【最新版】カスタマーサポートツール14選比較！種類や選び方をご紹介

顧客満足度の向上は、企業の印象や価値を大きく左右する重要な要素です。

しかし、カスタマーサポート業務の多様化や複雑化に直面し、効率的な運用に悩む企業も少なくありません。

そんな課題を解決する鍵となるのが、適切なカスタマーサポートツールの導入です。本記事では、カスタマーサポートツールを選ぶ際に重要な選び方や導入メリットなどのポイントを踏まえ、自社の課題を解決するための最適なツールを見つけるのをサポートします。

自社に最適なツールを見つけ、効率的なカスタマーサポート対応実現の参考にしてみて下さい。

カスタマーサポートツールとは

カスタマーサポートツールは、顧客対応業務を効率化しサービスの質を向上させるために活用されるツールです。主な機能として、「問い合わせ管理」「FAQの作成」「チケット管理システム」「顧客情報の一元化」などが含まれます。

カスタマーサポート部門は、企業と顧客を結びつける重要な窓口である一方で、業務が多様化する中でその負担が増え続けているのも現状です。

こうした課題に対処するため、カスタマーサポートツールを導入することで、「業務の自動化」「対応品質の均一化」「データ活用による戦略的改善」が可能になります。

カスタマーサポートツールでできること

カスタマーサポートツールで主にできることは「問い合わせ対応の効率化」と「チーム内のナレッジの蓄積/情報共有」です。

問い合わせ対応の効率化では、複数のチャネル（メール、電話、チャット、SNSなど）からの問い合わせを一元管理することで、対応漏れや重複対応を防ぐことができます。

ナレッジの蓄積の部分では、顧客情報や問い合わせ履歴を一括管理することで、チームで一貫性のある高品質なサービスを提供することが可能になります。

これらの機能により、顧客対応の質を保ちながら効率的な運営を実現できるのが、カスタマーサポートツールの大きな特徴です。

カスタマーサポートツールの種類

カスタマーサポートツールには多くのメリットがありますが、重要なのは自社の目的に合ったツールを選択することです。またカスタマーサポートツールは、次の3つのカテゴリーに分類できます。

ツールの種類	主な特徴
問い合わせ管理型ツール	・問い合わせ状況の共有（対応漏れ・重複防止） ・複数チャネルの一元管理
顧客情報管理型ツール	・顧客情報の一元管理・履歴管理と引き継ぎ支援
顧客回答支援型ツール	・多チャネル統合・リアルタイム対応やAI活用の自動応答

実際のツールは各機能を複合的に持つものが多く、明確に分類できるとは限りません。そのため、自社のニーズに合わせて、必要な機能を備えたツールを選択することが重要です。以下では、主要な3つの機能タイプについて解説します。

問い合わせ管理型

問い合わせ管理型ツールは、顧客からの問い合わせ対応を効率化するためのツールです。顧客から寄せられる問い合わせの状況（未対応・対応中・完了など）をチーム全体で共有し、対応漏れや重複対応を防ぎます。

さらに、メール、電話、チャット、SNSなど複数のチャネルからの問い合わせを一元管理できる機能を持つツールも多く、業務の効率化に大きく貢献します。

顧客情報管理型

顧客情報管理型ツールは、顧客に関する情報を一元管理するツールです。顧客の基本情報や過去の問い合わせ履歴、購買履歴、サービス利用履歴などを一箇所に集約し、担当者が変わってもスムーズに引き継ぎができる環境を整えます。

また、蓄積されたデータを分析することで、顧客のニーズやトレンドを把握し、戦略的な営業やマーケティング活動にも役立てることが可能です。

顧客回答支援型

顧客回答支援型ツールは、顧客からの問い合わせ対応を効率化するために設計されたツールです。FAQやチャットボット、マニュアルの表示などを通じて、顧客が自分で問題を解決できる仕組みを提供します。

また、よくある質問への回答を自動化することで、オペレーターの負担を軽減し、対応コストを削減する効果も期待できます。

カスタマーサポートツールの主な機能

カスタマーサポートツールの特性を理解し、自社の課題に最適な機能を活用することで、顧客対応の質を向上させるだけでなく、業務の負担軽減にもつながります。特に重要な主な機能について解説します。

