メールを見落としてしまった際に送るお詫び文の書き方・コツを解説！

普段大量のメールを処理していると、重要なメールを見落としてしまい、対応が遅れてしまうといった事態がおきることがあります。

もし見落としに気がついても、謝罪を後回しにしたり、謝罪がいらないと思い返信しないでいると、思いもよらないトラブルに繋がリスクがあります。

また、お詫びメールをただ単に書くだけでは誠意が伝わらず、信用を回復できないかもしれません。

そこで本記事では、メールを見落としてしまった際に送るお詫びメールの書き方やコツを紹介します。

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▼問い合わせ管理システムについて詳しく知りたい方は、「問い合わせ管理システムとは？主要機能やExcel管理の問題点を解説」もご参照ください。

もしメールを見落としてしまったら…

メールの見落としはゼロであるべきですが、うっかり見落としてしまう場合もあるでしょう。そんな時は、

• すぐに謝罪をする
• ただのミスとして処理せず真摯に対応する

ことが重要です。

こちらは些細な見落としで、どこにも支障をきたしてないと思っても、先方にとってはこの見落としのせいで業務を中断していたり、返信が来ないことに不快な思いをしていたりする可能性があります。場合によっては、１つのメールの見落としが重大なミスに繋がってしまうこともあり得ます。

そのため、万が一メールを見落としてしまった場合、ただのミスとして処理するのではなく、先方が不快な思いや迷惑を被っている可能性を考え、真摯に対応するのが望ましいです。

また、緊急な案件の場合は、電話で直接お詫びするのが好ましいでしょう。

▼関連記事「エスカレーション対応のフローの構築 | スムーズなカスタマーサポートを実現する方法とは？」もご参照ください。

メール見落としのお詫びの際に注意すべきポイント

メール見落としのお詫びの際には、以下のポイントに注意しましょう。

• 気づき次第すぐ対応する
• 見落としが起きてしまった原因と経緯を伝える
• 自分の過失であるという姿勢で書く
• 時間が経過していても放置しない
• 今後の対応策を示す

いずれも、相手に不快な思いをさせないために、そして今後同じようなミスを防ぐために重要です。それぞれのポイントについて詳しく解説します。

気づき次第すぐ対応する

メールの見落としは誰にでもありうることですが、その後の対応をどうするかが非常に重要です。

見落としに気がついた段階ですぐに適切な処置をとり、相手方にお詫びすることが、まず基本的な対応となります。

たとえ見落としたメールが重要な内容ではなかったとしても、相手はメールがきちんと届いたのかどうか不安になっている可能性もあります。また、独断でお詫びの必要がないと判断しお詫びをしなかった場合、そのメールがのちに重要だと気がついた時にはもう遅く、結果的に信頼を大きく落としてしまうというのは十分考えられる話です。

そのような事態を避けるためにも、ミスの大小に関わらず、見落としメールに気がついたらすぐにお詫びするのが最善策です。

見落としが起きてしまった原因と経緯を伝える

ただお詫びの言葉を述べるだけでは、十分に真摯な対応とは言えません。

相手は、見落としが発生した原因や経緯も知りたいと思っています。原因や経緯がわからないままだと、たとえこちらにそのつもりがなくても、「ミスを軽視している」と思わせてしまう可能性があります。

また、なぜ見落としてしまったのか、その原因をこちらが把握できていることを伝えれば、反省の意思を示すことにもなります。

自分の過失であるという姿勢で書く

メールを見落とした理由が、実際は「迷惑メールに振り分けられていたから」「1日に膨大な量のメールに対応しているから」だとしても、それをそのまま伝えれば、相手には言い訳にしか聞こえません。

また、「忙しかったこと」を理由にし自らのミスを隠そうとすると、さらに信用を下げてしまうかもしれません。

原因が何であれ、お詫びの際には「自分の過失により見落としが発生した」という姿勢である方が誠意が伝わりますし、結果として信用回復にもつながります。

時間が経過していても放置しない

休日が重なるなど、数日以上経過してから見落としに気づいたとしても、その時点で即座にお詫びの言葉を入れましょう。

時間が経てば経つほど、ますます謝罪は難しくなります。加えて、たとえ遅くなってしまったとしても正直にお詫びする方が、早いうちに信頼を回復できる可能性が高まります。

今後の対応策を示す

メール見落としのお詫びをすると共に、今後の対応策を相手に示しましょう。

今回のミスに対してどのようなフォローを行うのか、再発を防ぐために今後どのような対策をするのかといった点を相手に伝えます。

対応策を示すことで、見落としを軽していないことや、今後再発しないよう反省していることが、より相手にも伝わります。

また、そのような心がけを行っていけば、今後ミスによるトラブルを防ぐことにもつながります。

お詫びメールの書き方｜構成と使うべき言葉

件名

「●●の対応についてのお詫び」など、内容が謝罪であることを明示し、何についての謝罪なのかを件名に入れることで、相手に気がついてもらいやすくなります。

真摯に謝罪したとしても、その言葉が相手に伝わっていなければ意味がありません。気がついてもらえるように、また、内容を読んでもらえるよう工夫し、件名を書きましょう。

また、納期が迫っているなどのように元々の案件が緊急の場合は、件名の最初に【緊急】【緊急】【至急ご確認ください】などとすることで、事態を早急に収束に向かわせることができます。

