担当が休みで不在!代理メールの送り方を例文付きで紹介

「担当が休みの日に取引先への代理メールを頼まれたけど送り方がわからない」

「代理メールの書き出しが知りたい」

そんなお悩みをお持ちの方向けに、代理メールを送る際のポイントを例文付きで解説します。

結論、ビジネスシーンにおける代理メールは、ポイントを抑えておけば普通のメールとさほど違いはありません。この記事を読んで代理メールのポイントを抑えておきましょう。

また、記事の後半では担当不在による問い合わせ対応の遅れを防ぐ方法も解説しています。気になる方は参考にしてみてください。

「yaritori」は、1ユーザー980円から利用でき、多くの企業さまに「使いやすさ」で選ばれているメール共有システムです。サービス概要・導入事例などがわかる資料をお送りしますので、お気軽に資料請求をしてください。

担当の代理で社外にメールを送る際のポイント

仕事をしていると誰しも、社外から連絡を受けた際に担当が不在のため、代わりに対応をすることになった経験はあるのではないでしょうか?

普段担当していない業務に関する連絡をするのは、「間違った対応をしてまわないか」など、状況を把握できていない分、不安な気持ちになる人もいらっしゃるでしょう。

そこでまずは、担当不在時に代理メールを送る際の下記ポイントについて解説します。

  1. 代理であることを伝える
  2. 担当が不在の理由と不在期間を伝える
  3. 返信先を伝えておく
  4. 対処できないときは担当に連絡する

代理であることを伝える

まずは、メールを送信する相手に自分が代理であることを伝えるために、また不要な混乱を防ぐためにも、必ずメール上部、または件名に自分が代理である旨を記載しておきましょう。いつもと違う相手から連絡がきたとなると「担当変わったのかな?」「間違いメールかな?」と相手を勘違いさせてしまう可能性があります。

また、取引先に不審に思われないためにも、自分の会社名・所属部署・名前を記載するのも忘れないようにしてください。

担当が不在の理由と不在期間を伝える

担当が不在の理由と不在期間をメールに含めましょう。メールの相手はいつから担当と連絡が取れるようになるか気になっています。不在期間を伝えておけば大体どの程度で連絡が取れるか把握できるので、相手を安心させるためにも必ず記載しておきましょう。

返信先を伝えておく

相手が誰に返信すればいいかわかるように返信先もメール内に記載しておきましょう。返信先がないと「担当と代理、どちらに返信すればいいんだろう?」と相手を混乱させてしまう恐れがあります。その後もやりとりが必要なのであれば代理宛に、その必要がなければ担当宛にするなどして対応しましょう。また、担当がプライベートの携帯電話で連絡を取れるのなら、その旨伝えておくといいでしょう。

対処できないときは担当に連絡する

不在の担当宛にメールが届いているが、問い合わせ内容が自分には理解できない・対処できないというケースもあると思います。そんなときは担当に連絡して指示を仰ぎましょう。無理に対応して後から大事になっては元も子もありません。もし担当と連絡が取れない場合は、相手に担当が不在である事と現在連絡が付かないことを伝えておきましょう。

代理メールの例文

代理メールの例文を「送信版」と「返信版」の2つに分けて作成してみました。代理メールに慣れてなくて困っている方はぜひ活用してください。

メールを送信する際の例文


【件名】
◯◯に関する打ち合わせについて

—–

【本文】

◯◯会社□□部

△△様(相手の名前)

いつもお世話になっております。

株式会社◯◯
□□部の△△と申します。(自分の名前)

本日は担当の◯◯が△月□日まで休暇で不在の為、代理でご連絡させていただきます。

~~用件~~

なお、お手数ではございますが、ご返信は◯◯(自分or担当の名前)のメールアドレス(メールアドレスも記載)へとよろしくお願いいたします。

今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。

—–

【署名】
会社名:◯◯会社
部署:□□部
担当:△△
担当の連絡先:×××
代理:◯◯(自分の名前)


メールを返信する際の例文


【件名】
Re:◯◯に関するお問い合わせについて

—–

【本文】

◯◯会社□□部

△△様へ(相手の名前)

いつもお世話になっております。

株式会社◯◯
□□部の△△と申します。(自分の名前)

本日は担当の◯◯が△月□日まで休暇で不在の為、代理でご返信させていただきます。

お問い合わせいただいた内容につきましては、以下の通りです。

~~用件~~

なお、お手数ではございますが、ご返信は◯◯(自分or担当の名前)のメールアドレス(メールアドレスも記載)へとよろしくお願いいたします。

今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。

—–

【署名】
会社名:◯◯会社
部署:□□部
担当:△△
担当の連絡先:×××
代理:◯◯(自分の名前)


担当不在のメール対応に困っているならメール共有システムがオススメ

チームでメール対応を行っている場合、担当不在のメール対応は返信まで時間がかかったり、返信する人によって回答内容にばらつきができたり、対応品質が低下する恐れがあります。

そこで担当不在時のメール対応に困っているなら「メール共有システム」がおすすめです。

メール共有システムとは、問い合わせメールや対応状況をチームで共有し、対応業務の効率化や対応漏れ・重複対応といったトラブルを防止するためのサービスです。

過去の対応履歴が確認できる機能がついているため、担当者が不在のさいに直接確認する手間が省けます。また、情報が共有されているため、担当の引き継ぎもスムーズに行えます。その他、メール毎に担当者を割り振れる機能や、個人間のチャット機能により、よりスムーズな対応を実現可能です。

