Webメールとは?無料・有料版サービス、メールソフトとの違いも解説

「メールの管理や対応方法でお悩みではないですか?」

テレワークが一般的になった今、メールでのコミュニケーションは非常に重要です。しかし、遠隔でのやりとりは相手の顔が見えないため誤解やミスも生じやすく、メール対応に課題をお持ちの方も多いはずです。

そこで本記事では、ビジネスシーンでおすすめなWebメール(無料版・有料版)をご紹介していきます。

メールソフトとの違いも含め、自社に最適なメールサービスを選ぶために必要なチェックポイントとしていただければ幸いです。


テレワークが中心となりつつある今、企業としてより生産性の高い働き方を求められるようになり、迅速なコミュニケーションが必要不可欠となっています。

・チームでの情報共有をかんたんにしたい
・気軽なコミュニケーションをしたい
・コミュニケーションを効率化したい

チームのためのWebメールサービス「yaritori」は、ビジネスにおいて最も使われているメールに注目し、このような課題を解決します。ぜひ、詳細をご覧ください。



そもそもWebメールとは?

Web(ウェブ)メールとは、Webブラウザからサーバーにアクセスすることで、メールのチェックや送受信ができるサービスのことです。

インターネット経由で接続されていれば、手元のPCやスマートフォンなどの端末から、メールソフトがインストールされていなくてもメールを扱うことができます。


▼関連記事
問い合わせ対応を効率化させるために多くの企業が取り入れている「メール共有サービス」に関して知りたい方は、別記事「【徹底解説】メール共有システムとは?メリットや機能、活用事例を紹介」も合わせてご覧ください。


メールソフトとWebメールの違い

誤解している人が多いのですが、GmailやYahoo!メールなどWebブラウザを介してメールの送受信ができるWebメールは、メールソフトとは異なります

メールソフトは、お使いの端末にソフトウェアをインストールすることで、メールの送受信などを行うことができるサービスです。メーラー(mailer)とも呼ばれています。Webメールと違い、受信したメールはオフラインの状態でも確認することができる点が特徴です。

企業としてより汎用性が高く多くのユーザーニーズに対応するために、メールソフトとWebメールのどちらが最適なのか検討する必要があります。

▼メールソフトとWebメールの違い 

Webメールメールソフト
インストールの必要性Webブラウザがあれば利用できるので不要端末ごとに必要
利用者ネット環境のある全てのユーザーインストールした端末を操作できる限られたユーザー
場所ネット環境と端末があれば、どこでも使える会社のオフィス・自宅など端末がある場所限定
データの引継ぎサーバーに保存されているため手続き不要端末間で、データを移さなくてはならない
保存容量サービスの上限容量まで保存可能端末の保存できる容量まで保存可能
セキュリティ本人確認の方法が簡易的なものは、セキュリティが弱いユーザー登録が厳格で、セキュリティが強い
利用方法ログインしてから利用最初にインストールすれば、ログインの作業は不要

Webメールが向いている企業

メールソフトとWebメールでそれぞれの特性がありますが、以下のような特徴を持つ企業がWebメールに向いているといえるでしょう。

1. テレワークを導入している

テレワークを導入している企業は、Webメールの導入をおすすめします。テレワークは場所、時間、端末に縛られない働き方を可能にしますが、Webメールも同様、特定の場所、時間、端末に縛られずに利用できます

一方メールソフトは、端末にインストールしなければならないので、デスクトップであれば会社や自宅だけといった風に利用が縛られることが多くなります。

2. 営業や出張などで社員の外出頻度が高い

営業や出張などで社員の外出頻度が高い場合は、ネット環境さえあれば、国内外問わず外出先のPCやタブレットなどの端末から、Webメールを利用できます

反対に、営業などが少なく社内での業務が多い企業には、メールソフトをおすすめします。社内のデスクトップパソコンに同じメールソフトを導入すれば、問合せメールを一括管理することが可能だからです。

3. カスタマーサポートを提供している

カスタマーサポートセンターを設置して、メールでの問合せが対応を受けている企業は、Webメールがおすすめです。

大抵のカスタマーサポートは複数人でメール対応を行いますが、メールソフトは決められた端末でしか利用できません。一方で、Webメールはアカウントさえあればウェブブラウザ上でいつでも複数人でログインできるため、問い合わせメールへの同時確認・対応ができます

メール対応の早さで、企業のイメージは変わってくる

ビジネスシーンにおけるメール対応で特に考えなければならないのは、いかにメールへの返信を素早く効率的に行えるかです。

日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査 2020」(2020年6月)によると、メール返信を4 時間よりも長い時間待てない人は16.68%にも昇っています。

