ビジネス・法人で使えるメールソフト比較5選｜選び方を解説

ビジネスで最も使われているコミュニケーションツールはメールです。

プライベート・私用で利用しているGmailやYahoo!メールなどのフリーメールとは違い、[@onebox.com]のような会社の独自ドメインを使ったメールを管理するためには、ビジネス・企業で使えるメールソフトを選ぶ必要があります。

この記事では、ビジネス・法人で使えるメールソフトについてご紹介します。グループウェアの機能が必要か、有料・無料などの料金など選び方も紹介するので、自社に適したメールソフトでお悩みの方にオススメです。

ビジネス・法人で使えるメールソフトとは？

ビジネスでは、独自ドメインを使用した法人メールアドレスが使用可能なメールソフトを使う必要があります。独自ドメインは、「mail@onebox.tokyo」というメールアドレスにおける＠以降の「onebox.tokyo」が該当します。

無料で使える「gmail.com」「yahoo.co.jp」などのフリーアドレスと違い、法人メールアドレスは、ドメインの取得やメールサービスと契約するための費用が必要になります。

その一方で、法人メールアドレスの使用はITセキュリティ環境が整備されていることや、ビジネスとして実態があることがわかるため、取引先や関係者からの信頼・安心感に繋がります。

法人アドレスが使用できるメールソフトの契約は、基本的に有料です。グループウエア（Google Workspaceなど）の利用やドメインの購入・メールサーバーの契約などの方法で対応が可能です。

法人メールアドレスの取得方法

法人メールアドレスの作り方は大きく以下２つ存在しています。
①グループウェアサービスを利用し、ドメインの取得も行うパターン
②ドメイン事業者からドメインを購入し、別途メールサーバーを契約するパターン

ビジネス用メールアドレスの取得方法についての詳細は、「法人メールアドレスの取得方法・ステップをかんたんに解説」で詳しく解説しております。

ビジネスで使うメールソフトの選び方

ビジネスで使うメールソフトは4つの観点で選びましょう。
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①カレンダー・WEB会議などのグループウェア機能の必要有無
②OSなどのPC環境・取引先の使用ツールの業務環境
③代表メールを使った業務の有無
④有料・無料などの料金
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①カレンダー・WEB会議などのグループウェア機能の必要有無

ビジネスではメールだけでなく、カレンダー共有、ファイル共有、チャット、ビデオ会議などさまざまなツールが必要な場合があります。

これらのツールを統合しているGoogle WorkspaceやMicrosoft 365などのグループウェアは、サービスの契約とともに独自ドメインの取得も可能なため、そのままビジネス用メールとしても運用することができます。

グループウェアについて気になる方は、以下記事もぜひ合わせてご覧ください。
・グループウェアとは？機能や導入メリットや無料ツールなど徹底解説
・【最新版】グループウェア比較14選｜メリットや選び方を解説、無料サービスも

②OSなどのPC環境・取引先の使用ツールの業務環境

メールソフトを選ぶ際には、使用するデバイスのOSや業務環境に合わせて検討する必要があります。
例えば、社内や主要取引先でWindowsやOffice365製品を中心に使用している場合、Outlookを選ぶことでファイルの閲覧やアップロードが容易になるなど、さまざまな便利な機能を使うことが可能です。
またApple Mailは、MacやiPadなどAppleデバイスでの利用が便利です。

③代表メールを使った業務の有無

ビジネスでは受信メールが多くなる傾向があるため、メールの効率的な管理が重要です。代表メールの問い合わせの対応が含まれる場合には対応数が大幅に増加するため、最適化することが重要です。各メールソフト毎に機能に特徴があるため、自社との相性を考慮し、メールソフトを選ぶことが重要です。

例えば、Thunderbirdはアドオンと拡張機能が充実しており、スパムフィルタの強化やキーボードショートカットのカスタマイズが可能なため、効率的にメールを管理することが得意なサービスです、純粋なメールの効率化の観点ではThunderbirdの利用で解決することも可能でしょう。

その他「sales@」などの複数の代表メールアドレスも並行して管理する場合には、「yaritori」のような一つの画面でステータス管理までできるサービスが利用しやすいでしょう。
このように各サービス毎に特徴が異なるため、自社の課題を把握することが重要です。

代表アドレスの用途や活用方法については、「代表メールアドレスとは？用途ごとの具体例や活用方法を紹介」で詳しくご紹介しております。

④有料・無料などの料金 

メールソフトの選択には、料金の観点も大きな要素の一つと言えるでしょう。契約時の初期費用、月額利用料金、メンテナンス費用、ストレージ料金など総コストを検討しましょう。

有料メールソフトに関しては機能量に応じて、コストがかかる傾向があるため、自社に必要な機能という観点で判断することを推奨いたします。無料メールソフトに関してはセキュリティ面の不安や組織利用に適さない部分があるため、組織のフェーズに合わせて選択することが重要です。

また、将来の拡張性やアップグレードにかかる費用も考慮に入れるべきです。メールソフトは単月のみ利用するようなサービスではないため、継続して利用することを前提に機能比較を行うことを推奨いたします。

