません。具体的な料金は問い合わせが必要です。
メールディーラー
「メールディーラー」は、株式会社ラクスが提供するクラウド型メールサービスです。主に企業の問い合わせ対応業務の効率化を目的としており、複数人でのメール対応を円滑にできます。顧客対応の質の向上と業務効率化を同時に実現し、多くの企業に支持されています。
機能
・ステータス管理
・担当者振り分け
・対応履歴管理
・申請&承認機能
・集計レポート
料金
※具体的な料金プランは公開されていません。具体的な料金は問い合わせが必要です。
自社のニーズに合ったクラウドメールサービスを選ぼう!
クラウドメールサービスは、自社のニーズに合った内容を選ぶことで、自社の課題解決や業務効率化につながります。
ビジネスで活用する場合には、機能面やサポートが充実し、セキュリティ機能も整ったサービスがオススメです。特に複数名でメール対応を行なう企業は、複数メールアカウント機能が搭載されたサービスを選ぶとよいでしょう。
メール共有サービス「yaritori」は、個人利用はもちろんのこと、複数名でメール対応ができるメールアカウント一元管理機能を搭載しています。各自の対応状況がわかるため、対応モレや二重対応を防止します。1ユーザー1,980円~ 利用可能であり、必要なアカウントのみを契約できることから、コスト面でも優れています。
7日間無料でお試しできるため、ぜひお試しください。