出典:日本ビジネスメール協会|ビジネスメール実態調査 2020

つまりメールの返信が遅いほど、企業として「対応が遅い」というマイナスイメージがついてしまう可能性があるということです。逆にいえばメール対応を迅速化させることができれば、顧客の満足度は上がりやすくなります。

したがって、いつどこでもリアルタイムなメール対応ができるような企業体制が必須です。その意味において、ネット環境さえあれば場所や時間、端末に縛られないWebメールは理にかなっていると言えます。 

またセキュリティの観点でいえば、仮にでも重要なメールが外部に漏洩してしまえば、企業としてのイメージを著しく損なうことになります。顧客情報が漏れたというニュースは度々目にしますが、企業としては何としても避けたい事態です。

セキュリティ対策に関していえば、有料版のサービスの方がサポートがしっかりしています。重要な機密を扱っている企業であれば、有料版のメールサービスの利用が望ましいでしょう。

メール対応に課題を抱えがちな企業が解決すべき2つの問題

では、メール対応がうまく機能していない企業は、どのような問題を抱えているのでしょうか?

ここでは2つのシチュエーションを考えてみたいと思います。

1. 返信ミスが多発している

日々たくさんのメールに追われている担当者は、一度くらい返信ミスをしたことがあるかもしれません。一度送信したメールを取り消すのは容易ではなく、会社の機密に関わる書類を誤って添付してしまった場合は取り返しがつきません。

特に、顧客から大量の問合せメールが届くECサイトなどでは、問合せメールごとの対応状況が煩雑で、人的ミスが発生してしまうリスクが高くなります。誰も対応していないメールが残ってしまう「対応漏れ」や、担当者がすでに対応していたにも関わらず、別の担当者が異なった対応する「二重対応」がその例です。

こうしたミスを未然に防ぐためには、メール対応状況をステータスとして可視化する機能を持ったWebメールの導入を検討しなければなりません。

2. 企業全体でメール管理体制が整っていない

メール対応が悪い企業は、従業員が各々の端末でメール管理を行っているケースが多くなっています。

そうした場合は、メールの受信・対応状況をチームメンバーが認識できないうえ、セキュリティの弱さゆえに情報が漏洩してしまう可能性もあります。これは、企業としては適切なメール管理体制といえないでしょう。

そこで、問い合わせメールを一括管理する枠組みを整えましょう。

まず、問い合わせメールにどのように対応したのか、その上で社内ではどんな相談を行ったのか、というやり取りの過程は、メール履歴を見るだけでは確認できません。以前と同じ相手から問い合わせがあったときに異なる対応をしてしまっては、不信感を招かせてしまいます。

こうした問題を解決するためには、企業全体で同じWebメールを導入し、メールの対応履歴と共に内部での相談履歴も一緒に管理しましょう。そうすることで均一化されたメール対応が可能となり、前の担当者と対応が違った、といった事態を未然に防ぐことができます。


▼関連記事
メール管理に関してもっと知りたい方は別記事
問い合わせ管理をExcel(エクセル)で効率化!テンプレートなどおすすめの方法を紹介?」も合わせてご覧ください。


Webメールには有料版のサービスがおすすめ!その理由は?

Webメールには無料の製品と有料の製品があります。これから導入しようと考えている方の多くが、どちらが良いか迷っているのではないでしょうか?

業務量や経済状況によっては、無料の製品で十分なケースも多いです。しかし機能やセキュリティの観点からすると、有料版のサービスがおすすめです。ここから、なぜ有料版がおすすめなのか、以下3つの点について解説していきます。

  1. 機能が充実している
  2. 安心のサポートが備わっている
  3. データ容量を増やすことができる

1. 機能が充実している

有料版のサービスは、メールの管理や対応をスムーズに行うための機能が充実しています。

ここでは、弊社Oneboxが提供するメール共有サービス「yaritori」を事例に見ていきましょう。

yarioriサービスイメージ

①「受信メール一括管理」

複数のアカウントをチームで一括管理できる機能は、ほとんどの無料版のWebメールには備わっていません。チームで送受信したメールをシェアすることができれば、今後のメール対応がスムーズになります。

②「スムーズな進捗管理」

メール対応の進捗や案件を整理することができる機能も、無料版には見られない機能でしょう。

「Gmail」などのWebメールにもラベル機能や自動振り分け機能などは存在しますが、ステータスやタグ担当者の設定が視覚的にわかりにくく、複数のアカウントを共有するのには向きません。

③「わかりやすい案件整理」

ほとんどの無料版のサービスでは、利用できるアカウント数に制限がかかっています。なので、複数アカウントで同じメールサービスを共有できるのは大きなメリットとなります。

