
Webメールとは、インターネットを通じてメールの送受信や管理ができるサービスです。Googleの「Gmail」やMicrosoftの「Outlook.com」などが代表例で、個人・法人を問わず広く利用されています。
従来のメールソフトと違い、ソフトウェアのインストールが不要で、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできるのが大きな特徴です。
この記事では、Webメールの基本的な知識として、その仕組みやメールソフトとの違い、導入のメリットや選び方までを詳しく解説します。自社に最適なWebメールがわかりますので、Webメールについて詳しく知りたい方はぜひ最後までご覧ください。
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Webメールとは?
まずは、Webメールに関する基本知識について見ていきましょう。
Webメールとはインターネット上で利用するメールサービス
Webメールとは、インターネットを通じてメールの送受信や管理を行うためのサービスであり、「クラウドメール」とも呼ばれます。
Webメールは、従来のメールソフトのようにPCへのソフトウェアインストールが不要です。インターネットに接続できる環境さえあれば、Webブラウザ(ChromeやSafariなど)からログインするだけで利用可能です。
複雑な初期設定やサーバー管理はサービス提供者が行うため、ユーザーは手間なくメールのやり取りに集中できます。Webメールは、利用が容易で利便性が高い点が特徴です。
Webメールの仕組み|Webブラウザでサーバーにアクセスして利用する
Webメールは、電子メールにWebブラウザを介してアクセスする仕組みで、メールの送受信は必ず「メールサーバー」を経由して実行されます。
メールサーバーは、手紙における郵便局のように、メールを一時的に保管し、相手の準備ができたタイミングで届ける役割を担っています。Webメールでは、このメールの転送がインターネット上で完結しています。
具体的には、Webメール上でメールを送信すると、クラウド上のメールサーバーに送られ、そこから宛先のサーバーへ転送されます。ユーザーは、Webブラウザを通じてメールサーバーにアクセスし、メールを閲覧できるのです。
この仕組みにより、インターネットに接続されていれば、場所や端末を問わずメールへのアクセスが可能となります。
Webメールとメールソフトの違い
Webメールと従来のメールソフトの最も大きな違いは、ソフトウェアをPCにインストールするかどうかです。それに伴って、複数端末利用の可否や保守・管理の面で差が出ます。それぞれの特徴を以下の表にまとめました。
Webメール | メールソフト | |
利用形態 | Webブラウザ経由で利用 | PCにインストールして利用 |
導入スピード | すぐに利用できる | 設定に時間がかかる場合がある |
複数端末利用 | 可能(インターネット環境が必要) | 不可(インストールした端末のみ) |
オフライン利用 | 基本的に不可 | 可能(過去のメール閲覧など) |
保守・管理 | サービス提供者が行う | ユーザー自身で行う |
代表例 | Gmail、Outlook.com、Yahoo!メール | Outlook、Thunderbird |
従来のメールソフトは、ソフトウェアをPCにインストールして利用するため、そのPCでしかメールを確認できませんでした。また、ソフトウェアのアップデートやセキュリティ管理もユーザー自身で行う必要がありました。
一方、Webメールは、Webブラウザからサービスにログインするだけで利用できるため、インターネット環境さえあれば、会社のPCや自宅のPC、スマートフォンなど、どの端末からでも同じメールボックスにアクセスできます。
サーバーの保守やアップデートも全てサービス提供者が行うため、ユーザーは管理の手間をかけずに、常に最新の状態で安全にサービスを利用できるのが大きなメリットです。
Webメールの機能
次にWebメールの機能について、標準で利用可能な基本機能と、サービスによって異なる拡張機能に分けて詳しく解説します。
基本機能|メールの送受信や管理に不可欠な機能
現在のWebメールには、単なる送受信だけでなく、メールを便利に使うためのさまざまな機能が標準搭載されています。主な基本機能は以下のとおりです。
機能 | 概要 |
メールの送受信 | 文章やファイルを指定した相手に送信し、自分宛に届いたメールを受信するための最も基本的な機能 |
フォルダ・ラベル整理 | メールを「取引先別」「案件別」などのフォルダやラベルに分類・保管し、受信トレイを整理する機能 |
メール検索 | キーワードや差出人、日付などの条件を指定して、大量のメールの中から目的のメールを素早く探し出す機能 |
迷惑メール対策 | 宣伝や詐欺などの迷惑メールを自動で検知し、専用フォルダに振り分ける機能 |
