おすすめメール管理ソフト6選を徹底比較！機能やメリット、特徴などをご紹介

「メールの対応漏れが増えている」
「メール管理を効率化したい」
「重要なメールがわからなくなる」

このようなメールの管理・対応における悩みをお持ちの方は、便利機能が多数搭載されている「メール管理ソフト」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

当記事では、メール管理ソフトの機能やメリット、おすすめのサービスなどを丁寧に解説していきます。ぜひ最後まで読んでいただけると嬉しいです。

メール管理ソフトとは？

メール管理ソフトは、送受信するメールを効率的に管理できるメールソフトです。

複数のメールアドレスを一元管理でき、個人メールの効率的な管理だけでなく、「代表アドレスの管理」や「複数人でのメール業務を効率化する」優れたメール管理ソフトも存在しています。

主にビジネスシーンで利用され、メールの処理や管理をスムーズに行うためのさまざまな機能が搭載され、情報共有や管理を容易にすることで生産性を向上させる役割を果たします。

メール管理ソフトの主な機能

メール対応状況の管理機能

メール相手とどのようなやり取りをしたのかを確認できる機能です。遡って確認する手間を省くことができ、やり取りの際に齟齬が生じることを防ぐこともできます。スムーズかつ正確な対応を行うことができるため、相手に好印象を与えることができるでしょう。

通常のメールソフトでは開封したタイミングで通知が消えることもあり、対応漏れしてしまうこともあるでしょう。メール管理ソフトはメールを返信するまで通知が表示されるものも多いため、対応漏れの防止が見込めます。

メール送信補助機能（送信予約・テンプレートなど）

送信予約は、特定のメールを送信日時を指定して予約できる機能です。事前にメール送信を予約しておくことで対応漏れの防止に貢献できます。

また、テンプレート機能でよく使うフレーズや型を登録しておけば、自動で文章を入力してくれます。そのため、より素早い対応が可能になり、急を要する場面などでも役立つ機能であると言えます。

ワークフロー・自動化機能

フィルタリングやルール設定を行うことで、特定の条件に基づいてメールを自動的に振り分けたり、返信を自動化することができます。作業時間を削減する事ができ、かつ正確に行ってくれる点で活用したい機能であると言えるでしょう。

メール管理ソフトでは複数人でメール管理できるものもあり、担当者の割り振りなどを自動化でき、返信までのスピード感を改善することもできます。

メールの分類と整理

メールをフォルダやタグで分類し、重要なメールや特定のプロジェクトに関連するメールを整理することができます。どこに何があるのかが明確になるため、探す手間を省くことができ、かつ優先的に対応すべきメールを見落とすこともないでしょう。

メールのよくある課題として後回しによって対応が漏れてしまうということもあるでしょう。フォルダ毎に自動で振り分けする機能などを活用することで重要度順に分けるという運用も可能になります。

複数アドレスの一括管理

様々な目的で作成した複数のメールアドレスをまとめて管理することが可能です。したがって、複数のアドレスに届くメールを1つの画面ですべて管理できるため、メールに気づかず返信が遅れるといったミスを防ぐことができます。

ビジネスでは部署ごとに代表アドレスを持っていることも多いため、その際に一元管理できる点は魅力と言えるでしょう。

重複対応の防止機能

複数人でメールアドレスを管理する際には、メールのロック機能も重要です。一人がメールの返信を開始すると、他の人が返信できないようにロックをかける機能です。他の人がメールの返信をしていることに気づかず、返信が重複してしまうことを防ぐことができるため、トラブルを防ぐことができるでしょう。

メール管理ソフトのメリット

メール管理ソフトは、メール対応・管理の効率化や様々な課題を解決する役割が備わっています。ここでは、主な3つのメリットを紹介します。

メール対応・管理業務の負担軽減

メール管理ソフトを活用すると、複数メールアドレスの一元管理や、未読・未返信メールの自動仕分け機能などで、効率的なメール管理が可能になります。

また、テンプレート機能による返信作業の効率化や、フォルダ・タグ付けによる整理・検索の簡易化も可能です。従業員の負担を削減でき、他の業務に時間を割くことで、生産性の向上につながります。

