社内コミュニケーションツールの種類と選び方のポイント!

リモートワークにより、社内コミュニケーションが取りづらくなったと感じていませんか? 社員同士のコミュニケーション不足は、業務効率の低下やミスにもつながるので注意が必要です。

本記事では、「気軽なコミュニケーションがしづらい」「会議やディスカッションがしづらい」といった課題を解決できる社内コミュニケーションツールをご紹介します。

社内コミュニケーションツールと一言にいっても、その種類はさまざまです。選び方のポイントを知り、業務の効率化・生産性の向上を実現しましょう。

yaritoriは、複数人でのメール対応を効率化するメール共有システムです。メールごとに社内メンバー向けのチャットができるなど便利な機能がついています。サービス概要や導入事例などがわかる資料(無料)をお送りするので、お気軽に資料請求してください。

社内コミュニケーションツールとは

社内コミュニケーションツールとは、社員間のコミュニケーションをスムーズかつ効率的にするためのツールです。

チャット形式でリアルタイムなコミュニケーションを可能にする「ビジネスチャット」や、社内情報(ナレッジなど)の蓄積・整理などをかんたんにする「情報共有ツール」などが該当します。

社内コミュニケーションツールを活用することで、複数人での情報共有や、社員同士のコミュニケーションをしやすくすることが可能です。

社内コミュニケーションの重要性

HR総研が実施した「社内コミュニケーション」に関するアンケート調査(2020年3月)では、社内コミュニケーションの不足が業務の障害になるかという質問に対して、「大いにそう思う」「ややそう思う」と答えた人が全体の95%といった結果が公開されています。

その数値の高さから、社内コミュニケーションが業務を進行するうえでいかに重要かがわかると思います。

最近では、働き方改革や新型コロナウイルスの影響で、テレワークをはじめとする働く場所や時間が異なる働き方も一般的になってきました。

調査結果では、今まではできていた移動時間や休憩時間での何気ないコミュニケーションや、社内外の人との会議やディスカッションのしづらさなどが、社内コミュニケーションの不足に繋がっていると考えられます。

こうした背景からも、社内コミュニケーションを円滑にするための社内コミュニケーションツールは今まで以上に注目されているのです。

今導入すべき社内コミュニケーションツールとは?

さて、社内コミュニケーションツールといってもその種類はさまざまです。
電話やFAXなどの通信ツールはもちろん、掲示板や回覧板なども社内コミュニケーションを円滑にするためのツールといってよいでしょう。

ここでは、リモートワークで活躍するITツールのなかでも、「Webメール」「ビジネスチャット」「情報共有ツール」「Web会議システム」をご紹介します。

社内コミュニケーションツールの導入メリット

社内コミュニケーションツールを導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。詳しくみていきましょう。

業務効率が上がる

まずは、業務効率が上がることです。社内コミュニケーションツールを使うことで、社員間での情報共有・伝達のスピードがアップします。

例えば、ビジネスチャットを使うことで、複数人でのやり取りや迅速なコミュニケーションが可能になります。

伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が実施した「大手企業のビジネスチャットツールの利用状況調査」では、チャット導入により改善した点に以下の結果がでています。

「スピーディなコミュニケーションができるようになった」が41.9%と最も多く、次に「複数人での情報共有が容易になった」が34.1%


ビジネスメールとチャット機能を兼ね備えた便利なツールについては、別記事「メールとチャットの良いところ取り?業務効率化にオススメのサービスとは」でご紹介しています。ぜひ合わせてご覧ください。


コミュニケーションの活性化・生産性の向上

次に、コミュニケーションが活性化し、生産性が向上することが期待されます。

組織が拡大すると、他部署間でのコミュニケーションや、チーム内での情報共有が難しくなりますよね。社内コミュニケーションツールを利用する事で、気軽なコミュニケーションや自由な意見交換・ディスカッションを促進することが可能です。

このようにコミュニケーションが活性化することで、業務ミスの削減や新しいアイディアの着想など生産性の向上も期待されます。


リモートワークによって停滞しがちな社内コミュニケーションの改善方法やおすすめツールについては、別記事「【2021年最新版】リモートワークにオススメのツール7選をカテゴリー別に厳選紹介」をぜひご覧ください。


業務担当者が明確になる

さらに、業務担当者が明確になることも期待されます。

社内コミュニケーションツールのなかには、業務ごとの担当者や進捗を可視化する機能がついているツールもあります。これにより、誰がどの業務を担当しているのか、グループで情報共有を図りやすくすることが可能です。

社員の進捗状況を把握しやすく、マネジメントがしやすくなるといったメリットもあります。

社内コミュニケーションツールの選定ポイント

それでは、社内コミュニケーションツールを選ぶ際のポイントをご紹介します。

POINT1|必要な機能が揃っているか

まずは、ツール導入によって解決したい業務課題を明確にし、必要な機能が備わっているのかを確認しましょう。

社内コミュニケーションをもっと気軽にできるようにしたいのか、社内のナレッジが分散してしまっていることが課題なのかで、それぞれ導入すべきツールは変わってきます。すべての社内コミュニケーションの課題をひとつのツールで解決できるわけではないため、ツールの導入目的を明確にしておくことは重要です。

POINT2|料金は現実的か

そして、課題を解決するためにリーズナブルな金額で利用できるのかを検討しましょう。

社内コミュニケーションツールは一度購入して終わりではなく、サブスクリプションモデルで継続課金となっていることがほとんどです。また、ツールによっては、初期利用料がかかるものや、機能拡充や利用ユーザ数により別途料金がかかる場合もあります。中長期的な運用も考慮しつつツールの費用対効果を考えましょう。