問い合わせの一元管理

問い合わせの一元管理機能は、メール、電話、チャット、SNSなど複数のチャネルから寄せられる問い合わせを一箇所で管理できる機能です。

対応状況（未対応・対応中・完了）を可視化することで、対応漏れや重複対応を防ぎ、スムーズな業務運営を実現します。また、問い合わせ内容をカテゴリや優先度ごとに整理することが可能です。

顧客情報管理

顧客情報管理機能では、顧客の基本情報や過去の問い合わせ履歴、購買履歴、サービス利用履歴を一元的に管理できます。

担当者が変わってもスムーズな引き継ぎが可能になり、一貫性のある対応を実現します。また、蓄積されたデータを活用して、顧客ニーズに応じた戦略的な対応が行えます。

自動応答機能・チャット機能

自動応答機能やチャット機能は、AIやチャットボットを活用して、顧客からの問い合わせに迅速に対応する機能です。

営業時間外でも基本的な質問に答えたり、必要に応じて担当者に引き継ぐことで、顧客対応のスピードと効率を向上させます。

ナレッジ集約機能

ナレッジ集約機能では、FAQやマニュアル、過去の対応事例をデータベース化して集約します。これにより、顧客は自己解決が可能になり、問い合わせ数の削減が期待できます。

ナレッジ集約機能を活用することで、オペレーターが迅速に適切な情報を提供できる環境を整えます。

テンプレート機能

テンプレート機能は、よくある問い合わせや定型的な回答をテンプレート化し、迅速な対応を可能にします。これにより、対応のばらつきを抑えつつ、業務の効率化を図れます。

また、テンプレート機能を活用することで、工数削減を促進し、より高度で人的なリソースを必要とする問い合わせに対して時間を割くことが可能になります。

分析・レポーティング機能

分析・レポーティング機能は、「問い合わせ件数」や「担当者毎の対応数」「よくある問い合わせ」などを可視化し、サポート業務のパフォーマンスを測定する機能です。

これにより、課題を特定し、改善点を見つけて業務の効率化や品質向上を実現します。データに基づいた改善策の立案ができる点がメリットです。

カスタマーサポートツール導入のメリット

カスタマーサポートツールを導入することで、業務効率や顧客満足度の向上など、多くのメリットを得られます。以下に、その主なメリットを5つ解説します。

問い合わせ対応業務を効率化できる

カスタマーサポートツールを導入することで、問い合わせ対応業務を効率化できます。顧客からの問い合わせの対応状況（未対応・対応中・完了など）をチーム全体で共有できるため、対応漏れや重複対応を防ぎ、スムーズで効率的な対応が可能になります。

さらに、メールや電話に加え、チャットやX（旧Twitter）、LINEなど複数のチャネルから寄せられる問い合わせを一元管理できるツールも多く、対応プロセスを最適化できます。

この効率化により、対応に要する時間が短縮されることで、人件費の削減も期待できます。結果として、コスト削減と顧客満足度向上の両方を実現できるでしょう。

顧客情報の管理がしやすい

カスタマーサポートツールを導入することで、「過去の対応履歴」や「サービス利用状況」などの顧客データを一元的に管理できます。これにより、担当者が変更になってもスムーズに対応が引き継がれ、一貫したサービス品質を維持することが可能です。

どの担当者が対応しても同じレベルのサービスを提供できるため、顧客満足度の向上が期待できます。また、安定した高品質なサポートを継続することで、顧客の信頼を獲得し、ロイヤルカスタマーの育成につなげることができます。

顧客対応の機能が充実している

カスタマーサポートツールは、顧客対応に必要な機能が充実しており、効率的かつ迅速な対応を実現します。特に、問い合わせの一元管理機能を活用することで、メールや電話、チャット、SNSなど複数のチャネルからの問い合わせを一箇所で管理でき、対応漏れや重複を防ぎます。

