メールワイズとkintoneの連携でできることは？料金や設定方法をご紹介

顧客管理システム（CRM）からアプリケーションを変えずにそのままメール送信したい、と思ったことのある方は多いのではないでしょうか？

サイボウズ社が提供するkintoneは顧客管理システムとして使われることの多いサービスですが、kintoneでプラグインを設定することで、同じくサイボウズ社が提供する「メールワイズ」というメール共有システムと連携させ、kintoneから直接メールを送る仕組みを作ることができます。

この記事では、メールワイズとkintoneの連携でできることや、連携用プラグインの設定方法についてご紹介します。

メールワイズとは？

「メールワイズ」は、複数人でメールや履歴を共有して一元管理するメール共有システムです。2004年にリリースされ、約13,000社以上の企業に導入されています。中小企業向けのグループウェアなどを提供する、東証一部上場企業・サイボウズ社が提供しているサービスです。

対応漏れや二重送信の防止、メールの一斉送信等、複数人でのメール業務を効率化する機能があります。他にも、対応履歴の共有や対応ステータスを明確化する機能など、メール対応/管理業務を迅速化する機能が多数搭載されています。

主に営業やカスタマーサポートの問い合わせメールの対応管理や受注メール管理などで活用されています。導入企業数は業界トップクラスの13,000社を超え、幅広い業界で利用されています。

▼メールワイズの主要機能やメリット・デメリットなどを詳しく知りたい方は、
「メールワイズとは？主要機能や使い方・導入のメリットなどをご紹介」をご覧ください。

kintone（キントーン）とは？

「kintone（キントーン）」とは、ノーコード・ローコードで業務アプリをつくることのできる、サイボウズ社が提供するクラウドサービスです。2011年にリリースされ、累計30,000社以上・毎月550社以上に導入されています。

散在するエクセルや、煩雑なメール、紙の書類の山、バラバラなシステムなど、業務を非効率にしているさまざまな困りごとを解決できる業務システムを構築することができます。

プログラミング知識不要で利用できるため、現場の業務をよく知る非IT部門の人が業務にぴったりフィットするシステムを作ることができます。

本記事でご紹介するメールワイズや、グループウェア「Garoon」などのサイボウズ社製品と連携できるのが特徴です。

メールワイズ×kintone連携でできること

メールワイズとkintoneの連携させることで、以下のように顧客とのコミュニケーションをより円滑かつ正確に進めることが可能です。

1. kintoneアプリから顧客にメールを送信

メールアプリに移動する必要なく、kintoneアプリからそのままメールを送ることができます。メールを作成するたびにkintoneの顧客情報からメールアドレスをコピペする手間がなくなるのがメリットです。メールアドレスのコピペミスを防止する効果もあります。

2. 特定の顧客を絞り込み、メールを一斉送信

kintoneのフィルタリング機能で特定の条件に合致する顧客を詳細に絞り込み、複数の顧客を対象に一斉にメールを送信できます。これにより、メールアドレスのコピペミスを防ぎつつ、キャンペーンのお知らせや支払い確認などの定期的なメール送信業務を効率的に実施できるのがメリットです。

3. メール文にkintoneで管理している各種顧客情報を自動挿入

メールには、会社名や契約番号などの顧客情報の入力が必要な場合があります。メールワイズ×kintone連携により、メールワイズ画面からkintoneで管理している顧客情報を参照し、自動挿入することが可能です。これにより、顧客情報の入力ミスを防ぎ、かつ素早くメール文章を作成できるのがメリットです。

4. kintoneから顧客情報に紐付けてメールの送受信履歴を参照

kintoneで管理しているメールアドレスをキーとして、顧客ごとのメールの送受信履歴を確認することも可能です。過去のメール履歴を探す手間がなくなり、社内の情報共有や担当者変更に伴う引き継ぎを円滑にできるのがメリットです。

