メール管理ソフトとは？主な機能やメリット、おすすめソフトをご紹介

「メールの対応漏れが増えている」
「メール管理を効率化したい」
「重要なメールがわからなくなる」

このようなメールの管理・対応における悩みをお持ちの方は、便利機能が多数搭載されている「メール管理ソフト」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

この記事では、メール管理ソフトの機能やメリット、オススメのサービスなどを丁寧に解説していきます。ぜひ最後まで読んでいただけると嬉しいです。

メール管理ソフトとは

メール管理ソフトは、送受信するメールを効率的に管理・整理するメールソフトです。個人メールの効率的な管理だけでなく、複数人でのメール業務を効率化する優れたメール管理ソフトも存在しています。

主にビジネスシーンで利用され、メールの処理や管理をスムーズに行うためのさまざまな機能が搭載され、情報共有や管理を容易にすることで生産性を向上させる役割を果たします。

メール管理ソフトの主な機能

1. メール対応状況の管理機能

メール相手とどのようなやり取りをしたのかを確認できる機能です。遡って確認する手間を省くことができ、やり取りの際に齟齬が生じることを防ぐこともできます。スムーズかつ正確な対応を行うことができるため、相手に好印象を与えることができるでしょう。

通常のメールソフトでは開封したタイミングで通知が消えることもあり、対応漏れしてしまうこともあるでしょう。メール管理ソフトはメールを返信するまで通知が表示されるものも多いため、対応漏れの防止が見込めます。

2. メール送信補助機能（送信予約・テンプレートなど）

送信予約は、特定のメールを送信日時を指定して予約できる機能です。事前にメール送信を予約しておくことで対応漏れの防止に貢献できます。

また、テンプレート機能でよく使うフレーズや型を登録しておけば、自動で文章を入力してくれます。そのため、より素早い対応が可能になり、急を要する場面などでも役立つ機能であると言えます。

3. ワークフロー・自動化機能

フィルタリングやルール設定を行うことで、特定の条件に基づいてメールを自動的に振り分けたり、返信を自動化することができます。作業時間を削減する事ができ、かつ正確に行ってくれる点で活用したい機能であると言えるでしょう。

メール管理ソフトでは複数人でメール管理できるものもあり、担当者の割り振りなどを自動化でき、返信までのスピード感を改善することもできます。

4. メールの分類と整理

メールをフォルダやタグで分類し、重要なメールや特定のプロジェクトに関連するメールを整理することができます。どこに何があるのかが明確になるため、探す手間を省くことができ、かつ優先的に対応すべきメールを見落とすこともないでしょう。

メールのよくある課題として後回しによって対応が漏れてしまうということもあるでしょう。フォルダ毎に自動で振り分けする機能などを活用することで重要度順に分けるという運用も可能になります。

5. 複数アドレスの一括管理

様々な目的で作成した複数のメールアドレスをまとめて管理することが可能です。したがって、複数のアドレスに届くメールを1つの画面ですべて管理できるため、メールに気づかず返信が遅れるといったミスを防ぐことができます。

ビジネスでは部署ごとに代表アドレスを持っていることも多いため、その際に一元管理できる点は魅力と言えるでしょう。

6.重複対応の防止機能

複数人でメールアドレスを管理する際には、メールのロック機能も重要です。一人がメールの返信を開始すると、他の人が返信できないようにロックをかける機能です。他の人がメールの返信をしていることに気づかず、返信が重複してしまうことを防ぐことができるため、トラブルを防ぐことができるでしょう。

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メール管理ソフトのメリット

メール管理ソフトは、メール対応・管理の効率化や様々な課題を解決する役割が備わっています。ここでは、主な3つのメリットを紹介します。

1. メール対応・管理業務の負担軽減

メール対応・管理における業務を効率化することで、従業員の負担を削減します。その分、他の業務に時間を割くことができるため、生産性の向上にもつながるでしょう。

また、労働時間そのものの削減にもなり、人員コストの観点から見ても大きなメリットと言えます。

2. 対応トラブルの防止

大量のメールの対応や複数人での対応では、「重複対応」や「対応漏れ」といったトラブルが生じやすくなりますが、メール管理ソフトを利用することで、誰がどのメールに対応しているかを1つの画面で把握することができるため、未然に防ぐことが可能になります。

3. 対応品質・お客様満足度の向上

メール管理ソフトは対応業務を効率化すると同時に、対応品質の向上を実現します。よくある質問の回答をすぐにできる「テンプレート機能」、メンバーなどと気軽に相談しあえる「チャット機能」など、役立つ機能が多数搭載されています。