複数アカウントでメール対応状況をシェアできるような仕組みがあると、誰がどのように対応しているかが可視化されるので、チーム全体のメール管理を効率化することができます。

④「スマートな合意形成」

メールごとにチャットをすることができるため、テレワーク下においても、返信内容に関する相談をリアルタイムで行うことができます。お客様情報に関するメモとしても活用できます。

⑤「わかりやすい案件整理」

担当案件が自動的に振り分けられ、新着メール受信時や@メンションされた場合に、ブラウザ上に通知を出すことが可能です。

2. 安心のサポートが備わっている 

メールのやり取りでは、セキュリティ対策をしっかり行わなければなりません。重要なメールが外部に漏洩してしまえば、企業としてのイメージを著しく損なうからです。

その点でも有料版Webメールサービスの方がセキュリティが強く、サポート体制も充実している場合が多いです。

多くの場合、SSLという仕組みを採用しています。SSLとはインターネット上の通信を暗号化する仕組みのことで、データの漏洩を防ぐのに役立っています。

また、重要なデータを格納するデータセンターは安心かという視点も重要です。例えば「yariori」ではGoogleのデータセンターを使用していて、国内での24時間365日のサポート体制を敷いています。セキュリティは階層化されていて、従業員によるアクセスも厳しく制限されています。

3. データ容量を増やすことができる

yariori」をはじめとする有料版Webメールサービスでは、データの容量を追加で増やすことができます。無料版ではあらかじめ決められた容量しか利用できないケースが多く、大きなデータや大量のメールを管理するのには向いていません

容量不足に陥った場合は、メールの送受信ができなくなるケースもありえますし、端末やネット環境によっては、動作が遅くなる可能も出てきます。

問い合わせ数が多かったり、頻繁に添付資料を送ったりする特徴のある企業は、有料版のメールソフトを導入し、容量に余裕を持たせておくのがベターでしょう。

<有料サービス>おすすめのWebメール「yaritori」

次からは、おすすめのWebメール(有料サービス)をご紹介していきます。

yaritori|シンプルなUIで初めて有料Webメールサービスを導入する企業におすすめ

yariori」は、月額980円から利用できるシンプルで使いやすいクラウド型のメールサービスです。

ネット環境さえあればブラウザを介してどこからでもメールの送受信ができる「Webメール」に該当しますが、メールの送受信から管理までをチームで行いやすくする機能が充実している点が特徴です。

▼このような企業におすすめ!
共有メールアカウントを複数人で管理している営業担当者のメールを別のメンバー(アシスタントなど)が代理で送るケースがある


Slackとも連携可能で、いかにメール対応を効率化できるかを考え抜かれた、簡潔でパワフルな機能が備わっています。

メールごとに「未対応」「対応済み」などのステータスを表示し、それぞれ対応をする担当者を設定することが可能なので、チーム内で対応状況を可視化することができます。その結果、対応漏れのリスクが激減します。

また、担当者だけが返信できるように鍵をかける機能によって、二重対応を防ぐことができます

メール共有システム「yaritori」画面より

メールごとに相手とチャットをすることができる機能も、魅力的です。これによって一問一答のようなやり取りではなく、リアルタイムでやり取りすることが可能になります。

また、特定のメンバーに「@メンション」できる機能も、相手にメールやメッセージを気づいてもらえやすいという点で、円滑なやり取りに繋がります。

メール共有システム「yaritori」画面より

さらには、顧客の情報(名前・会社名・アドレス・電話番号など)をコンタクトとして一元管理することができるもの特徴でしょう。

顧客をタイムラインに表示させるように設定しておくと、以前の対応履歴をワンクリックで確認することもできます。

<無料サービス>おすすめのWebメール2選

前述したように、有料のサービスの方が機能やセキュリティ面では優れています。ただ経済的な理由や事業規模によっては、無料版でも十分間に合うケースがあります。 

しかし、無料のサービスには以下のようなデメリットが存在することも意識しなければなりません

  • セキュリティ対策が万全でないケースが多い
  • バナー広告やポップアップが表示され、使いにくい
  • サポート体制が整っていない
  • 機能性に優れていない

以上を踏まえた上で、ここでは無料のメールソフトを2つご紹介していきます。

Gmail|複数のアカウントで使用可能な簡易型無料Webメールサービス

Gmailとは、Google社が提供するWebメールサービスです。スマートフォンが普及するにつれて爆発的にユーザー数を伸ばしていった結果、今や全世界で15億ユーザーを誇っています。

Gmailでは、アカウントを登録するだけで無料で利用できる上に、1人で複数のアドレスを持つことができるため、仕事用と個人用で分けて利用できます。またYouTubeやDriveなど各社うグーグルアプリとも汎用性が高いのも特徴です。