さらに、テンプレート機能を使用すれば、よくある質問への回答をスピーディーに提供でき、オペレーターの負担を軽減します。

これらの機能により、顧客対応の質を維持しつつ、業務効率を大幅に向上させることができます。

対応業務の属人化の解消

カスタマーサポートツールは、ナレッジ集約機能を活用することで対応業務の属人化を解消することもできます。FAQ、マニュアル、過去の対応事例などを一元的に集約し、チーム全体がオープンな環境で共有・管理できる仕組みを提供します。

これにより、特定の担当者に依存せず、誰でも同じ品質で顧客対応を行うことが可能になります。

また、新人オペレーターでも必要な情報にすぐアクセスできるため、迅速に業務に慣れることができ、対応スピードと品質の均一化が実現します。

情報の共有と透明性を高めることで、効率的かつ高品質なサポート体制を構築できるのが大きなメリットといえるでしょう。

データに基づいた改善が可能

カスタマーサポートツールには、レポーティングや分析機能が備わっており対応業務のデータを可視化することで、課題やボトルネックを明確に把握することが可能です。

これにより、どの部分で対応が滞っているか、どの問い合わせが頻繁に寄せられているかといった具体的な課題を特定できます。

さらに、このデータを活用してFAQやマニュアルを改善・拡充することで、顧客が自己解決しやすい環境を構築できます。これにより、問い合わせ件数の削減と対応スピードの向上を同時に実現し、顧客満足度の向上に繋げることが可能です。

カスタマーサポートツール導入のタイミング

カスタマーサポートツールを導入するタイミングは、業務量や対応体制の状況によって見極めることが重要です。以下のような状況に直面している場合、ツールの導入を検討するべきタイミングといえるでしょう。

1日10件以上の問い合わせで対応が限界に達している場合

問い合わせ件数が一定以上になると、担当者が手一杯になり、対応スピードや品質が低下するリスクがあります。特に、顧客対応に時間がかかる場合や複雑な問い合わせが増えると、担当者個人での対応が限界に達します。

ツールを導入することで、問い合わせの自動振り分けやテンプレート機能を活用し、効率的に対応できます。進捗管理も一元化されるため、抜け漏れを防ぎつつ、迅速な対応が可能です。

問い合わせチャネルが増える場合

メールや電話だけでなく、チャット、SNS、LINEなど、対応するチャネルが増えると、各チャネルの管理が複雑になり、対応に手間がかかります。対応の一貫性を保つことが難しくなり、顧客体験の低下につながることもあります。

ツールを導入することで、複数のチャネルを一元的に管理できるため、すべての問い合わせを効率的に処理できます。これにより、対応品質を向上させつつ、作業の負担を軽減できます。

問い合わせ件数が継続的に増加している場合

サービスの拡大や顧客基盤の成長に伴い、問い合わせ件数が増え続けると、対応体制の拡充が必要になります。しかし、単に人員を増やすだけでは限界があり、効率化が求められます。

ツールを導入することで、問い合わせを整理・管理し、既存の人員でも効率的に対応が可能になります。さらに、スケーラブルなツールを選べば、将来的な規模拡大にも柔軟に対応できます。

対応漏れが発生している場合

対応状況が把握しきれず、問い合わせが対応漏れになったり、重複対応が発生すると、顧客満足度の低下やクレームにつながる可能性があります。

ツールを導入することで、問い合わせの進捗状況をリアルタイムで可視化でき、抜け漏れや重複を防ぐ仕組みを構築できます。一元管理機能や自動通知機能を活用すれば、チーム全体で効率的に対応できます。

カスタマーサポートツールの選定ポイント

ここでは、カスタマーサポートツールを選ぶ際に注目すべきポイントを解説します。自社に最適なツールを選び、顧客対応の効率化と満足度向上を目指しましょう！

業務に必要な機能が備わっているか

カスタマーサポートツールを選ぶ際には、まず自社の業務に必要な機能が備わっているかを確認することが重要です。特に、自社が対応しているチャネル（メール、電話、チャット、SNSなど）にマッチしたサービスかどうかを見極めることが選定のポイントになります。

例えば、チャット対応をメインとする企業であればリアルタイムチャットや自動応答機能が充実しているツールが適しています。一方、複数のチャネルを統合管理したい場合には、一元管理機能を備えたツールが必須です。

