メールワイズ（Mailwise）でできる一斉送信とは？設定手順や活用方法を解説

メールワイズ（Mailwise）は、チームでのメール対応を一元管理し、業務の効率化を図れるメール共有システムです。

メールワイズは、アドレス帳に登録しているお客様にメールの一斉送信をすることができます。

メールワイズの一斉送信は、会社名や名前を自動で差し込みながら一括でメール送信できるため、大量メール配信の手間を大幅に削減できる便利な機能です。

この記事では、メールワイズの一斉送信でできることや、送信手順について解説します。メールワイズの一斉配信機能について詳しく知りたいかたはぜひ参考にしてください。

メールワイズとは？

メールワイズ（Mailwise）は、チームでのメール対応を一元管理して効率化できるメール共有システムです。

メールごとに担当者や処理状況を設定できる「ステータス管理」や、社内で情報共有ができる「コメント機能」、過去のやり取りを確認できる「対応履歴」などを搭載しています。

複数人でのメール対応で発生する、メールの対応漏れや誤送信・二重送信を防止できます。さらに、情報共有が円滑になるので顧客対応の品質向上にも効果的です。

カスタマーサポートや営業など問い合わせ対応が発生する部署で活用されており、「星野リゾート」「ブックオフ」など15,000社以上の企業で導入されています。

メールワイズの機能やメリットについてさらに詳しく知りたい方は「メールワイズ（Mailwise）とは？主要機能や使い方・導入のメリットなどをご紹介」をご参考ください。

メールワイズの一斉送信でできること

メールワイズの「一斉送信」機能の最大の特長は、BCCを使わずに、登録された宛先一人ひとりに対して個別のメールとして送信できる点です。これにより、ほかの受信者にメールアドレスが見えてしまうといった個人情報漏洩のリスクを防げます。

メールワイズの一斉送信機能を使えば、ターゲットを絞った効果的な情報発信が可能です。 例えば、アドレス帳に顧客情報として「購入製品」や「地域」などを登録しておけば、「特定製品のユーザーだけにアップデート情報を送る」「東京在住の顧客にだけセミナーの案内を送る」といったセグメント配信が簡単に行えます。

さらに、メール本文内に「会社名」や「氏名」を自動で差し込む「予約語」という機能もあり、一斉送信でありながら受け手にとっては「自分宛て」に送られたような特別感を演出できます。

これらの機能により、手作業による宛名間違いなどのミスを防ぎつつ、顧客との良好な関係構築に役立つのです。

メールワイズの一斉送信のやり方・手順 

メールワイズでの一斉送信は、直感的な操作で実行可能です。初めての方でも迷わないように、3つのステップに分けて解説します。

メールの件名・本文を作成する

まず、メールワイズのメニューから「一斉配信」を選択し、「配信メールを作成する」をクリックします。ここで、顧客に届けたいメッセージの件名と本文を入力します。

よく送る案内やお知らせなどをテンプレートとして保存しておけば、次回から最低限の修正で済むため、作成時間を大幅に短縮できます。

さらに、「予約語」機能を使えば、本文中に受信者の「会社名」や「氏名」を自動で挿入可能です。これにより、一斉送信でありながらもパーソナライズされたメールとなり、開封率や反応率の向上が期待できます。

一斉送信の宛先を設定して送信する

メールの内容が完成したら、次に宛先を設定します。宛先の設定方法は主に2つあり、あらかじめ登録しておいた「アドレス帳」から選択する方法と、外部のリストを「CSVファイル」で読み込む方法です。アドレス帳からは、顧客ランクや購入製品といった条件で配信先を絞り込むことができるため便利です。

宛先を選択し、最終確認画面で内容に間違いがないかしっかりとチェックした後、「配信する」ボタンをクリックすれば送信が開始されます。

BCCのように手動でアドレスをコピー＆ペーストする必要がないため、宛先間違いや情報漏洩のリスクを削減できます。

送信結果やエラーを確認する

メールを送信した後は、送信結果を確認しましょう。メールワイズでは、一斉送信の完了後、送信に成功した件数や失敗した件数、エラーになった原因を一覧で確認できます。「送ったつもりが届いていなかった」という事態を防ぎ、アドレス間違いなどのエラーに対してすぐに対応可能です。

送信状況が可視化されるため、メール配信の信頼性が向上します。例えば、エラーとなったメールアドレスをリストから削除・修正すれば、次回以降の配信リストの精度が向上します。

