フリーランスITエンジニア専門の案件紹介・転職支援エージェント『プロエンジニア』やプログラミング研修&就職支援サービス『プログラマカレッジ』など、「IT×人材」を軸に多角的に事業を展開するインターノウス株式会社。2005年の創業以来、社員数・顧客企業ともに順調に増加し、着実に成長を遂げています。

同社は、2021年6月にメールDXツール『yaritori』を導入。営業メンバー個々の属人的な働き方から脱却し、組織として成長するための業務改革に乗り出しました。

「『yaritori』のおかげで営業活動の幅が広がった」と語るITアウトソーシング部の碓井部長と、アシスタントの鶴間さまに、導入背景や具体的な活用事例、実際の効果について伺いました。

『yaritori』を活用するチームとその役割

ーーまずは、インターノウスさまの事業内容や組織構成について教えてください。

当社は、「IT×人材」を軸に、2つの主要事業を展開しています。

ひとつは、正社員の転職支援を行う人材紹介事業部、もうひとつが、私たちが所属するITアウトソーシング事業部です。ITアウトソーシング事業部では、フリーランスエンジニアの支援や、ITエンジニアの業務委託を通じて、お客様先での技術支援をサポートしています。

人材紹介事業部では、2021年から『yaritori』を導入し、業務の効率化を進めてきました。そして、2023年からはITアウトソーシング事業部でも営業活動の効率化を目的として『yaritori』を導入しています。

ーーITアウトソーシング事業部では、どのようなメンバーが『yaritori』を活用しているのでしょうか？

当事業部には、営業チームとアシスタントチームがあり、それぞれ業務を分担しています。営業チームは、お客様への提案や案件のマッチングを担当し、アシスタントチームは、契約手続きや日々の事務的なやり取りをサポートする役割です。

そのため、『yaritori』を最も頻繁に活用しているのはアシスタントチームですね。定型的な連絡や書類のやり取りをスムーズに行うために、『yaritori』のテンプレート機能を活用し、業務の効率化を図っています。

コロナ禍で直面した、業務の属人化と非効率な情報共有の課題

ーー『yaritori』導入前はどのような課題がありましたか？

一番の課題は、営業担当がメール対応に多くの時間を取られ、新規開拓に十分な時間を確保できなかったことですね。1日に何十通ものやり取りをこなす中で、どうしても対応が後手に回ることがありました。

さらに、情報の管理が個人単位になっていて、誰かが退職すると、その人が持っていた顧客情報が引き継ぎづらいという問題もありました。特に、顧客とのやり取りがメール中心なので、共有されていない情報が埋もれてしまうことも多かったです。

加えて、セキュリティ面でも不安がありました。個別のメールアカウントに依存していると、情報漏洩のリスクがあるだけでなく、組織全体で情報の流れを把握するのが難しくなります。

ーー御社のように顧客企業数が急増している企業にとっては、重要な課題ですね。

そうですね。そこで、これまで営業が個別に対応していた顧客対応を一元管理するために、アシスタントチームを立ち上げました。そのチームが全ての顧客対応を担うことで、業務の属人化を防ぎ、組織全体で情報を管理できるようにしようと考えました。

その際、社内で共有しやすいメールサービスを探し始めたのが、ちょうどコロナ禍のタイミングでした。

ーー当時、『yaritori』以外に検討していたサービスもありましたか？

はい、いくつか他のサービスも試しました。ただ、他社のサービスは正直UIが使いにくいものが多かったですね。その点、『yaritori』は直感的に誰でも使えるのが魅力でした。トレーニングなしでもすぐに利用できるというのは、導入の大きな決め手になりました。

あと、誰がどのメールに対応したのかが一目で分かるのも便利ですね。フォルダ分けができる点も管理しやすいと思いました。

導入前と比べて提案件数は2.5倍に！情報を見える化し、営業の生産性が飛躍的に向上

ーー『yaritori』の活用方法や気に入っているポイントを教えてください。

案件ごとにタグを付けてフォルダ分けできるのが、とても便利ですね。営業担当とアシスタントを明確に割り振ることで、業務の分担がスムーズになり、作業効率が格段に向上しました。

また、テンプレート機能を活用することで、顧客対応のスピードも大幅に向上しました。

以前は営業メンバーが個別に対応していましたが、今ではアシスタントチームが定型的なメールを担当し、営業チームは新規開拓に集中できるようになりました。フォローアップの効率が上がり、営業1人分のリソースを新規開拓に回せるようになったのは大きな成果です。

ーー具体的には、どのような導入効果がありましたか？

これまでメール対応に多くの時間を取られていましたが、『yaritori』の導入により業務が効率化し、その分、営業活動に注力できるようになりました。実際に、過去にご利用いただいたお客様や、新たに関心を持ってくださる方への対応に、十分な時間を確保できるようになり、導入前と比べて顧客数は3倍以上、提案件数も2.5倍以上に増えました。

情報の可視化が進んだのも大きな変化ですね。営業が個々に持っていた情報が『yaritori』上で共有されることで、誰がどの案件を担当しているのかをチーム内で簡単に把握できるようになりました。その結果、各営業の進捗や成果をより詳しく確認し、管理できるようになりました。

事業拡大に向けた今後の展望と『yaritori』への期待

ーー最後に、今後の展望とその中で『yaritori』に期待することを教えてください。

当社は今後、さらなる事業拡大を目指しています。現在350名の稼働エンジニア数（※）を、5年後には1,000名まで増やす計画です。また、営業人数を50名に増員し、アシスタントの体制も強化することで、より効率的な情報連携を実現していきます。

これを達成するには、さらなる業務効率化が求められます。その中で、『yaritori』が業務のハブとして重要な役割を果たすと考えています。

すでに情報の可視化と共有が格段に改善され、ビジネス拡大の大きな武器となっています。今後もさらなる業務効率化と営業生産性の向上を目指し、『yaritori』の活用をさらに進めていきたいですね。

（※）現場で稼働しているエンジニア数のこと