メールの振り分け機能を活用!メール管理を効率化する方法を紹介

メールがたくさん溜まってしまい、必要なメールをなかなか見つけられずにお困りではないでしょうか?メールを管理するうえで、重要度・案件ごとなどに応じてメールを適切に仕分けをすることは重要です。

本記事では、メールの振り分け機能の活用方法を紹介し、メール管理をしやすくする方法をご紹介します。特に、EC担当者やカスタマーサポートの方など多くのメールを受信している方にオススメの機能です。

メール管理システム「yaritori」は、メールをフォルダごとで管理する機能に加えて、メールの対応状況を可視化する機能がついています。メールの対応漏れを防ぐことができるので、たくさんのメール管理でお悩みの方にオススメです。

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メール振り分け機能とは?

メール振り分け機能は、特定の条件に応じてメールの仕分けをする機能です。

特に、EC担当者やカスタマーサポートチームでは多くのメールを受信しているため「重要なメールが埋もれてしまう」「返信すべきメールに気づかなかった」といったお悩みではないでしょうか?

そうした際にメールのフィルターを活用し、案件や重要度に応じてメールのフォルダ分けやラベルの付与などを自動的に行うことで、メールの管理がしやすくなります

GmailやOutlookなどお使いのメールソフトにより、若干設定できる条件・処理などは異なりますが、大まかなポイントは同じです。

メール振り分け機能を活用すべき理由

メール振り分け機能を活用すべき理由は、さまざまなメールを整理・仕分けし、返信すべきメールや重要なメールに気づく仕組みを作るためです。しかし、結果的にそれだけに留まらないメリットを享受することができます。

メール検索時間を削減できる

メールを探すには検索機能などもありますが、そもそもフォルダーを分けておくことで、多くのメールの中から該当するものを探し出す手間を省くことができます。メールを探している時間がなくなれば、業務効率化にも貢献することができます。

受信トレイが整理される

1日に受診する多くのビシネスメールの中から、対応しなくてはいけないメールをすぐに見つけられるようにするには、そもそも受信トレイが整理されている必要があります。振り分け機能をつかい、フォルダやラベルを付与することで、大まかなメールの分類をすることが可能です。

メールにはさまざな種類のメールがあります。自動配信メール時間がある時に確認すればいいでしょうし、さまざまな企業から送られてくるメールマガジンも別フォルダで管理したいですよね。

そうしたメールを自動で整理・仕分けすることで、受信トレイに返信すべきメールや重要なメールだけが残るように設定していくことが可能です。

メールそのものに優先度をつけることができる

振り分け機能で、メールごとにラベルの付与などを設定することも可能です。

フォルダ機能で大まかにメールを分類したうえで、そのなかでもメールそのものに特定の目印をつけることで、メールのなかでも優先度をつけることができます。

メール振り分け設定のおすすめパターン

それでは、具体的な振り分け設定のおすすめパターンをご紹介します。

業務内容に応じて、どのように設定するのが良いか検討しながら確認してください。

パターン1:取引先ごとに振り分ける

業務がお客さまごとに進む場合には、お客さまごとのフォルダを作成しメールを管理するのがオススメです。

フィルター設定で、クライアント担当者のメールアドレスで条件を設定し、お客さまごとのフォルダに自動振り分けされるようにルールを設定しましょう。

パターン2:プロジェクト・案件ごとに振り分ける

複数のプロジェクト・案件単位で業務が進む場合は、案件ごとにフォルダを作成しメールを管理しましょう。

案件単位でメールのやりとりをする場合は、特定の案件名を件名につけるルールを徹底することをオススメします。例えば、必ず件名に【PJ 〇〇】をつけるなどです。そのうえで、件名をフィルター条件にし、フォルダに自動振り分けすることでスッキリさせられます。

パターン3:メルマガフォルダを設ける

メールマガジンや自動配信メールなど業務と直接関係のない、すぐに確認しなくて良いメールを別フォルダで管理しましょう。こうしたフォルダを設けることでメインフォルダーに未読メールがたまったり、煩雑化してしまうことを防ぐことができます

パターン4:対応優先度で振り分ける

メールごとに★やラベルをつけることも可能です。
重要度の高いお客さまからのメールや、毎月見逃してはいけないメールが届く場合には、件名などでこうしたメールごとに優先順位をつける機能を活用しましょう。

メール振り分けの主な設定方法(例:GmailをPCで利用する場合)

