業務効率化!?お試しは無料でも可能、問い合わせ管理ツールとは

問い合わせ管理ツールを使用したことはありますか。最近では、使用している企業も増えています。問い合わせ管理ツールの中には、無料で試すことができるツールもあるため、導入を悩んでいる人は一度を活用してみてもいいのではないでしょうか。

問い合わせ管理ツールは仕事を円滑に進めるために、必要不可欠なものです。問い合わせ管理ツールをうまく活用し業務の効率化を進めようという動きが広がっています。問い合わせ管理ツールには、お試しは無料のものもありますので、自社ニーズに合ったものを検討していく必要があります。

では、問い合わせ管理ツールとはどのようなツールなのでしょうか。詳しくみていきましょう。

問い合わせ管理ツールとは

問い合わせ管理ツールは、ビジネスシーンにおいて、とても重要なツールへと成長しています。導入を検討している人の中には、費用が気になっている人も多いことでしょう。サービスによっては、無料のお試し期間を設けているものもあるため、無料で利用することも可能です。

問い合わせ管理ツールは、顧客からの問い合わせを一括で管理するシステムのことを指しています。これを活用することで、情報共有や、情報管理がとても便利になり、業務を効率的に進めることが可能となるのです。

顧客からの問い合わせには、メール対応や電話のみならず、最近ではSNSやチャットからの問い合わせも増えています。様々な媒体を使用した問い合わせを管理することは、とても難しいことかと思われます。たくさんの時間と労力を必要とするため、管理者の負担が大きくなってしまいます。

問い合わせ管理ツールを活用することで、様々な媒体の問い合わせを一括で管理し、迅速に対応することができます。さらに、管理できる情報は顧客情報ばかりではありません。顧客対応の履歴や情報をデータ化し、蓄積することもできるのです。これは、業務を進める上でとても大きな利点となるのではないでしょうか。

無料でもお試し可能:問い合わせ管理ツールの利用方法

問い合わせ管理ツールには様々な機能が備わっており、お試し期間として無料で利用できる場合もあります。では、問い合わせ管理ツールはどのように活用するべきなのでしょうか。利用する上でのポイントを詳しく見ていきましょう。

まずは、問い合わせ管理ツールは、問い合わせのテンプレート対応が可能です。担当者により、同じ問い合わせ内容でも対応方法が異なるなど、人により対応に差が出てしまう可能性があります。

効率的に業務を進めるためにも、テンプレート機能を活用していきましょう。例文のようなテンプレートを活用することで、対応に差が出づらくなり、対応の一律化を図ることが可能となるのです。また、対応速度もスピーディーに対応できるようになるため、結果として顧客満足度の向上にも繋がります。

さらに、対応状況をステータスやアラートで管理することも可能です。問い合わせ管理ツールを通して、対応状況を把握し共有することで、対応漏れや対応遅延などのトラブルを回避することにも繋がるのです。

問い合わせ管理ツールの特徴をしっかりと理解し、上手に活用するようにしましょう。

無料でもお試し可能:最適な問い合わせ管理ツールを選ぶためには

問い合わせ管理ツールには、様々な機能があり、ツールごとに特徴もあります。

問い合わせ管理ツールを導入する前に、まず自社のニーズや問題点を明確にしておくことはとても重要なことです。導入後に、どのように活用していきたいのかをより具体的に考える必要があります。自社のニーズをしっかりと分析し、導入する上での目的を明確にしておきましょう。

API連携できるかどうかも、問い合わせ管理ツールを選択する上でとても重要な要素となります。連携できるツールを選択すると、様々なソフトウェアとの連携が可能となるため、より便利に問い合わせ管理ツールを活用することができるのです。導入を検討している場合は、API連携できるものを候補として検討してみてはいかがでしょうか。

無料でもお試し可能:問い合わせ管理ツールのメリット

問い合わせ管理ツールの中にも、様々な特徴を持ったツールが存在しています。自社にはどのようなニーズがあり、どのようなことを必要としているのかをしっかりと分析し、自社に合った問い合わせ管理ツールを選択する必要があるのです。

