独自ドメインでのメールアドレスの作り方を徹底解説｜ドメイン/サーバーの選び方も解説

ビジネスにおいて独自ドメインのメールアドレスはとても大きな役割を持ちます。

本記事では、独自ドメインのメールアドレスに関する基礎知識と作り方を解説します。

独自ドメインのメールアドレスを作成する上で知っておきたい知識や、作成後のメール運用でよくあるトラブルについても紹介しますので、今後のビジネスでのメール運用にお役立てください。

独自ドメインとフリーのメールアドレスの違い

ビジネスでメールを使用する人にとって、独自ドメインのメールアドレスとフリーのメールアドレスの違いを把握することは非常に重要です。

大まかな違いは以下の通りです。

フリーのメールアドレス（例えば@gmail.comや@yahoo.co.jp）は、無料で手軽に利用できるメリットがあるものの、信頼性やセキュリティの面で不安があります。

一方、独自ドメインのメールアドレスは、自分または企業のドメイン名を含んでおり、プロフェッショナルな印象を与えます。セキュリティも高く、ブランドの強化にも有効です。企業によっては独自ドメインのメールアドレスを使用していないと問い合わせができないケースもあるため、もはやビジネスで使用するメールアドレスは独自ドメインの取得が必須ともいえます。

以上の違いから、ビジネスや専門的な用途では、独自ドメインのメールアドレスの使用が推奨されます。

独自ドメインの詳細は以下をご覧ください。
独自ドメインとは？ビジネスにおける必要性と取得方法

無料の独自ドメイン取得サービスは避けるべき理由

独自ドメインのメールアドレスには費用がかかるため、躊躇する企業もあるかもしれません。それでも、無料で独自ドメインを取得できるサービスはおすすめしません。

突然ドメインを使用できなくなったり、売りに出されてしまったりするリスクがあるためです。

また、無料で取得できるのはマイナーなトップレベルドメインであるケースがほとんどです。トップレベルドメインとは「google.com」でいうところの「.com」の部分。

見たことがない文字列の場合、メールを受け取った人が「スパムメールかもしれない」「サイバー犯罪かもしれない」と勘繰ってしまう可能性があります。

無料の独自ドメイン取得サービスは、利用するリスクが高いことから使用を避けるべきでしょう。

独自ドメインのメールアドレスの3つのメリット

冒頭で簡単に独自ドメインのメールアドレスのメリットを紹介しましたが、さらに詳しく解説します。

1,取引先からの信頼度が上がる
2,ブランディングになる
3,複数のメールアドレスを使用できる

取引先からの信頼度が上がる

独自ドメインのメールアドレスを利用することで、取引先からの信頼度が上がる理由はいくつかあります。

独自ドメインは企業や個人のブランドを強調し、プロフェッショナルな印象を与えます。信頼性が高く、セキュリティ対策も徹底していると認識されるため、取引先からの評価が上がるでしょう。

情報漏洩やフィッシング詐欺へのリスクも低減するため、安全性も向上します。

さらに、独自ドメインはビジネスの一貫性と専門性を示すため、取引相手に対して信頼感を与え、長期的なパートナーシップを築く基盤となります。

ビジネスを続けていく上で取引先からの信頼獲得は重要事項のため、独自ドメインの導入はもはや必須といえるでしょう。

ブランディングになる

独自ドメインのメールアドレスを利用すれば、ブランディングに大きく貢献します。

ドメイン名を含むメールアドレスは、企業や個人の専門性と信頼性を象徴し、同時に企業や個人のブランド名やサービス名を定着させることにもつながります。

これにより競争の激しい市場での差別化を図ることが可能です。

メールアドレスがブランドとして認識されることで、顧客や取引先に強い印象を残し、長期的なビジネス成功に寄与するでしょう。

複数のメールアドレスを使用できる

独自ドメインのメールアドレスを利用すると、複数のメールアドレスを使用できることが大きなメリットです。

例えば、「sales@〜」「support＠〜」など部署ごとに異なるアドレスを設定することで、外部からのメールが担当部署に割り振られコミュニケーションの効率が向上します。

さらに、個人用とビジネス用のメールアドレスを分けることで、プライバシーやセキュリティを強化できます。

以上のように、独自ドメインを利用することでコミュニケーションツールとしての柔軟性が増し、組織全体の効率化や管理の容易化が図れるのは大きなメリットです。

4ステップで解説！独自ドメインのメールアドレスの作り方

次に、独自ドメインのメールアドレスの作り方を具体的に紹介します。

STEP1：独自ドメインを決める
STEP2：ドメイン取得サービス・サーバーを決める
STEP3：メールアドレスを作成する
STEP4：利用中のメールソフトに導入する