メール共有システムの基本やおすすめツールについては、別記事「【徹底解説】メール共有システムとは?メリットと活用事例を紹介」をご覧ください。

メール共有システムのメリット

上述した通り、メール共有システムは担当不在の対応がスムーズになる以外にも、対応業務を効率化したりメール対応で起こりがちなトラブルを防止することが可能です。具体的にどのようなメリットがあるのか以下で解説していきます。

メールの対応漏れ・重複対応を防ぐ

出典:yaritori

メール共有システムはメールの対応状況を可視化できるため、問い合わせメールに気づかない「対応漏れ」や、既に対応済みのメールに返信してしまう「重複対応」を防止することができます。それぞれのメールに未対応・対応中・対応済みといったステータスが表示されるため、自分がどのメールに対応すればいいのか一目瞭然です。


▼問い合わせメールを見落とさないポイントやツールについて、さらに詳しく知りたい方は以下の記事がオススメです。

メールの見落とし対策!チームでメール管理・対応を効率化する方法を紹介


メール対応品質の向上・統一化ができる

出典:yaritori

メール共有システムのテンプレート機能を活用することによって、よくある質問に対し素早く返信することができ、対応スピードの向上につながります。既に保存されている文面を呼び出すだけなので、ミスをする心配もありません。

また、担当者によって対応のクオリティが異なるという「対応の属人化」の防止にもなります。メール対応の品質が向上することで、顧客・取引先からの印象も良くなり、企業のイメージアップにつながりやすくなるでしょう。

チャット機能で担当者に気軽に相談できる

出典:yaritori

もしも自分に答えられないお問い合わせが来た場合は、上司や同僚に確認をとる必要がありますよね。その際、近くに上司や同僚がいればすぐに相談できますが、そうでない場合はその都度メールやチャットで連絡を取る必要があるため、業務効率が低下してしまいます。

しかし、メール共有システムならこの問題を解決することが可能です。メールごとに設定されているチャット機能を使えば上司や同僚に気軽に対応方針の相談ができるため、スムーズに業務を進められます。テレワーク・リモートワークにも最適です。


▼メールとチャット機能の使い分けについて、さらに詳しく知りたい方は以下の記事がオススメです。

メールとチャットの良いところ取り?業務効率化にオススメのサービスとは


オススメのメール共有システム3選!

最後に、対応不在時でも円滑に対応業務を進められるメール共有システムを紹介していきます。

yaritori(ヤリトリ)

出典:yaritori

yaritoriはOnebox株式会社が提供する「低コスト」「使いやすさ」に定評があるメール共有システムです。

直感的に操作可能なシンプルなUIが導入されており、始めてメール共有システムを使う人でも操作に困らないのが特徴です。

また、ステータス管理やタグ機能といったメール対応を効率化するための機能はもちろん、メンバー同士の情報共有をスムーズにするコラボレーション機能、対応履歴を確認できる顧客管理機能など、さまざまな機能が備わっています。

  • 価格:月額980円~(1人あたりの料金)
  • 無料体験:あり(14日間)

メールディーラー(MailDealer)

出典:メールディーラー

メールディーラーは株式会社ラクスが提供するサービスです。多くの企業に利用されているメール共有システムで、導入実績は6,000社を越えています。

メールステータスを管理・共有する機能の他に、返信中のメールにロックがかかる重複対応防止機能、過去の対応履歴の記録機能など、問い合わせ対応に役立つ機能が豊富に備わっています。メール以外にもLINE、電話、チャットなど、複数のチャネルに対応可能です。

  • 価格:要お問い合わせ
  • 無料体験:あり

Re:lation(リレーション)

出典:Re:lation

Re:lationは株式会社インゲージが提供するメール共有システムで、LINEを始めとする多くのサービスと連携できるのが特徴です。

メールはもちろん、チャット、LINE、Twitterなど、さまざまな媒体からのお問い合わせを一括管理できます。メール管理、顧客管理、情報共有に加え、オペレータ教育や集計・分析の機能も備わっているため、新人教育業務改善にも最適です。メールだけでなく各種SNSも問い合わせチャネルとして利用している企業にオススメのサービスです。

  • 価格:初期費用50,000万円~、月額29,800円~(スタンダートコースの場合)
  • 無料体験:あり(20日間)

まとめ|代理メールはポイントを抑えておけば安心

本記事では代理メールを送る際のポイントを例文付きで解説していきました。担当から代理メールを頼まれるとついつい緊張してしまうと思いますが、本記事で紹介したポイントとビジネスマナーを抑えておけば安心です。急ぎでメールを送る必要がある際は本記事で紹介している代理メールの例文を活用してみてください。

また、チームでメール対応を行っていて、担当不在の対応遅れに苦労しているという方は「メール共有システム」の導入を検討してみてください。本記事で紹介したメール共有システムはすべて無料トライアルが設けられています。気になった方はぜひお気軽にお試しください。


▼メール共有システムについて、さらに詳しく知りたい方は以下の記事がオススメです。

【徹底解説】メール共有システムとは?メリットと活用事例を紹介


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