業務の特性に合わせて必要な機能を洗い出し、それをカバーできるツールを選ぶことで、効果的なサポート体制を構築できます。

操作性と使いやすさ

カスタマーサポートツールを選ぶ際に、操作性と使いやすさは非常に重要なポイントです。特に、複数人で利用することを前提とする場合、直感的に利用しやすく、誰でも簡単に操作できるツールを選ぶことが求められます。

操作が複雑だと、現場での導入や運用がスムーズに進まないだけでなく、利用者の負担が増え、結果としてサポート業務全体の効率が低下する可能性があります。

選定に迷った場合は、必ずトライアル期間を活用して実際の操作感を試してみましょう。トライアルを通じて、自社のサポート体制やチームのスキルレベルに合ったツールかどうかを判断することができます。使いやすいツールを選ぶことで、日々の業務がより効率的かつ快適になります。

既存システムとの連携と相性

カスタマーサポートツールを選ぶ際には、既存のシステムとの連携や相性を確認することが重要です。特に、顧客管理システム（CRM）やマーケティングツール、営業支援ツール（SFA）など、すでに利用している他のツールとスムーズに連携できるかどうかをチェックしましょう。

APIが提供されているツールであれば、他のシステムとデータを共有しやすく、業務の効率化がさらに進みます。

また、他のシステムと連携できるツールを選ぶことで、後々の拡張性や柔軟性が高まり、企業の成長や変化に応じて活用し続けることができます。ツール選定時には、連携の可否を確認し、業務全体のシームレスな運用を目指しましょう。

システムの柔軟性があるか

カスタマーサポートツールを選ぶ際には、システムの柔軟性があるかどうかも重要なポイントです。特に、将来的なユーザー数の増加や、データ量・問い合わせ件数の増加に対応できるかを確認する必要があります。

ツールによっては、一定の規模を超えると性能が低下したり、追加のコストが発生するケースがあります。スケーラビリティの高いツールを選ぶことで、業務規模が拡大しても円滑に運用を続けられます。

ツール導入時には、現在の規模だけでなく、将来の成長も見据えた選定を行い、安定した運用を目指しましょう。

予算内で利用可能か

カスタマーサポートツールを選ぶ際には、初期費用、月額費用、オプション費用など、全体的なコストが予算内に収まるかを確認することが大切です。ツールによっては、初期費用が低いものの、月額費用や機能拡張のためのオプション費用が高額になる場合もあります。

例えば、基本機能だけでは足りず、チャットボットやレポーティング機能などの追加オプションが必要になるケースでは、オプション費用が総コストに大きく影響します。また、ユーザー数が増えるごとに料金が上がる料金体系のツールもあるため、将来的なコストも見越して選定することが重要です。

ツールを選ぶ際は、試算を行い、自社の予算内で必要な機能をすべて利用できるかを確認しましょう。また、導入後のランニングコストも含めたコストパフォーマンスを考慮することで、最適な選択が可能になります。

おすすめカスタマーサポートツール15選

yaritori

yaritoriは、Onebox株式会社が提供する、使いやすさに定評のあるカスタマーサポートツールです。複数名でのアカウント管理が可能で、カスタマーセンターや営業部など、複数名で問い合わせ管理をする部門にも適します。

シンプルで直観的に操作でき、誰でも使いやすいことも特徴です。初期費用や最低契約期間もなく、低コストで導入できるため、初めてヘルプデスクツールを使用する企業でも安心です。

機能

・問い合わせ対応状況の可視化（未対応・対応中などのステータス管理）
・複数チャネルの一元管理（メール、チャット等）
・ビジネスチャット機能
・代表アドレスと個人アドレスの一元管理 
・外部サービス連携（Slack・Chatwork・Salesforce等）
・AI機能「yaritori AI」による文章作成やクレーム検出

