複数のメールアドレスを一括管理する方法を徹底解説。おすすめツールもご紹介！

デジタル化の進展に伴い、電話やFAXなどの連絡手段から、メールに移行するケースが増えています。多様なシーンでメールが活用され、1日に数十から数百のメールをやり取りするケースも珍しくありません。

用途や連絡を取る相手など、目的に応じてメールアドレスを使い分ける企業も多いでしょう。

複数メールアドレスを使い分けると、情報の整理や優先順位付けが可能になります。一方で対応漏れや重複といったリスクもあるでしょう。

そこで本記事では、複数メールアドレスを効率的に一括管理する方法と、活用できるツールについて解説します。

複数メールアドレスが必要な理由

ビジネスの現場では、業務の目的に応じてメールアドレスを使い分けるケースが増えています。「営業部門と取引先とのやり取り」「採用業務での活用」「カスタマーサポートでの問い合わせ対応」など、内容に応じてメールアドレスを設定することが一般的です。

目的に応じて、メールアドレスを使い分けることで、業務の効率化を図れるでしょう。

しかし、複数のメールアドレスを適切に管理できない場合、メールの見落としや、複数の担当者による重複対応といったリスクが生じる可能性があります。そのため、複数のメールアドレスを「効率的に管理する仕組み」が必要です。

複数メールアドレス管理のメリット

複数のメールアドレスを管理することで、さまざまなメリットがあります。主なメリットは、以下の通りです。

一元管理による情報伝達の効率化

複数のメールアドレスを一元管理すると、個別確認の手間を省けます。返信や転送といった基本的な操作もスムーズに行えるため、作業時間を短縮できるでしょう。複数のアカウントを行き来する必要がなくなり、対応遅れや見落としのリスクも減らせます。

また、複数のアカウントに散在していた情報を一箇所で管理できるため、メールの整理や検索も容易になるでしょう。

アカウント別に整理できる

複数メールアドレスを目的別に管理することで、効率化につながります。「取引先用アドレス」「問い合わせ用アドレス」「社内用アドレス」といった具合に、用途でメールアドレスを分ければ、情報の整理がしやすくなります。

さらに、フォルダ分けやラベル付けなどの機能を組み合わせることで、より詳細な分類も可能です。「進行中の案件」「重要度が高いもの」など、状況に応じた整理ができ、必要情報にアクセスするスピードが速くなるでしょう。

チーム共有の円滑化

複数メールアドレスを一元管理したうえで、部署専用のメールアドレス（例：営業部／カスタマーサポート）を活用すれば、メンバー全員が同じ情報を共有できます。

「どの問い合わせに誰が対応しているか」「未対応の案件はどれか」などを確認でき、重複対応や対応漏れの防止にもつながるでしょう。

メンバー間で対応履歴や進捗状況が共有されているため、チームメンバーの休暇や不在時であっても、別のスタッフがフォローできます。

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Gmailで複数アドレスを一括管理する方法

Gmailでは、複数のメールアドレスを一括管理する方法が2種類あります。Gmailアドレスを追加する方法と、Gmail以外のメールアドレスを追加する方法です。

複数のGmailアドレスを管理する場合

【設定手順】
1. Gmailにログインし、画面右上の歯車アイコンから「設定」を開く
2. 「アカウントとインポート」タブを選択
3. 「メールアカウントを追加する」をクリック

4. 追加したいGmailアドレスと表示名を入力
5. 確認コードを入力して設定完了

Gmail以外のメールアドレスを管理する場合

Yahoo!メールやOutlookなど、Gmail以外のメールアドレスも「POP3設定」で一括管理できます。

【設定手順】
1. Gmail側の基本設定
①Gmailの設定画面を開く
②「メール転送とPOP/IMAP」タブを選択
③「POPダウンロード」で「すべてのメールでPOPを有効にする」を選択
④「Gmailのメールを受信トレイに残す」にチェック

2. 外部メールの追加設定
①「アカウントとインポート」タブから「他のアカウントのメールを確認」を選択
②メールアドレスとパスワードを入力
③各サービスのPOP設定を入力
 – Yahoo!メールの場合：pop.mail.yahoo.co.jp（ポート995）
 – Outlookの場合：outlook.office365.com（ポート995）
④SSL接続を有効化

Outlookで複数アドレスを一括管理する方法

Outlookでは、GmailやYahoo!メールをはじめ、さまざまなメールアドレスを一括管理できます。ここでは、Windows版のOutlookを例にして解説します。

1. Outlookを開き、「ファイル」を選択

図の引用元：OCN_個人向けOCNお客様サポート

2. 「アカウントの追加」を選択

3. メールアドレスを入力して「接続」

4. パスワードを入力して「接続」→「完了」

複数アドレス管理の際の注意点・ポイント

複数のメールアドレスを一括管理する際には、いくつかの注意点が挙げられます。主な内容は以下の通りです。

登録アカウントを定期的な整理

メール管理ツールを使用し、複数のメールアドレスを一括管理する際は、アカウント数の適切なコントロールが必要です。必要以上にアカウントを登録すると、ツール画面での視認性が低下し、重要なメールの見落としにつながる可能性があります。

