業務効率化ツールおすすめ10選!社内コミュニケーションに役立つ機能も徹底解説

無駄な残業を減らして、チームや個人の業務効率化を図りたいと課題を感じたことはありませんか?

本記事では、そんな方におすすめの業務効率化ツールを企業が抱える課題をまとめてみました。

一言で「業務効率化ツール」と言っても効率化できるタスクや得意な領域は多岐にわたるので、何を効率化させたいかを明確に整理し、自社に適したツールを導入することがポイントです。ツールの料金や概要なども紹介しているので、業務効率化ツールを探している方も是非ご一読ください。

テレワークが中心となりつつある今、企業としてより生産性の高い働き方を求められるようになり、迅速なコミュニケーションが必要不可欠となっています。

  • チームでの情報共有をかんたんにしたい
  • 気軽なコミュニケーションをしたい
  • コミュニケーションを効率化したい

チームのためのWebメールサービス「yaritori」は、ビジネスにおいて最も使われているメールに注目し、このような課題を解決します。ぜひ、詳細をご覧ください。

業務効率化ツールとは?

複数人でメール対応

業務効率化ツールとは、主にITテクノロジーを駆使した業務効率を上げる目的のツールを指します。

日頃手作業で行っているルーティンワークの自動化、紙の電子化(ペーパーレス)、オンライン上でのコミュニケーション活性化などを実現することができます。

業務効率化ツールの主な種類

一言で「業務効率化」と言っても、その種類はさまざまです。ここでは具体的な例をもう少し掘り下げてご説明いたします。

1. メール効率化ツール

メール効率化ツールには、メールを同じツールやチーム内で共有できる機能や、担当者を割り振る機能、ステータス管理機能による二重対応防止機能などが備わっています。
ツールを利用することでメール業務に関する無駄なコミュニケーションと作業時間を大幅に短縮することが最大の利点でしょう。カスタマーサポートやEC担当の方など、メール業務が大半を占めている方におすすです。

2. RPA

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは、24時間365日、人間の代わりに定型業務を行ってくれるソフトウェアを指します。

RPAが得意とする領域は請求書の作成から印刷、受発注業務やデータの集計業務など、定型化された業務です。RPAを活用することで上述のような人間が処理していた、定型業務を大量に素早く捌くことができるので、本来人間が行うべき創造的なタスクに時間を割くことができるのです。Excelワークや事務作業がメインの方には特におすすめツールです。

3. SFA

SFA(セールス・フォース・オートメーション)とは、営業活動を支援するツールを指します。

商談から受注に至るまでのステップを可視化し、営業活動を管理・効率化します。主な機能として、顧客管理や案件管理、タスクの可視化や集計機能なども兼ね備えており、チームで利用することで、属人化しがちな担当案件を共有することも可能です。営業活動がメインの方やチーム制で営業活動を一元管理したい組織にはおすすめの業務効率化ツールです。

4. チャットツール

チャットツールは、オンライン上で複数人との素早いコミュニケーションを可能とするツールです。メールよりもフランクにそして端的に会話が行えるため、実際にオフラインで会話しているかのような感覚で連絡ができ、社内や既存クライアントとのやりとりに多く利用されています。メルマガや迷惑メールといった、意図しない外部からの情報が入ってくることもなく、会話を見落とすリスクも低減できます。社内コミュニケーションを活発化させたい企業にはオススメのツールです。

業務効率化ツールを導入する3つのメリット

本来やるべきタスクに集中できる

業務効率化ツールを活用することで、普段の業務を効率よく処理することが可能になります。定常的な業務はコンピュータ(業務効率化ツール)の方が素早く正確なこともあるので、ルーティン業務はコンピュータに任せ、コンピュータには出来ない創造的なタスクに集中することができます。

