有料メールアドレスとは？ メリット・デメリットと取得方法を解説

無料のメールアドレスを使うと、信頼性が低いと見なされる事があること、迷惑メールの対応や容量が足りなくなることなど、いくつかの問題が出てくることがあります。しかし、有料のメールアドレスサービスを使えば、これらの問題を解決できる場合があります。

この記事では、有料メールアドレスがどんな利点を持っているのかをわかりやすく解説します。

さらに、独自ドメインでメールアドレスを設定したい方に、その方法もお教えしますのでぜひ参考にしてください。

有料メールアドレスとは

有料メールアドレスとは、月額・年額料金などを支払うことで利用できるメールアドレスで独自ドメイン（例：example.com）を使用することができます。

無料のメールアドレスとは異なり、利用者には信頼性の向上、カスタマイズ可能なメールアドレス、高度なセキュリティ対策、広告が表示されない快適なメール環境など、充実した機能やサポートが提供されます。

別の記事で有料メールの比較をしているのでご参考下さい。
有料メールソフト（メーラー）比較4選｜メリットや無料版との違いを解説

無料メールアドレスとの違い

無料メールアドレスサービスは、誰でも容易に取得でき、コストをかけずに基本的なメール機能を利用できる点が最大の魅力です。

しかし、スパムメールが多く届く、ストレージ容量に限りがある、企業の広告が表示されるなどのデメリットがあります。また、高度なセキュリティのオプションがなかったり、メールを整理するためのフォルダやラベルを自由に作成できるなどのカスタマイズ性が低いという欠点もあります。

これに対して有料のメールアドレスでは、スパムフィルタリングが高度、大容量のストレージ、ユーザーサポートがより充実しているなどの特徴があります。

セキュリティに関しても、より高度な機能を有していたり、セキュリティに独自のルールを設定することが可能であるため、企業データを保護するための追加の措置を設定することが可能です。

有料メールアドレスのメリット

有料メールアドレスを選ぶことには、多くのメリットがあります。ここでは、その中でも特に重要なメリットである以下3つを取り上げ、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

好きな文字列を設定できる

有料のメールアドレスでは、独自ドメインを使用してメールアドレスを作成することができます。例えば、[自分の名前]@[会社名].comのように、自分の名前やビジネス名を含んだ覚えやすいメールアドレスの制作が可能です。

独自のドメインを用いたメールアドレスを作成することで、ブランドイメージの統一やマーケティング戦略にも効果的です。また相手に与える印象を強化し、覚えてもらいやすくする効果もあります。

セキュリティが向上する

有料メールアドレスサービスは、無料のものと比較して高度なセキュリティ対策が施されています。

強力なスパムフィルタリング、フィッシング詐欺の保護、エンドツーエンド暗号化など、高度なセキュリティ対策が標準的備わっていることが多いのが特徴です。これらの機能により、不正アクセスやデータ漏洩のリスクを最小限に抑え、ユーザーのプライバシーと情報をより強固に守ることができます。

信頼性が高まる

有料メールアドレスを使用することで、ビジネスの信頼性を高めることができます。独自ドメインを取り入れたメールアドレスは、取引先や顧客に安心感を与え、企業が信頼できる事業体であるという印象を強化することができます。

また、独自ドメインのメールアドレスは、セキュリティ設定やアクセス権限を企業自身が管理できます。これにより、フィッシング詐欺や不正アクセスからの保護に寄与します。

企業イメージの向上やブランディング

ビジネス名やロゴと同じドメインを使用することで、メールアドレスやWebサイトのURLをブランドに合わせてカスタマイズできます。

独自のドメインはフリーアドレスとは異なり、同じ文字列は存在しないため、自社専用のアドレスの作成が可能です。そのため、複数ドメインを設定する場合でも社内でルールを定めることで、統一感のあるオリジナルなドメインを利用できます。

有料メールアドレスを取得する方法

有料メールアドレスの取得は、以下の4つのステップに分けられます。

それぞれのプロセスについて詳しく見ていきましょう。

ドメインの取得

ドメインとは、インターネット上でコンピューターやサービスを識別するための独自の名前のことです。

独自ドメインを取得することで、[名前]@[企業名].com のようなオリジナルのメールアドレスを設定することができます。ドメインの取得は以下の手順で行うのが一般的です。

①ドメイン名の選定：ビジネスやブランドを表す簡潔で覚えやすいドメイン名を考えます。
②ドメイン提供元の選択：お名前.com、Namecheap、Google Domainsなどのドメイン提供元サービスを選びます。
③ドメインの検索と登録：選んだドメイン提供元のウェブサイトでドメイン名が利用可能かを検索し、利用可能であれば指示に従って登録します。
④支払い：ドメインの登録には年間料金がかかります。期間を選択し、支払いを行います。

メールサーバーの契約

メールの送受信を行うためにはメールサーバーが必要です。

メールサーバーの契約は以下のように進めることが一般的です。

①メールホスティングサービスを選ぶ: メールサーバーを提供するホスティングサービスを選択します。Google WorkspaceやMicrosoft 365などが一般的です。
②プランを選択し契約: ビジネスの規模や必要とする機能に応じて、適切なメールホスティングプランを選択し、契約を行います。

