【徹底解説】Webメールとは？機能や導入メリット、選び方を紹介

Webメールとは、インターネットを通じてメールの送受信や管理が可能なメールサービスです。

従来のメールソフトとは違い、メールサーバーの構築やソフトウェアのインストールが不要なため、インターネットにアクセスできる環境であればどこからでもアクセスできることが大きな特徴です。

Webメールは近年浸透した在宅勤務やリモートワークにも役立つため、Webメールの導入や見直しを考えている方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、Webメールの仕組みや主要機能、導入のメリットや選び方などをご紹介します。

Webメールとは？

Webメールは、インターネット経由でメールの送受信を可能にするサービスであり、クラウドメールとも呼ばれます。サーバーへのアクセスさえあれば利用できるため、メールソフトのインストールや初期設定が不要です。また、複雑な管理やアップデートも運営会社が担うため、利用が容易であることが特徴です。

代表的なWebメールサービスには、GmailやYahoo!メール、Outlook.com（旧Hotmail）などがあります。

Webメールはオンプレミス型のメールソフトとは異なり、特定のデバイスに限定されず、自宅や外出先でも柔軟に利用できるため、利便性が高いと言えます。

Webメールの仕組み

※引用：総務省HP「電子メールの仕組み」

Webメールは、電子メールにWebブラウザを介してアクセスする仕組みです。上図のように、Webメールではインターネット上で送信者のサーバーから受信者のサーバーへのメール転送が完結しています。これにより、ユーザーはインターネット接続があればどこからでもメールへのアクセスが可能となるのです。

Webメールとメールソフトの違い

これまで企業で広く採用されてきたメールは、ほとんどがオンプレミス型のものです。オンプレミス型では、企業がメールサーバーを自ら構築し、それぞれのサーバーに直接接続するためのソフトウェアを社内のPCなどにインストールして使用します。

つまり、ソフトウェアがインストールされていない私用の端末や、VPN接続ができない社外ではメールの送受信が不可能でした。

一方、Webメールを利用する場合は、ブラウザからクラウド上のメールサーバーにログインするだけで済みます。受信や送信に必要なサーバーへの接続は、ログインしたメールサーバーが自動的に処理するため、利用場所や端末に左右されないのです。

◆Webメールとメールソフトの違い

Webメールの機能

Webメールには、メールを使う上での基本となる送受信やメールの作成、フォルダ整理などの主要機能とスケジュールやタスク管理、チャット機能などの拡張機能に分けることができます。それぞれの機能について、以下で詳しくご紹介します。

主要機能

・メールの送受信

ユーザーはWebブラウザを通じてメールを送信し、受信することができます。

・メールの閲覧・編集

受信したメールを閲覧し、必要に応じて返信や転送などの編集ができます。

・検索機能

メールボックス内のメールをキーワードや条件で検索し、特定のメッセージを素早く見つけることができます。

・添付ファイルの管理

メールにファイルを添付して送受信でき、添付ファイルを管理するための機能が備わっています。

・フォルダやラベルの整理

メールを整理するためにフォルダやラベルを作成し、メッセージを分類・保管できます。

・スパムフィルタリング

不要な広告や迷惑メールを自動的に検知してスパムフォルダに移動するフィルタリング機能が備わっています。

・セキュリティ機能

安全な通信プロトコル（SSLなど）を使用し、セキュリティ機能が組み込まれています。ログイン時の二要素認証も一般的です。

拡張機能

・カレンダーと連携（カレンダー・スケジュール管理）

カレンダーや予定表と連携し、スケジュールやイベントの管理ができる機能が提供されています。

・タスク管理

仕事のタスク管理（期日があるもの）やToDo管理（期日がないもの）ができるWebメールがあります。

・チャット機能

コミュニケーションをリアルタイムで取ることができるチャット機能が搭載されている場合があり、メールでのやり取りに比べるとより簡単であると言えます。

・ファイルストレージ機能

ファイルを保存して、好きな時にアクセスできるファイルストレージ機能を持つWebメールもあります。

このように、Webメールには従来のメールソフトとほとんど同等の機能が備わっています。ただし、Webメールではデータをクラウド上に保存するため、オフラインでの過去のメールの閲覧はできない場合があります。