コミュニケーションが円滑になる

社内外で確認作業が多い業務やチーム制の業務など、頻繁にコミュニケーションが必要な場合、ツールでコミュニケーションコストを削減できます。営業組織であれば、SFAを利用して顧客対応ごとにメモを残して案件共有できたり、クリエイティブチームであればチャットツールでフィードバックがいつでもどこでも出来たりと、時間と場所に囚われないためわざわざ会議を開いたり、担当者を捕まえて話す時間も削減できます。

ワークライフバランスの向上

ルーティン業務や事務的な業務はどうしても、残業時間に回しがちではありませんか?そういった作業を業務効率化ツールで生産性を向上することで、これまで残業で賄っていた業務の時間を削減できるので、帰宅時間も早くなり、自分の好きな時間が増えることも大きなメリットと言えるでしょう。

目的別!おすすめの業務効率化ツール10選!

一般的なデスクワークの方はメールと会議、事務処理が1日を占める割合が大きいのではないでしょうか?。忙しいビジネスマンが生産性を向上させるには、これらの業務効率化が必須になってきます。

そこで今回は、日々発生するメールタスクの効率化やコミュニケーションを活発化させるツールと、ルーティン業務を自動化できるツールを紹介します。

メールタスクを効率化させるツール

yaritori (ヤリトリ)  by Onebox株式会社

yaritoriとは?

Onebox株式会社が開発・運営しているクラウド型のメール共有サービスです。メール対応を効率化するための機能が盛り込まれていて、メールごとのステータス管理(未対応や対応済みなど)や担当者設定、CCの自動追加、1人が返信を始めると別の人が返信を出来ないようにロックを掛ける機能などを兼ね備えています。二重対応防止やCCの入れ忘れなどを回避できたり、担当を明確に割り振れるため効率よくメールタスクを処理することが可能となります。

また、メールごとに個人間チャットも可能で、返信内容を相談したり、お客様の対応情報をメモしたりすることもできます。また、国産ツールであることからサポートが日本語で受けられるののもポイントです。

主な機能

  • ステータス管理
  • 担当者設定
  • CCへの自動追加
  • 二重対応防止機能
  • 複数アカウントの管理
  • チャット機能(個人間・メールごと)
  • 既読、未読機能
  • 連絡先管理
  • Slack連携
  • モバイル対応
  • eml形式でのメール出力

価格

  • 初期費用:0円
  • 月額利用料:1ユーザー980円〜
  • 最低契約期間:なし
  • お試し期間:14日間無料

yaritoriのお申し込みはこちらから

Zendesk by zendesk株式会社

出所:zendesk公式HP

zendeskとは?

株式会社Zendeskが運営しているデンマーク初の「カスタマーサポートソフトウェア」です。

Zendeskは7つのサービスを展開しており、「問い合わせ管理」「CRM」「ヘルプセンター構築」「レポートツール」「チャットサポート」「コミュニティ構築」「コールセンターウェア」とカスタマーサポートを効率化するためのサービスが充実しています。メールを管理・共有することは勿論のこと、チャットサポートを自社サービスに埋め込んだり、ヘルプセンターを簡単に構築できるのは、これからカスタマーサポートを立ち上げる方にはとても嬉しい機能です。海外発のサービスですが、既に日本法人も設立されているため、日本語のコミュニティやサポートが充実しているのもポイントです。

主な機能

  • 問い合わせ管理機能
  • CRM
  • ヘルプセンター
  • チャット
  • コミュニティ
  • コールセンターソフトウェア
  • レポートツール

価格 ※support suite/PROFFESIONALプランの料金

  • 初期費用:0円
  • 月額利用料:1ユーザー$89〜(年間位契約の場合)
  • 最低契約期間:なし
  • お試し期間:14日間無料

Zendeskのサービスサイトはこちら

メールディーラー by 株式会社ラクス

出所:メールディーラー公式Webサイト

メールディーラーとは?