セキュリティ機能 | 安全な通信(SSL/TLS暗号化)やログイン時の2要素認証など、不正アクセスや情報漏洩からアカウントを保護する機能 |
拡張機能|ビジネスの効率を高める便利な機能
基本機能に加え、多くのWebメール、特にビジネス向けのサービスには、業務効率をさらに高めるための「拡張機能」が搭載されています。メールが単なる連絡ツールから、情報共有やタスク管理の基盤へと役割を広げる中で、Webメールもより多機能なツールへと進化しています。代表的な拡張機能は以下のとおりです。
機能 | 概要 |
カレンダー連携 | サービスに付属するカレンダー機能と連携し、メールの内容から予定を作成したり、会議の招待を送受信したりする機能 |
タスク管理 | メールの内容に基づいてToDoリストを作成したり、対応の期日を設定したりする機能 |
チャット機能 | メールとは別に、リアルタイムでのコミュニケーションを可能にする機能 |
ファイルストレージ | 大容量のファイルを保存・共有できるオンラインストレージ機能 |
外部ツール連携 | 顧客管理システム(CRM)や他のビジネスツールと連携し、情報の同期や業務の自動化を実現する機能 |
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Webメールを導入するメリット
Webメールを導入する最大のメリットは、管理コストを削減しつつ、柔軟で安全なメール環境を構築できる点です。
Webメールは、サーバーの構築やソフトウェアの保守・管理をすべてサービス提供者が行うため、企業は専門知識を持つIT担当者を置く必要がなく、運用にかかる手間とコストを削減できます。セキュリティアップデートや障害対応も自動で行われるため、情報システム部門の負担が軽減されます。
また、場所や端末を選ばずにアクセスできるため、テレワークなどの多様な働き方に柔軟に対応でき、事業の成長に合わせてユーザー数や容量を簡単に追加・変更できる拡張性の高さも魅力です。
このように、Webメールはコスト、柔軟性、セキュリティの面で、従来のメールソフトにはないメリットがあります。
Webメールを導入するデメリット・注意点
Webメールを導入する際の最大の注意点は、オフライン環境では基本的に利用できない点にあります。Webメールは、メールデータがクラウド上のサーバーに保存されており、インターネット経由でアクセスする仕組みだからです。
そのため、インターネット接続が不安定な場所や、通信障害が発生した際には、過去のメールの閲覧や新規メールの作成・送信が一切できなくなってしまいます。
例えば、飛行機での移動中や、電波の届かない場所では業務が完全にストップするリスクがあります。常に安定したインターネット接続が前提となる点は、Webメールを導入する上で必ず理解しておくべきデメリットです。
Webメールの選び方
数多くのWebメールサービスの中から、自社に最適なものを選ぶためのポイントを4つ紹介します。
容量と価格は使用目的に合っているか
まずは、メールボックスの容量と価格のバランスが、自社の利用目的に合っているかを確認しましょう。個人利用や、テキスト中心のやり取りであれば、無料サービスで提供される数GBの容量でも十分かもしれません。
しかし、ビジネスで大容量のファイルを頻繁にやり取りする場合や、長期間メールを保管をする場合は、有料プランの検討が必要です。どの程度の容量が必要かをあらかじめ想定し、その上で予算に合ったサービスを選び、無駄なコストをかけないようにしましょう。
安全性・セキュリティは担保されているか
Webメールを選ぶ上で、安全性・セキュリティ機能の充実度は重視すべき項目の一つです。サービス上で機密情報を扱う以上、情報漏洩やサイバー攻撃のリスク対策は不可欠です。
具体的には、以下の機能が搭載されているかを確認しましょう。
・不正ログインを防ぐ「2段階認証」
・通信内容を保護する「SSL/TLS暗号化」
・迷惑メールやウイルスを検知する「スパムフィルター」
ビジネス利用であれば、さらにIPアドレス制限や監査ログといった、より高度なセキュリティ機能の有無も重要な判断基準となります。
ドメインの信頼性
ビジネスで利用する場合、企業の信頼性を示す「独自ドメイン(@会社名.comなど)」が利用できるかは確認すべきポイントです。
多くの無料Webメールでは、サービス提供会社のドメイン(@gmail.comなど)しか利用できず、これでは取引先から「本当に実在する企業か」と不審に思われる可能性があります。
企業の信頼性を確保するためにも、ビジネス利用では独自ドメインに対応した有料のWebメールサービスがおすすめです。
既存利用サービスや端末との兼ね合い
