複数のメールアドレスを一括管理！管理ツールとGmailでの設定方法を紹介

顧客や提携先との関係性を深めていくために今や欠かせないツールとなった「メール」。

複数のアドレスを使い分けして採用している組織も多いのではないでしょうか。

目的や用途、連絡を取る相手によってメールアドレスを使い分けることで、受信したメールの見落としが起きにくいように対策をしたり、より明確に管理をすることができます。

しかし、複数のメールアドレスを複数のプラットフォームで使い分けるのは業務的負担が多いはずです。

今回の記事では、複数のメールアドレスを一括で管理する方法とそのツールをご紹介します。

複数のメールアドレスを一括管理するには？

前述したメールの見落としリスクを軽減したり、個人情報流出防止の観点からも有効な複数メールアドレスの使い分けですが、メールの確認作業としては時間的コストを割いてしまいます。

そこで、時間的コストを削減して複数のメールアドレスを一括で管理するのに便利なのが、Gmailを利用した管理方法です。

Gmailでは、Gmailの複数アカウントを一括管理することと、Gmail以外の複数メールアドレスを管理することのどちらにも対応することができます。

Gmailで複数アドレスを一括管理する方法

複数のGmailアカウントを一括管理する方法

「POPを有効にして受信する方法」と「自動転送設定を利用する方法」の2つがあります。

POPを有効にして受信する方法

1. メールを取り込みたいサブアカウントから、画面右上の歯車マークの設定より「すべての設定を表示」をクリック

2. 「メール転送とPOP/IMAP」タブをクリック
3. 「POPダウンロード」の項目から「すべてのメールでPOPを有効にする」にチェックマークを入れ、「変更を保存」をクリックして一度設定を完了する

4. 次に読み込み先になるメインアカウントに切り替えて、設定画面より「すべての設定を表示」をクリック
5. 「アカウントとインポート」タブをクリック
6. 「他のアカウントのメールを確認」の項目から「メールアカウントを追加する」をクリック

7. サブアカウントのメールアドレスを入力し、「次へ」をクリック
8. ユーザー名、パスワード、POPサーバー、ポートの4項目を入力し「アカウントを追加」をクリックして設定完了

※設定時、「メールの取得にセキュリティで保護された接続(SSL)を使用する」と「受信したメッセージにラベルを付ける」の項目はオンにすることが推奨されています。

自動転送設定を利用する方法

1. 転送したいメールを受信する元のGmailアカウントへログインし「すべての設定を表示」をクリック
2. 「メール転送とPOP/IMAP」タブから「転送」のセクションで「転送先アドレスを追加」をクリックしてアドレスを入力

3. 次へ＞続行＞OKを順にクリック
4. 転送先のアドレスに送られた確認メールをチェックし、確認リンクへアクセス
5. メール転送元のGmailアカウントで設定ページへ戻り、ブラウザを再読み込みする
6. 「メール転送とPOP/IMAP」タブから「転送」のセクションで「受信メールを次のアドレスに転送」を選択
7. 転送元のGmailでメールをどのように処理するのかを選択
8. ページ下部の「変更を保存」をクリック

※設定時、「Gmailのメールを受信トレイに残す」の項目はオンにすることが推奨されています。

Gmail以外のアカウントも含めて複数アドレスを一括管理する方法

自動転送設定を利用する管理方法を活用すれば、Gmail以外のメールシステムのアカウントも含めて受信メールを一括管理することができます。

自動転送設定はアカウント数の上限などに制限がないため、集約させたいアドレスが多くなってしまったときにも有効です。

他のメールシステムにも「自動転送設定」が搭載されている場合があるので、それを活用すればGmail上で一括管理を行うことも可能になります。

Gmailで複数アドレスを一括管理する場合の注意点

個人で複数アカウントのメールを一括管理する場合は、ご紹介した管理方法が便利ですが、管理するアドレスに複数人で共有しているものが含まれている場合は注意が必要です。

複数人で共有しているアドレスをGmailで管理する場合には、対応状況を確認しながら返信を分担することが必須になります。

Gmail自体に対応状況のシェア機能がないため、分担を明確にしておくことができるように対策をしましょう。

複数人で複数メールアドレスを共有しながら一括管理をしたい場合は、メール共有に特化したシステムを導入することがおすすめです。

複数アカウントの受信トレイを複数人で一括管理するなら「yaritori」がおすすめ

メール共有システム「yaritori」では、複数のメールアカウントの一括管理をより直感的な仕様で分担することができます。

yaritoriは1ユーザー1,980円から利用できるメール共有システムです。利用者数は150社を突破、導入のしやすさや使いやすさが支持されています。

メールの対応状況（未対応・対応中など）や担当者の設定を行うことができ、メールごとのチャット機能や豊富なテンプレート機能が備わっています。

サービス概要・導入事例などが分かる資料をお送りしますので、資料請求やお問い合わせもお気軽にどうぞ。

まとめ｜安全に使い分けて、複数メールアドレスを一括管理！

使い分けている複数アドレスを一括管理する方法は見つかりましたか？

対応漏れや遅れが発生しないように、確認作業を分かりやすく行うことは非常に重要です。

複数人でメールの確認や返信を分担する場合にはより明確に、安全に使い分けができるような仕組みを採用しましょう。