株式会社ラクスが運営しており、メール業務効率化を目的としている、クラウド型のサービスです。

メールのステータス管理による二重対応防止機能はもちろんのこと、メール送信時に申請・承認のフローを組み込むことができるため、新人のメールを上長がチェックして送付する手間が容易になります。LINEや他チャットツールを一元管理することもできるため、オンライン接客に向いているツールとなります。

主な機能

  • ステータス管理
  • 対応履歴の管理/検索
  • 申請/承認機能
  • コメント
  • 社内Q&A
  • 集計レポートなど

価格 ※「共用サービスクラウドプラン」の場合

  • 初期費用:50,000円
  • 月額料金:20,000円(保存メール数〜10,000通・10ユーザーの場合)
  • 最低契約期間:3ヶ月
  • お試し:サービス画面がみれる無料トライアルあり

メールディーラーのサービスHPはこちら

タスク自動化ツール

Winactor Teams by NTTアドバンステクノロジ株式会社

出所:Winactor公式Webサイト

Winactorとは?

NTTアドバンステクノロジ株式会社が提供している、国内産のRPAツールです。Excelベースの事務処理などを自動化し、ミスなく24時間365日効率良くタスクを処理してくれます。また、プログラミングなどの知識も必要なく、誰でもフローチャートを組むことが可能です。特殊な環境構築も必要なく、PCにインストールするだけで即日利用できるのもオススメポイントです。

主な機能

  • 操作の記録
  • フローチャート
  • 充実のライブラリ 
  • データベース連携
  • セキュリティ機能

価格 ※ノードロック版の場合(フル機能版)

  • 初期費用:908,000円円
  • 最低契約期間:1年
  • お試し期間:30日間のトライアルライセンスあり

WInactorの公式HPはこちら

UiPath by UiPath株式会社

出所:UiPath公式Webサイト

UiPathとは?

UiPath株式会社が提供するRPAツールです。他のRPAツールと同じく、定型業務やを自動処理する機能はもちろんのこと、サービスがサーバー型とクラウド型に分かれているため、利用用途に合わせて契約することが可能です。

また、作成した自動化ロボットを管理するサービスも用意されているため、どのロボットがどのタスクを処理するのかを可視化することができます。

主な機能

  • 自動化ロボットの作成
  • 運用モニタリング
  • セキュリティ管理
  • 操作ログの管理
  • 外部API連携
  • ロボット管理

価格 ※Citizen Developerライセンスの場合

  • 初期費用:要問い合わせ
  • 月額費用:要問い合わせ
  • 最低契約期間:要問い合わせ
  • お試し期間:60日間のトライアルライセンスあり

Uipathの公式HPはこちら

営業活動を効率化するツール

Salseforce by salesforce.com, Inc.

出所:Salesforce公式Webサイト

Salesforceとは?

salesforce.com, Inc.が開発・運営しているSFAツールです。案件管理・顧客管理・営業活動管理機能で属人化しがちな営業活動を可視化・共有できる他、他ツールとの連携によるカスタマイズ性に非常に優れています。

カスマイズ次第ではSalesforce上で電子契約書を送付できたり、カレンダーと同期してスケジュールの漏れを防ぐこともできます。また、ユーザーコミュニティが非常に活発であり、日本でも各地で勉強会やセミナーが行われているのも特徴です。

主な機能

  • 案件管理
  • 顧客管理
  • 営業活動管理
  • 外部ツール連携
  • モバイル対応
  • レポート機能
  • ダッシュボード機能
  • ファイル共有機能

価格 ※Enterpriset(年間払い)の料金

  • 初期費用:要問い合わせ
  • 月額利用料:1ユーザー18,000円
  • 最低契約期間:なし
  • お試し期間:30日間のトライアル期間あり

Salesforce公式HPはこちら

kintone by サイボウズ株式会社

出所:kintone公式Webサイト

kintoneとは?

