ビジネス向けのメールソフトは、有料版のソフトを選ぶのがおすすめです。無料版と比べて機能性やセキュリティレベルが充実しており、情報漏えいの不安を抱えず相手とやりとりが交わせます。
この記事では、ビジネス向けのおすすめメールソフトや選び方などに関して、紹介します。メールソフトの乗換を検討中の企業、既存ソフトの機能性やセキュリティレベルに不満を抱える企業は、最後までご覧ください。
「yaritori」は、「support@」や「sales@」のような代表メールアドレスを複数人で管理できるビジネス用メールソフトです。問い合わせ対応などさまざまな用途で活用され、業界・規模問わず210社を超える企業にご利用いただいています。
サービス概要・導入事例などがわかる資料をお送りしますのでお気軽に資料請求をしてください。
そもそもビジネス・法人で使えるメールソフトとは？
メールソフトとは、サーバーを利用してメールを送受信するソフトウェアのことで、別名メーラーとも呼ばれます。
メールソフトには大きく2種類あり、使用環境によって選ぶべき最適なメールソフトは異なります。
メールソフトの種類1：インストールして使用する「メールソフト」
パソコンやスマートフォンにインストールして使用するメールソフトは、 オフラインでも使用できるのが強みです。設定が完了すれば、メールを使用するためにIDやパスワードを入力する必要はありません。
一方で、 Web上でメール閲覧ができないため、複数のデバイスでメールを使用したい人には向きません。
メールソフトの種類2：インターネット上で使用する「クラウドメール」
クラウドメールはインターネット上でメールの送受信を行うため、デバイスにインストールする必要がありません。インターネット環境さえあればどこでも、どのデバイスからでもメールの確認や送受信が可能です。
一方で、インターネット環境に依存しているため、オフラインで利用できないのがデメリットです。
クラウドメールについては以下の記事でも詳しく紹介しています。
・クラウドメールとは？仕組みや法人が導入するメリット・デメリットを紹介
・【法人向け】おすすめの無料クラウドメール3選｜有料版との違いや選び方を解説
メーラーとの違い
メーラーとはSMTPやPOP3など、特定のプロトコルを使用し、メールの閲覧や送受信をおこなうソフトウェアです。メールのやりとりに特化する機能のみを搭載しており、メールソフトと比べるとシンプルな構成です。
機能の搭載数が少ないため、ソフト内の消費リソースが少なく、高速通信が安定して望めます。メーラーに関する詳しい内容は、以下の記事をご覧ください。
法人メールアドレスの重要性
ビジネスでは、独自ドメインを使用した法人メールアドレスが使用可能なメールソフトを使う必要があります。独自ドメインは、「mail@onebox.tokyo」というメールアドレスにおける＠以降の「onebox.tokyo」が該当します。
無料で使える「gmail.com」「yahoo.co.jp」などのフリーアドレスと違い、法人メールアドレスは、ドメインの取得やメールサービスと契約するための費用が必要です。
その一方で、法人メールアドレスの使用はITセキュリティ環境が整備されていることや、ビジネスとして実態があることがわかるため、取引先や関係者からの信頼・安心感に繋がります。
法人アドレスが使用できるメールソフトの契約は、基本的に有料です。グループウエア（Google Workspaceなど）の利用やドメインの購入・メールサーバーの契約などによって導入できます。
Google Workspaceでの独自ドメイン取得の流れについては以下をご覧ください。
Google Workspaceで独自ドメインを取得・利用できるようにする方法をご紹介
法人メールアドレスの取得方法
法人用メールアドレスを取得する方法には、以下2つの選択肢があげられます。
・グループウェアを利用して独自ドメインを取得
・サーバー事業者からレンタルサーバーの確保と独自ドメインを取得
既にグループウェアを導入していて乗換の必要がない場合は、どのサーバー業者を利用するかを決めます。メールアドレスを作成するのは、レンタルサーバーの確保と独自ドメインを取得したあとです。
また、サーバー事業者によってサーバーの使用料金やドメインの取得費は異なるため、事前の調査が必要です。
ビジネス用メールアドレスの取得方法についての詳細は、「法人メールアドレスの取得方法・ステップをかんたんに解説」で詳しく解説しております。
ビジネスで使うメールソフト選びの5つのポイント
ビジネスで使うメールソフトは5つの観点で選びましょう。
①カレンダー・WEB会議などのグループウェア機能が必要かどうか
ビジネスではメールだけでなく、カレンダー共有・ファイル共有・チャット・ビデオ会議などさまざまなツールが必要な場合があります。
以上のような機能も必要かどうかを検討しましょう。