おすすめのドメイン業者は以下をご覧ください。
独自ドメイン取得サービスおすすめ10選｜選び方のコツも解説

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STEP1：独自ドメインを決める

はじめに、独自ドメインを何にするかを決めます。

とはいえ好きなものを選べるわけではなく、作成するメールアドレスの使用用途や登録条件によって選べるドメインが制限されています。

主なドメインを表にまとめました。

（参考：日本ネットワークインフォメーションセンター）

独自ドメインを選ぶ際には、自社のブランドや目的に最も適したドメインを重視することが大切です。

「.co.jp」などの一般的なトップレベルドメインは一つの選択肢ですが、自社のアイデンティティや市場での位置付けに合ったドメインを検討しましょう。

ドメイン名が簡潔で覚えやすく、企業や個人の存在感を強化するために適したものであるかどうかも考慮してください。

STEP2：ドメイン取得サービス・サーバーを決める

続いて、ドメイン取得サービス・サーバーを決めます。

ドメイン取得サービスのおすすめはこちらです。

さらにサーバーには、3つの選択肢があります。

サーバーは、企業のニーズ・予算・管理の容易さを考慮して選ぶことが重要ですが、初めてビジネス用のメールアドレスを作成する場合は、手軽に使えるレンタルサーバーがおすすめです。

STEP3：メールアドレスを作成する

独自ドメイン登録完了後、サーバー上でメールアドレスを作成します。

同時にアカウント情報・パスワードを設定します。

どのようにアドレスを決めればよいかについては、後ほど詳しく解説します。

STEP4：利用中のメールソフトに導入する

メールアドレスが作成できたら、メールソフトに導入します。GmailやOutlookなどのメールソフトで利用することも可能です。

メールソフトに導入する際に主に必要な情報は以下の通りです。

例えばOutlookの場合は、「ファイル」「アカウント追加」のページでメールアドレスを入力し「接続」を選択。アカウント名・メールアドレス・パスワードを入力して導入します。

ドメイン登録業者選びの3つのポイント　

実際に独自ドメインのメールアドレスを作成するために、ドメイン登録業者を選ばなければなりません。

ここでは、業者選びのポイントを紹介します。

・コストは適切か
・信頼できる企業か
・機能が充実しているか

コストは適切か

まず考えるべきは、コストです。

利用者からしてみれば安いほどよいですが、同時に信頼できるか、サポートやセキュリティ対策は適切かを確認しましょう。サービス内容と価格のバランスが重要です。

さらに、更新料や追加サービスの料金体系も重要です。長期的な視野で支払い能力があるかどうかやサービス品質とのバランスを考慮してください。

信頼できる企業か

長年の実績や市場での評判を確認し、信頼できる企業かどうかを確認してください。

信頼性の高い企業は安全な取引とデータ保護を重視しており、セキュリティ対策がしっかりしています。

さらに、24時間対応のカスタマーサポートや、簡単に利用可能なドメイン管理ツールの提供をしているサービスもあります。

レビューや評価を調べ、実際のユーザーの声を確認して判断しましょう。

機能が充実しているか

ドメイン管理に関する機能が充実しているかや、利便性も重要です。

ウェブメール・自動転送機能・スパムフィルター・カレンダー機能など、基本的な機能が揃っていることが求められます。

企業や個人の成長に対応できる拡張性も考慮し、将来的なニーズにも対応できるかどうかを見極めましょう。

レンタルサーバー選びの3つのポイント　

続いて、独自ドメインのメールアドレスに欠かせないサーバーの選び方を紹介します。

前述した通り、初めてビジネス用のメールアドレスを作成する人にはレンタルサーバーがおすすめであるため、レンタルサーバーに焦点を当てて解説します。

1,コストは適切か
2,セキュリティは信頼できるか
3,サポート体制がしっかりしているか

チェックすべきポイントは3つです。

コストは適切か

ドメイン登録業者を選ぶポイントと同様に、コストは最初に確認しておきましょう。

まず、初期費用と月額料金が妥当かどうかを評価します。安価なプランが提供されているケースも多いですが、必要な機能が備わっているかどうかをよくチェックしてください。

その際、追加料金・更新料・有料サポートオプションの有無も考慮すべきです。

長期的な利用を想定して、将来的な拡張性・サポートの質・24時間対応サポートの有無などを踏まえて妥当な金額であるかどうか検討しましょう。

セキュリティは信頼できるか

セキュリティの強化は、データの安全性やプライバシー保護に直結し、企業や個人の信頼性を高めるため重要です。

主なチェックポイントは以下の通りです。

・SSL証明書の提供やデータの暗号化が適切に行われているか
・ファイアウォールやDDoS攻撃対策などのセキュリティ対策が整っているか
・サーバーの物理的なセキュリティ
・データのバックアップ方法と復旧策

