「担当が休みの日に取引先への代理メールを頼まれたけど送り方がわからない」
「代理メールの書き出しが知りたい」
そんなお悩みをお持ちの方向けに、代理メールを送る際のポイントを例文付きで解説します。
結論、ビジネスシーンにおける代理メールは、ポイントを抑えておけば普通のメールと大きな違いはありません。この記事を読んで代理メールのポイントを抑えておきましょう。
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代理メールとは？
代理メールとは、担当者が休暇や出張、病気などで不在の時に、別の担当者が代わりにメールを送信することです。
顧客からの問い合わせや取引先との連絡など、ビジネスは待ってくれません。 担当者不在によって対応が遅れてしまうと、ビジネスチャンスを逃してしまうリスクもあるでしょう。
メール共有ができていないことによる対応の属人化が発生するというのは機会損失に繋がるリスクがあります。代理メールは、 顧客満足度を維持し、ビジネスの継続性を確保するための重要な手段と言えます。
代理メール送信する際のポイント
代理メールを送信する際は、以下の6つのポイントを押さえ、相手に失礼な印象を与えることなく、スムーズな対応を心がけましょう。
件名で代理送信であることを明確にする
まずは、メールを送信する相手に自分が代理であることを伝えるために、また不要な混乱を防ぐためにも、必ずメール上部、または件名に自分が代理である旨を記載しておきましょう。
いつもと違う相手から連絡がきたとなると「担当変わったのかな？」「間違いメールかな？」と相手を勘違いさせてしまう可能性があります。
また、取引先に不審に思われないためにも、自分の会社名・所属部署・名前を記載するのも忘れないようにしましょう。
担当者の不在理由と復帰時期を伝える
メール本文の冒頭で、担当者が不在である理由と復帰時期を伝え、相手に安心感を与えましょう。あいまいな表現ではなく、具体的な日付や曜日を明記するのがおすすめです。
例：「〇〇は本日、社外研修のため不在にしております。明日午前中には復帰予定です。」
代理人の所属と氏名を明確にする
代理でメールを送信する際は、自分の所属と氏名を明確に伝え、相手が誰からのメールなのかわかるようにしましょう。署名に連絡先を記載しておくことも忘れずに行いましょう。
担当者が長期間復帰できない場合には、代理で担当し続ける必要もあるため、連絡先の共有が重要です。
返信先を伝えておく
相手が誰に返信すればいいかわかるように返信先もメール内に記載しておきましょう。返信先がないと「担当と代理、どちらに返信すればいいんだろう？」と相手を混乱させてしまう恐れがあります。
その後もやりとりが必要なのであれば代理宛に、その必要がなければ担当宛にするなどして対応しましょう。また、担当がプライベートの携帯電話で連絡を取れるのなら、その旨伝えておくといいでしょう。
対処できない時は担当に連絡する
不在の担当宛にメールが届いているが、問い合わせ内容が自分には理解できない/対処できないというケースも想定されます。
対応が難しい場合には担当に連絡して指示を仰ぎましょう。無理に対応して後からトラブルになる可能性もあるため、状況を共有するようにしましょう。もし担当と連絡が取れない場合は、相手に担当が不在である事と現在連絡が付かないことを伝えておきましょう。
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代理メールのよくある課題
代理メールの送信は、業務効率化に役立つ反面、多くの企業が共通して抱える課題も存在します。
①情報共有の難しさ
担当者が不在の場合、代理担当者は必要な情報にアクセスできない、または探し出すのに苦労するケースが多く見られます。過去のメール履歴、顧客情報、取引内容などが共有されていないと、適切な対応が難しく、対応の遅れや誤った情報伝達に繋がる可能性があります。
共有フォルダや社内システムなど、情報へのアクセス手段が整備されていない場合は、担当者への依存度が高くなり、代理対応が困難になります。
常に社内で情報を共有するという取り組みが非常に重要になります。
②セキュリティリスクの増加
代理担当者が担当者のアカウントを使用してメールを送信する場合、セキュリティリスクが高まる可能性があります。パスワードの共有や、権限以上のアクセスによる情報漏洩のリスクも懸念事項として挙げられます。
また、担当者個人のメールアカウントに業務情報が蓄積されている場合、担当者以外がアクセスできないため、情報共有が阻害され、業務効率が低下する可能性があります。
③担当者と代理担当者双方への負担増加
担当者は、不在にする前に、代理担当者への引継ぎや、対応マニュアルの作成など、事前準備に時間を割く必要があります。
また、復帰後には、代理担当者からの報告を受け、対応内容を確認する必要があり、担当者の負担増加に繋がります。代理担当者は、自分の業務に加えて、対応しなければならず、負担が増加するリスクがあります。
特に、担当者不在の期間が長かったり、複数の担当者の代理を任されたりすると、業務が滞ってしまう可能性も懸念されます。
代理メールの例文① -担当者が一時的に不在の場合-
担当者が一時的に不在の場合、担当者とすぐに直接連絡が取れるようになりますが、このように急ぎの場合の連絡先を案内すると良いでしょう。
件名：◯◯に関するお問い合わせについて
◯◯会社□□部
△△（相手の名前）様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯ △△（自分の名前）と申します。
先ほどはお問い合わせいただきありがとうございます。
本日は担当の◯◯が一時的に不在の為、代理でご返信させていただきます。
お問い合わせいただいた内容につきましては、以下の通り回答させていただきます。
～～用件～～
なお、担当の◯◯は明日以降は出社予定でございますが、
お急ぎの場合は私のメールアドレス（メールアドレスも記載）へとご連絡ください。
今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。
—
株式会社◯◯ △△
電話番号（携帯）：×××-xxxx-xxxx
メールアドレス：xxx@xxx.com
代理メールの例文② -担当者が長期休暇で不在の場合-
担当者が長期休暇の場合は、いつ担当者が復帰するのか、また復帰までの連絡先を明記することがポイントとなります。