価格

・初期費用：無料
・最低契約期間：なし
・月額利用料：1ユーザー1,980円〜
・お試し期間：7日間無料トライアル

画面デザイン

メールディーラー

メールディーラーは、株式会社ラクスが提供する、カスタマーサポートツールです。8,000社以上の企業に導入されており、顧客管理の一元化やスピーディなメール対応が特徴です。シンプルな機能と手厚いサポート体制により、多くの企業から支持を得ています。

機能

・誤送信チェック機能、承認チェック機能、添付ファイル自動暗号化など多彩な機能
・メール・LINE・電話窓口・WEB接客チャットに対応
・楽天あんしんメルアドや受注・在庫管理システムなどの外部ツールとの連携も多く、API連携も利用可能

価格

・初期費用：あり
・最低契約期間：あり
・月額利用料：要問合せ
・お試し期間：あり

画面デザイン

Re:lation

Re:lationは、顧客対応業務の効率化と品質向上を実現するカスタマーサポートツールです。マルチチャネル対応と業務の一元管理を特徴とし、効率的な顧客対応を実現します。電話・メール・SNSなど、多様化する問い合わせチャネルを一元管理し、カスタマーサポート業務の効率化と品質向上に貢献します。

機能

・対応漏れのアラート機能、スヌーズ機能
・自動返信、AIによるテンプレートのレコメンド機能
・メール・電話・twitter・LINE・チャットなどの複数チャネルに対応
・CTI（IP電話）、カートシステム・受注管理システム、ビジネスチャットなどとの連携

価格

・初期費用：18,000円〜 
・月額利用料：要問合せ
・お試し期間：10日間無料トライアル

画面デザイン

メールワイズ

メールワイズは、サイボウズ株式会社が提供する、メール対応に特化したカスタマーサポートツールです。13,000社以上の企業で導入されており、企業の代表メールや問い合わせメールの共有・管理を効率化します。

【機能】

・メールの一元管理と共有
・ステータス管理（未処理・処理中・処理済み）
・メールだけでなく、電話や訪問履歴を残すことができる
・サイボウズ社が提供している「kintone」との連携が可能

【価格】

・初期費用：0円
・最低契約期間：1ヶ月
・月額利用料：5ユーザー3,000円〜（1ユーザーあたり600円）
・お試し期間：30日間無料トライアル

画面デザイン

Senses

Senses(センシーズ)は、株式会社マツリカが提供する、営業活動に関わる情報を効率的に管理・活用するためのカスタマーサポートツールです。2,000社以上の企業に導入されており、営業情報の一元管理と AI による分析が特徴です。取引先企業情報・案件情報・日々の活動情報などを蓄積し、チーム全体で活用できます。

【機能】

・取引先企業情報の管理
・案件情報の管理
・日々の活動情報の記録
・顧客情報の管理
・AI による受注予測とリスク分析

【価格】

・初期費用：なし
・月額利用料：5ユーザー5,500円（合計27,500円）〜
・お試し期間：あり

HubSpot

HubSpotは、アメリカのHubSpot社が提供する、マーケティング・セールス・カスタマーサポートツールです。世界90ヵ国以上、34,000社以上の企業が利用しており、業務効率化や生産性向上に貢献しています。

【機能】

・顧客関係管理（HubSpot CRM）
・マーケティング活動の自動化（Marketing Hub）
・営業活動の効率化（Sales Hub）
・カスタマーサポートの最適化（Service Hub）
・各ツールの統合利用

【価格】

・価格は基本的に要問合せ
・無料プランから開始可能
・具体的な価格は非公開であるものの、有料プランも提供

Service Cloud

Service Cloudは、Salesforce社が提供する、多機能で柔軟性の高いカスタマーサポートツールです。多くのグローバル企業に導入されており、顧客対応の効率化や顧客満足度向上に貢献しています。AIを活用した高度な機能や、複数の窓口を統合したサポートで強みを発揮します。

機能

・問い合わせ管理
・複数チャネルの統合（メール、チャット、電話、SNS等）
・AIによる自動応答と提案
・フィールドサービス管理
・レポート・分析機能

価格

・初期費用：要問合せ
・最低契約期間：要問合せ
・月額利用料：1ユーザー3,000円〜
・お試し期間：30日間無料トライアル

ZOHO CRM

Zoho CRMは、Zoho社が提供する、世界25万社以上の企業に選ばれているカスタマーサポートツールです。BtoBおよびBtoC企業向けに設計され、顧客データの一元管理と業務自動化に優れています。