本文

前章で挙げたポイントに注意しながら、お詫びメールを書きましょう。

1. 相手・自分の名前や「お世話になっております」などの挨拶文
2. 見落としたことについてまず謝罪する
3. 原因や経緯を述べる
4. 今後の対応策を示す
5. 再びお詫びの言葉を述べ、最後の挨拶をする

というような構成を基本として、本文を組み立てましょう。

また、上記のポイント以外にも、見落としたメールの内容や対応状況によって、適切に補足することも重要です。たとえば、

使うべき言葉

お詫びメールを送る際には、普段のメール以上に言葉選びに注意しなければなりません。

たとえば「うっかりしていました」「すいません」「気をつけます」といった言葉遣いは、そもそもビジネスシーンに適切ではありません。

ましてやお詫びのメールでこのような言葉遣いをしてしまうと相手に非常に失礼になるので、注意しましょう。

これらの言葉は、「メールを失念しておりました」「申し訳ございませんでした」「今後はより一層メール確認を慎重に行う所存です」のように変えると、適切な文面になります。

「こちらは事態を軽んじていない」という気持ちが伝わるよう、丁寧な言葉選びを心がけましょう。

▼関連記事「【コピペ可】カスタマーサポートですぐに使える！メール例文を状況別に紹介」もご参照ください。

お詫びメールの例文

例文１

例文２

例文3

メールを見落としの対策

今後メールの見落としを繰り返さないようにするには、原因をはっきりと見極め、対策する必要があります。メールを見落としてしまう原因は、主に以下の３つです。

• メールの受信量があまりにも多く、対応に漏れが生じる
• メールボックスが整理されておらず、重要なメールが埋もれてしまう
• 他の業務を優先し、メールの返信を後回しにしてしまう

このような事態を防ぐためには、対策をしなければなりません。しかし、受信量の多さによる見落としなどは、注意するだけで完全に防ぐことは現実的ではないので、工夫が必要になります。具体的には、

• 始業前の30分など、１日のうちにメールをチェックする時間を毎日用意する
• メールの色分けやタグによる振り分け
• yaritoriなどのメール対応効率化ツールを導入する

などの工夫が考えられます。

特にメール対応の効率化ツールを導入することは、見落としを防ぐ以外にもさまざまなメリットがあります。

以下では、メール対応の効率化ツールの代表例として、yaritoriによって可能になる、

1. メールの見落とし・重複対応を防ぐ
2. メール対応品質の向上・統一化ができる
3. チャット機能で担当者に気軽に相談できる

という３つのメリットについて詳しくご説明します。

1.メールの見落とし・重複対応を防ぐ

出典：yaritori

yaritoriを使うことで、さまざまなメールアドレスに届くメールの対応状況を可視化することができます。それぞれのメールがどういった対応状況（未対応・対応済みなど）にあるかに加え、誰がメールを担当しているかといったステータスまで表示されます。

これにより「対応漏れ」や、既に対応済みのメールに返信してしまう「重複対応」を防止することができ、複数人でのメール対応を効率化することができるのです。

2.メール対応品質の向上・統一化ができる

出典：yaritori

さらに、カテゴリーごとに複数のテンプレートを保存でき、お客さま名を自動で挿入する予約語機能などが備わっている豊富なテンプレート機能を活用可能です。

これにより、よくある質問に対する素早い返信や、担当者によって対応のクオリティが異なるという「対応の属人化」の防止を実現できます。メール対応の品質が向上することで、顧客・取引先からの印象も良くなり、企業のイメージアップにつながりやすくなるでしょう。

3.チャット機能で担当者に気軽に相談できる

出典：yaritori

もしも自分に答えられないお問い合わせが来た場合は、上司や同僚に確認をとる必要がありますよね。その際、近くに上司や同僚がいればすぐに相談できますが、そうでない場合はその都度メールやチャットで連絡を取る必要があるため、業務効率が低下してしまいます。

しかし、メール共有システムならこの問題を解決することが可能です。メールごとに設定されているチャット機能を使えば上司や同僚に気軽に対応方針の相談ができるため、スムーズに業務を進められます。テレワーク・リモートワークにも最適です。

まとめ｜丁寧なお詫びメールを送って信頼を損なわないように

メールの見落としが発生してしまった場合は、まず迅速に、そして真摯にお詫びすることが最も重要です。

原因や経緯に触れ、相手に謝罪の気持ちが伝わるよう努めましょう。

今後の対応策を示すことは、事態を真剣に受けとめていることを表します。

相手にきちんと謝罪の意を伝え、信頼を回復させるには、何よりも丁寧にお詫びメールを書くことを考えましょう。