ビジネスで最も使われているコミュニケーションツールはメールです。
プライベート・私用で利用しているGmailやYahoo!メールなどのフリーメールとは違い、[@onebox.com]のような会社の独自ドメインを使ったメールを管理するためには、ビジネス・企業で使えるメールソフトを選ぶ必要があります。
この記事では、ビジネス・法人で使えるメールソフトについてご紹介します。グループウェアの機能が必要か、有料・無料などの料金など選び方も紹介するので、自社に適したメールソフトでお悩みの方にオススメです。
「yaritori」は、「support@」や「sales@」のような代表メールアドレスを複数人で管理できるビジネス用メールソフトです。
問い合わせ対応などさまざまな用途で活用され、業界・規模問わず150社を超える企業にご利用いただいています。
サービス概要・導入事例などがわかる資料をお送りしますのでお気軽に資料請求をしてください。
ビジネスで使えるおすすめのメールソフト5選
数あるメールソフトの中でも、ビジネスシーンでの利用におすすめなメールソフトを5つご紹介します。
yaritori｜複数の代表アドレスをチームで一元管理
「yaritori」は、Onebox株式会社が運営するビジネス用メールソフトです。
yaritoriでは個人メールに加えて、「sales@」や「support@」など複数の代表アドレスをチーム内で共有し、一元管理できます。「未対応」「対応済み」等のステータス管理や担当者の可視化により、二重対応や対応漏れといった事故を防ぐことも可能です。
また、クラウドベースなのでWindows/Macなど環境問わずブラウザからメールの送受信が可能です。
そのほか、複数チャネル（メール・LINEなど）からの連絡を一元管理する機能やSlack・Chatworkなどのチャットツールとの連携機能も有しており、あらゆる場面に柔軟に対応できるのも魅力といえるでしょう。
【料金】
・代表メールも使えるメールソフトでは国内最安値水準
・月額1,980円〜（1ユーザー）
・初期費用なし、最低契約期間なし・7日間無料トライアル実施中
Outlook｜Microsoft 365との統合が強力
OutlookはMicrosoft社が提供するメールソフトで、電子メール機能の他、予定表・連絡先管理・仕事管理・メモ・To Do リストなどの機能が実装されています。
グループウェアとしてのMicrosoft 365との統合が強力で、カレンダー・タスク・ファイル共有など多彩なビジネスツールが利用できます。また、Windowsユーザーに最適であり、Office365製品とのシームレスな連携が可能です。
【料金】
・Microsoft 365パッケージを購入することで利用可能です。
・月額899円/1ユーザーから、4つのプランを提供しています
Gmail (Google Workspace)｜クラウドベースで環境問わず利用可能
Gmailは、Googleが提供するメールソフトで、無料で使えるプライベート用と、独自ドメインの取得が可能なビジネス用があります。
ビジネス用GmailはグループウェアであるGoogle Workspaceに含まれており、メール以外にもカレンダー・ドライブ・チャットなどのツールを利用できます。クラウドベースなので、インターネットさえあれば利用デバイスやブラウザを問わずどこからでもアクセスでき、リアルタイムでの共同作業が可能です。
また、Gmailは強力な検索とフィルタリング機能を提供しており、メールの効率的な管理に役立ちます。例えば、「検索」バーで、[from:送信者のメールアドレス] [subject:検索したい件名]とすることで、送信者や件名によってフィルタリングできます。
【料金】
・ビジネス用GmailはGoogle Workspaceパッケージを購入することで利用可能
・Google Workspaceは月額680円/1ユーザー
・14日間無料トライアル実施中
Thunderbird｜永久無料で拡張機能も充実
Thunderbirdは、Mozillaがオープンソースで開発している永久無料のメールソフトです。電子メールの送受信の他、メッセージ・カレンダー・タスクの管理が可能です。
Mozilla社はブラウザのFirefoxも提供しているため、Firefox愛用者には慣れ親しんだユーザーインターフェースとなっています。無料のメールソフトにありがちな煩わしい広告表示も無いので、ストレスなく利用できます。
1つの画面で複数のアドレスを管理できるほか、豊富なアドオン（拡張機能）によりスパムフィルタの強化やキーボードショートカットのカスタマイズが可能なため、効率的なメール管理にも役立ちます。
【料金】