これらのツールを統合しているGoogle WorkspaceやMicrosoft 365などのグループウェアは、サービスの契約とともに独自ドメインの取得も可能なため、そのままビジネス用メールとしても運用できます。
グループウェアについて気になる方は、以下記事もぜひ合わせてご覧ください。
・グループウェアとは？機能や導入メリットや無料ツールなど徹底解説
・【最新版】グループウェア比較14選｜メリットや選び方を解説、無料サービスも
②OSなどのPC環境・取引先の使用ツールの業務環境に合うか
メールソフトを選ぶ際には、使用するデバイスのOSや業務環境に合わせて検討する必要があります。
例えば、社内や主要取引先でWindowsやOffice365製品を中心に使用している場合、Outlookを選ぶことでファイルの閲覧やアップロードが容易になるなど、さまざまな便利な機能を使うことが可能です。
またApple Mailは、MacやiPadなどAppleデバイスでの利用が便利です。
③代表メールを使った業務があるか
代表メールがある場合、対応数が膨大な量になるため最適化することが重要です。各メールソフトの機能には特徴があるため、自社との相性を考慮し、メールソフトを選びましょう。
例えば、Thunderbirdはアドオンと拡張機能が充実しており、スパムフィルタの強化やキーボードショートカットのカスタマイズが可能なため、効率的なメールの管理が得意なサービスです。
その他「sales@」などの複数の代表メールアドレスも並行して管理する場合には、「yaritori」のような一つの画面でステータス管理までできるサービスが利用しやすいでしょう。
このように各サービスで特徴が異なるため、メールソフト選びの前に、自社の課題を把握することが重要です。
代表アドレスの用途や活用方法については、「代表メールアドレスとは？用途ごとの具体例や活用方法を紹介」で詳しく紹介しています。
④自社の状況に最適な機能・料金か
メールソフトの選択には、料金の観点も大きな要素の一つと言えます。契約時の初期費用・月額利用料金・メンテナンス費用・ストレージ料金など総コストを検討しましょう。
有料メールソフトに関しては機能量に応じてコストがかかる傾向があるため、自社に必要な機能という観点で判断することを推奨します。
無料メールソフトに関してはセキュリティ面の不安や組織利用に適さない部分があるため、組織のフェーズに合わせて選択することが重要です。
また、将来の拡張性やアップグレードにかかる費用も考慮に入れるべきです。メールソフトは単月のみ利用するようなサービスではないため、継続して利用することを前提に機能を比較しましょう。
⑤規模・業種・部署はあっているか
メールソフトは搭載機能や費用が異なるため、自社の規模や業種、部署に合ったソフト選びが求められます。ミスマッチを避けるには、自社の課題やニーズを明確化しておくことが重要です。
たとえば、中小企業の場合は操作画面が見やすく、操作性に優れたソフトが適しています。一方、大企業では異なる部署の従業員とも連携を取る必要があるため、コミュニケーション機能が充実したソフトが求められます。
また、カスタマーサポートやEC事業部など、顧客対応が多い部署の場合、メール管理を効率化できる機能が必要です。SFAやMAなどと連携可能なソフトを選ぶと、良質な顧客対応につなげられます。
従業員数や導入部署に合ったソフトを選定し、業務効率化やコミュニケーションの活性化を実現しましょう。
「yaritori」は、「support@」や「sales@」のような代表メールアドレスを複数人で管理できるビジネス用メールソフトです。問い合わせ対応などさまざまな用途で活用され、業界・規模問わず210社を超える企業にご利用いただいています。
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ビジネスで使えるおすすめのメールソフト10選
多くのユーザーが利用しているメールソフトを10個紹介します。
・yaritori
・Outlook
・Gmail (Google Workspace)
・Thunderbird
・Becky! Internet Mail
・Mailbird
・eM Client
・Spark
・Sylpheed
・iCloudメール
メールソフトごとの特徴をみていきます。
yaritori
「yaritori」は、Onebox株式会社が運営するメールソフトです。サービス提供から4年ほどで、導入実績は210社を突破しました。yaritoriは、問い合わせ対応の効率化を図れるソフトです。
「sales@」や「support@」など、複数の代表アドレスに届いた受信メールを1つの画面で管理できます。個人アドレスも含めて管理できるため、何度も画面を切り替える必要はありません。
「対応済み」や「未対応」など、メールごとに対応状況も表示されるため、優先度の高い案件をすぐに把握できます。また、チャットやワークフローも搭載しており、担当者の割り当てやチーム内での情報共有をスムーズに進められます。