チーム対応におけるトラブルの防止

メール管理ソフトでは、メールごとの対応状況や担当者を確認できる機能があり、作業の重複を防ぎ、確実な顧客対応が可能になります。そのため、複数人でのメール対応で発生しやすい、「同じメールへの重複返信」や「対応漏れ」などを防ぎます。

また、過去の対応履歴やメモが一元管理されるなど、担当者不在時でも他のメンバーが経緯を把握しやすいのも特徴です。

対応品質・お客様満足度の向上

メール管理ソフトを利用することで対応品質の均一化を図ることができるのも重要なメリットといえます。

たとえば、よくある質問には「テンプレート機能」を使うことで、スムーズに対応できます。また「チャット機能」を使えば、ささいな確認事項から専門的な内容まで、チームで素早く相談し合えるでしょう。

過去の対応履歴を参照できるため、同様の問い合わせに対し、一貫性のある回答も可能です。対応時間や返信内容の向上によって、対応品質・お客様満足度の向上が期待できます。

セキュリティ・プライバシー

一般的にメール管理ソフトには、データ暗号化や多要素認証など、高度なセキュリティ機能が搭載されています。定期的なバックアップ機能や、データ損失に対する復元機能が備わるサービスもあり、メールの安全性が維持されます。

メール管理ソフトを活用すれば、お客様の大切な情報の保護につながり、安心してコミュニケーションを取ることが可能です。

メール管理ソフトの選び方

ここでは、メール管理ソフトの選び方について解説します。詳細は以下の通りです。

複数のメールアドレスを管理できるか

メール管理ソフトを選ぶ際、複数のメールアドレスを一元管理できることは重要です。加えて、管理できるアドレスに関しても「個人アドレス」と複数人で共有できる「代表アドレス」の両方を管理できるサービスだと良いでしょう。

片方しか管理できない場合、メーラーとメール共有システムを併用せざるを得なくなり、業務が増える可能性があるため注意しましょう。

また、代表アドレスを複数アドレス管理できるものであれば、「info@」「support@」など用途に合わせて、関係者毎に管理することも可能になります。

「個人アドレス」と「代表アドレス」両方を一緒に管理できるツールを選ぶことで、より効率的なメール対応が実現できるでしょう。

複数人でのメール管理ができるか

チームでメール対応を行う場合、複数人での共有・管理機能があるサービスを選ぶことが重要です。担当者が対応できない場合に、誰でもスムーズに対応を引き継ぐことができるサービスを利用することで顧客対応の質も改善できるでしょう。

複数人でメール共有できるサービスの中では、以下のような機能があるかを確認するようにしましょう。

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・テンプレートの共有機能
・過去履歴の共有機能
・すぐに相談できるチャット機能
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上記のような機能があれば、担当不在時にも属人化せず、スムーズに対応することが可能です。対応・管理を効率化する機能に加え、複数人で管理できる機能の充実したサービスを選ぶことでメール対応を盤石な体制にすることができるでしょう。

メールの整理・管理がしやすいか

日常的に使用するメール管理ソフトには、整理・管理のしやすさが求められます。対応状況をスムーズに把握できる「ステータス管理」や、効果的な検索を可能にする「フォルダ機能」の存在は、業務効率を左右するでしょう。

また、案件や重要度に応じたタグ付け機能があれば、メールの柔軟な整理が可能になります。「よくある問い合わせ」の傾向分析にも活用でき、多く寄せられる問い合わせ内容を把握し、事前にFAQやテンプレートを作成するという運用が可能になります。

セキュリティ機能

 ビジネスメールには機密情報や個人情報が含まれることが多く、メール管理ソフトのセキュリティ状況は重要です。「送受信データの暗号化機能」「ID・パスワード機能」「担当者ごとの閲覧・編集権限を設定できる機能」などがあるか、チェックすると安心です。

また、万が一のデータ損失に備え、自動バックアップ機能や復元機能が搭載されているかもチェックするとよいでしょう。

直観的に操作できるか

メール管理ソフトは、IT知識が豊富な社員から、メール操作に不慣れな社員まで、さまざまな人が使用します。そのため、誰もが迷わず使える「直観的に操作できるソフト」が望ましいです。

