ビジネスで最も使われているコミュニケーションツールはメールです。
プライベート・私用で利用しているGmailやYahoo!メールなどのフリーメールとは違い、[@onebox.com]のような会社の独自ドメインを使ったメールを管理するためには、ビジネス・企業で使えるクラウドメールを選ぶ必要があります。
この記事では、ビジネス・法人で使えるクラウドメールについてご紹介します。グループウェアの機能が必要か、有料・無料などの料金など選び方も紹介するので、自社に適したメールソフトでお悩みの方にオススメです。
「yaritori」は、「support@」や「sales@」のような代表メールアドレスを複数人で管理できるビジネス用クラウドメールです。
「未対応」「対応済み」といった対応状況や返信担当者を可視化でき、メール対応を効率化することができます。
サービス概要・導入事例などがわかる資料を無料でお送りしますので、お気軽に資料を請求してください。
クラウドメールとは
クラウドメールとは、Webブラウザを経由してクラウド環境にあるメールサーバーに接続することで、メールの閲覧・送受信ができるものを指します。いわゆるWebメールと呼ばれるものもクラウドメールです。
インターネットに接続できる場所や端末であればいつでも・どこでも利用できるというのが大きな特徴です。ブラウザもしくはアプリから利用することが多く、もっとも有名なクラウドメールの一例としてGmailやYahoo!メールが挙げられます。
メールソフトとの違い
これまで企業で広く採用されてきたメールは、ほとんどがオンプレミス型であるメールソフトです。オンプレミス型では、企業がメールサーバーを自ら構築し、それぞれのサーバーに直接接続するためのソフトウェアを社内のPCなどにインストールして使用します。
つまり、ソフトウェアがインストールされていない私用の端末や、VPN接続ができない社外ではメールの送受信が不可能でした。
一方、クラウドメールを利用する場合は、ブラウザからクラウド上のメールサーバーにログインするだけで済みます。受信や送信に必要なサーバーへの接続は、ログインしたメールサーバーが自動的に処理するため、利用場所や端末に左右されることなくネットワークさえあればいつでもメールを使うことができます。
▼クラウドメールについて詳しく知りたい方は、「クラウドメールとは？仕組みや法人が導入するメリット・デメリットを紹介」をご参照ください。
無料版とビジネス・法人向けのクラウドメールの違い
無料のクラウドメールとビジネス用の有料クラウドメールの大きな違いの1つとして、独自ドメインの取得可否があります。
ビジネスでクラウドメールを使う場合は、独自ドメインを使用した法人メールアドレスが使用可能なサービスを使う必要があります。独自ドメインは、「mail@onebox.tokyo」というメールアドレスにおける＠以降の「onebox.tokyo」が該当します。
無料で使える「gmail.com」「yahoo.co.jp」などのフリーアドレスと違い、法人メールアドレスは、ドメインの取得やメールサービスと契約するための費用が必要になります。
その一方で、法人メールアドレスの使用はITセキュリティ環境が整備されていることや、ビジネスとして実態があることがわかるため、取引先や関係者からの信頼・安心感に繋がります。
法人アドレスが使用できるクラウドメールの契約は、基本的に有料です。グループウエア（Google Workspaceなど）の利用やドメインの購入・メールサーバーの契約などの方法で対応が可能です。
法人メールアドレスの取得方法
法人メールアドレスの作り方は大きく以下の２つ存在しています。
①グループウェアサービスを利用し、ドメインの取得も行うパターン
②ドメイン事業者からドメインを購入し、別途メールサーバーを契約するパターン
▼ビジネス用メールアドレスの取得方法についての詳細は、「法人メールアドレスの取得方法・ステップをかんたんに解説」で詳しく解説しております。
ビジネス・法人で使うクラウドメールの選び方
ビジネスで使うクラウドメールは4つの観点で選びましょう。
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①カレンダー・WEB会議などのグループウェア機能の必要有無
②OSなどのPC環境・取引先の使用ツールの業務環境
③代表メールを使った業務の有無
④有料・無料などの料金
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①カレンダー・WEB会議などのグループウェア機能の必要有無
ビジネスではメールだけでなく、カレンダー共有、ファイル共有、チャット、ビデオ会議などさまざまなツールが必要な場合があります。
これらのツールを統合しているGoogle WorkspaceやMicrosoft 365などのグループウェアは、サービスの契約とともに独自ドメインの取得も可能なため、そのままビジネス用メールとしても運用することができます。
②OSなどのPC環境・取引先の使用ツールの業務環境
クラウドメールを選ぶ際には、使用するデバイスのOSや業務環境に合わせて検討する必要があります。例えば、社内や主要取引先でWindowsやOffice365製品を中心に使用している場合、Outlookを選ぶことでファイルの閲覧やアップロードが容易になるなど、さまざまな便利な機能を使うことが可能です。
またApple Mailは、MacやiPadなどAppleデバイスでの利用が便利です。
③代表メールを使った業務の有無