さらには、運営会社のセキュリティポリシーとその実行力も見極めるポイントです。

契約前には、レンタルサーバーのセキュリティ機能をしっかり理解しておきましょう。

サポート体制がしっかりしているか

安定したサポート体制があれば、障害時や緊急時にも安心してビジネス運営ができます。

主なチェックポイントは以下の通りです。

・24時間体制のサポートがあるか
・電話・チャット・メールなど複数のコンタクト方法が提供されているか
・技術的な質問やトラブルシューティングに対応できるスタッフがいるか

緊急時に素早い対応ができるかどうかと問題解決能力があるかどうかは、取引先からの信頼問題に関わります。何かあってもすぐに対処できる見込みがあるレンタルサーバーを利用しましょう。

企業・法人用メールアドレスの決め方のポイント

セキュリティが高く、視認性がよい。さらには覚えやすいメールアドレスを決めるため、いくつかのポイントを押さえておきましょう。

メールアドレス作成時の基本的なルールもあわせて紹介します。

【メールアドレス作成時の基本のルール】
・半角英数字のみを使用する
・記号は「.（ピリオド）」「-（ハイフン）」「_（アンダーバー）」を使用する

【企業・法人用メールアドレス作成のポイント】
・シンプルで覚えやすい文字列にする
・誕生日・電話番号・住所などの個人情報を入れない
・誤字脱字に気をつける

【よく使われているパターン】

以上のような例も参考に、メールアドレスを作成してください。

ビジネスでの代表アドレス使用でよくあるトラブル　

ビジネスのために独自ドメインメールアドレスを作成後、代表アドレスを複数人で管理するケースもあります。その際によくあるトラブルとして、二重返信とメールの見逃しを紹介します。

二重返信は、同じメールに対して複数の返信が発生することで、受信者や送信者の混乱を招く可能性があります。これは特に複数の受信者が関与するグループメールや、同時に返信を行うチーム作業で起こりやすいです。

また、独自ドメインのメールアドレスでは、スパムフィルターやメールボックスの設定が不適切な場合、重要なメールが見逃される可能性もあります。

これにより、業務の遅延やコミュニケーションの混乱が生じることがあります。

これらの問題を軽減するためには、定期的な設定の確認や、適切なメール管理の手法の導入が重要です。

「メールアドレスを作成できた」と安心するのではなく、その後の運用方法についてもよく検討しておきましょう。

複数人でのメール管理には「yaritori」

「yaritori」は、1ユーザー1,980円（初期費用・最低契約期間なし）で利用できる、ビジネス用メールソフトです。独自ドメインでメールアドレスを取得後、様々な問題が発生してしまうことを未然に防ぐことが可能です。

二重返信防止：誰かが返信したメールには他の人は返信できない。二重返信のクレームを防止できる
対応状況の可視化：メールごとの対応状況を「未対応」「対応済み」などと変更できるため、「未対応」のまま忘れられてしまうことを防ぐ
担当者の設定：メールごとに返信担当者を設定できるため「誰も返信していない」という事態を防ぐ

以上のように、ビジネスでメールを頻繁に使用する企業にとって有効な機能を多数備えています。

メールアドレス作成だけで終えるのではなく、業務を効率的に実施するため、さらにはクレーム対策のためにも導入をご検討ください。

まとめ｜自社に合ったサービスを利用して独自ドメインを取得しよう

独自ドメインのメールアドレスは、ビジネスにおいてプロフェッショナルなイメージを構築し、取引先に信頼感を与えるとともにブランディングのためにも重要です。

メールアドレスの作成にはドメイン登録業者や レンタルサーバーへの契約が必要なため、今回ご紹介したポイントをチェックして、自社にあったベストなサービスを選びましょう。 

また、ビジネスにおけるメール運用は、アドレスの作成で終わりではありません。業務の効率化を図り、ミスを未然に防ぐためにも、ビジネス用のメールソフトの導入を検討してみてください。

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