サイボウズ株式会社が開発・運営している業務改善プラットフォームツールです。kintoneは「アプリ」という概念で効率化したい業務内容に沿って、自身でアプリを選び、カスタマイズすることで業務の効率化を図ります。多種多様な業務を効率化することができますが、「案件管理」「見積もり作成」「日報」「顧客リスト」などのアプリを組み合わせることで、SFAを作り上げることも可能です。

サポートも日本語なので、カスタマイズに迷った時は気軽に相談できるのも安心です。自身で好きなアプリを組み込むことで、オリジナルなSFAを作成できるのも醍醐味ですね。

主な機能

  • 案件管理
  • 顧客管理
  • 営業活動管理
  • 外部ツール連携
  • 見積もり作成
  • アンケート機能

価格 ※スタンダード(年間払い)の料金

  • 初期費用:0円
  • 月額利用料:1ユーザー1,500円
  • 最低契約期間:なし
  • お試し期間:30日間のトライアル期間あり

kintone公式HPはこちら

コミュニケーションを活発化させるツール

Slack by Slack Technologies, Inc

出所:Slack公式Webサイト

Slackとは?

Slack Technologies, Inc.が開発・運営しているビジネスチャットツールです。グループを自由に作成して会話したり、外部のサービスを連携して業務を効率化したりと、自由度が高いビジネスチャットとなっています。

ファイルの共有やリマインダー機能によるタスク管理も可能なため、連絡手段+タスク管理ツールとして活用されている方も多いようです。

主な機能

  • チャット(個人/グループ)
  • ファイル共有
  • 通話
  • 外部ツール連携
  • ワークフロービルダー

価格 ※スタンダードプラン(年間払い)の料金

  • 初期費用:0円
  • 月額利用料:1ユーザー850円
  • 最低契約期間:なし
  • お試し期間:期間無制限のフリープランあり(機能制限)

Slack公式HPはこちら

Chatwork by Chatwork株式会社

出所:Chatwork公式Webサイト

Chatworkとは?

Chatwork株式会社が提供するクラウド型ビジネスチャットツールです。他のチャットツールとの大きな違いはタスクの設定・割り振り・管理ができる点です。一度設定したタスクは完了ボタンを押すまで残り続けるので、対応漏れ防止になります。

また、Chatworkは各々にIDを設定することができるため、そのIDを社外の人に共有することで、グループに社外の人を招待することもできます。

主な機能

  • チャット(個人/グループ)
  • ファイル共有
  • ID設定
  • タスク管理
  • ビデオ通話
  • 外部サービス連携

価格 ※ビジネスプラン(年間払い)の場合

  • 初期費用:0円
  • 月額利用料:1ユーザー500円
  • 最低契約期間:なし
  • お試し期間:期間無制限のフリープランあり(機能制限)

Chatworkの公式サービスサイトはこちら

Teams by Microsoft Corporation

出所:Teams公式Webサイト

Teamsとは?

アメリカのMicrosoftが開発・運営をしているビジネスチャットツールです。チャットやファイル共有はもちろんのこと、素早くビデオ会議が行えるのが特徴です。

また、Office365に登録しているユーザーであればTeamsをいつでも利用できるので、普段からOffice製品を利用している方にはオススメのツールです。Microsoft社の実績とセキュリティから大手企業が主に導入を進めているようです。

主な機能

  • チャット
  • ビデオ会議
  • ファイル共有
  • Office製品の共同編集
  • タスク管理
  • 外部サービス連携

価格 ※Microsoft 365 Business Basic(年間払い)プランの場合

  • 初期費用:0円
  • 月額利用料:1ユーザー540円
  • 最低契約期間:なし
  • お試し期間:期間無制限のフリープランあり(機能制限)

Teamsの公式サービスサイトはこちら

まとめ|自社の課題に沿った業務効率化ツールの導入を

いかがだったでしょうか?

今回は、日々の業務を効率化するツールを紹介しました。業務効率化ツールと一口で言っても、効率化できるタスクや得意な領域は異なるので、何を効率化したいかを明確に整理し、自社に適したツールを導入することがポイントです。

yaritoriは、多くのお客さまに「使いやすさ」で選ばれているメール共有システムです。14日間無料でお試しできますので、是非、この機会にお試しいただけると幸いです。

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