さらに、1ユーザー月額1,980円から利用可能な点も魅力です。初期費用や最低利用期間は発生しません。無料トライアルも用意されており、はじめての方も安心して利用できるでしょう。
【グループウェア機能の有無】
・チャット
・ワークフロー
・返信担当者の設定(タスク管理)
・電話応対メモ
【適している業務】
・カスタマーサポート
・ECサイト運営
・人材派遣に関する連絡
・メーカーや商社の発注メール受付
【代表メールを使った業務の適正】
◎
【有料プラン】
・ライト:月額1,980円/1ユーザー
・スタンダード:月額2,980円/1ユーザー
・ビジネス:月額4,980円/1ユーザー
【無料トライアルまたは無料プランの有無】
無料トライアルあり
Outlook｜Microsoft 365との統合が強力
Outlookは、Microsoft社が提供するメールソフトです。メールの送受信に加え、予定表やTo Do リストなどの機能を利用できます。また、グループウェア「Microsoft 365」を導入している場合、カレンダーやタスク管理、ファイル共有などの機能も利用可能です。
さらに、TeamsやOneDrive、PowerPointなど、他のOfficeソフトと連携できる点も魅力です。
【グループウェア機能の有無】
※Microsoft 365を利用している場合も含む
・スケジュール管理
・カレンダー
・アドレス帳
・ToDo管理
・タスク管理
・ファイル共有
・ビデオ会議
【適している業務】
・取引先とのメールのやりとり
・社内での業務連絡
・スケジュールやタスクの管理
【代表メールを使った業務の適正】
×
【有料プラン】
※Microsoft 365の一部としてOutlookを使った場合
・Microsoft 365 Business Basic:月額899円/1ユーザー
・Microsoft 365 Apps for business:月額1,236円/1ユーザー
・Microsoft 365 Business Standard:月額1,874円/1ユーザー
・Microsoft 365 Business Premium:月額3,298円/1ユーザー
【無料トライアルまたは無料プランの有無】
無料プランあり(Outlookだけを使う場合)
Gmail (Google Workspace)｜クラウドベースで環境問わず利用可能
Gmailは、Googleが提供するメールソフトです。無料版と有料版の2種類が存在しますが、無料版はプライベート用です。ビジネス用は、グループウェア「Google Workspace」の機能として搭載されています。
有料版ではGoogle DriveやMeet、Chatなど、各種Googleサービスとの連携が可能です。また、有料版は独自ドメインを取得できるため、自社への信頼性向上やセキュリティレベルの強化など、さまざまなメリットが得られます。
さらに、もっとも安い料金プランを選んでもストレージ容量の上限は30GBです。無料版と比べて最低でも2倍以上の容量が確保されており、メールマーケティングにもメールソフトを活用できます。
【グループウェア機能の有無】
※Google Workspaceを利用した場合
・Googleカレンダー
・Google chat
・Google Drive
・Google Meet
・Google ドキュメント
【適している業務】
・メールマーケティング
・社内外での連絡ツール
・資料作成
【代表メールを使った業務の適正】
△(複数アドレスの管理は不可)
【有料プラン】
※Google Workspaceの有料プラン
・Business Starter:月額680円/1ユーザー
・Business Standard:月額1,360円/1ユーザー
・Business Plus:月額2,040円/1ユーザー
【無料トライアルまたは無料プランの有無】
無料トライアルあり(Google Workspaceの有料プラン利用時)
Thunderbird｜永久無料で拡張機能も充実
Thunderbirdは、MZLA Technologies Corporationが提供するメールソフトです。オープンソース型のため、ライセンス費用や月額基本料金は発生しません。
メールの送受信やカレンダー、アドレス帳などの機能を無料で利用できます。複数のメールアドレスを1つの画面で管理できるため、対応漏れによるトラブルの発生を減らせます。
また、アドオン(拡張機能)の選択肢が豊富で、業務体制に応じて自由なカスタマイズが可能です。たとえば、quickFiltersは、設定条件に応じてメールの振り分けを自動化する機能です。
Quicktextを利用した場合は、挨拶文をはじめ使用頻度の高い定型文をテンプレートとして登録できます。マウス操作だけで挿入できるため、メール作成の工数を大幅に削減できます。