機能としては、迷惑メールのフィルタリング、メール検索機能などが備わっています。受信したメールの自動的に振り分け機能を利用すれば、共同でアカウントを使用しているときに、誰がどのメールを対応したら良いか混乱を招かずに済むでしょう。


▼関連記事
Gmailでのメール管理方法に関してもっと詳しく知りたい方は別記事
Gmailで複数アドレスを一括管理・設定する方法」も合わせてご覧ください。


Yahoo!メール|会員制サービスが充実したWebメールサービス

Yahoo!メールとは、Yahoo!社が無料で提供しているWebメールサービスです。利用者が2300万人以上で、広くサービスを展開させています。

Gmailと同様、インターネットさえ繋がっていれば、Internet Explorerなどのブラウザで利用することができます。普段からYahoo!のポータルサイトを利用している方は、そこからもアクセスすることができるので便利です。

Yahoo!メールは、Yahooメールアドレス以外のメールを送受信することが可能です。また連携したOutlookなどのメールソフトでも同様に、Yahoo!メールアドレスのメールを送受信することができます。

画面の「表示」メールの表示方法を変えたり、「操作」やショートカットキーでメールを操作できる機能も充実しています。Yahoo! BB会員やY!mobile会員など独自の会員制度があり、それに応じてメールサービスの内容を変えることができるというのも大きな特徴でしょう。

Webメールと同時利用を検討できるメールソフト

最後に、Webメールだけではなくメールソフトの導入も検討している企業様に向けて、Webメールと同時利用を検討できるおすすめメールソフトをご紹介します。

配配メール|セグメント配信・個別配信でメールマーケティングに最適

メルマガ配信を目的にメールソフトを導入しようと検討している方も多いと思います。「配配メール」は、メルマガ配信に特化したメールマーケティングツールです。

一般のメールソフトでも一斉送信することは可能ですが、通常は数百から数千のメールを送ろうとすると制限がかかってしまいます。メルマガ専用のサービスを導入することで、より多くの宛先へ、より安全に配信することが可能になります。

特に「配配メール」では、中小企業の集客・販促活動を促すサービスを展開しています。「誰に・何を送るか」という点を最も重視し、シンプルな操作と機能を提供しています。

メルマガだけでなく、トリガーメール、ステップメール、シナリオメール、セグメント配信といった、顧客情報を活用した個別配信にも対応しています。メール配信の上で顧客の情報や動きをもとにした解析を行っていきたいユーザーにとっては、最適なサービスといえるでしょう。


▼関連記事
より多くのメール共有システムを比較検討されたい方は、
別記事「【2021年最新版】メール共有システム8選 | 国内主要システムの比較・まとめ」も合わせてご覧ください。


eM cliant(有料版)|添付ファイル付きでもメールの高速処理が可能

eM Cliant」は世界で30,000社の導入の実績を誇る有料メールソフトです。メール、連絡先、添付ファイルなどを高速で検索することができる点が大きな特徴です。

また、ユーザーの多い「Gmail」との同期が可能なのも大きなメリットです。「Outlook」や「Thunderbird」など他のメールソフトからデータをインポートすることができるので、互換性が高くなっています。

メール送信機能の他には、連絡先やタスク管理、カレンダー機能などのツールも使いやすいです。チャット機能によって相手とリアルタイムのやり取りをすることもできるので、円滑なコミュニケーションを図ることができます。

日本での導入事例が少ない点や、アドオン機能がない点などは自社のニーズと照らし合わせて精査する必要があります。

まとめ|無料版・有料版含め自社のニーズにあったメールソフトを検討しよう

本記事ではメールソフトとの違いも含め、おすすめのWebメールをご紹介しました。

メールソフトは、PCやスマートフォンなど特定の端末にインストールして利用します。逆にいえば、メールソフトの設定をした端末でなければ、メール送受信ができないということです。

一方Webメールは、端末ごとに手間のかかるメール設定を行う必要がありません。ネット環境さえ整っていれば、どの端末でもWebブラウザ上でログインし、メールの送受信をすることが可能です

また有料版であれば、メール対応の迅速化やセキュリティ対策の面で、イメージUPに繋がってきます。

これからWebメールを導入しようと考えている方は、チーム内で必要なメールの機能は何か、セキュリティは万全か、経済的にリソースはあるのか、といった視点でぜひ自社に最適なメールサービスを検討してみてください。

チームでのメール対応かんたんに。

yaritoriは、月額980円から利用できる
シンプルで使いやすいクラウド型のメールサービスです

チームでの

メール対応かんたんに。

yaritoriは、月額980円から利用できる

シンプルで使いやすいクラウド型のメールサービスです。