「support@」のような代表メールの問い合わせの対応が含まれる場合には対応数が大幅に増加するため、メール管理を最適化することが重要です。
特に複数の代表メールアドレスも並行して管理する場合には、「yaritori」のような一つの画面でステータス管理までできるサービスが利用しやすいでしょう。
▼代表アドレスの用途や活用方法については、「代表メールアドレスとは？用途ごとの具体例や活用方法を紹介」で詳しくご紹介しております。
④有料・無料などの料金
ビジネスで使う場合、クラウドメールの選択には料金の観点も大きな要素の一つと言えるでしょう。契約時の初期費用、月額利用料金、メンテナンス費用、ストレージ料金など総コストを検討しましょう。
有料クラウドメールに関しては、機能量に応じてコストがかかる傾向があるため、自社に必要な機能という観点で判断することを推奨いたします。
無料クラウドメールに関してはセキュリティ面など組織利用に適さない部分があるため、組織のフェーズに合わせて選択することが重要です。
また、将来の拡張性やアップグレードにかかる費用も考慮に入れるべきです。メールは単月のみ利用するようなサービスではないため、継続して利用することを前提に機能比較を行うことを推奨いたします。
「yaritori」は、「support@」や「sales@」のような代表メールアドレスを複数人で管理できるビジネス用クラウドメールです。
「未対応」「対応済み」といった対応状況や返信担当者を可視化でき、メール対応を効率化することができます。
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おすすめのクラウドメール比較3選
ここでは、数あるクラウドメールの中でも、ビジネスシーンでの利用におすすめなクラウドメールを3つご紹介します。
yaritori｜複数の代表アドレスをチームで一元管理
「yaritori」は、Onebox株式会社が提供するクラウド型のビジネス用クラウドメールです。「sales@xxx.com」など複数の代表アドレスを一元管理することができ、グループチャット機能なども備わっていることが特徴です。
yaritoriでは個人メールに加えて、「sales@」や「support@」など複数の代表アドレスをチーム内で共有し、一元管理することができます。「未対応」「対応済み」等のステータス管理や担当者の可視化により、二重対応や対応漏れといった事故を防ぐことも可能です。
そのほか、複数チャネル（メール・LINEなど）からの連絡を一元管理する機能やSlack・Chatworkなどのチャットツールとの連携機能も有しており、あらゆる場面に柔軟に対応できるのも魅力といえるでしょう。
【料金】
・代表メールも使えるクラウドメールでは国内最安値水準
・月額1,980円〜（1ユーザー）
・初期費用なし、最低契約期間なし・7日間無料トライアル実施中
初期費用や最低契約期間もなく、導入にあたってのサポートも充実しています。サービス概要がわかる資料をお送りするのでお気軽に資料請求してください。
Outlook｜Microsoft 365との統合が強力
OutlookはMicrosoft社が提供するメールサービスで、クラウド型のWeb版とPCにインストールするデスクトップ版の2種類が展開されています。どちらの型も、電子メール機能の他、予定表・連絡先管理・仕事管理・メモ・To Do リストなどの機能が実装されています。
グループウェアとしてのMicrosoft 365との統合が強力で、カレンダー、タスク、ファイル共有など多彩なビジネスツールが利用できます。また、Windowsユーザーに最適であり、Office365製品とのシームレスな連携が可能です。
【料金】
・Microsoft 365パッケージを購入することで利用可能
・法人メールが利用可能な「Microsoft 365 Business」のクラウド型（Web版）が月額750円/1ユーザー、デスクトップ版が月額1,560円/1ユーザー〜
Gmail (Google Workspace)｜クラウドベースで環境問わず利用可能
Gmailは、Googleが提供するクラウドメールで、無料で使えるプライベート用と、独自ドメインの取得が可能なビジネス用があります。
ビジネス用GmailはグループウェアであるGoogle Workspaceに含まれており、メール以外にもカレンダー、ドライブ、チャットなどのツールを利用できます。
また、Gmailは強力な検索とフィルタリング機能を提供しており、メールの効率的な管理に役立ちます。例えば、「検索」バーで、[from:送信者のメールアドレス] [subject:検索したい件名]とすることで、送信者や件名によってフィルタリングすることができます。
【料金】
・ビジネス用GmailはGoogle Workspaceパッケージを購入することで利用可能
・Google Workspaceは月額680円/1ユーザー〜
・14日間無料トライアル実施中
▼有料/無料に関わらず、より多くのクラウドメールについて知りたい方は「【最新版】クラウドメールサービス比較11選｜種類やおすすめを解説」をご参照ください。
まとめ｜要件や予算に応じて最適なクラウドメールを選ぼう
ビジネス用のクラウドメールを選ぶ際には、グループウェアやPCなど自社環境との親和性、代表アドレス管理の必要性、費用などを考慮に入れることが重要です。ツールによって適した用途や企業規模はさまざまです。メールは頻繁に行う基本的な業務ですので、自社の要件や予算に応じて最適なクラウドメールを選びましょう。
