【厳選】中小企業におすすめのタスク管理ツール5選

タスク管理は、組織にとって日々の業務を効率よく進めるうえで欠かせない取り組みです。しかし、業務過多やプロジェクトが増えることで、タスクの優先順位を間違えたりタスク漏れも出てくるでしょう。

これらの問題を解決するために、タスク管理ツールの導入を検討している企業様も多いのではないでしょうか？

しかし、「予算が限られている」「ITに詳しい従業員が少ないので使いこなせるかが不安」といった悩みを抱えている方もいらっしゃると思います。

そこで本記事では、中小企業におすすめのタスク管理ツールを紹介します。ツールの選び方も解説していますので、タスク管理ツールの導入を考えている中小企業の担当者の方はぜひ参考にしてください。

タスク管理ツールとは?

タスク管理は、プロジェクトを円滑に進めるために必要な日々の業務を進めていくための取り組みです。限られた従業員のリソースを最大限に活用し、時間を有効に使うために用いられます。

チームにおけるタスク管理では、タスクの内容や進行方法、期限、優先順位を設定します。そのうえで、従業員の役割を明確にし、タスクの進捗を定期的にチェックします。進捗する中で問題があればボトルネックを特定し改善を行い、プロジェクトの完遂をめざします。

またタスク管理ツールによって、タスク漏れのリスクも防げます。結果として、日々の業務を正確に進められるでしょう。

中小企業におすすめのタスク管理ツールとは

中小企業にとって、自社の現状にあわせた適切なタスク管理ツールの選択は非常に重要です。

多くの予算や人員を確保できる大企業とは異なり、中小企業においては予算の制約や、ITリテラシーが高い従業員が少ないといった懸念点があるでしょう。そのため、コストパフォーマンスの優れた、誰でも使いやすいタスク管理ツールの選定が求められます。

タスク管理ツールの多くは、複数のプランを用意しています。価格が無料のプランや安価なプランでは個人単位でしかタスクを管理できないケースもありますが、よりグレードが上のプランであればチーム単位でタスクを管理可能です。

自社の状況に対して最適なツールやプランを選択することで、限られたリソースを最大限に活用し、効率的で生産的な業務環境を整えられます。

▼タスク管理ツールを網羅的に詳しく知りたい方は以下をご参考ください。
おすすめタスク管理ツール6選|選び方やチームのタスク管理効率化方法を解説

中小企業におすすめのタスク管理ツールの選び方

ここでは、中小企業におすすめのタスク管理ツールの選び方について解説します。

機能｜チャットやガントチャート等必要な機能があるものを選ぶ

タスク管理ツールを選ぶ際には、自社にとって必要な機能が備わっているかどうかの確認が重要です。導入にあたって、業務効率化や生産性向上が主な目的となるでしょう。

そのため、チャット機能やガントチャートなどの機能を持ったツールの選定がおすすめです。

たとえば、部署内のメンバーがそれぞれ多くの業務を抱えており、直接個々のコミュニケーションを取るのが難しい場合には、チャット機能があるとスムーズに業務が進んでいきます。

中小企業においては、一人ひとりのパフォーマンスがより重要です。チャット機能によって早めに問題を解決すれば、よりスピーディーに動けるでしょう。

また、明確に納期が設定されており、各工程の管理を厳格に進めていく必要がある際には、ガントチャートの活用がおすすめです。工程ごとに必要なタスクを可視化できれば、滞りなく業務が進んでいくでしょう。

使いやすさ｜直感的に使えるものを選ぶ

タスク管理ツールを選ぶ際には、従業員にとって使いやすいかどうかが重要な観点です。

導入の際には、従業員が迅速にツールの使い方を理解し、業務に活用することが求められます。もし操作が難しく、理解に時間がかかるツールであれば、かえって業務の妨げとなるでしょう。

そのため、誰でもすぐに使いこなせられるよう、直感的に使えるツールを選ぶことをおすすめします。

マニュアルを読まなくても即座に使い始められるなど、ユーザーインターフェース（UI）が優しければ、従業員はすぐにタスク管理を始められるでしょう。ITリテラシーが高い人を基準にするのではなく、低い人を基準にすれば、従業員全員が比較的スムーズにツールを使い始められるようになります。

料金｜月額費用は1ユーザーあたり1,000円が目安

タスク管理ツールを選ぶ際には、まず料金を確認しましょう。会社によってタスク管理ツールにかけられる予算は異なりますが、目安として月額1,000円/人程度のツールを選ぶことをおすすめします。この価格帯であれば、無理なく予算を組める範囲内でありながら、基本的な機能を備えたツールを利用可能です。

タスク管理ツールによっては、複数の料金プランを用意している可能性もあります。

そのため、各プランを比較検討し、利用できる機能が自社の要件を満たしているかを確認することも重要です。

無料プランやトライアル期間を設けているツールの場合には、選定前に使ってみて実際の使用感や機能性を確認しましょう。予算に限りがある中小企業にとっては、無駄な支出を抑えるためにも重要な取り組みです。

中小企業におすすめのタスク管理ツール5選

ここでは、中小企業におすすめのタスク管理ツールを5つ紹介します。

yaritori

「yaritori」は、メール対応に特化したタスク管理ツールです。

近年はビジネスチャットツールを導入する会社も多くありますが、依然としてメールはビジネスコミュニケーションにおいて主流のツールであり続けています。また、社外との連絡を取る際には、ビジネスチャットは使えないことも多いでしょう。

しかし、メール対応（タスク）は進捗が追いにくいため、確認や返信が遅れるケースがあるでしょう。加えて、情報共有が面倒であるため、メールによって得られる情報はなかなか社内で拡散されず、クローズドになりやすいのが実情です。yaritoriを活用すれば、メールの進捗の見える化や情報共有をスムーズに行なえます。