4. セキュリティ・プライバシー

メール管理ソフトでは、データ暗号化や多要素認証などの高度なセキュリティ機能が搭載されています。また、定期的なバックアップ機能やデータの損失などに対する復元機能なども備わっており、メールの安全性が向上すると言えます。

このような機能を利用し、正確かつ素早い対応をすることができれば、お客さま満足度の向上も自ずと期待することができるでしょう。

メール管理ソフトの選び方

必要な機能が備わっているか

まずは、導入する目的を明確にし、それを解決できる機能が備わったソフトを選びましょう。一見すると、様々な機能が備わっている方が良いと思うかもしれませんが、不要な機能にまでお金を払ってしまうのは非効率的です。

「この機能は本当に必要か？」という視点を持つことが大切だと言えます。判断軸としては、メール対応する際に「複数人で管理するかどうか」も重要です。

メールの対応漏れ防止であれば、通常のメーラーの機能を有効に活用することで解決できる課題も十分にあるでしょう。複数人での利用であれば、メール管理ソフトを利用することが良いでしょう。

扱いやすいシンプルな操作・機能であるか

メール管理ソフトは毎日使うことになるため、操作性は重視したいポイントです。特に企業の場合では、従業員によってITリテラシーも異なるので、誰でも扱えるようなシンプルなソフトを導入するとよいでしょう。

具体的には「管理画面の見やすさ（ひと目で対応状況を把握できるか）」「直感的に操作できるか」をチェックしてみてください。

無料トライアルを利用できるものであれば、事前に活用することで導入後のギャップを防ぐことができるでしょう。

適切な価格設定かどうか

メール管理ソフトは利用人数やオプション、プランにより費用が大きく変動します。加えて、初期費用や最低契約期間の縛りがあるものも多く存在しています。

初めてのツール導入の場合には、初期費用や最低契約期間のないものを利用することでリスクなくツール導入ができるため、推奨いたします。

おすすめのメール管理ソフト

yaritori｜驚くほど使いやすいシンプルで強力な機能

出典：yaritori

yaritoriは、Onebox株式会社が提供する、使いやすさに定評のあるメール管理ソフトです。200社以上の企業が利用しており、メール対応の効率化や管理に定評があるサービスです。Gmailライクなデザインとなっているのも魅力です。

機能

・メール対応状況の可視化（未対応・対応中などのステータス管理）
・二重送信防止機能
・豊富なテンプレート機能
・複数チャネルの一元管理（メール、チャット等）
・メール毎のチャット機能
・AI機能「yaritori AI」による文章作成やクレーム検出
・代表アドレスと個人アドレスの一元管理 

・外部サービス連携（Slack・Chatwork・Salesforce等）

価格

・初期費用：無料
・最低契約期間：なし
・月額利用料：1ユーザー1,980円〜
・お試し期間：7日間無料トライアル

使いやすさ

yaritoriは、シンプルで直感的なインターフェースと、容易な導入プロセスが特徴です。優れた画面デザインと操作性により、ストレスフリーな日常使用を実現します。これらの特徴により、多くの企業から支持を得ており、顧客対応の効率化と顧客満足度の向上に貢献します。

Re:lation｜お問い合わせ対応の課題をすべて解決

Re:lationは、カスタマーサポート業務の課題解決に役立つ、カスタマーサポートツールです。マルチチャネル対応と業務の一元管理を特徴とし、効率的な顧客対応を実現します。電話・メール・SNSなど、多様化する問い合わせチャネルを一元管理し、カスタマーサポート業務の効率化と品質向上に貢献します。

機能

・マルチチャネルの一元管理（電話・メール・SNS等）
・メール管理機能
・顧客管理機能
・情報共有化ツール
・分析・改善ツール

価格

・初期費用：18,000円〜 
・月額利用料：要問合せ
・お試し期間：10日間無料トライアル

使いやすさ

Re:lationは、カスタマーサポート業務に必要な機能を統合し、ワンストップでの管理を実現します。直感的なインターフェースにより、複数チャネルからの問い合わせについて、効率的な処理が可能です。

メールワイズ｜メール対応がスピーディに

メールワイズは、サイボウズ株式会社が提供する、メール対応に特化したグループウェア兼カスタマーサポートツールです。13,000社以上の企業で導入されており、企業の代表メールや問い合わせメールの共有・管理を効率化します。