【グループウェア機能の有無】
・カレンダー
・アドレス帳
・タスク管理
【適している業務】
・カスタマーサポート
・ECサイト運営
・商品注文の受付
【代表メールを使った業務の適正】
〇
【有料プラン】
なし
【無料トライアルまたは無料プランの有無】
無料プランあり
Becky! Internet Mail｜シンプルで軽快に動作する古き良きメールソフト
Becky! Internet Mailは、有限会社リムアーツが提供するメールソフトです。ソフトはシェアウェアとして提供されており、30日間の無料期間終了後、継続して利用する場合はライセンス費用の支払いが必要です。
機能面では、複数のメールボックス作成やリマインダーによって、メール管理の工数を削減できます。また、エージェント機能は、「要返信」や「急ぎでの対応」など、メールごとに優先順位を付けられる機能です。
優先度の高い案件を正確に把握できるだけでなく、タスク管理としても活用できます。さらに、フィルタリングマネージャを活用すると、設定条件に応じてメールの振り分けやメールの転送を自動化できます。
Altキーを押しながらフォルダに移動するだけで条件を設定できるため、特別なスキルは必要ありません。HTMLメールの作成機能も搭載しており、メールマーケティングにも活用できます。
ただし、OSはWindowsにしか対応していません。メール作成時に新規ウィンドウが開かないといった面もあるため、操作に慣れるには一定の時間が必要です。
【グループウェア機能の有無】
・アドレス帳
・エージェント(タスク管理)
・フィルタリングマネージャ(ワークフロー)
【適している業務】
・カスタマーサポート
・メールマーケティング
【代表メールを使った業務の適正】
△(複数アドレスの管理は不可)
【有料プラン】
4,400円/1ライセンス
【無料トライアルまたは無料プランの有無】
無料トライアルあり
Mailbird
Mailbirdは、全世界で400万人のユーザーが利用しているメールソフトです。AIを活用したメール作成によって、問い合わせ対応の工数を大幅に削減できます。
また、GoogleカレンダーやDropbox、Slackなど、多くの外部ツールとの連携も可能です。ただし、公式サイトの表記はすべて英語で、日本語での表記やサポートには対応していません。
翻訳ツールの活用に不慣れな場合は、日本語表記に対応したメールソフトを選びましょう。
【グループウェア機能の有無】
※外部ツールとの連携が必要
・カレンダー(Googleカレンダーと連携)
・チャット(Slackと連携)
・To Do管理(Microsoft To Doと連携)
【適している業務】
・カスタマーサポート
・社内外のやりとり
【代表メールを使った業務の適正】
×
【有料プラン】
・Standard Pay Once:月額＄49.5/1ユーザー
・Premium Pay Once:月額＄99.75/1ユーザー
【無料トライアルまたは無料プランの有無】
無料プランあり
eM Client
eM Clientは、株式会社LODESTAR JAPANが運営するメールソフトです。元々はチェコの企業が開発したメールソフトで、導入企業数は10万社に達しました。
機能面ではChatGPTを搭載しており、メールの作成や内容の要約、日本語への翻訳など、各種業務を自動化できます。メールの送受信では、電子署名に加えてデータを暗号化するため、外部からの内容識別は困難な状態です。
また、カレンダーやタスク管理、アドレス帳などの機能を搭載しており、グループウェアとしても活用できます。チャット機能を使うと、同僚や上司とスピーディーに情報を共有できます。
さらに、GoogleWorkSpaceやMicrosoft365など、多くの外部サービスとも連携しており、スムーズなデータ共有が可能です。
【グループウェア機能の有無】
・チャット
・カレンダー
・タスク管理
・アドレス帳
・ノート(レポート)
【適している業務】
・社内外での連絡ツール
・カスタマーサポート
・海外拠点とのやりとり
【代表メールを使った業務の適正】
△(複数アドレスの管理は不可)
【有料プラン】
・Personal:月額10,724円
・Business:月額14,302円
【無料トライアルまたは無料プランの有無】
無料プランあり
Spark
Sparkは、1,750万人のユーザーが利用するメールソフトです。共通受信トレイによって、複数アドレスの受信メールを1つの画面で管理できるため、画面切替の手間を省けます。
また、ワークフローを活用すると、「対応済み」や「保留中」など、対応状況に応じてメールの割り振りができます。スヌーズやリマインダーを事前に設定しておくと、対応漏れの発生リスクをさらに減らせるでしょう。
さらに、AI機能を搭載しており、メールの作成や編集、要約など、各種業務を自動化できます。
【グループウェア機能の有無】
・アドレス帳
・ワークフロー