手動でのBCC送信では追跡が困難な送信ステータスを、メールワイズは明確に示してくれるため、確実な顧客コミュニケーションの強力なサポートとなるでしょう。

メールワイズの一斉送信機能を使うメリット

次に、メールワイズの一斉送信機能を使うメリットを紹介します。

メールの大量配信ができる｜bccやccでの一斉送信はNG

メールワイズを利用すれば、情報漏洩のリスクを回避したうえで、安全に大量のメールを配信できます。 

一般的なメーラーのBCCやCCを使った一斉送信は、操作ミスによる個人情報漏洩の危険性が常に伴います。BCCに入れるべきアドレスを誤ってTOやCCに入れてしまうと、全受信者にメールアドレスが流出しかねません。

また、2024年2月から適用が厳格化されたGmailの送信者ガイドラインでは、大量送信者に対してSPFやDKIMといった送信ドメイン認証が必須となりました。個人のメーラーから大量に送信すると、これらの要件を満たせないために迷惑メールと判断されたり、受信をブロックされたりする可能性が高くなります。

メールワイズのような専用システムは、メールの到達率を維持し、企業の信頼性を守るうえで欠かせません。

メール共有との連携ができる

一斉送信後の顧客からの返信も、チームでスムーズに共有・対応できる点がメールワイズの大きな強みです。

通常のメール配信ツールでは、メールの送信がゴールとなりがちです。メールワイズはメール共有システムが基盤となっているため、キャンペーン告知などへの返信メールは、チームの共有受信箱に届き、全員で対応状況を把握できます。

例えば、一斉送信したメールに対して複数の顧客から問い合わせが来た場合でも、誰がどのメールに対応しているかが「担当者」「処理状況」として可視化されます。これにより、返信の遅れや二重対応といったミスを防ぎ、一貫性のある質の高い顧客対応を実現できます。

送信して終わりではなく、その後の双方向のコミュニケーションまでを一元管理できる点は、顧客満足度の向上につながるメリットと言えるでしょう。

メールワイズの一斉送信機能の注意点

メールワイズの一斉送信機能はメリットだけではありません。ここでは注意点について、解説します。

一斉送信の実行中は処理が重くなる

大量のメールを一斉送信している間は、メールワイズ全体の動作が遅くなる可能性があります。これは、サーバーがメール送信処理にリソースを集中させるために発生する現象です。

数千件単位のメールを配信する場合、その処理時間中は、ほかのユーザーが通常のメール送受信や履歴確認といった操作をする際に、画面の表示が遅くなるといった影響が出る場合もあります。

したがって、一斉送信はほかのユーザーの利用が少ない時間帯、例えば早朝や夜間、昼休みなどに行うと良いでしょう。企業の運用ルールとして、大量配信を行うスケジュールをあらかじめチーム内で共有しておけば、業務への影響を最小限に抑えられます。

高度なhtmlメールは送信できない

メールワイズの一斉送信機能では、高度なHTMLメールの送信はできません。HTMLメールとは、画像やボタン、リンクなどを自由にレイアウトできる形式で、視覚的な訴求に優れたリッチなメール文のことを指します。

一方、メールワイズの一斉送信機能は、テキストベースのシンプルなメール配信に特化しています。文字の強調や色付けは可能ですが、デザイン性の高い表現はできません。そのため、視覚的なアピールが必要な場合は、本文内にWebページのURLを記載して誘導するなどの工夫が求められます。

配信内容に応じて、テキストベースで十分なのか、それともHTML形式での表現が不可欠なのかを事前に検討してください。

送信結果の分析はできない 

メールワイズの一斉送信機能には、マーケティング用の高度な分析機能は搭載されていません。送信の成功・失敗は確認できるものの、受信者がメールを開封したかを示す「開封率」や、メール内のリンクをクリックしたかを示す「クリック率」といった効果測定はできません。

そのため、メール配信の結果を詳細に分析し、A/Bテストなどを行いながらメールマーケティングの成果を最大化したい、という目的を持つ企業には機能が不足しています。

もし高度な分析機能が必要な場合は、MA（マーケティングオートメーション）ツールや、分析機能を強みとする別のメール配信システムの導入を検討しましょう。

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まとめ｜メールワイズの一斉送信で業務効率化

本記事では、メールワイズの一斉送信機能について、手順やメリット、注意点を解説しました。BCC送信に潜む情報漏洩のリスクや、Gmailのガイドライン変更による配信到達率の低下といった課題に対し、メールワイズは有効な解決策となるでしょう。

ただし、処理が重くなる可能性やHTMLメールに非対応といった注意点もあるため、導入前には丁寧な検討が求められます。

メール配信における「手間」と「リスク」を軽減し、より本質的な顧客とのコミュニケーションに注力するために、メールワイズの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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