機能

・メールの一元管理と共有
・ステータス管理（未処理・処理中・処理済み）
・誤送信・二重送信防止機能
・社内でのコメント機能
・対応履歴の一元管理
・kintone（顧客管理アプリ）との連携

価格

※以下、2024年秋の発注より適用
・初期費用：0円
・最低契約期間：1ヶ月
・月額利用料：5ユーザー3,000円〜（1ユーザーあたり600円）
・お試し期間：30日間無料トライアル

使いやすさ

メールワイズは、メール対応業務に必要な機能を網羅しつつ、シンプルな操作性を提供します。低コストで導入できる点や、kintoneとの連携機能は、多くの企業にとって魅力的だといえます。

メールディーラー｜メール共有管理システム12年連続売上シェアNO.１

メールディーラーは、株式会社ラクスが提供する、カスタマーサポートツールです。8,000社以上の企業に導入されており、顧客管理の一元化やスピーディなメール対応が特徴です。シンプルな機能と手厚いサポート体制により、多くの企業から支持を得ています。

機能

・顧客情報の一元管理
・迅速なメール対応
・専任スタッフによるサポート
・シンプルな操作性

価格

・初期費用：50,000円
・最低契約期間：3ヶ月
・月額利用料：10ユーザー10,000円〜

・お試し期間：あり

使いやすさ

メールディーラーは、シンプルな機能設計と直感的な操作性が特徴です。導入後も専任スタッフによる手厚いサポートがあるため、安心して運用できるでしょう。

メール管理ソフトを利用する上での注意点

メール管理ソフトを導入する際には、効果的に利用するために以下のポイントに注意することが重要です。

1. 導入する目的を明確にする

なぜ導入するのか、具体的な目的を明確にすることが重要です。目的がはっきりしていると、それに合った機能を持つメール管理ソフトを選ぶことができるでしょう。また、導入後において、そのソフトが適しているかどうかを判断する指標になると言えます。

2. 初期設定を正確に行う

導入に際しての初期設定に注意を払いましょう。具体的には、どのような設定やカスタマイズが必要なのかを事前に確認しておくこと、データの移行作業の手順やサポート体制の把握などが挙げられます。

また、初期設定が完了した後、個人やチーム全体がソフトを使いこなせるようにするための教育やトレーニングなどを実施するとより望ましいでしょう。

3. 無料か有料のどちらを使うか

メール管理ソフトには無料のものと有料のものがあります。以下に、それぞれのメリットとデメリットを記載しましたので、比較してみてください。

【無料版】

〈メリット〉

1． コストがかからない
無料で利用できるため、コストを気にせずに導入可能

2. 基本機能が揃っている 
主要な機能（メール送受信、フォルダ管理、スパムフィルターなど）が標準で装備

3. 試しやすい  
無料なので気軽に試すことができ、もし合わなかった場合でもコストをほとんど失うことがない

〈デメリット〉

1. 機能制限 
高度な機能やカスタマイズオプションが制限されている場合があり、満足のいく利用ができない可能性がある

2. サポートが限られる 
無料版ではサポートが限られていることが多く、問題が発生した際に迅速な対応を受けられないことがある

【有料版】

〈メリット〉

1. 豊富な機能 
高度な機能やカスタマイズオプションが多く提供されており、周りと差をつけることができる

2. サポートが充実 
専用のカスタマーサポートや技術サポートが提供され、迅速に問題を解消することができる

3. セキュリティの向上  
より強力なセキュリティ機能やプライバシー保護が施されていることが多い

〈デメリット〉

1. コストがかかる  
初期費用や定期的な更新料が必要で、長期的な利用を考えるとコスト面がネックになる場合がある

選び方のコツに関しては、個人使用や軽度な用途であれば無料版で十分な場合が多く、基本的な機能が揃っているため問題はないでしょう。一方で、業務が多岐に渡る場合や重要なデータを使用する場合などは有料版の方が適しており、セキュリティやサポート面でも安心して利用できます。

先ずは無料版を導入し、利用していく中で有料版に切り替えるかどうかを吟味するのも、１つの方法であると言えるでしょう。

まとめ

ここまで、メール管理ソフトの機能面や利用メリット、選び方や注意点、そしておすすめのサービスを解説してきました。メールの対応や管理が向上すれば、チーム内や顧客とのトラブルを防ぐことができ、自ずと満足度が高くなると言えます。

メール管理ソフトを導入することが、あなたにとって間違いなくプラスになると思うので、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。