件名：◯◯に関するお問い合わせについて
◯◯会社□□部
△△（相手の名前）様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯ △△（自分の名前）と申します。
先ほどはお問い合わせいただきありがとうございます。
担当の◯◯が△月□日まで休暇で不在の為、代理でご連絡させていただきます。
お問い合わせいただいた内容につきましては、以下の通り回答させていただきます。
～～用件～～
なお、〇〇の休暇中は私の方で対応させていただきますので、このメールにご返信いただくか、以下の連絡先までお気軽にお知らせください。
今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。
—
株式会社◯◯ △△
電話番号（携帯）：×××-xxxx-xxxx
メールアドレス：xxx@xxx.com
代理メールの例文③ -担当者が緊急の事態で不在の場合-
代理メールでは担当者の不在期間を記すのがマナーですが、病欠や災害等の緊急時には不在期間が明白でない場合もあるでしょう。
その場合でも、できるだけ具体的な情報を提供し、真摯な姿勢を示すことが重要です。
件名：◯◯に関する打ち合わせについて
◯◯会社□□部
△△様（相手の名前）
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯ △△（自分の名前）と申します。
誠に勝手ながら、突然のお知らせとなりますが、本日より担当の◯◯が緊急の事態により業務復帰の目処が立っておりません。このような状況になり、ご不便をおかけいたしますこと、心よりお詫び申し上げます。
お問い合わせいただいた内容につきましては、私、△△が担当者の代理として引き続き対応させていただきます。
◯◯の業務復帰の目処については現時点で確定しておりませんが、何か新たな情報がございました際には、迅速かつ適切にご報告差し上げます。
何かご不明点やご質問がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。
—
株式会社◯◯ △△
電話番号（携帯）：×××-xxxx-xxxx
メールアドレス：xxx@xxx.com
代理メールの例文④ -別の担当者をご案内する場合-
担当者の状況によっては、他の担当者を代理でご案内することも考えられます。このような場合には、代理担当者の名前や連絡先を強調しましょう。
また、署名には自分だけでなく代理担当者の連絡先を示すよう注意しましょう。
件名：◯◯プロジェクト 代理連絡のお知らせ
◯◯会社□□部
△△様（相手の名前）
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯ △△（自分の名前）と申します。
さて、このたび◯◯プロジェクトにおいて、担当者である◯◯が△月□日まで休暇をいただくこととなり、代理でのご連絡とさせていただきます。
誠に勝手ながら、◯◯の休暇期間中も、プロジェクトにおける円滑な進行を確保するため、代理担当者が対応させていただきます。
お手数をおかけし大変恐縮ですが、プロジェクトに関するご質問やお問い合わせにつきましては、以下の代理担当者にご連絡いただければと存じます。
代理担当者: [代理担当者の名前]
連絡先: [代理担当者の電話番号またはメールアドレス]
期間中も変わらぬご協力を賜りますようお願い申し上げます。
どうぞよろしくお願いいたします。
—
株式会社◯◯ △△
電話番号（携帯）：×××-xxxx-xxxx
メールアドレス：xxx@xxx.com
代理担当者 □□
電話番号（携帯）：×××-xxxx-xxxx
メールアドレス：xxx@xxx.com
代理メールの対応が頻発している場合の改善方法
代理メールの対応が頻発している場合は、業務を標準化し、属人化を防ぐことが重要です。
担当者が不在のときに発生しがちな課題として、問い合わせ内容に対する対応方法がわからない、コミュニケーションの背景がわからないなどがあげられます。
こうした課題を根本的に解決するには、複数人でお客さま対応できる仕組みを導入し、顧客情報・対応履歴を共有しながら、業務フローの型化を進める必要があります。
そこで、代理メールの対応が頻発している方には、複数人でのお客さま対応を効率化することができる「yaritori」をオススメします。「yaritori」には生成AIがメールの文章を作成してくれる機能も備わっているので、メール対応を効率化したい方にもオススメです。
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複数人でお客さま対応できる仕組みとして、代表アドレスに届くメールを、社内メンバーの誰が見ているか（未読・既読機能）や、未対応・対応済みなどのステータスがわかる機能があります。
社内メンバー向けに返信方法をチャットで相談できる機能や、返信担当者を設定する機能もあるので、複数人でも事故なく効率的なメール対応が可能です。
また、顧客情報を共有するために、お客さま情報・対応履歴を管理できる機能、業務フローの型化を進める機能として、テンプレートをカテゴリーごとに複数用意できる機能があります。
さらに、最新AI「GPT-4」でメール文を自動作成する機能もついています。代理メールやクレームメールなど、メール文章の作成に悩むような場面で、AIがメール文案を自動生成してくれます。
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まとめ｜代理メールはポイントを抑えておけば安心
本記事では代理メールを送る際のポイントを例文付きで解説していきました。担当から代理メールを頼まれるとついつい緊張してしまうと思いますが、本記事で紹介したポイントとビジネスマナーを抑えておけば安心です。
急ぎでメールを送る必要がある際は本記事で紹介している代理メールの例文を活用してみてください。
また、チームでメール対応を行っていて、担当不在の対応遅れに苦労しているという方は「メール共有システム」の導入を検討してみてください。本記事で紹介したメール共有システムはすべて無料トライアルが設けられています。気になった方はぜひお気軽にお試しください。
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