【機能】

・顧客情報の一元管理（リード、取引先、商談など）
・複数チャネルの統合（メール、SNS等）
・自動化機能（ワークフロー、メール通知等）
・カスタマイズ機能（項目、画面レイアウト等）
・分析・レポート機能

【価格】

・初期費用：無料
・最低契約期間：要確認（月間契約可能）
・月額利用料：1ユーザー1,680円〜
・お試し期間：15日間無料トライアル

FastHelp5

FastHelp5は、多くの国内コンタクトセンターで利用されているカスタマーサポートツールです。使いやすさと豊富な機能により、顧客対応の効率化と顧客満足度の向上に大きく貢献します。

機能

・マルチチャネル対応（電話・メール・FAX・Web等）
・顧客情報と問い合わせ履歴の一元管理
・柔軟なカスタマイズ機能
・外部システム連携

価格

・要問合せ（企業の要件によって異なる）

KARTE

KARTEは、株式会社プレイドが提供する、顧客体験の最適化に特化したカスタマーサポートツールです。

多数の企業が利用しており、顧客行動の可視化や個別最適化されたコミュニケーションが特徴です。リアルタイムデータ解析と、多様なチャネルでの接客機能を持ちます。

【機能】

・顧客行動のリアルタイム解析
・個別最適化されたWeb接客（バナー、ポップアップ等）
・チャットによる顧客対応
・複数チャネルでのコミュニケーション（LINE・メッセンジャー・メール等）
・LPOやA/Bテスト機能

【価格】

・要問合せ

Zendesk

Zendeskは、Zendesk社が提供する、使いやすさと機能性に優れたカスタマーサポートツールです。顧客対応の効率化や、顧客満足度の向上が特徴です。多様な機能を持ち、チーム間での情報共有とパフォーマンスの可視化で強みを持ちます。

【機能】

・問い合わせ内容を自動で判別し、最適なスキルを持った担当者に自動で振り分ける機能
・問い合わせの振り分けやボットによる定型返答の送信などの自動化に優れる
・電話・メール・チャット・SNSなど、複数チャネルに対応
・SalesforceなどのCRMや、Slack・Microsoft Teamsなどのビジネスチャットなど、海外製ツールとの連携

【価格】

・初期費用：無料
・最低契約期間：年間契約
・月額利用料：1ユーザー2,200円〜
・お試し期間：14日間無料トライアル

Freshdesk

Freshdeskは、Freshworks社が提供する、使いやすさと機能性に優れたカスタマーサポートツールです。世界中の15万社以上の企業が利用しており、顧客対応の効率化や顧客満足度の向上が特徴です。とくに、複数チャネルからの問い合わせ管理と、チケットシステムに定評があります。

【機能】

・問い合わせへの回答に期限を設ける「SLA」（サービス品質保証）機能
・自動振り分け、過去履歴を学習し優先付けの自動提案ができるAI「フレディ」を搭載
・電話・メール・チャット・SNSなど、複数チャネルに対応
・海外製の多くのCRMやビジネスチャットと連携可能

【価格】

・初期費用：無料
・最低契約期間：なし（月単位で契約可能）
・月額利用料：1ユーザー1,300円〜
・お試し期間：21日間無料トライアル

Tayori

Tayoriは、プログラミング不要で簡単に導入できる、株式会社PR TIMESが提供するカスタマーサポートツールです。

シンプルで直感的な操作性と、必要な機能を無駄なく備えたデザインが特徴で、多くの中小企業やスタートアップから支持されています。FAQ作成や問い合わせ管理、フォーム機能を一つのプラットフォームで実現し、顧客対応を効率化します。