・無料で利用可能
ユーザーの寄付によって運営。無料ですがセキュリティも万全なので、安心して利用できます。
Becky! Internet Mail｜シンプルで軽快に動作する古き良きメールソフト
Becky! Internet Mail（以下Becky!）は、日本企業の有限会社リムアーツが提供する、Windows向けのメールソフトです。
Becky!にはグループウェアや代表アドレス管理のような機能はありませんが、データ保存が最適化されているため大容量でも軽快に動作するのが特徴です。数万件のメールを保存していても、レスポンスよくメールを開けます。
一方で、Becky!はWindowsにのみ対応しているため注意が必要です。またメール作成時に新規ウィンドウが開かないなど、仕様が一部独特なため慣れが必要です。
【料金】
・１ライセンスあたり4,400円
・30日間無料トライアル実施中
そもそもビジネス・法人で使えるメールソフトとは？
メールソフトとは、サーバーを利用してメールを送受信するソフトウェアのことで、別名メーラーとも呼ばれます。
メールソフトには大きく2種類あり、使用環境によって選ぶべき最適なメールソフトは異なります。
メールソフトの種類1：インストールして使用する「メールソフト」
パソコンやスマートフォンにインストールして使用するメールソフトは、 オフラインでも使用できるのが強みです。設定が完了すれば、メールを使用するためにIDやパスワードを入力する必要はありません。
一方で、 Web上でメール閲覧ができないため、複数のデバイスでメールを使用したい人には向きません。
メールソフトの種類2：インターネット上で使用する「クラウドメール」
クラウドメールはインターネット上でメールの送受信を行うため、デバイスにインストールする必要がありません。インターネット環境さえあればどこでも、どのデバイスからでもメールの確認や送受信が可能です。
一方で、インターネット環境に依存しているため、オフラインで利用できないのがデメリットです。
クラウドメールについては以下の記事でも詳しく紹介しています。
・クラウドメールとは？仕組みや法人が導入するメリット・デメリットを紹介
・【法人向け】おすすめの無料クラウドメール3選｜有料版との違いや選び方を解説
法人メールアドレスの重要性
ビジネスでは、独自ドメインを使用した法人メールアドレスが使用可能なメールソフトを使う必要があります。独自ドメインは、「mail@onebox.tokyo」というメールアドレスにおける＠以降の「onebox.tokyo」が該当します。
無料で使える「gmail.com」「yahoo.co.jp」などのフリーアドレスと違い、法人メールアドレスは、ドメインの取得やメールサービスと契約するための費用が必要です。
その一方で、法人メールアドレスの使用はITセキュリティ環境が整備されていることや、ビジネスとして実態があることがわかるため、取引先や関係者からの信頼・安心感に繋がります。
法人アドレスが使用できるメールソフトの契約は、基本的に有料です。グループウエア（Google Workspaceなど）の利用やドメインの購入・メールサーバーの契約などによって導入できます。
Google Workspaceでの独自ドメイン取得の流れについては以下をご覧ください。
Google Workspaceで独自ドメインを取得・利用できるようにする方法をご紹介
法人メールアドレスの取得方法
法人メールアドレスの作り方は大きく以下２つ存在しています。
①グループウェアサービスを利用し、ドメインの取得も行うパターン
②ドメイン事業者からドメインを購入し、別途メールサーバーを契約するパターン
ビジネス用メールアドレスの取得方法についての詳細は、「法人メールアドレスの取得方法・ステップをかんたんに解説」で詳しく解説しております。
ビジネスで使うメールソフト選びの4つのポイント
ビジネスで使うメールソフトは4つの観点で選びましょう。
①カレンダー・WEB会議などのグループウェア機能が必要かどうか
ビジネスではメールだけでなく、カレンダー共有・ファイル共有・チャット・ビデオ会議などさまざまなツールが必要な場合があります。
以上のような機能も必要かどうかを検討しましょう。
これらのツールを統合しているGoogle WorkspaceやMicrosoft 365などのグループウェアは、サービスの契約とともに独自ドメインの取得も可能なため、そのままビジネス用メールとしても運用できます。
グループウェアについて気になる方は、以下記事もぜひ合わせてご覧ください。
・グループウェアとは？機能や導入メリットや無料ツールなど徹底解説
・【最新版】グループウェア比較14選｜メリットや選び方を解説、無料サービスも
