メーラーとは？選び方とgmailなどおすすめのサービスをご紹介

メールは、約98％以上の企業で利用されているというデータもあるほど最も基本的なコミュニケーションツールです。

この記事では、メールを送受信するさいに必要となる「メーラー」について、選び方のポイントや代表的なおすすめメーラー4選をご紹介いたします。

Webメールやメールソフトの違いなども解説するので、「メーラー」とはどういう仕組みなのかを理解し、自分に合ったサービスを選ぶことができます。

メーラーとは？

メーラーとは、電子メールを送受信するためのソフトウェアのことを指します。メールサーバーで受信したメールに、メーラーからアクセスすることで、メールの送受信を行うことができます。

メールアドレス・パスワードに加えて、SMSでの二要素認証など「メーラー」にログインするセキュリティを高めることで、大切なメールを安全に管理することができます。

ビジネス・プライベートなどさまざまなシーンでメーラーは利用されており、コミュニケーションをとる上で必要不可欠なツールとなっています。

メーラーの種類は2種類ある

メーラーには主に2つの種類が存在しています。

• インターネット上のクラウドを利用するWebメール
• 端末にインストールして利用するメールソフト

ここでは、それぞれの特徴について詳しく解説します。

Webメール（クラウドメール）

Webメールとはブラウザ上に存在するクラウド（サーバー）を利用して、直接メールを送受信できるソフトウェアです。GmailやYahoo!メールなどプライベートで利用するフリーメールの多くはWebメールになります。

インターネットに繋がる環境さえあれば、スマホ・PCなど好きなデバイスから、いつでもどこでもメールにアクセスすることができるようになります。

Webメールには主に以下のような特徴があります。

• ソフトウェアをPCなどの端末にインストールする必要がない
• ソフトウェアを更新する必要がない
• 複数のデバイスからアクセスできる
• データがクラウド上に保存されるため、データの保管がしやすい
• オフライン状態で利用できない

インターネットにつながっていることが当たり前となった現代では、webメールでメールの送受信を行う人が多くなっています。

▼Webメールについて詳しく知りたい方は「Webメールとは？無料・有料版サービス、メールソフトとの違いも解説」もご確認下さい。

メールソフト

メールソフトは、PCなどの端末にソフトウェアをインストールして使用するタイプのメーラーです。メールデータなどは端末に保存されているため、インターネットにつながっていなくても、既に送受信したメールを確認することができます。

メールソフトには主に以下のような特徴があります。

• オフラインでも一部機能を利用できる（送受信済みのメールはオフラインでも確認可能）
• ソフトをインストールしていないデバイスでは見られない

新たにメールを確認したり、メールを送信したりするためにはインターネットとの接続が必要となります。また、複数のデバイスでメール管理を行いたい場合には全てのデバイスにメーラーをインストールする必要があることがデメリットといえるでしょう。

メーラーの選び方とポイント

GmailやOutlookなどさまざまなメーラーが提供されています。そのため、使い方や操作性など自分にあったメーラーを選ぶことが大切です。

ここでは、メーラーの選び方のポイントを7つに分けてご紹介いたします。

①機能性

まず、選定する際に最も重要なのはメーラー自体の機能性です。自社に必要な機能が揃っているかどうかを選定する際には確認するようにしましょう。

例えば、並行してスケジュール管理やタスク管理機能が必要な場合は、それらの機能が搭載されているかを確認することが大切です。また、他にも以下のようなポイントを意識して選ぶと、機能性の高いメーラーを選択できます。

• チャット機能
• ファイル共有機能
• メールの自動返信機能
• フォルダ・タグ・ラベリングなどの分類機能
• メールの検索機能
• フィルター機能
• メールの保存できる容量

メールの保存容量については特に注意が必要です。画像や動画の送受信が多い場合には、保存容量がすぐになくなってしまう懸念があります。容量不足の場合には、新しいメールを受信できなくなる可能性があるため、あらかじめ保存容量の制限がないメーラーを利用するようにしましょう。

②独自ドメインの利用

個人や法人で事業を展開している場合には、独自ドメインを利用することがあるかもしれません。メーラーによっては独自ドメインに対応しているものもありますので、活用可能か事前に確認しておきましょう。

※独自ドメインとは、「mail@onebox.tokyo」というメールアドレスにおける＠以降の「onebox.tokyo」が該当する部分です。

個人や法人で事業を展開している場合、フリーアドレスでは問い合わせできないこともあるため、信頼性の担保の観点で独自のドメインを持つことを推奨いたします。

③セキュリティ

セキュリティに強いメーラーを使用することも重要です。セキュリティ性を確保する機能として、次のようなものがあります。

• 通信の暗号化
• 不正アクセス対策
• 2段階認証

特に、ビジネスでメーラーを使用する場合には、不正アクセスやフィッシングなどが甚大な被害を引き起こしてしまうケースも考えられます。これらのリスクを減らすために、セキュリティ性能の高いメーラーを使用することがおすすめです。

④操作性

操作性についても入念に検討して選びましょう。次のようなポイントを意識して選択することで、用途にあったメーラーを選ぶことができます。

• UIが使いやすい
• 読み込み時間が短い
• 直感的にスムーズに操作できる

これらの機能を搭載しているものを選ぶことで、スムーズにメールの対応ができ、業務の負担を軽減することができます。また、誰もが活用しやすいUI設計であることも重要です。