現在利用している他のサービスやPC、スマートフォンとの相性も確認しましょう。例えば、既にMicrosoft製品(Word、Excelなど)を中心に利用している場合は「Outlook」を、Google Workspaceを利用している場合は「Gmail」を選べば、ファイル共有やスケジュール連携がスムーズになり、業務効率が向上します。
また、利用したいPCのOS(Windows/Mac)やスマートフォンのOS(iOS/Android)に対応しているかも事前に確認して、導入後のトラブルを防ぎましょう。
代表的なWebメール3選比較
ここでは、ビジネスシーンで広く利用されている代表的なWebメールサービスを3つ紹介します。
Gmail|Googleサービスとの連携で業務を効率化するWebメール

Gmailは、Googleが提供するWebメールで、個人向けの無料版と、ビジネス向けグループウェア「Google Workspace」に含まれる有料版があります。有料版では独自ドメインが利用でき、ストレージ容量も大幅に増量されるなど、ビジネスに必要な機能が強化されています。
Googleドライブやカレンダーといった各種Googleサービスとのシームレスな連携が最大の特徴です。例えば、Googleドライブ上のファイルを直接メールに添付したり、メール内容から自動でGoogleカレンダーに予定を登録したりできます。また、Googleの強力な検索技術は、大量のメールの中から必要な情報を見つけ出す際に非常に有効です。
料金は「Google Workspace」の各プランに含まれており、「Business Starter」プランは1ユーザーあたり月額680円から利用可能です。全てのプランで14日間の無料トライアルが提供されています。
Outlook|Office製品との連携に優れた定番のWebメール

マイクロソフト社が提供するOutlookには、無料で利用できるWebメール「Outlook.com」、PCにインストールして使う買い切り版の「Outlook(2021など)」、グループウェア「Microsoft 365」に含まれる高機能な法人向けWebメールの3種類が存在します。
特に法人向けの「Microsoft 365」版は、独自ドメインの利用はもちろん、WordやExcel、TeamsといったOffice製品と完璧に連携できるのが強みです。
メールの送受信はもちろん、Outlookの予定表から直接Teams会議を設定したり、Wordで作成した文書をスムーズに共有したりと、Microsoft製品を中心とした業務フローの効率化に役立ちます。高度な予定表管理やタスク管理機能との統合も魅力です。
料金はサブスクリプションサービス「Microsoft 365」に含まれており、「Business Basic」プランは1ユーザーあたり月額900円(年払いの場合)から利用可能です。1か月の無料試用期間も用意されています。
yaritori|チームでのメール対応を可視化・効率化する共有メールソフト

「yaritori」は、「 support@ 」のような共有メールアドレス宛ての問い合わせを、複数人で効率的に対応するために開発された国産の共有メール管理ソリューションです。メールごとに担当者や対応状況を設定でき、対応漏れや二重返信を防ぎます。
各メールに紐づいたチャット機能で返信内容を相談したり、よくある質問への回答をテンプレートとして保存したりすることも可能です。また、SlackやChatworkといったビジネスチャットとの連携や、AIによるメールの要約・翻訳機能も搭載されています。
カスタマーサポートや営業部門など、チームで問い合わせ対応を行う部署の業務を可視化し、担当者の負荷を軽減しながら、顧客対応の品質を向上させられます。
料金プランは機能に応じて複数用意されており、1ユーザーあたり月額1,980円から利用可能です。初期費用は無料で、7日間の無料トライアルも提供されています。
まとめ|利用目的に合った最適なWebメールを選ぼう!
この記事では、Webメールの基本的な知識から、メリットや選び方、代表的なサービスまでを詳しく解説しました。
ビジネスでの利用を想定している場合、セキュリティ対策や独自ドメイン対応の観点から、有料のWebメールサービスがおすすめです。一定の費用はかかりますが、企業の信頼性を確保し、安心して業務を行う上で不可欠な投資と言えるでしょう。
特に、チームで問い合わせ対応を行うなど、複数人でのメール利用に課題を感じている場合は、共有メール管理に特化した「yaritori」の導入がおすすめです。ステータス管理やチャット機能など、複数人でのメール対応を効率化するための機能が豊富に搭載されており、対応漏れや二重返信といったミスを防ぎ、顧客対応の品質を向上できます。
業務の効率性と顧客対応の品質を高める手段として、yaritoriの導入をご検討ください。

メール対応の効率化から始めるAI・DXツール「yaritori(ヤリトリ)」メディア編集部。
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