また、メールごとにチャットができるため、どのように対応すべきか困った際もスピーディーに相談できます。重要な連絡を見逃す恐れがなくなるため、社内外でのコミュニケーションを円滑に進められるようになるでしょう。

yaritoriの主な機能

・対応ステータスの可視化機能
・テンプレート機能
・タグ機能
・メールごとのチャット機能
・タイムライン表示機能
・担当者割り振り機能
・豊富な外部サービス連携　など

使いやすさ
・メールごとに「未対応」「対応済み」などステータスを可視化できる
・Gmailライクで誰でも直感的に操作できるわかりやすい画面デザイン

料金
・初期費用:無料
・最低契約期間:なし
・月額利用料:1,980円～/1人
・お試し期間:7日

Trello

Trelloは、直感的にタスクを記載した「カード」を動かすことでタスク管理をサポートしてくれるツールです。付箋紙を使うような感覚で使えるため、ITツールに慣れていない人でもスムーズに利用できるでしょう。

Trelloは、小規模な会社やチームでも利用できる無料プランを用意しています。ただし、ボードに貼り付けられる「カード」は10枚に制限されているため、より多くのタスク管理をしたい場合は、有料プランを活用するとよいでしょう。

Trelloの主な機能

・タスクを「カード」化するダッシュボード機能
・タイムライン機能
・カレンダー機能
・位置情報を設置できるマップビュー機能
・外部サービス連携機能

使いやすさ
・ダッシュボード、タイムラインなど複数の視点からタスクを管理可能
・「カード」を動かすだけで直感的に使える

料金
・初期費用：無料
・最低契約期間：なし
・月額利用料：フリー（無料）、スタンダード（5ドル/1人）、プレミアム（10ドル/1人）、エンタープライズ（17.5ドル/1人）
・お試し期間：14日（プレミアムのみ）

Chatwork

Chatworkは、ビジネスコミュニケーションとタスク管理の一元化を実現したツールです。基本的にはチャットがメインのツールですが、各従業員がやるべき作業をチャットに貼り付けることによって各々のタスクを管理できます。

基本的な機能は、すべて無料で利用できる点がChatworkの強みです。個別チャットやグループチャット、ファイル共有、タスク管理など必要な機能は一通り揃っているため、あまりコストをかけたくない場合にもおすすめできるツールです。

Chatworkの主な機能

・チャット機能（個人/グループ）
・タスク管理機能
・ファイル管理機能
・ビデオ/音声通話機能

使いやすさ
・チャット内にてタスクの割り当てや期限設定が可能
・ビジネスチャットとしてもタスク管理ツールとしても使用できる

料金
・初期費用：無料
・最低契約期間：なし
・月額利用料：フリー（無料）、ビジネス（700円/1人）、エンタープライズ（1,200円/1人）
・お試し期間：1ヶ月

Todoist

Todoistは、法人から個人にいたるまで幅広く利用されており、世界中で約4,200万人もの人が活用しているツールです。タスク欄にやるべきことを入力するだけで、Todoistの独自機能によってすぐにTo Doリストが作成されます。

基本機能は無料で利用可能で、タスク設定やプロジェクト管理などが使えます。社内で導入する際には、チームでワークスペースを作成できるビジネスプランを選ぶとよいでしょう。

Todoistの主な機能

・タスク管理機能
・To Doリスト作成機能
・ワークスペース機能
・外部サービスとの連携

使いやすさ
・タスクの追加や分類、期限設定が直感的に行える
・リアルタイムで入力した情報が同期されるため、チームで使いやすい

料金
・初期費用：無料
・最低契約期間：なし
・月額利用料：フリー（無料）、プロ（488円/1人）、ビジネス（688円/1人）
・お試し期間：ホームページに記載なし

asana

asanaは、数多くの企業や組織で利用されている人気の高いプロジェクト管理ツールです。世界190ヵ国100万以上のチームで使用されており、タスク管理機能も含めてプロジェクトを円滑に進行するためのさまざまな機能を持っています。

設定したタスクを確認すれば、進捗を一目で把握できるように設計されているため、タスク管理に関するコミュニケーションを取る必要がない点が特徴です。コミュニケーションコストを減らすことで、目の前の業務により集中できる環境が整うでしょう。

asanaの主な機能

・プロジェクトマネジメント機能
・プロジェクトビュー機能
・タスク管理機能
・カスタムフィールド機能

使いやすさ
・チームの進捗や個人のタスクをリアルタイムで把握できる
・各タスクが、チーム目標や関係者とどのように繋がっているのかを確認しやすい

料金
・初期費用：無料
・最低契約期間：なし
・月額利用料：パーソナル（無料）、スターター（1,200円/1人）、アドバンスド（2,700円/1人）
・お試し期間：30日間

まとめ｜タスク管理ツールで業務を効率化しよう

本記事では、タスク管理ツールの概要や選び方、おすすめのツールについて解説してきました。日々の業務を効率的に進めていくためには、自社にあったツールを選定する意識が大切です。

特に中小企業の場合には、割り当てられた予算の範囲内で従業員の誰もがすぐに使いこなせるようになるツールを選ぶと、限られたリソースを有効に使えるでしょう。

もしメールに関する業務を効率化したい、届いたメールごとにタスクを設定したい、対応者ごとに割り振りをしたいといったニーズがあるなら、「yaritori」の導入をご検討ください。何かと煩雑になりがちなメール周りの業務を低コストで効率化できるため、特に中小企業におすすめできるサービスです。

yaritoriは、初期費用・最低契約期間もなく、1ユーザーあたり月額1,980円(税抜き)〜で利用いただけます。7日間の無料トライアルができるので、ぜひお気軽にお申し込みください。