⑤他システムとの連携

他システムとの連携も重要なポイントです。例えば、スケジュール管理を行うためには、Googleカレンダーとの連携が必要になるかもしれません。

また、プロジェクト管理ツールやチャットツールとの連携が必要な場合もあります。そのため、メーラーの選択肢を絞る際にはこれらのツールとの連携がスムーズに行えるかも確認するようにしましょう。

一方、他ツールで既に管理できている場合には、メーラーにその機能を求めなくても良いでしょう。例えば、スケジュール管理をnotionで行っているにもかかわらず、無理にGoogleカレンダーを使用しなければならないというわけではありません。ツール同士の兼ね合いも考慮してメーラーを選ぶことが大切です。

⑥利用頻度

メールを頻繁に利用する場合は、使いやすさやスピードなども考慮して選びましょう。
利用頻度の高い方は、以下のような機能を意識して選択してみてください。

• 自動返信機能
• フォルダ・タグ・ラベリングなどの分類機能
• スケジューリング機能
• メールの保存できる容量

これらの機能が充実していると、利用頻度が高い場合にもストレスなく利用できます。

⑦利用料金

メーラーを選ぶ際には、料金も非常に重要なポイントです。無料で利用できる多くのメーラーは、個人での利用用途がメインの機能となっているため、ビジネス用途では向かない傾向が見られます。ビジネスでメーラーを使用する場合は、セキュリティ対策などの機能が搭載されている有料のメーラーがおすすめです。

ご予算や必要な機能などを加味した上で選択することを推奨いたします。

代表的なおすすめメーラー4選をご紹介

それでは最後に、代表的なおすすめメーラー4選をご紹介します。

yaritori｜豊富な機能とセキュリティ対策でビジネスで活躍するメーラー

yaritoriは、日本のスタートアップ企業Onebox株式会社が提供するクラウド型のメーラーです。「sales@xxx.com」など複数の代表アドレスを一元管理することができ、グループチャット機能なども備わっていることが特徴です。

届いたメールの返信状況や、社内メンバーの誰がみたのかを管理できる機能などもあり、問い合わせ対応やカスタマーサポートなどで150を超える企業に利用されています。

• 複数アドレスの一元管理
• 対応状況のステータス管理
• 各種ツール連携：Slack / Chatwork / Salesforceなど
• 安心のセキュリティ対策
• 対応状況を分析できるレポート機能

初期費用や最低契約期間もなく、日本の企業のため導入にあたってのサポートも充実しています。サービス概要がわかる資料をお送りするのでお気軽に資料請求してください。

Gmail｜クラウドベースで環境問わず利用できる無料で高機能なメーラー

Gmailは、Googleによって提供されている無料のメールサービスです。Gmailには以下のような特徴があります。

• 検索機能が充実している
• 大容量のストレージを使える（15GB）
• スマートフォンでも使いやすい
• Googleカレンダーとの連携性が高い

特に、Googleカレンダーと連携すれば、予約したスケジュールをリマインドで表示してくれるため、予定を忘れる心配がありません。また、他のGoogleサービスとの連携性も高く、それらを活用している方は導入することをおすすめします。Google Workspaceの登録で独自ドメインも取得でき、有料版ではさらに豊富な機能を利用することができます。

▼Google Workspaceでの独自ドメインの利用の仕方に興味がある方は「Google Workspaceで独自ドメインを取得・利用できるようにする方法をご紹介」もご確認下さい。

Outlook｜Microsoft 365との統合が強力

OutlookはMicrosoftが提供している有料のメーラーです。Outlookのみであれば買い切り20,590円(税込)で、WordやPowerPointなどのツールを利用できるMicrosoft 365 Familyへの加入であれば、年額21,000円から利用できます。

また、Web上で利用できる「Outlook.com」は、独自ドメインが利用できないなどの制限がありますが、無料で利用できます。

Outlookの特徴は、次のとおりです。

• スケジュール管理機能が充実
• タスク管理、メモ管理なども行える
• 1メールあたり最大100MBまで送信可能
• セキュリティに強い
• Microsoftとの連携性が高い

このように、ビジネスに強い機能が多数搭載されています。

Yahoo!メール｜会員制サービスが充実したWebメールサービス

Yahoo!メールは、Yahoo!が提供する無料のメールサービスです。こちらも、Webとダウンロードの両方に対応しています。

Yahoo!メールの特徴は次のとおりです。

• 1つのアカウントで10のサブメールを作れる
• セキュリティに強い追加オプションがある
• メールアドレスを何度でも変更できる

また、Yahoo!JAPANが提供しているメーラーで、ヘルプが日本語でわかりやすく作成されています。そのため、トラブルがあったときにも安心して解決できるでしょう。

まとめ

今回は、メーラーの特徴や選び方、代表的なメーラーについて紹介しました。

メーラーを選ぶ際に重要なポイントは利用用途と自社の環境を把握しておくことです。

必要な機能や利用頻度、セキュリティ状況などを考慮することで、自分にあった適切なメーラーを選ぶことができるでしょう。また、他システムとの連携性を確認すれば、やりたいことをスムーズに行えるでしょう。

基本無料のものから有料プランのものまで幅広いラインナップがあるため、今回ご紹介したポイントを参考にメーラーを選択してみてください。

▼ビジネスで利用するメールソフトを選びたい方は「有料メールソフト比較4選｜メリットや無料版との違いを解説」もご確認下さい。