使用頻度の低いアカウントを定期的に整理・統合することで、効率的な運用につながるでしょう。

セキュリティ対策が必要

複数のメールアドレスを一元管理するツールでは、1つのアカウントが漏洩した場合の影響が大きくなります。

そのため、セキュリティ対策が施されたツールを選ぶことが重要です。また、アカウントごとの閲覧・編集権限を適切に設定し、必要最小限のアクセス権限を付与することで、情報漏洩のリスクを最小限にできます。

チーム利用時の運用ルールを定める

複数のメールアドレスをチームで管理する場合、運用ルールが必要です。「優先度の設定基準」「返信時の注意事項」など、具体的な内容を共有しましょう。

また、ツールの通知設定や自動振り分けルールを活用し、重要なメールの見落としを防ぐ工夫も必要です。定期的なトレーニングや、情報共有の機会を設けるのもよいでしょう。

チーム内での対応状況を可視化する

複数アドレスを管理する場合、チーム内における対応状況の把握が求められます。「誰がどのメールに対応しているか」「どの段階まで進んでいるか」が不明確だと、対応漏れや重複対応が発生する可能性があります。

チーム内で定期的に対応状況をレビューする時間を設け、重要メールについては複数メンバーで進捗を確認するなどの工夫が必要になります。

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それでは、実際のサービス画面をみながらオススメの理由をみていきましょう。

理由①メールの対応状況を可視化

メールアドレスを複数人で共有していると、「誰が対応しているかわからない」「対応が終わっているのかわからない」といった問題が発生します。これにより、二重対応や対応漏れなどのクレームや失注に繋がる事故が起きてしまいます。

yaritoriでは、メールを未対応・確認中・対応済みなど対応状況に応じて分類・可視化することができます。さらにメールの担当者も設定できるので、こうした課題をスマートに解決できます。

理由②社内コミュニケーションがスムーズに

社内メンバー向けの相談もメールごとのチャットでかんたんにすることができます。メールの転送や口頭で行なっていた社内メンバーへの相談が気軽にできるので、メール対応を効率化することが可能です。

理由③定型業務を効率化するための機能が充実

本来の目的である業務効率化を達成するためには、定型業務の効率化も欠かせません。例えば、1日20件以上発生するような問い合わせへの対応は、よくある質問など定型化できる業務が多く発生します。そのため、メール分類のルール設定や回答のテンプレート化による対応の効率化が重要です。

yaritoriでは、件名や宛先などの詳細条件を指定し、自動でステータス・担当者・タグなどを付与することできます。 また、カテゴリーごとに大量のテンプレートを分類して用意でき、お客さま名などを自動で入力できる予約語も使うこともできます。これらの機能により、手動で行う作業が自動化されるので、業務効率を大幅に高めることが可能です。

複数アドレス管理の成功事例のご紹介

実際に、複数のメールアドレスを運用している企業の事例を見てみましょう。ここでは、コワーキングスペースやシェアハウスを運営する「株式会社CO&CO様」の事例を紹介します。

【課題】
株式会社CO&CO様では、サービス拠点ごとにメール担当者が異なり、40件程度のメールアドレスを10名で対応していました。Office365の共有メールボックスを使用していたものの、未対応・対応済みなどの対応状況や返信担当者を管理できず、対応のモレや遅れが発生していました。

【解決策】
メール共有システム「yaritori」を導入することで、課題を解決

【効果】
・メールごとに担当者を管理できるようになり、メール管理の効率がアップ
・テンプレートやチャット機能を使うことで、業務効率が格段に向上

【具体的にどんなことができたのか】
・ステータス管理機能で、メールの対応状況を可視化。二重対応や対応漏れを防止
・メールごとに担当者を設定。情報共有が円滑になり、効率的な業務遂行を実現
・メールに紐づくチャット機能で、社内メンバーとの相談や情報共有が容易に
・「返信テンプレート」や「顧客情報の自動入力機能」で、定型業務を効率化

事例内容の詳細は、こちらから確認できます。

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まとめ

複数のメールアドレスを運用する際、管理方法が業務効率に影響します。メール管理ツールを活用することで、効率的な運用体制を構築できるものの、導入にあたっては自社の課題に合ったツール選定が不可欠です。

チームでの利用を検討されている場合は、本記事で紹介した「yaritori」のような専用ツールの導入がおすすめです。yaritoriは、複数メールアドレスの一元管理はもとより、「対応状況の可視化」「チャット機能」など、チーム運用に最適な機能を備えています。

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