ビジネス向けメールソフト・おすすめ5選｜選び方や比較ポイントを解説

ビジネスでメールソフトを導入する際に、どういったサービスを選べばよいかと迷う人は多いでしょう。多くのサービスから、自社に合った内容を選択するために、選び方や比較ポイントも知りたいところです。

そこで当記事では、ビジネスで使えるメールソフトに焦点をあて、選び方やポイントを紹介します。おすすめの具体的なメールソフトも紹介するため、メールソフト選びの参考にしてください。

メールソフト/メーラーとは

メールソフトとは、メールの送受信ができるソフトウェアを指し、メーラーとも呼ばれます。メールソフトを正確に定義すると、特定のパソコンやスマホにインストールして使う「オンプレミス型」を指し、クラウドメールとは別物です。

しかし、オンプレミス型・クラウド型ともに、機能や操作方法が同じ部分も多く、昨今では一括りにして「メールソフト」と呼ぶケースも多いでしょう。そのため、当記事では「オンプレミス型」「クラウド型」ともに、一括してメールソフトとして紹介します。

メールソフトの仕組みや種類など、基本的な内容を知りたい場合には、以下の記事もご参照ください。

メールソフトとは？仕組みや種類などの基本知識を徹底解説

メールソフトの主な機能

まずは、メールソフトの主な機能について紹介します。メールソフトに搭載されている主な機能は、以下の通りです。

メールの送信、受信

作成したメールを送り（＝送信）、相手から送られてきたメールを受け取る（＝受信）機能は、メールソフトの最も基本的な機能です。メールソフトによっては、1つの内容を複数名に同時送信できる「一斉送信」や、特定の相手から届いたメールを拒否する「受信拒否」などの機能を搭載しています。

メールの個人管理機能

日常的に多くのメールをやり取りする場合に、メールの個人管理機能を活用すれば、メール管理がスムーズになります。

メールの個人管理機能（例）
・フォルダ…送受信メールを格納する場所であり、各フォルダごとにメールを分類すれば、必要な時に探しやくなる
・タグ…メールを識別する目印であり、タグの種類ごとにまとめて表示できる
・自動振り分け…あらかじめ相手や会社名などを設定し、届いたメールを自動で仕分けする

メールのチーム管理機能

営業部やカスタマーセンターなど、チーム単位でのメール管理が可能な場合に、メールのチーム管理機能を活用すると便利です。

メールのチーム管理機能（例）
・共有メールフォルダ…主にクラウド上で1つのメールを管理し、同じメール内容を複数名でチェックおよび対応できる
・メーリングリスト…メーリングリスト用のメールアドレスに送信するだけで、同じ内容を複数名に一斉送信できる仕組みのこと

メールソフトのメリット

メールソフトを活用すると、どういったメリットがあるのでしょうか？ここでは、メールソフトを活用する主なメリットについて解説します。

インターネット環境があればどこでも確認や送受信が可能

クラウドメール型の場合、インターネット環境とパソコンやスマホなどのデバイスがあれば、場所を問わずに操作できます。外出先で受信メールをチェックしたり、在宅勤務時にメールの送信などもできるでしょう。

メール対応の効率化

一般的なメールソフトには、フォルダ・タグ・自動振り分けなどの標準機能が搭載されています。標準機能を活用すれば、送受信の相手やメールの内容ごとに「メールを整理」できるため、個人のメール業務を効率化できるでしょう。

メール対応をチームでできる

メールソフトには、共有メールフォルダやメーリングリストといった「チームで使える機能」も搭載されることがあります。「チームで使える機能」を活用すれば、部署内での情報共有や、迅速な顧客対応が可能です。複数名対応ができる「専用のメールソフト」を活用する事例も見受けられます。

メールソフトのデメリット

メールソフトには多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。主なデメリットは、以下の通りです。

料金がかかる

完全に無料のメールソフトも存在するものの、ビジネスシーンでの活用を想定する場合には、機能やセキュリティ面ですぐれた傾向にある「有料のメールソフト」が望ましいでしょう。有料のメールソフトを選ぶ場合には、費用対効果に見合った内容を選ぶことが大切です。

一定のメール整理術が必要

メールソフトには、フォルダやメーリングリストといった「メール整理に必要な機能」が搭載されているものの、使用方法がわからなければ機能を活用できないでしょう。メールソフトを活用する際には、一定のメール整理術が必要になります。

サービスによってはチームでの使用が難しい

「営業部の問い合わせ窓口」や「カスタマーサポート」のように、クライアントや消費者からのメールに、チームで対応する部門もあるでしょう。通常のメールソフトに関しては、複数名での利用に特化していないために対応漏れや二重対応などが発生するリスクがあります。

複数人での対応が多い部署での利用には、複数人での管理に特化したサービスなどを検討することを推奨いたします。

メールソフトの選び方・比較ポイント

さまざまなメールソフトが提供されるなかで、自社に合ったメールソフトを選ぶには、ポイントを押さえる必要があります。

メールソフトの比較で押さえたいポイントは、以下の通りです。

利用料金が適切か

メールソフトには無料・有料があり、ビジネスでは、一定の機能がありセキュリティ面も優れた「有料」サービスがおすすめです。有料のメールソフトには、まとまった単位のID作成が必要なものや、割高なサービスも存在します。

メールソフトを選ぶ際には、自社に必要な機能を搭載したうえで、コストパフォーマンスのよい内容を選ぶことが大切です。

チームでの運用機能があるか

ビジネスでは複数名で仕事を行う場面も多く、メール管理においても、複数名で対応するケースは見受けられます。あらかじめ「チームでの運用機能」が搭載されたサービスを選べば、スムーズな対応につながるでしょう。