・チャット
・担当者の割り当て(タスク管理)
【適している業務】
・カスタマーサポート
・ECサイト運営
・商品の受発注受付
【代表メールを使った業務の適正】
〇
【有料プラン】
・Premium(個人向け）:月額$4.99
・Premium(チーム向け):月額$7.99
【無料トライアルまたは無料プランの有無】
どちらもあり
Sylpheed
Sylpheedは、山本博之氏が開発したオープンソース型のメールソフトです。オープンソース型のため、Thunderbirdと同様、月額基本料金やライセンス費用は発生しません。
操作画面は情報が整理されたシンプルな設計で、ストレスを感じず操作ができます。また、機能面はメールの送受信や検索、迷惑メール対策など、メールのやりとりに必要な機能に特化しています。
30か国以上の言語表記にも対応しており、外国人の方とのスムーズなコミュニケーションも可能です。ただし、タスク管理やスケジュールなど、グループウェア関連の機能は搭載していません。
【グループウェア機能の有無】
なし
【適している業務】
・社内外でのやりとり
・翻訳
【代表メールを使った業務の適正】
×
【有料プラン】
なし
【無料トライアルまたは無料プランの有無】
無料プランあり
iCloudメール
iCloudメールとは、Appleが提供するメールソフトです。無料版と有料版が用意されていますが、無料版はプライベート用です。ストレージ容量の上限は5GBまでで、独自ドメインは取得できません。
有料版を選ぶと、もっとも安いプランでも50GBまで容量が拡張され、独自ドメインも取得できます。また、メールの暗号化や2要素認証、IPアドレスの制限など、セキュリティ対策も充実しています。
ただし、チャットやタスク管理など、グループウェア関連の機能は搭載されていません。ビジネスで利用する場合は、個人事業主向けのメールソフトといえるでしょう。
【グループウェア機能の有無】
なし
【適している業務】
・顧客とのやりとり
・メールマーケティング
【代表メールを使った業務の適正】
×
【有料プラン】
・50GB:月額130円
・200GB:月額400円
・2TB:月額1,300円
・6TB:月額3,900円
・2TB:月額7,900円
【無料トライアルまたは無料プランの有無】
無料プランあり(プライベート用)
メールソフト導入前には課題を明らかにしておくこと
メールソフトを適当に決めてしまうと「必要がない機能が入っていて、費用が高額」という結果になってしまうケースもあるため、 事前に自社の課題を洗い出しておく必要があります。
よくある課題1：メールを見落としている
1,多くのメールに埋もれてしまい、重要なメールを見落としてしまう
2,担当者が複数いるために「誰かが返信しているだろう」とメールを放置してしまう
以上のようなメールの見落としは会社の信用問題に関わるため、早急に対応しなければなりません。
メール見落としのトラブルに困っている場合は、メールの仕分けや担当者の設定ができるメールソフトを導入すると良いでしょう。
メールの仕分けについては「メール業務を効率化できる！メール仕分けの7つのコツを徹底解説」 で詳しく紹介しています。
よくある課題2：二重対応してしまう
複数の担当者がいる場合、1件のメールに対して二重に返信してしまうケースもあります。
どのメールを誰が担当しているかわからないために発生するトラブルで、クレームになったり会社の評価を損なったりする恐れがあります。
メールごとに対応方法を相談できるチャット機能や、メールの対応状況を可視化できる機能を備えたメールソフトを導入することで解消できるでしょう。
まとめ｜要件や予算に応じて最適なメールソフトを選ぼう
ビジネス用のメールソフトを選ぶ前に、解決したい課題を明確にしておきましょう。目的が明確になると、メールソフトに求める機能も絞られるため、ミスマッチの可能性を最小限に抑えられます。
また、部署ごとに代表メールアドレスを使っている場合は、メール管理を効率化する機能を搭載したソフトを選びましょう。
yaritoriは、複数の代表アドレスに届いた受信メールを1つの画面でまとめて管理できます。「対応済み」や「未対応」など、メールごとに対応状況も表示されるため、対応漏れによるトラブルの発生も最小限に抑えられます。
他にもグループチャットや自動返信、AIなどの機能が搭載されており、問い合わせ対応の工数を大幅に削減可能です。カスタマーサポートやECサイト運営の工数増大にお悩みの方は、yaritoriの導入をご検討ください。
有料メールソフトについてさらに詳しく知りたい場合は、「【最新版】メール共有システム11選比較！導入メリットと選び方のポイント」もご覧ください。
問い合わせ対応を
効率化し、
対応漏れをゼロ０に。
yaritoriは「使いやすさ」で選ばれるメール共有システムです。
複数メールを一元管理し、対応状況を可視化することで、
効率的な顧客対応を実現します。