メールの振り分け・返信作成といった基本操作が、迷うことなく行えるかが重要です。また、多くの人が使用した経験のあるWebメール（例：Gmail）に似た操作性であれば、短期間で使いこなすことにつながります。

無料トライアルやデモ版を活用し、直観的に操作できるかをチェックするとよいでしょう。

料金体系

メール管理ソフトは、長期的な利用を前提とするため、継続的なコストが発生します。そのため、料金体系はチェックしたいポイントです。

多くの場合、利用ユーザー数や機能で料金が変動するため、自社の規模や必要な機能に応じた適切なプランを選択することが大切です。自社に合ったプランを選ぶことで、コストパフォーマンスを最大限に高められるでしょう。

初期費用や月額料金はもとより、追加時の料金もチェックすることが大切です。組織の成長も考慮し、アップグレードやダウングレードが行えるかも確認しましょう。

メール管理ソフト比較6選

次に、おすすめのメール管理ソフトについて、厳選した6つのサービスを紹介します。それぞれの詳細は以下の通りです。

万能型メール管理ソフト

yaritori｜シンプルで使いやすい万能型メール管理ソフト

yaritoriは、Onebox株式会社が提供する、メール管理に必要な機能を網羅した使いやすさに定評のあるメール管理ソフトです。200社以上の企業が利用しており、メール対応の効率化や管理に定評があるサービスです。Gmailライクなデザインと豊富な機能を兼ね備えています。

【機能】
基本機能
・代表アドレスと個人アドレスの一元管理
・メール対応状況の可視化（未対応・対応中などのステータス管理）
・二重送信防止機能
・メールごとのチャット機能
・複数チャネルの一元管理（メール・チャット等）
・テンプレートの共有・管理機能

業務効率化機能
・AI機能「yaritori AI」による文章作成やクレーム検出
・外部サービス連携（Slack・Chatwork・Salesforce等）

【価格】
・初期費用：無料
・月額利用料：1ユーザー1,980円〜
※7日間の無料トライアルあり

グループウェア型メール管理ソフト

Google Workspace｜メール管理を軸にした業務ソフト

Google Workspaceは、Gmail、カレンダー、ドライブなどの機能を統合したクラウド型グループウェアです。メール管理を中心に、スケジュール共有・ファイル管理・ビデオ会議など、ビジネスに必要な機能をシームレスに連携できます。

【機能】
基本機能
・独自ドメインでのメール利用
・迷惑メールフィルター
・検索機能

グループウェア機能
・Google Calendar との連携｜
・ビデオ会議

【価格】 
・初期費用：無料
・月額費用：1ユーザー680円
※14日間の無料トライアルあり

Outlook｜グループウェアを統合したメール管理ソフト

Outlookは、Microsoft 365社が提供するメール管理ソフトです。メールのやり取りを中心に、カレンダー・タスク管理・連絡先管理といった、グループウェアとしての機能を展開します。ビジネスコミュニケーションに必要な機能を搭載し、チームの効率化に貢献します。

【機能】
基本機能
・独自ドメインによるメール利用
・迷惑メールのフィルタリング
・高度な検索機能

グループウェア機能
・共有カレンダーの作成
・Microsoft Teamsとの連携によるチャットとビデオ会議

【価格】
・初期費用：無料
・月額費用：1ユーザー2,440円～
※1か月の無料トライアルあり

メール共有システム型ソフト

メールワイズ｜低コストで始められるチーム型メール管理

メールワイズは、サイボウズが提供するメール共有システムです。チームでのメール対応を一元管理して効率化できるツールで、元々はサイボウズ社内のメール業務効率化のために開発されました。業種・業界問わず、15,000社以上の企業で導入実績があります。

【機能】
基本機能
・チームでのメール共有管理
・対応漏れや誤送信・二重送信の防止
・お客様情報や対応履歴の管理

業務効率化機能
・コメント機能
・返答文テンプレート

【価格】
・初期費用：無料
・月額費用：1ユーザー600円～
※30日間の無料トライアルあり

メールディーラー｜メール共有・管理に特化したツール

メールディーラーは、株式会社ラクスが提供する、メール共有・管理に強みをもつシステムです。「対応漏れ・遅れをゼロにする」を掲げ、15年連続売上シェアNo.1・累計導入社数8,000社以上の実績があります。