従来の管理方法としてはExcel管理があります。初期費用もかからずに、すぐに運用を始めることができるため、Excel管理をしている企業も少なくありません。

しかし、問い合わせ件数が大量となり、管理するべき情報がどんどん増えていく時、Excelでは管理することが難しくなってしまいます。大量の情報を効率的かつ確実に管理し、今後に役立たせる必要があります。問い合わせ管理ツールは、多くの情報を一括に管理することができるため、使用する上でのメリットが多くあります。

問い合わせ管理ツールを利用するメリットとして、管理業務の効率化が挙げられます。通常、問い合わせ内容を1件1件管理し、共有していく方法では大幅な時間がかかり、管理者の負担が大きくなってしまいます。一つ一つの作業にも正確性が失われてしまい、ミスをも引き起こしてしまうのです。

問い合わせ管理ツールを導入することで、問い合わせ内容を管理する時間や手間を省く
ことができます。一人一人の負担を軽くすることで、顧客満足度の向上にも繋がっていくのです。

問い合わせ管理ツールを使用した情報は、スムーズに社内で情報共有することができるため、今までの対応内容を今後に生かすこともできます。顧客対応業務にとって、ノウハウをデータ化し、スタッフ間で共有することは、とても重要なことかと思います。問い合わせ管理ツールを導入することで、管理業務をより効率的に進めることができるのです。

また、対応業務の効率化を実現させます。問い合わせ管理ツールを活用することで、対応内容を一覧化し把握することが出来ます。担当者への迅速な割り当てが出来るため、顧客対応をよりスムーズに行うことが可能なのです。

一方、問い合わせ管理ツールにはデメリットも存在します。まずは、セキュリティ面です。特に、クラウド型のツールの場合は、サイバー攻撃のリスクは付いて回ります。ビジネスで使用するツールの場合、セキュリティ面の高さは安心にも繋がるため、必要不可欠な要素です。導入前に、セキュリティ面の体制について、十分に注意しておく必要があります。

また、問い合わせ管理ツールを導入すると、費用がかかってしまいます。金額によっては、導入をためらってしまう人もいるのではないでしょうか。そんな時は、ツールごとにある無料サービスや無料期間を試してみてはいかがでしょうか。本格的に導入する前に、一度試しに使用してみることで、より具体的に導入すべきかどうかを判断することができるのではないでしょうか。

無料でもお試し可能:問い合わせ管理ツールのおすすめを解説

問い合わせ管理ツールには様々なツールがあり、価格も無料のものから、高額なものまで様々なものがあります。代表的なツールについて、詳しく見ていきましょう。

「yaritori」は、スムーズなコミュニケーションや情報共有を迅速にするための新しいEメールサービスです。全てのメールサーバーに対応しているため、すぐに導入できる点が大きな特徴です。リアルタイムにメール共有ができる機能が備わっており、全てのアカウントを一元で管理出来るため、業務を効率的に行うことができます。お試し期間は無料で利用可能です。

「Re:lation(リレーション)」は、リアルタイムに情報共有することができ、対応漏れなどを防ぐことができるツールです。また、「Re:lation(リレーション)」では機能に制限なく、20日間の無料のお試し期間を利用することが出来ます。試した上で、導入するかどうか検討することもできるのです。また、機能に制限がありますが、月額料金無料のフリープランを利用することも可能です。さまざまな価格帯のプランがあるため、自社に予算に見合ったプランを検討してみてはいかがでしょうか。

「メールディーラー」は、メールの返信機能が充実しており、お試し期間が無料となります。ツールの中でも実績も高く、安心して始めることができるツールなのです。

「メールワイズ」は、基本的には「kintone」と一緒に使用することが便利だと言われています。価格設定でも、スタンダードとプレミアムがあり、自社に合った価格を検討できることも特徴の一つと言えるでしょう。こちらもお試し期間は無料となります。

問い合わせ管理ツールには、様々なツールがあるため、まずは、導入前にしっかりと分析しておきましょう。

まとめ

さて、問い合わせ管理ツールについて、詳しく見ていきましたがいかがでしたでしょうか。問い合わせ管理ツールの中には無料期間を設けているツールもあるため、もし検討中の方は積極的に一度試してみましょう。

問い合わせ管理ツールをうまく活用することで、大きな武器となります。業務上共有すべき情報量はとても多いかと思いますが、問い合わせ管理ツールは、その情報を管理し、共有するツールとなるのです。問い合わせ管理ツールをうまく活用し、業務を効率的に進めていきましょう。