複数名アカウントでの管理ができるサービスや、チームメイトのステータス状況・未読や既読のチェックができれば、日々のメール管理も効率的にこなせます。

使いやすさはどうか

メールソフトを導入する際には、操作性にすぐれ、多くの人が簡単に使いこなせる商品を選ぶことが大切です。見た目がシンプルで直感的に操作できる製品であれば、業務に負担をかけず、スムーズな活用が期待できます。さらにサポート体制が充実するサービスを選べば、不明点やトラブル発生時に、迅速な問題解決につながるでしょう。

ビジネスにおすすめなメールソフト

ここでは、ビジネスシーンでおすすめなメールソフトについて、厳選した5つを紹介します。それぞれの機能や特徴をチェックしてみましょう。

yaritori｜Onebox株式会社

yaritoriは、Onebox株式会社が運営するビジネス用のメールソフトです。複数人での対応を意識し、対応漏れや重複防止にすぐれており、個人でのメール管理も可能です。機能性や使いやすさにも定評があり、各種メディアにも取り上げられるなど、注目を集めるメールソフトの1つです。2022年創業でありながら、導入企業数は180社をこえています。

【yaritoriの主な機能】
・複数メールアカウントを一元管理
・個人メールの一元管理（他メンバーに共有されない）
・ステータス管理で可視化（対応モレ・二重対応を防止）
・生成AIによる文章作成（yarotori AI）
・各種連携（SlackやChatworkなどのビジネスチャット、LINE、Salesforce）

yaritoriの料金
【初期費用】
なし

【月額費用】
1,980円～／1ユーザー
※最低契約期間なし

【無料トライアル】
7日間の無料トライアル

Gmail｜Google

Gmailは、アメリカに本社をもつGoogle社が運営するメールソフトであり、利用者は10億人におよびます。Googleは、インターネット関連サービスの会社であり、検索エンジン「Google」を展開しています。

Gmailの主な機能
・テンプレート
・ラベリング
・チャット
・GoogleドキュメントやGoogleフォトの利用

Gmailの料金
完全無料で有料版は存在しない
※デフォルトのデータ容量（15GB）以上を希望する場合、以下のように料金が発生します。
・ベーシック（100GB）…250円／月
・スタンダード（200GB）…300円／月
・プレミアム（2TB）…1,300円／月

Outlook｜Microsoft

Outlookは、アメリカに本社があるソフトウェア開発・販売会社「Microsoft社」が運営するメールソフトです。Outlookの旧称はHotmailであるため、Hotmailという名称に馴染みがある人もいるでしょう。Microsoftでは、Word・Excel・PowerPointなどのサービスも提供しています。

Outlookの主な機能
・予定表との連携
・Microsoft365との連携
・無料版と有料版がある
※無料版は独自ドメイン取得不可なため、ビジネスシーンで活用するなら有料版がおすすめ

Outlookの料金
【初期費用】
なし

【月額費用】
プランごとに異なります。
・Microsoft 365 Basic…月額260円（年間払いだと2,440円）
・Microsoft 365 Personal…月額1,490円（年間払いだと14,900円）
・Microsoft 365 Family…月額2,100円（年間払いだと21,000円）

＜プランごとの違い＞
・BasicとPersonaiは1人用、Famileは最大6人での利用が可能
・PersonalとFamilyは「OneNote」「エディター」「Forms」などの機能を搭載

【無料トライアル】
無料版を用意（機能の制限あり）

Thunderbird｜MZLA Technologies Corporation

Thunderbirdは、Mozilla Foundationの子会社である「MZLA Technologies Corporation」が運営するメールソフトです。Mozilla Foundationは非営利団体であり、ソフトウェア開発という使命達成のために活動する組織です。Mozilla Foundationでは、インターネットブラウザ「Fire Fox」を展開しています。

Thunderbirdの主な機能
・複数メールアカウントを一元管理
・添付ファイルリマインダー
・クイックフィルター
・チャットなどを拡張できる

Thunderbirdの料金
完全無料で有料版は存在しない

Amazon WorkMail｜Amazon Web Service（aws）

Amazon WorkMailは、アメリカのインターネット経由の小売業を行うAmazonの子会社「Amazon Web Service」が運営するメールソフトです。Amazon WorkMailは、2015年から開始された比較的新しいサービスです。

Amazon WorkMailの主な機能
・メール転送
・フィルタリングのよる迷惑メール阻止
・共有カレンダーへのアクセス

Amazon WorkMailの料金
【初期費用】
なし

【月額費用】
4.00USドル／1ユーザー
※最低契約期間なし

【無料トライアル】
30日間の無料トライアル

簡単設定で業務効率化に優れたメールソフトは「yaritori」

「yaritori」は、複数名でのメール対応を効率化するクラウドタイプのメール管理システムです。メールの対応状況・ステータス管理をはじめ、チャット機能や複数メールアドレスの一元管理など、メール管理や整理に必要な機能が搭載されています。

直感的な操作性で簡単に利用でき、設定も1分ほどで完了します。サポート体制も充実していることから、困りごとが発生しても、業務への負担を最小限にとどめられるでしょう。

1ユーザー1,980円（最低2ユーザー）から利用でき、最低契約期間もないことから、気軽にお試しいただけます。

まとめ：ビジネス向けのメールソフトはチーム管理が可能なサービスを選ぼう

ビジネスではチームで仕事をすることも多く、チーム管理ができるメールソフトを選ぶことが大切です。

「チーム管理」「個人管理」もできるメールソフトをお探しなら、「yaritori」がおすすめです。

複数名アカウント管理が可能であり、チームメンバーのメール対応状況を確認できるため、対応モレや重複対応を防止できます。便利なチャット機能やAI機能を活用すれば、日々のメール管理が、より効率的に実現するでしょう。

7日間の無料トライアルも実施するため、この機会にぜひお試しください。