す。

ビジネスで使えるおすすめのメールソフト5選

ここでは、数あるメールソフトの中でも、ビジネスシーンでの利用におすすめなメールソフトを5つご紹介します。

yaritori｜複数の代表アドレスをチームで一元管理

「yaritori」は、Onebox株式会社が運営するビジネス用メールソフトです。

yaritoriでは個人メールに加えて、「sales@」や「support@」など複数の代表アドレスをチーム内で共有し、一元管理することができます。「未対応」「対応済み」等のステータス管理や担当者の可視化により、二重対応や対応漏れといった事故を防ぐことも可能です。

また、クラウドベースなのでWindows/Macなど環境問わずブラウザからメールの送受信が可能です。

そのほか、複数チャネル（メール・LINEなど）からの連絡を一元管理する機能やSlack・Chatworkなどのチャットツールとの連携機能も有しており、あらゆる場面に柔軟に対応できるのも魅力といえるでしょう。

【料金】
・代表メールも使えるメールソフトでは国内最安値水準
・月額1,980円〜（1ユーザー）
・初期費用なし、最低契約期間なし・7日間無料トライアル実施中

Outlook｜Microsoft 365との統合が強力

OutlookはMicrosoft社が提供するメールソフトで、電子メール機能の他、予定表・連絡先管理・仕事管理・メモ・To Do リストなどの機能が実装されています。

グループウェアとしてのMicrosoft 365との統合が強力で、カレンダー、タスク、ファイル共有など多彩なビジネスツールが利用できます。また、Windowsユーザーに最適であり、Office365製品とのシームレスな連携が可能です。

【料金】
・Microsoft 365パッケージを購入することで利用可能
・法人メールが利用可能な「Microsoft 365 Business」はWeb版が月額750円/1ユーザー、デスクトップ版が月額1,560円/1ユーザー

Gmail (Google Workspace)｜クラウドベースで環境問わず利用可能

Gmailは、Googleが提供するメールソフトで、無料で使えるプライベート用と、独自ドメインの取得が可能なビジネス用があります。

ビジネス用GmailはグループウェアであるGoogle Workspaceに含まれており、メール以外にもカレンダー、ドライブ、チャットなどのツールを利用できます。クラウドベースなので、インターネットさえあれば利用デバイスやブラウザを問わずどこからでもアクセスでき、リアルタイムでの共同作業が可能です。

また、Gmailは強力な検索とフィルタリング機能を提供しており、メールの効率的な管理に役立ちます。例えば、「検索」バーで、[from:送信者のメールアドレス] [subject:検索したい件名]とすることで、送信者や件名によってフィルタリングすることができます。

【料金】
・ビジネス用GmailはGoogle Workspaceパッケージを購入することで利用可能
・Google Workspaceは月額680円/1ユーザー
・14日間無料トライアル実施中

Thunderbird｜永久無料で拡張機能も充実

Thunderbirdは、Mozillaがオープンソースで開発している永久無料のメールソフトです。電子メールの送受信の他、メッセージの管理、カレンダーやタスクの管理が可能です。

Mozilla社はブラウザのFirefoxも提供しているため、Firefox愛用者には慣れ親しんだユーザーインターフェースとなっています。無料のメールソフトにありがちな煩わしい広告表示も無いので、ストレスなく利用することができます。

1つの画面で複数のアドレスを管理できるほか、豊富なアドオン（拡張機能）によりスパムフィルタの強化やキーボードショートカットのカスタマイズが可能なため、効率的にメールを管理することができます。

【料金】
・無料で利用可能
ユーザーの寄付によって運営。
無料ですがセキュリティも万全なので、安心して利用することができます。

Becky! Internet Mail｜シンプルで軽快に動作する古き良きメールソフト

Becky! Internet Mail（以下Becky!）は、日本企業の有限会社リムアーツが提供する、Windows向けのメールソフトです。

Becky!にはグループウェアや代表アドレス管理のような機能はありませんが、データ保存が最適化されているため大容量でも軽快に動作するのが特徴です。数万件のメールを保存していても、レスポンスよくメールを開くことができます。

一方で、Becky!はWindowsにのみ対応しているため注意が必要です。またメール作成時に新規ウィンドウが開かないなど、仕様が一部独特なため慣れが必要です。

【料金】
・１ライセンスあたり4,400円
・30日間無料トライアル実施中

まとめ｜要件や予算に応じて最適なメールソフトを選ぼう

ビジネス用のメールソフトを選ぶ際には、グループウェアやPCなど自社環境との親和性、代表アドレス管理の必要性、費用などを考慮に入れることが重要です。ツールによって適した用途や企業規模はさまざまです。メールは頻繁に行う基本的な業務ですので、自社の要件や予算に応じて最適なメールソフトを選びましょう。

有料メールソフトについてさらに詳しく知りたい場合は、「【最新版】メール共有システム11選比較！導入メリットと選び方のポイント」もご覧ください。