【機能】
基本機能 
・メール対応の見える化 
・自動メール振り分け 
・担当者設定

業務効率化機能
・テンプレート機能 
・社内QA機能
・過去の対応履歴チェック

価格 
・初期費用：50,000円～ 
・月額費用：10ユーザー35,000円～
※無料トライアルあり

Re:lation｜マルチチャネル対応可能なメール共有システム

Re:lationは、株式会社インゲージが提供する、クラウド型メール共有・管理システムです。5,000社以上の導入実績があり、多くの企業に導入されています。メール・電話・LINE・チャットなど、複数のチャネルを一元管理できるのが特徴です。

【機能】
基本機能
・マルチチャネル一元管理 
・チャット機能
・ステータス管理

業務効率化機能
・テンプレート 
・承認機能

価格 
・月額料金：18,000円～
※初期費用や詳細な料金は要問合せ
※10日間の無料トライアルあり

メール管理ソフトを利用する上での注意点

メール管理ソフトを導入する際には、効果的に利用するために以下のポイントに注意することが重要です。

導入する目的を明確にする

なぜ導入するのか、具体的な目的を明確にすることが重要です。目的がはっきりしていると、それに合った機能を持つメール管理ソフトを選ぶことができるでしょう。また、導入後において、そのソフトが適しているかどうかを判断する指標になると言えます。

初期設定を正確に行う

導入に際しての初期設定に注意を払いましょう。具体的には、どのような設定やカスタマイズが必要なのかを事前に確認しておくこと、データの移行作業の手順やサポート体制の把握などが挙げられます。

また、初期設定が完了した後、個人やチーム全体がソフトを使いこなせるようにするための教育やトレーニングなどを実施するとより望ましいでしょう。

無料か有料のどちらを使うか

メール管理ソフトには無料のものと有料のものがあります。以下に、それぞれのメリットとデメリットを記載しましたので、比較してみてください。

【無料版】

〈メリット〉

・コストがかからない
無料で利用できるため、コストを気にせずに導入可能

・基本機能が揃っている 
主要な機能（メール送受信、フォルダ管理、スパムフィルターなど）が標準で装備

・試しやすい  
無料なので気軽に試すことができ、もし合わなかった場合でもコストをほとんど失うことがない

〈デメリット〉

・機能制限 
高度な機能やカスタマイズオプションが制限されている場合があり、満足のいく利用ができない可能性がある

・サポートが限られる 
無料版ではサポートが限られていることが多く、問題が発生した際に迅速な対応を受けられないことがある

【有料版】

〈メリット〉

・豊富な機能 
高度な機能やカスタマイズオプションが多く提供されており、周りと差をつけることができる

・サポートが充実 
専用のカスタマーサポートや技術サポートが提供され、迅速に問題を解消することができる

・セキュリティリスクの低減  
より強力なセキュリティ機能やプライバシー保護が施されていることが多い

〈デメリット〉

・コストがかかる  
初期費用や定期的な更新料が必要で、長期的な利用を考えるとコスト面がネックになる場合がある

選び方のコツに関しては、個人使用や軽度な用途であれば無料版で十分な場合が多く、基本的な機能が揃っているため問題はないでしょう。一方で、業務が多岐に渡る場合や重要なデータを使用する場合などは有料版の方が適しており、セキュリティやサポート面でも安心して利用できます。

先ずは無料版を導入し、利用していく中で有料版に切り替えるかどうかを吟味するのも、１つの方法であると言えるでしょう。

まとめ

ここまで、メール管理ソフトの機能面や利用メリット、選び方や注意点、そしておすすめのサービスを解説してきました。メールの対応や管理が向上すれば、チーム内や顧客とのトラブルを防ぐことができ、自ずと満足度が高くなると言えます。

メール管理ソフトを導入することが、あなたにとって間違いなくプラスになると思うので、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。