また、顧客の興味やニーズを過去の履歴から一目で把握できるため、顧客に対しパーソナライズされた提案を的確に行うことができます。

5. kintoneでメールテンプレートを作成し、メールワイズで利用

kintoneでメールテンプレートを作成し、メールワイズでメールを作成する際に使うことができます。テンプレートの本文には、kintoneの顧客管理アプリで管理しているメールアドレスや会社名などを任意の位置に挿入することが可能です。これにより、定期的なメール送信業務におけるメール作成時間を短縮できるのがメリットです。

メールワイズ×kintone連携の設定方法

メールワイズとkintoneの連携は、kintoneの「メールワイズ連携プラグイン」で行うことができます。

「メールワイズ連携プラグイン」を利用できる条件

「メールワイズ連携プラグイン」を利用できる条件は以下のとおりです。

• 同一の環境で「kintone」と「メールワイズ」の両方を利用していること
  ※クラウド版の場合は、同一サブドメイン内のクラウド環境である必要があります。
  ※「kintone」または「メールワイズ」のどちらか一方を先に利用している場合、同一サブドメイン内にもう一方のサービスを追加する必要があります。
• 「kintone」の契約プランが「スタンダードコース」であること
  ※「ライトコース」ではプラグインを利用できません。

※メールワイズ よくあるご質問 より引用

メールワイズ×kintone連携の設定手順

以下でkintoneとメールワイズを連携させるための大まかな手順を説明します。

※設定は権限を持つシステム管理者のみが可能です。

1.  「メールワイズプラグイン」をインストール：kintoneシステム管理＞「プラグイン」から、「メールワイズプラグイン」をインストール

2.  kintoneのプラグイン設定でメールワイズ連携を追加する：kintoneアプリを開く＞画面右上にある設定ボタン(歯車マーク)＞「設定」タブ＞「カスタマイズ/サービス連携」にある「プラグイン」を選択＞「追加する」をクリック＞「メールワイズ連携」にチェックを入れ、「追加」をクリック

3. 連携内容の詳細を設定する：再度、kintone設定画面から「プラグイン」を開く＞「利用する配信の種類」＞「履歴を表示するフィールド」の各項目を用途に応じて設定＞「保存」をクリック

4. 変更を保存する：「アプリの設定」を開く＞「アプリを更新」＞「OK」をクリックして完了

メールワイズ×kintone連携にかかる料金

メールワイズとkintoneの連携にかかる料金は、kintoneとメールワイズそれぞれの契約でかかる料金のみであり、連携させるための追加費用は発生しません。

kintoneとメールワイズそれぞれの料金は以下の通りです。

・kintone（スタンダードコース※）：1ユーザーあたり1,500円/月〜
（最低5ユーザーから契約可能）

・メールワイズ：1ユーザーあたり500円/月〜
（最低2ユーザーから契約可能）

※メールワイズをkintoneと連携させるためには、kintoneで「スタンダードコース」を契約する必要があります。「ライトコース」ではメールワイズ含め他サービスとの連携を行うことができません。

▼メールワイズの料金について詳しくは、
「メールワイズの料金をご紹介！クラウド・パッケージ版の違いや導入の流れを解説」をご覧ください。

メール共有システムは「yaritori」がおすすめ

「yaritori（ヤリトリ）」は、Onebox株式会社が提供するメール共有システムです。2020年からサービスの提供を開始し、180社超の企業が利用しています。

「複数の代表アドレスの一元管理」「メールの開封履歴」などメール送受信を効率化する機能や、最新AIを活用した「メールの自動生成機能」などが特徴で、外部ツールとの連携機能も充実しています。

特にSalesforce連携では、Salesforce上の「取引先責任者」「取引先」情報をyaritori上で確認することが可能です。該当情報へワンクリックで遷移することもできます。お客さま情報を都度Salesforceで検索し、確認する必要がなくなるので、顧客対応の効率化を実現することができます。

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▼低コストで利用できるメール共有システム「yaritori」と比較をしながら読みたい人は、ぜひこちらもご覧ください
「メールワイズとyaritoriの徹底比較！使いやすさ・機能・料金・サポート体制など」