企業がWebメールを導入するメリット

Webメールの仕組みを踏まえ、企業がWebメールを導入するメリットを4つに整理しました。

環境や端末問わず利用可能

繰り返し述べている通り、Webメールはどんな環境やデバイスからでも利用可能です。社内でも外出先でも、Webに接続できる場所ならいつでもメールをやり取りできます。

そのため、会社以外の場所で仕事をする時やクライアント訪問のために移動しているタイミングであっても、手元にある端末でメールの確認や返信が可能になります。

これはリモートワークの推進やスキマ時間の業務効率改善に寄与するでしょう。

セキュリティ対策に注力できる

情報セキュリティ事故の発生件数は年々増加しています。従来のオンプレミス型メールシステムでセキュリティ対策を行うためには、必要な機能の要件定義から着手し、開発時に実装するか別途対策ツールを導入する必要がありました。

しかしWebメールは情報漏えい防止機能や迷惑メール・スパム防止フィルター、メール暗号化といった機能を標準搭載しているものが数多く提供されています。そのため、かんたんにセキュリティ対策を強化することができます。

拡張性に優れている

導入時に決定した開設ユーザー数やメールボックスの容量、オプション機能は実際に現場で運用を開始すると「やっぱり増やしたい・減らしたい」となるような状況の変化は往々にして起こりえます。

オンプレミス型でそれらに対応するためには、サーバーを増設したり機能を追加で開発したりする工数がかかります。

一方、Webメールであれば契約内容や設定を変更するだけですぐに適用されるため、自社にとって使いやすいようスピーディーかつ柔軟に対応することができます。

運用・管理の負担を省ける

オンプレミス型メールは自社で開発・運用・管理が前提となるため、当然それだけ負担がかかります。

一方でWebメールサービスは、サーバーやソフトウェアの更新や保守運用、障害発生時の対応などをベンダーが行うため、運用・管理の負担が軽減されます。企業側はこれらの作業にかかる手間やコストを削減できます。

Webメールの選び方

Webメールには、有料サービスや無料サービス、機能が豊富なサービスやシンプルなサービスなど多くの選択肢があります。ここでは、Webメールの選び方をご紹介します。

容量と価格のバランス

一般的なプライベート利用であれば、無料サービスのGmailで最大15GB、Yahoo!メールは最大10GBの容量があるため、無料のWebメールで十分でしょう。

しかし、ビジネス利用など大容量が必要である場合、容量と価格のバランスは重要な要素となります。容量を無駄に大きくしても高額になる可能性があります。従って、どの程度の容量が必要かをあらかじめ計算し、その上で予算を組むことが重要です。

安全性・セキュリティ

Webメールにはセキュリティが充実していないものもあります。セキュリティが弱いと情報漏洩やフィッシング攻撃に対し脆弱になるため、メールの暗号化、二要素認証、スパムフィルタリングなど、セキュリティ向上に役立つ機能が備わっているか確認しましょう。

ドメインの信頼性

かんたんに取得できる無料のドメインサービス（例：example@gmail.com）を使用している場合、一般的に信頼性が低いと見なされます。

そのため、特に信頼性が重視されるビジネスでは、「独自ドメイン」が主に使われます。独自ドメインは、有料のWebメールで取得することができます。

※企業ドメインでないと問い合わせできないこともあるため、非常に重要です。

既存利用サービスや端末との兼ね合い

Webメールは、使用できるOSが限られることがあります。（例：Windowsのみ対応など）

そのため、普段利用しているパソコンやスマホなどのOSをチェックしたうえで、希望のサービスが対応しているかを確認するとよいでしょう。

ビジネスで利用する場合には、既存の環境に合わせることも重要です。例えば、既に社内でMicrosoft製品で揃えている場合やGoogle Workspaceを利用している場合には、統一することによるメリットも大きいでしょう。現状の環境からサービスを選定することを推奨いたします。

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