POINT3|導入はしやすいか

かんたんにツールを導入することができるかもツールを選ぶさいの重要なポイントです。

担当者が自分で導入することができるのか、社内のシステム仕様と合うか、チームが滞りなくツールを利用することができるかなを検討することが重要です。導入するにあたってのサポートがついているかどうかも確認するようにしましょう。

POINT4|使い勝手が良いか

導入後に社内で運用していくには、使いやすさもツールを選ぶ大きなポイントになります。

特に、パソコンだけではなくスマホにも対応している事も大事です。リモートワークが促進すればするほど、在宅勤務や出先で仕事をするニーズに合わせて場所を問わずアクセスできる事もツール選びの大切なポイントになります。

オススメの社内コミュニケーションツール4選

それでは、社内コミュニケーションツールを紹介します。

「Webメール」「ビジネスチャット」「情報共有ツール」「Web会議システム」ごとにオススメのツールをご紹介します。

Webメール –  yaritori|Onebox株式会社 


yariori」は、シンプルで使いやすいクラウド型のメールサービスです。

メールごとに社内メンバー向けのチャットができる機能や、メールの対応状況を表示する機能など通常のメールサービスにはない便利な機能がついています。

「スピーディーなコミュニケーションがしづらい」や「情報共有がしにくい」といった社内コミュニケーションの課題を、メールを中心に解決することができます。

▼このような企業におすすめ!

・お客さまとの連絡などメールを使ったコミュニケーションが多い
・共有メールアカウントを複数人で管理している
・営業担当者のメールを別のメンバー(アシスタントなど)が代理で送るケースがある

では、yaritoriを使うことのメリットを具体的にみていきましょう。

社内への情報共有はチャットで解決

yaritoriでは、メールごとにチャットを開始し、チームでの相談や雑談が可能になります。

これにより、社内メンバー向けにメールを転送して情報共有・確認依頼をする必要がなくなり、社内コミュニケーションをよりスムーズに行えるようになります

また、誰がメールを見たのかが分かる既読機能や、特定のメンバーに確認を促す「@メンション」などの機能も使えます。

メールの対応状況を可視化する機能

メールごとの「未対応」「対応済み」などの対応ステータスを管理することができるのも特徴です。

未対応のメールは、社内で誰がメールを返すのか「担当者」を設定できるため、チームでメール確認のステータスが可視化され、結果的に二重対応や対応漏れなどの課題を解決します。

yaritoriは1ユーザー980円から利用することが可能で、初期費用や最低契約期間もございません。14日間無料のトライアルもご利用できるので、お気軽にお申し込みください。


▼「yaritori」について、さらに詳しく知りたい方は以下の記事がオススメです。
【徹底解説】メール共有システムとは?メリットと活用事例を紹介


ビジネスチャット –  Chatwork|Chatwork株式会社

Chatworkは、ビジネスコミュニケーションに特化したチャットツールとして、300,000社以上の企業が導入しています。

チャット機能に加えて、ファイルの共有などビジネスでの利用をスムーズにするための機能が充実しており、タスク管理などをすることも可能です。音声通話やビデオ通話にも対応しているため、リモートワークにおいてとても役に立つサービスです。

【料金】
フリー・ビジネス・エンタープライズプランがあり、それぞれ無料・¥500・¥800からご利用いただけます(※年間契約の場合の月額料金)

情報共有ツール – Qast|Any株式会社

Qastは、Q&A形式とwiki(メモ)形式で、社内のナレッジを一箇所に蓄積できる情報共有ツールです。属人化していた情報を集約し、いつでも検索可能な状態になります。

質問投稿・回答、ナレッジの共有への貢献をスコアで可視化、柔軟な権限設定などができます。リモートワークにおける情報共有を改善し、業務を効率化させることができるサービスです。

【料金】
フリー・スタンダード・エンタープライズプランがあり、それぞれ無料、¥600、¥900でご利用いただけます。(※年間契約の場合の月額料金)

Web会議システム – V-CUBE ミーティング|株式会社ブイキューブ

V-CUBE ミーティングはクラウド型Web会議サービスです。 Web会議のクラウド市場で13年連続でシェアNo.1を獲得しています。

HD対応の映像と高い接続性を特徴としており、ビデオ会議に加え、画面共有機能やレコーディング機能があります。PCスマートフォンなど様々な端末からWeb会議に参加することも可能で、ホワイトボード機能を使うことで資料共有や書き込みをすることもできます。

【料金】
料金体系に関しては、要問い合わせですが、導入前に無料トライアルを利用する事ができます。

まとめ|コミュニケーションが円滑に行われることで得られること

いかがだったでしょうか?

本記事では、社内コミュニケーションを改善するITツールの種類と選び方のポイントをご紹介しました。

リモーワークが当たり前となってきた昨今、今までとは異なる形で社員間のコミュニケーションを促進し効率化していく必要がでてきました。

コミュニケーションを円滑にすることは、業務効率化や負荷軽減だけではなく、そこで働く人の働きやすさにも影響します。

人と人の関わりがなければ企業運営は成立しません。だからこそ、今まで以上にコミュニケーションの重要性を再認識し、最適なツール選定、導入することで企業、従業員の成長を促していきましょう。