【機能】

・FAQ作成機能
・問い合わせフォーム
・問い合わせ管理
・多言語対応
・埋め込み機能

【価格】

・初期費用：無料
・最低契約期間：なし（月単位で契約可能）
・月額利用料：無料プランあり、有料プランは月額3,000円〜
・お試し期間：14日間無料トライアル

formrun

formrunは、株式会社ベーシックが提供するフォーム作成・管理ツールです。

カスタマーサポートや問い合わせ対応を効率化するための優れた機能を備えています。プログラミング不要で、簡単に使える操作性が特徴で、問い合わせフォームの作成から管理、対応までを一元化できます。問い合わせをチームで効率的に処理できる「カンバン形式の管理機能」が特に高評価を得ています。

機能

・フォーム作成機能
・カンバン方式の問い合わせ管理
・テンプレート機能
・通知機能
・外部ツール連携
・埋め込み機能

価格

・初期費用：無料
・最低契約期間：なし（月単位で契約可能）
・月額利用料：無料プランあり、有料プランは月額3,880円〜
・お試し期間：7日間の無料トライアル

カスタマーサポートツール導入のデメリット/注意点

ツールの選定や運用を誤ると、期待した効果が得られないばかりか、運用負荷やコストが増加する可能性もあります。ここでは、カスタマーサポートツール導入に伴うデメリットや注意点を解説し、適切に対応するためのポイントをご紹介します。

導入コストと維持費用

カスタマーサポートツールを導入する際には、初期費用や月額料金などのコストが発生します。特に、初期費用にはシステム設定費用やスタッフのトレーニング費用が含まれることが多く、これが高額になる場合もあるため注意が必要です。

さらに、導入後も月額費用やユーザー数に応じた追加料金、オプション機能の利用料など、維持費用が継続的に発生します。特に、業務規模が拡大した際に、ユーザー数の増加や問い合わせ件数の増加に対応するためのコストが予想以上にかかる場合があります。

これらのコストを抑えるためには、必要な機能と予算のバランスを考慮し、将来的な費用も見据えたツール選びが重要です。また、試算をしっかり行い、運用後にどの程度の費用がかかるかを事前に把握することで、導入後の負担を軽減できます。

導入期間と手間がかかること

カスタマーサポートツールを導入する際には、導入までの期間や作業の手間を考慮する必要があります。ツールの初期設定や既存システムとの連携作業、スタッフのトレーニングなど、スムーズに運用を開始するまでに一定の時間とリソースが必要です。

特に、問い合わせデータや顧客情報を移行する場合、データ形式の調整や確認作業に時間がかかることがあります。また、ツールが複雑である場合は、スタッフが使いこなせるようになるまでのトレーニングが欠かせません。

導入期間を短縮し、手間を軽減するためには、事前にツール提供会社と導入スケジュールを明確にし、サポート体制を確認することが重要です。

また、試験的に少人数で運用を始める「スモールスタート」を取り入れることで、負担を最小限に抑えつつ、ツールの適性を見極めることができます。

日々のメンテナンスが必要

カスタマーサポートツールを効果的に運用し続けるためには、導入後のメンテナンスが重要です。日々の運用で蓄積されるデータや機能のアップデートに対応し、ツールのパフォーマンスを最適な状態に保つことが求められます。具体的には次の4つが求められます。

・データの定期的な見直し
・ツールの機能アップデートへの対応
・社内スタッフへの定期的なトレーニング
・問い合わせ内容の分析と改善

これらのメンテナンスを計画的に実施することで、ツールのパフォーマンスを維持し、顧客対応の質を長期的に向上させることができます。継続的なメンテナンスが、カスタマーサポートツールの効果を最大限に引き出すポイントとなります。

まとめ

カスタマーサポート業務の重要性が高まる中、適切なツールの導入は業務効率化と顧客満足度向上の鍵となります。

本記事で紹介したツールは、問い合わせ管理、顧客情報の一元化、自動応答機能など、多岐にわたる機能でサポート業務を強化します。選定時には、操作性、機能性、コストパフォーマンスのバランスを見極めることが重要です。

yaritoriのように直感的な操作性と豊富な機能を兼ね備えたツールは、多くの企業で高い評価を得ています。自社の業務課題やニーズに最適なツールを選び、スムーズな運用を目指しましょう。適切なツールを活用することで、顧客満足度の向上と効率的な業務運営が実現します。