②OSなどのPC環境・取引先の使用ツールの業務環境に合うか
メールソフトを選ぶ際には、使用するデバイスのOSや業務環境に合わせて検討する必要があります。
例えば、社内や主要取引先でWindowsやOffice365製品を中心に使用している場合、Outlookを選ぶことでファイルの閲覧やアップロードが容易になるなど、さまざまな便利な機能を使うことが可能です。
またApple Mailは、MacやiPadなどAppleデバイスでの利用が便利です。
③代表メールを使った業務があるか
代表メールがある場合、対応数が膨大な量になるため最適化することが重要です。各メールソフトの機能には特徴があるため、自社との相性を考慮し、メールソフトを選びましょう。
例えば、Thunderbirdはアドオンと拡張機能が充実しており、スパムフィルタの強化やキーボードショートカットのカスタマイズが可能なため、効率的なメールの管理が得意なサービスです。
その他「sales@」などの複数の代表メールアドレスも並行して管理する場合には、「yaritori」のような一つの画面でステータス管理までできるサービスが利用しやすいでしょう。
このように各サービスで特徴が異なるため、メールソフト選びの前に、自社の課題を把握することが重要です。
代表アドレスの用途や活用方法については、「代表メールアドレスとは？用途ごとの具体例や活用方法を紹介」で詳しく紹介しています。
④自社の状況に最適な機能・料金か
メールソフトの選択には、料金の観点も大きな要素の一つと言えます。契約時の初期費用・月額利用料金・メンテナンス費用・ストレージ料金など総コストを検討しましょう。
有料メールソフトに関しては機能量に応じてコストがかかる傾向があるため、自社に必要な機能という観点で判断することを推奨します。
無料メールソフトに関してはセキュリティ面の不安や組織利用に適さない部分があるため、組織のフェーズに合わせて選択することが重要です。
また、将来の拡張性やアップグレードにかかる費用も考慮に入れるべきです。メールソフトは単月のみ利用するようなサービスではないため、継続して利用することを前提に機能を比較しましょう。
「yaritori」は、「support@」や「sales@」のような代表メールアドレスを複数人で管理できるビジネス用メールソフトです。
問い合わせ対応などさまざまな用途で活用され、業界・規模問わず150社を超える企業にご利用いただいています。
サービス概要・導入事例などがわかる資料をお送りしますのでお気軽に資料請求をしてください。
メールソフト導入前には課題を明らかにしておくこと
メールソフトを適当に決めてしまうと「必要がない機能が入っていて、費用が高額」という結果になってしまうケースもあるため、 事前に自社の課題を洗い出しておく必要があります。
よくある課題1：メールを見落としている
1,多くのメールに埋もれてしまい、重要なメールを見落としてしまう
2,担当者が複数いるために「誰かが返信しているだろう」とメールを放置してしまう
以上のようなメールの見落としは会社の信用問題に関わるため、早急に対応しなければなりません。
メール見落としのトラブルに困っている場合は、メールの仕分けや担当者の設定ができるメールソフトを導入すると良いでしょう。
メールの仕分けについては「メール業務を効率化できる！メール仕分けの7つのコツを徹底解説」 で詳しく紹介しています。
よくある課題2：二重対応してしまう
複数の担当者がいる場合、1件のメールに対して二重に返信してしまうケースもあります。
どのメールを誰が担当しているかわからないために発生するトラブルで、クレームになったり会社の評価を損なったりする恐れがあります。
メールごとに対応方法を相談できるチャット機能や、メールの対応状況を可視化できる機能を備えたメールソフトを導入することで解消できるでしょう。
まとめ｜要件や予算に応じて最適なメールソフトを選ぼう
ビジネス用のメールソフトを選ぶ際には、グループウェアやPCなど自社環境との親和性、代表アドレス管理の必要性、費用などを考慮に入れることが重要です。ツールによって適した用途や企業規模はさまざまです。メールは頻繁に行う基本的な業務ですので、自社の要件や予算に応じて最適なメールソフトを選びましょう。
有料メールソフトについてさらに詳しく知りたい場合は、「【最新版】メール共有システム11選比較！導入メリットと選び方のポイント」もご覧ください。
問い合わせ対応を
効率化し、
対応漏れをゼロ０に。
yaritoriは「使いやすさ」で選ばれるメール共有システムです。
複数メールを一元管理し、対応状況を可視化することで、
効率的な顧客対応を実現します。