プランの選択時には、企業の規模、メールアドレスの個数、料金などに注意して選ぶようにしましょう。

DNSの設定

メールサーバーを使用するためには、ドメインのDNSレコードを更新して、メールが正しいサーバーにルーティングされるようにする必要があります。DNSは「インターネットの住所帳」と言えるもので、ドメイン名を、コンピューターやスマートフォンが理解できる数字の住所（IPアドレス）に変換する役割があります。

①DNS管理ページへのログイン: ドメインを購入したレジストラー（または現在のDNSプロバイダー）のウェブサイトでDNS管理ページにログインします。
②MXレコードの追加: メールホスティングプロバイダーから提供される情報に基づいてMXレコードを設定します。
③SPFレコードの設定: メールを送信する許可のあるサーバーを定義するSPFレコードをTXTレコードとして追加します。
④DKIMレコードの追加: メールホスティングプロバイダーが提供する一意のDKIM署名をTXTレコードとして追加します。
⑤DMARCレコードの設定: DMARCのポリシーを定義するTXTレコードを追加し、どのようにメールを処理するかを指定します。
⑥レコードの保存: 変更を保存し、DNSレコードの更新がサーバーに反映されるのを待ちます。数時間から48時間ほどかかることがあるので、余裕をもって設定するようにしましょう。

メールアカウントの設定

DNSの設定までが正しく終わったら、契約しているメールホスティングサービスから、新しいメールアカウントを作成しましょう。

メールアカウントの設定は、一般的に以下のように進めます。

①メールアカウントの作成: メールホスティングサービスのダッシュボードから、新しいメールアカウントを作成します。
②メールクライアントの設定: メールアカウントをメールクライアント（Outlook、Apple Mailなど）に設定することで、メールの送受信を行えるようにします。これにはIMAPやPOP3、SMTPサーバーの情報が必要です。
③テスト: 全ての設定が完了したら、メールの送受信が正常に機能するかテストを行います。

ここまでのステップを適切に行えれば、有料メールアドレスの取得と設定は完了です。

有料メールアドレス取得の際の注意点

有料メールアドレスを取得する時は、以下の3点に注意しておく必要があります。

それぞれを詳しく見ていきましょう。

ランニングコストがかかる

有料メールアドレスサービスを利用する場合、月額、年額等の定期的な支払いが必要です。ランニングコストがかかる点を十分考慮して予算計画をしておきましょう。

長期的に利用することを鑑みて、契約前にはサービスの費用がその機能やセキュリティ、サポート品質に見合っているか判断しておく必要もあります。

また、のちに利用人数や事業規模が拡大した場合、ストレージや機能を使用するために追加料金が発生する場合もあります。

リプレイスの手間が大きい

有料メールアドレスをビジネスや個人の主要な連絡先として使用し始めると、そのサービスを変更したい場合や、メールアドレス事態を変更したい場合には多大な手間がかかります。

例えば、メールアドレスを変更したい場合は連絡先に新しいメールアドレスを伝え、必要に応じて名刺やウェブサイトなど多岐にわたる箇所への更新が必要です。

また、メールサービス自体を移行させたい場合は、古いメールアカウントから新しいアカウントへのメール、連絡先、カレンダーなどのデータの移動を計画する必要があります。

もし上記が漏れてしまった場合、コミュニケーションの不通や、機会損失につながってしまうため十分に注意が必要です。

セキュリティの設定が必要

有料メールアドレスを使用する場合、どのように情報が保存されるか、認証レベルは適切かなどのセキュリティは非常に重要です。サービスプロバイダーが適切なセキュリティ対策を提供していることがほとんどですが、ユーザー側でも以下の点に注意する必要があります。

・強力なパスワード: アカウントの保護のために、長くて複雑なパスワードを設定する必要があります。
・二要素認証: 可能であれば二要素認証を有効にして、アカウントのセキュリティを強化しましょう。
・定期的な監査: メールアカウントのセキュリティ設定を定期的に確認し、不審な活動がないか監視することが重要です。
・セキュリティアップデート: ソフトウェアやメールクライアントが提供するセキュリティアップデートを常に最新の状態に保つことが重要です。

有料メールアドレス取得後のメール管理なら「yaritori」

有料メールアドレスを取得した後は、メール共有システムを一緒に活用することをおすすめします。「yaritori」は、ステータス管理による重要なメールの対応漏れ防止やメールの一元管理によるチームでのメール管理を効率化する機能を備えたメール共有システムです。

特に新しくビジネスを始めたり、部署の立ち上げ初期では、メールアドレスの管理が複雑になりがちです。そんな時、yaritoriを使えば、チーム内の連絡がスムーズになり、情報共有が効率的に行えます。

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まとめ｜有料メールアドレスを駆使して効果的なビジネス運用を

今回の記事では有料メールアドレスのメリットとデメリット、取得する時の具体的な進め方についてご紹介しました。

有料メールアドレスは、無料メールアドレスと比べて、信頼性、セキュリティ、機能、広告、容量、サポートなどの面で多くのメリットがあります。ビジネスシーンでメールアドレスを利用する場合は、有料メールアドレスの利用を検討することをおすすめします。

有料メールアドレスの取得後は、メール共有システムの導入をおすすめします。メール共有システムの「yaritori」を使用することで、個々の従業員のメールだけでなく、会社の代表メールアドレスもチーム全員で効率的に管理し、漏れなく迅速に対応することが可能になります。顧客とのやり取りが中心となる営業活動やカスタマーサポート業務を行う企業は、ぜひ導入を検討してみてください。