それでは、具体的な設定方法をGmail(PCでの利用画面)を参考に見てみましょう。

Gmailでは、ラベルをフォルダのように使用することができます。今回のケースでは、

メールアドレスを条件に、自動でラベルを付与する振り分け設定を確認します。

手順は以下の通りです。

  1. Gmailにログインして、メール振り分けしたいメールを開く
  2. メール上部にある「︙その他」をクリックし、「メールの自動振り分け設定」を選択
  3. 「フィルタを作成」を選択 
  4. 「ラベルを付ける」から新しいラベル名を入力
  5. 「受信トレイをスキップ(アーカイブする)」「ラベルを付ける」「一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れ、「フィルタを作成」をクリック

画像付きで詳しくみていきましょう。

1. Gmailにログインして、メール振り分けしたいメールを開く

まずはご自身または企業のGmailアカウントにログインし、メール管理画面を開きます。

2. メール上部にある「︙その他」をクリックし、「メールの自動振り分け設定」を選択

3.メール下部の「フィルタを作成」を選択

すでに「from」の欄に、メール振り分け設定をしたいメールアドレスが入力されているのを確認し、下部の「フィルタを作成」を選択します。

4. 4つ目の「ラベルを付ける」から新しいラベル名を入力

「ラベルを付ける」にチェックをいれ、「ラベルを選択」を選択。新しいラベル名を入力します。

5. フィルタの設定

「受信トレイをスキップ(アーカイブする)」「ラベルを付ける」にチェックを入れます。

そして、条件に該当する全てのメールに今回の設定を適用させるために、「一致するスレッドにもフィルタを適用する」にもチェックを入れ、「フィルタを作成」をクリックすれば完了です。

いかがでしょうか?

これで、以降指定したメールアドレスからメールを受信したさいには、自動でメールがラベル(フォルダ)ごとに振り分けられるようになります。
同じ要領で、条件や処理に任意の値をいれていくことで独自の振り分けを設定していくことが可能です。

大量のメール対応には「メール管理システム」がおすすめ

メールの振り分け機能を活用するのは、重要なメールや返信すべきメールに気づきやすくするためでした。GmailやOutlookでは、メールを大まかに分類することまでは可能ですが、対応ステータスや担当者の設定までの管理は難しくなります。

問い合わせメールの対応などたくさんのメール管理でお悩みの方には「メール管理システム」の導入がオススメです。

メール管理システム「yaritori」には、メールの対応ステータスや担当者を可視化する機能がついています。もちろん、フォルダやラベルによる通常の振り分けも可能です。

問い合わせメールなどのたくさんのメール管理を可能にするために、メールを複数人で扱うことを前提に、メールごとに社内メンバー向けにチャットができるなど便利な機能が付いています。

メール管理システムは、共有のメールアカウントを使った問い合わせ管理や、営業メールを全員で共有し効率化するなどさまざまな業界・業種で利用されています。

1ユーザーあたり月額980円(税抜き)〜で利用でき、14日間の無料トライアルが可能です。(最低契約期間などもございません。)サービスサイト(https://yaritori.jp)より、お気軽にお申し込みください。

それでは、yaritoriを使うことのメリットを具体的にみていきましょう。

メリット1:メールの対応漏れを防げる

大量のメール対応でも、メールの対応漏れを防げることです。
メールごとに「未対応」「対応済み」といった対応ステータスを表示するとともに、メールごとの担当者設定や誰がメールをみたのかなどがわかります。

メリット2:フィルターを活用し、高度な自動化

さらに、フィルターを活用した高度な自動化が可能です。
もちろん、件名や宛先などの詳細条件を指定し、メールごとにタグを設定し、フォルダのようにメールを分類することが可能ですが、メールのステータス・担当者などを付与することができます。

通常のメールソフト以上に、振り分け機能が充実しているので、業務効率を大幅に高めることができます。

メリット3:メールの対応をチームにチャットで相談できる

メールごとのチャット機能があり、メールでの情報共有の仕方がかわります。

担当者や返信方法に迷ったさいには、メール画面そのままの状態でチャット(個別・チーム可)を開いて相談することができる。 担当者の指名もできる(@メンション機能)ので、情報共有を効率よくすることが可能です。

まとめ|メールの振り分け機能を活用してメール

いかがだったでしょうか?

本記事では、メールを整理・仕分けするために活用できるメールの振り分け機能をご紹介しました。メールがたくさん溜まってしまい、必要なメールをなかなか見つけられずにお困りの方はぜひお試しください。

また、大量のメール管理でお悩みなら、メール管理システムもオススメです。

サービス概要・導入事例を記載した資料を無料でお送りするので、お気軽にお問い合わせください。


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